Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU

1. Sự cần thiết của nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, để quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thông tin quan trọng nhà quản trị cần có là thông tin về chi phí. Sản xuất và kinh doanh trong cơ chế thị trường doanh nghiệp không thể không xác định chính xác và làm chủ chi phí kinh doanh bởi lẽ chi phí kinh doanh là cơ sở của việc lựa chọn các phương án kinh doanh hiệu quả, lựa chọn các mô hình sản xuất tối ưu, xác định giới hạn của việc trả lương trả thưởng có hiệu quả. Hơn nữa, tính toán và kiểm soát được chi phí thực tế phát sinh ở từng bộ phận, cá nhân sẽ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp nhằm đánh giá chính xác việc tiết kiệm hay lãng phí ở từng bộ phận làm cơ sở xây dựng chính sách khuyến khích và thưởng phạt vật chất thích đáng. Tuy nhiên, hệ thống kế toán chi phí trong các doanh nghiệp nói chung và trong các doanh nghiệp may nói riêng mới chỉ tập trung vào việc thiết lập thông tin kế toán tài chính phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, chưa chú trọng đến việc cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị doanh nghiệp.

Dệt may được coi là một trong những ngành trọng điểm của nền công nghiệp Việt Nam trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong đó các doanh nghiệp may đóng vai trò chủ lực. Số lượng các doanh nghiệp Dệt chỉ chiếm tỷ trọng 15% và đóng góp chưa đến 5% giá trị xuất khẩu của toàn ngành dệt may. Ngành dệt may Việt Nam hiện đang được xem là một lĩnh vực mũi nhọn của nền kinh tế đất nước với những lợi thế riêng biệt của ngành như thu hút được nhiều lao động, có điều kiện mở rộng thị trường trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Theo số liệu từ Hiệp hội Dệt may Việt Nam, kim ngạch xuất khẩu năm 2012 đối với hàng dệt may và xơ sợi dệt các loại đạt 17,2 tỷ USD, tăng 8,5% so với 2011 và mục tiêu đến năm 2015 kim ngạch xuất khẩu đạt 19 tỷ USD thu hút trên 2.500.000 lao động, năm 2020 đạt từ 25-27 tỷ USD. Với vai trò quan trọng và to lớn của ngành dệt may đối với nền kinh tế của đất nước như vậy thì việc bảo đảm cho các doanh nghiệp may

tăng trưởng và phát triển bền vững trong hoàn cảnh nền kinh tế thế giới có nhiều biến động là hết sức cần thiết, nhất là khi toàn thế giới đang lâm vào cuộc khủng hoảng và suy thoái kinh tế như hiện nay.

Hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp may Việt Nam hiện nay đang tập trung theo hai phương thức chủ yếu là (i) gia công (CMT) và (ii) sản xuất bằng thiết bị của mình OEM/FOB trong đó gia công là một hình thức hợp đồng phụ mà các doanh nghiệp may được cung cấp toàn bộ từ khâu thiết kế đến nguyên phụ liệu và chỉ thực hiện khâu sản xuất; còn phương thức OEM/FOB là một hình thức tập trung vào cả quy trình sản xuất có nghĩa là doanh nghiệp may có khả năng thiết kế, mua và thanh toán nguyên phụ liệu, sản xuất hoàn tất và đóng gói để giao hàng tận các điểm bán lẻ tuy nhiên các doanh nghiệp may Việt Nam hiện nay vẫn chủ yếu là sản xuất theo quy cách và thiết kế của khách hàng và trong nhiều trường hợp sử dụng nguyên phụ liệu do người mua chỉ định. Hai phương thức sản xuất này đều đang gặp phải những khó khăn lớn là không chủ động được kế hoạch sản xuất do phụ thuộc vào các đơn đặt hàng và mặc dù kim ngạch xuất khẩu lớn nhưng doanh thu thực tế từ các hoạt động này là rất thấp dẫn đến lợi nhuận thấp, thậm chí một số doanh nghiệp còn có lợi nhuận âm. Ngoài ra phương thức sản xuất theo thiết kế nguyên bản cả gói ODM cũng đã được thực hiện và từng bước thành công ở các doanh nghiệp may lớn như May 10, May Việt Tiến, Nhà Bè... Bên cạnh đó, từ khi gia nhập WTO, ngành may đang phải đối mặt với nhiều thách thức lớn, phải cạnh tranh ngang bằng với các cường quốc xuất khẩu lớn như Trung Quốc, Ấn Độ (cạnh tranh về giá cả) và Hàn Quốc, Nhật Bản (cạnh tranh về mẫu mã, thiết kế). Áp lực cạnh tranh này buộc các doanh nghiệp may Việt nam phải có chiến lược phát triển, quản lý tốt chi phí giảm giá thành sản xuất, đầu tư vào máy móc thiết bị nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trong bối cảnh đó, nhu cầu thông tin kế toán quản trị của nhà quản trị là rất lớn, đặc biệt hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí luôn giữ vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, nó bao gồm việc cung cấp và phân tích thông tin chi phí để ra quyết định đầu tư, cung cấp thông tin để hỗ trợ cho việc sản xuất các sản phẩm với chi phí thấp, đảm bảo chất lượng sản phẩm, giao hàng đúng thời gian quy định.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 198 trang tài liệu này.

Hiện nay, công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp may đang gặp nhiều khó khăn, khả năng phối hợp giữa các bộ phận, hệ thống trong doanh nghiệp để tổ chức thu thập đầy đủ dữ liệu đầu vào, xử lý và cung cấp thông tin chi phí còn nhiều hạn chế. Với hệ thống kế toán quản trị chi phí như hiện nay, các doanh nghiệp may sẽ khó có thể đứng vững trong môi trường cạnh tranh khu vực và thế giới. Để tổ chức được hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí nhằm đáp ứng tốt nhất cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp luôn là công việc phức tạp, đòi hỏi sự nỗ lực từ nhiều phía như: từ nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phí của các nhà quản trị, việc phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp đến việc tổ chức bộ máy kế toán và các phần hành công việc kế toán quản trị chi phí để đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin về chi phí cho quản trị doanh nghiệp của các nhà quản lý các cấp trong doanh nghiệp.

Do vậy, việc nghiên cứu đặc điểm và nội dung của hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trên cơ sở đó tổ chức được hệ thống thông tin này trong các doanh nghiệp may Việt Nam là việc làm rất cần thiết trong giai đoạn hiện nay.

Xuất phát từ những lý do nêu trên, tôi lựa chọn đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may Việt Nam.” làm đề tài luận án nghiên cứu tiến sĩ của mình.

2. Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí là một công cụ hữu ích giúp các nhà quản trị doanh nghiệp kiểm soát chi phí. Mục tiêu nghiên cứu của Luận án là nghiên cứu thực trạng HTTT KTQT chi phí đã được tổ chức ở các doanh nghiệp may Việt Nam như thế nào? Từ đó đề xuất giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may nhằm khai thác lợi ích của hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí đối với công tác quản trị doanh nghiệp.

3. Câu hỏi nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của Luận án, Luận án cần phân tích các vấn đề liên quan đến HTTT KTQT chi phí trong các doanh nghiệp may nhằm trả lời các câu hỏi sau:

1. Nhu cầu thông tin kế toán quản trị nói chung và thông tin kế toán quản trị

chi phí của nhà quản trị trong doanh nghiệp may Việt Nam và mức độ thỏa mãn của họ đối với thông tin do kế toán chi phí cung cấp hiện nay như thế nào?

2. Có những nhân tố nào ảnh hưởng tới HTTT KTQT chi phí trong các doanh nghiệp may?

3. Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may đang thực hiện ở mức độ như thế nào?

4. Từ kết quả đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may đưa ra những giải pháp nào để có thể tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may nhằm khai thác lợi ích của hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí đối với công tác quản trị doanh nghiệp?

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu

Luận án nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may Việt Nam

4.2. Phạm vi nghiên cứu

Hiện nay, tỷ lệ các DN may có quy mô nhỏ chiếm chưa đến 20% về số lượng các DN may Việt Nam, và HTTT KTQT chi phí cũng rất khó thực hiện tại các DN nhỏ do đòi hỏi về khả năng đầu tư tài chính, nguồn nhân lực. Vì vậy, phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại các doanh nghiệp may có quy mô lớn và quy mô vừa. Cách phân loại DN theo quy mô này phụ thuộc vào các tiêu thức sau (theo Nghị định 56/2009/NĐ-CP của Chính phủ):

+ Số lượng lao động hiện tại của DN, bình quân theo năm.

+ Quy mô vốn của DN (tương đương tổng tài sản được xác định trong Bảng Cân đối kế toán của DN). Trong đó tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên hơn so với số lượng lao động hiện tại của DN.

5. Những đóng góp của Luận án và đề xuất các nghiên cứu tiếp theo

Luận án có đóng góp cả về tính lý luận và tính thực tiễn. Về mặt lý luận, dựa trên cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp, luận án đã nghiên cứu đồng bộ cả ba mảng nội dung của hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí là

hệ thống thông tin dự toán chi phí, hệ thống thông tin chi phí thực hiện và hệ thống thông tin kiểm soát chi phí nhằm đưa ra một mối liên hệ mật thiết về thông tin trong kiểm soát chi phí đó là thông tin quá khứ, hiện tại và tương lai. Từ đó có thể khẳng định vai trò của hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong việc ra quyết định của nhà quản trị để trả lời câu hỏi có tồn tại mối quan hệ giữa HTTT kế toán quản trị chi phí và hiệu quả công tác quản trị doanh nghiệp hay không? Nghiên cứu được thực hiện trong các DN may Việt Nam nhưng hoàn toàn có thể áp dụng cho các ngành sản xuất công nghiệp khác như sản xuất thuốc lá, xi măng, bia,...

Về mặt thực tiễn, luận án đã chỉ ra một vấn đề mà các DN may đang gặp phải hiện nay là làm thế nào đạt mục tiêu kiểm soát chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao năng lực cạnh tranh khi hội nhập. Luận án đã góp phần làm sáng tỏ việc các nhà quản trị DN may cần phải biết cách phân loại tính toán chi phí kinh doanh một cách chính xác, cần phải có thông tin về chi phí không phải chỉ ở phạm vi toàn doanh nghiệp mà từng khâu, từng bộ phận, cá nhân tham gia vào quá trình SXKD để có thể kiểm soát được chi phí. Luận án đã chỉ ra nguồn gốc cũng như đặc trưng của các loại chi phí trong các DN may để từ đó lý giải các phương pháp phân tích để phân loại chi phí SXKD một cách khoa học. Qua đó đề xuất các giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí khá cụ thể để các DN may có thể ứng dụng vào thực tiễn quản trị chi phí của doanh nghiệp.

6. Kết cấu của Luận án

Ngoài lời mở đầu và kết luận, Luận án được kết cấu thành 4 chương:

Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu của Luận án

Chương 2: Cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất

Chương 3: Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may Việt Nam

Chương 4: Giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may Việt Nam

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU

VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN ÁN

1.1. Tổng quan các công trình nghiên cứu ở nước ngoài

Sự cần thiết của hệ thống thông tin trong quản trị doanh nghiệp được thể hiện rõ nét từ cuối thế kỷ 20 khi mà các nhà quản trị phải đối mặt với nhu cầu quản lý doanh nghiệp không chỉ ở phạm vi trong nước mà trên phạm vi toàn cầu. Không thể hình dung được doanh nghiệp hoạt động như thế nào nếu thiếu sự tồn tại của hệ thống thông tin cho dù đó là hệ thống thông tin dựa trên công nghệ hiện đại hay hệ thống thông tin được thiết lập thủ công. Có rất nhiều công trình nghiên cứu trên thế giới nghiên cứu về các công cụ quản trị doanh nghiệp. Các nghiên cứu này chủ yếu được thực hiện tại các quốc gia có nền kinh tế phát triển với các phương pháp quản trị hiện đại, tiên tiến. Theo nghiên cứu của Laudon J.P (2003), hệ thống thông tin của doanh nghiệp được chia thành hệ thống thông tin quản trị (MIS) và hệ thống thông tin kế toán (AIS). Hệ thống thông tin kế toán được xác định như một tổng thể gồm con người, thiết bị (phần cứng), các chương trình máy tính (phần mềm), dữ liệu được lưu trữ và các phương án tổ chức dữ liệu, mạng kết nối và quá trình thiết lập thông tin về tình hình phân bổ và sử dụng nguồn lực, về tình hình kinh doanh cho người sử dụng. Một đặc điểm quan trọng của AIS là chức năng kiểm soát bởi vì nó cho phép theo dõi dòng luân chuyển của tài sản, giúp phát hiện và giảm thiểu những bất hợp lý trong việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp[44]. Chang (2001) khẳng định hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò then chốt trong hiệu quả tổ chức quản trị doanh nghiệp, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh toàn cầu [30]. Nghiên cứu “Vai trò của thông tin kế toán trong quá trình ra quyết định ở các doanh nghiệp sản xuất sữa CHLB Đức” của Eva, Heidhues & Chris Patel (2008) cho rằng sự phát triển của lý thuyết quản trị chi phí, cộng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin sẽ là công cụ tốt nhất trong công tác quản trị doanh nghiệp. Nghiên cứu cho rằng các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải được thuyết phục về tác dụng của hệ thống

thông tin kế toán chi phí trong quá trình ra quyết định [35]. Các nghiên cứu đã cho thấy nhu cầu thông tin của nhà quản trị là một nhân tố quan trọng trong việc thiết lập hệ thống thông tin KTQT chi phí. Tuy nhiên, các nghiên cứu này chưa làm rõ được mối quan hệ giữa nhu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp với thông tin KTQT chi phí đặc biệt là trong các lĩnh vực hoạt động cụ thể. Vấn đề này cần phải được nghiên cứu sâu hơn vì đó là nền tảng thiết lập HTTT KTQT chi phí.

Nếu căn cứ vào đối tượng sử dụng thông tin kế toán thì hệ thống thông tin kế toán lại được chia thành hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hệ thống thông tin kế toán tài chính cung cấp các thông tin kinh tế tài chính bằng các BCTC cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin của đơn vị kế toán và vì thế, hệ thống thông tin kế toán tài chính cần hướng tới một chuẩn mực trong quá trình tạo lập thông tin dựa trên chuẩn mực về báo cáo tài chính của quốc gia và quốc tế. Hệ thống thông tin kế toán quản trị (MAIS) được coi là công cụ quản lý khoa học và có hiệu quả nhằm kịp thời xử lý và cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị. Nghiên cứu của Donald W. Ramney [34] cho rằng MAIS được xem như là một phần kết nối của việc lập kế hoạch và kiểm soát trong một tổ chức. Một công ty thành lập hệ thống kế hoạch và kiểm soát để giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường ngoại cảnh cho trước. Nói chung, sự bất ổn định trong môi trường ngày càng cao và công ty càng có nhiều thay đổi thì việc thiết lập MAIS càng cần được coi trọng. Nghiên cứu cho thấy vai trò quan trọng của MAIS đối với công tác quản trị doanh nghiệp và sự cần thiết phải thiết lập HTTT KTQT song song với HTTT KTTC trong một tổ chức tuy nhiên nghiên cứu chưa chỉ ra được các nhân tố tác động đến việc thiết lập HTTT KTQT chi phí, đặc biệt là những nhân tố bản chất, chi phối tới hệ thống.

Khi nghiên cứu về vai trò của hệ thống thông tin kế toán chi phí trong quản trị doanh nghiệp, các tác giả Barfield, Raiborn & Kinney trong tài liệu Cost Accounting: Traditions and Innovations cho rằng kế toán chi phí cần chú trọng vào chức năng phân tích và kiểm soát hơn là chức năng tài hiện thông tin. Các thông tin chi phí chủ yếu tập trung vào làm thế nào để có ích hơn đối với quản lý nội bộ. Các

nhà quản trị của tổ chức không chỉ đơn thuần đo lường được các chi phí mà quan trọng hơn họ cần kiểm soát được chi phí của các quá trình hoạt động trong ngắn hạn và dài hạn. Theo quan điểm này, hệ thống thông tin kế toán chi phí sẽ thiên về việc cung cấp thông tin cho quản trị nội bộ, xem nhẹ việc cung cấp thông tin cho quá trình lập báo cáo tài chính. Kế toán chi phí có chức năng phân tích về tình hình chi phí và khả năng sinh lời của các dự án, quá trình hoặc sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Theo đó, hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí bao gồm 2 bước: Bước 1: thu thập các thông tin về chi phí thông qua phân loại dựa vào bản chất như chi phí nguyên vật liệu, chi phí về lao động,... Bước 2: truy nguyên và phân bổ lại chi phí vào một hay nhiều đối tượng tạo phí như các hoạt động, các phòng ban, khách hàng hay các sản phẩm. Thông qua 2 bước này nhà quản lý mới có thể có đầy đủ thông tin nắm bắt được chính xác đối tượng chi phí, biết được cụ thể bộ phận, khâu nào gây lỗ hoặc không sinh lãi. Tuy vậy, nghiên cứu chưa đề cập đến khía cạnh tổ chức HTTT KTQT chi phí như cách thức thiết lập cơ sở dữ liệu, các phương pháp thiết lập thông tin và hệ thống báo cáo cung cấp thông tin KTQT chi phí và đặc biệt, mối quan hệ giữa ba mảng thông tin chi phí: thông tin quá khứ, thông tin hiện tại và thông tin chi phí trong tương lai chưa được đề cập dẫn đến tính kiểm soát thông tin chưa được thực hiện hiệu quả [27].

Đến thập niên 1960,1970 nền kinh tế thế giới với sự phát triển mạnh mẽ của các nền kinh tế châu Âu- châu Á, đặc biệt là nền kinh tế Nhật Bản, kế toán quản trị chi phí ngày càng được ứng dụng hiệu quả và hiện đại. Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí không chỉ cần thiết trong các đơn vị sản xuất mà còn cần thiết trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ. Có nhiều phương pháp kế toán quản trị chi phí mới ra đời nhằm xác định chính xác hơn chi phí cho các đối tượng chịu phí như phương pháp chi phí mục tiêu, phương pháp chi phí hoàn thiện liên tục (Kaizen Costing). Tác giả Monden, Y. Vµ Hamada, K., trong tác phẩm Target Costing and Kaizen Costing in Japanese Automobile Companies cho thấy các phương pháp kế toán quản trị chi phí hiện đại được áp dụng có hiệu quả tại các công ty sản xuất ô tô ở Nhật Bản [45]. Nghiên cứu này phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất có quy mô