Các Giải Pháp Về Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Kiểm Soát Chi Phí Và Ra Quyết

xuất OEM. Ví dụ: TK 621.01M1 theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho đơn hàng 01 tại phân xưởng May1.

Đối với TK 641, TK 642 được chi tiết cụ thể là các đơn vị, các bộ phận. Ví dụ: TK 642.TCCB theo dõi chi phí quản lý phát sinh tại phòng tổ chức cán bộ

Tài khoản cấp 3: Chi tiết theo cách ứng xử của chi phí trong đó biến phí (B), định phí (Đ).

Tài khoản cấp 4: Chi tiết theo chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được, có thể mã hóa: chi phí kiểm soát được (1), chi phí không kiểm soát được (2).

Tài khoản cấp 5: Chi tiết theo chi phí định mức (ĐM), thực tế (T) và chênh lệch (CL).

Theo đó, ta có tài khoản 621.01M1.B.1.ĐM theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo định mức cho đơn hàng 01 tại phân xưởng may1, chi phí này là biến phí và có thể kiểm soát được. Tài khoản 642.KT.Đ.2.T theo dõi định phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh tại phòng kỹ thuật và đây là chi phí không thể kiểm soát được.

Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí với sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán sẽ dễ dàng đồng thời chi tiết các tài khoản chi phí theo các đề xuất như trên đáp ứng yêu cầu tập hợp và xử lý thông tin chi phí phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp thông qua hệ thống các báo cáo chi phí theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp như Báo cáo chi phí thực hiện cho từng lệnh sản xuất, đơn đặt hàng, Báo cáo chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được theo từng đối tượng (đơn hàng, sản phẩm) tại từng bộ phận.

Báo cáo chi phí thực hiện cho từng lệnh sản xuất, đơn đặt hàng sẽ được thiết lập từ thông tin trên các tài khoản chi phí thực tế theo phương pháp sau:

- Chi phí vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp: tập hợp theo lệnh sản xuất.

- Chi phí sản xuất chung, chi phí ngoài sản xuất: được phân bổ cho các lệnh sản xuất căn cứ vào các dự toán chi phí đã lập. Cuối kỳ tiến hành điều chỉnh lại theo chi phí thực tế.

Hiện nay, việc hạch toán các chi phí chung, chi phí ngoài sản xuất ở tất cả

các doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của kế toán tài chính. Trong kỳ kế toán tập hợp trên các TK chi phí. Đến cuối kỳ, được phân bổ cho các đối tượng tập hợp chi phí. Điều này làm hạn chế tốc độ cung cấp thông tin cho việc quản lý và phân tích tình hình sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. Bởi vì, nếu trong kỳ có lệnh sản xuất hoàn thành thì cũng không tập hợp được chi phí sản xuất và tính được gía thành sản phẩm. Để khắc phục hạn chế này, doanh nghiệp nên sử dụng dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp ngay từ đầu kỳ.

Đầu kỳ, tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung, chi phí ngoài sản xuất dự toán cho từng lệnh sản xuất:

Mức phân bổ CP SX chung ước tính

= Tổng mức CP CP SX chung ước tính Tổng mức hoạt động chung ước tính

(4.7)

Mức phân bổ CP SX chung ước tính cho từng lệnh SX

= Mức phân bổ CP SX chung ước tính

Mức hoạt động ước tính của từng lệnh SX

(4.8)



Trong đó, mức hoạt động chung ước tính nên chọn là số giờ công của công nhân sản xuất trực tiếp.

Chi phí sản xuất chung ước tính phân bổ được hạch toán bên Có của các TK 627. Cuối kỳ, chi phí ước tính sẽ được điều chỉnh theo chi phí thực tế phát sinh được tập hợp bên Nợ các TK 627.

4.3.4. Các giải pháp về Tổ chức hệ thống thông tin kiểm soát chi phí và ra quyết định

Giải pháp 1: Thiết lập các Báo cáo phân tích chênh lệch giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế

Để kiểm soát chi phí, nhà quản trị cần các thông tin: thông tin về chi phí thực tế phát sinh tại các bộ phận theo yếu tố, chức năng, theo công dụng và theo cách ứng xử của chi phí; thông tin về chênh lệch giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế theo từng loại chi phí. Báo cáo phân tích biến động chi phí được lập cho từng lệnh sản xuất, đơn đặt hàng và có thể tổng hợp theo từng bộ phận tùy thuộc vào nhu cầu của nhà quản trị các cấp trong các doanh nghiệp may. Đồng thời báo cáo có thể lập thường xuyên hoặc định kỳ theo tháng, quý...

Luận án đề xuất đối với chi phí NVLTT, chi phí NCTT thiết kế Báo cáo phân tích biến động chi phí NVLTT (phụ lục14), Báo cáo phân tích biến động chi phí NCTT (phụ lục 15). Đối với chi phí sản xuất chung, cần tách theo biến phí (phụ lục 16) và định phí (phụ lục 17). Đối với chi phí bán hàng, chi phí QLDN, Báo cáo phân tích chi phí được lập theo các bộ phận dự toán như các cửa hàng, chi nhánh, phòng ban (phụ lục 18) đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin để đánh giá về biến động chi phí tại từng bộ phận.

Từ các thông tin cung cấp ở các Báo cáo nêu trên tiến hành phân tích xác định các biến động về giá và biến động về lượng ảnh hưởng đến chi phí theo các công thức sau:

Biến động về lượng = (Lượng thực tế - Lượng định mức) x Giá định mức Biến động về giá = (Giá thực tế - Giá định mức) x Lượng thực tế

Từ đó, xác định nguyên nhân chênh lệch

- Nếu chênh lệch do thay đổi định mức: cần xem xét lại định mức đã xây dựng.

- Nếu chênh lệch do thực hiện định mức: kết hợp với các báo cáo chi phí theo trung tâm trách nhiệm để quy trách nhiệm cá nhân, tìm nguyên nhân tại chính nơi phát sinh chi phí.

Bên cạnh đó, để xác định trách nhiệm của các bộ phận trong việc thực hiện và kiểm soát chi phí cần thiết lập các báo cáo phân tích chi phí theo trung tâm trách nhiệm.

Về nguyên tắc, các trung tâm trách nhiệm được hình thành phải gắn với chế độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách. Muốn vậy, phải hình thành các trung tâm trách nhiệm sao cho bộ phận phụ trách trung tâm có khả năng kế hoạch hóa, điều chỉnh và kiểm tra các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình tổ chức các hoạt động trong phạm vi trung tâm. Đáp ứng được yêu cầu này, cần chú ý đến sự phù hợp giữa các trung tâm trách nhiệm với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Trong Doanh nghiệp may, các trung tâm trách nhiệm chi phí nên được xác định theo các lĩnh vực hoạt động như khối sản xuất, khối mua sắm vật tư, khối kinh doanh, khối quản lý chung. Trong lĩnh vực sản xuất, trung tâm chi phí là các phân xưởng, tổ sản xuất. Chi phí phát sinh sẽ được chi tiết cho từng tổ đội sản xuất, thậm

GĐ sản xuất

PX May 1

PX May 2

Nhà máy may thời trang

chí chi tiết đến từng giai đoạn sản phẩm (cắt, may, hoàn thiện). Căn cứ vào cơ cấu quản lý sản xuất của các doanh nghiệp may, Luận án đề xuất phân chia các trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất như sau:

Tổ Cắt

Tổ May

Tổ Hoàn thiện, đóng gói

Sơ đồ 4.4. Các trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất

Đối với khối kinh doanh và quản lý, báo cáo trách nhiệm được lập theo các bộ phận dự toán như các cửa hàng, phòng ban,... Tại các trung tâm này thực hiện các công việc từ phân loại chi phí theo hoạt động, tập hợp chi phí thực hiện đến so sánh chi phí thực tế phát sinh so với định mức, dự toán để kiểm soát chi phí. (phụ lục 19)

Để đánh giá trách nhiệm của các bộ phận trong việc thực hiện và kiểm soát chi phí, các doanh nghiệp may sẽ dựa vào dự toán chi phí để làm chuẩn mực đối chiếu với chi phí thực tế. (Cách thực hiện theo giải pháp 1 ở trên).

Giải pháp 2: Đánh giá khả năng sinh lời của từng sản phẩm/đơn hàng

Đối với cách thức tổ chức sản xuất ODM, cần thiết lập thông tin đánh giá khả năng sinh lời của từng loại sản phẩm.

Hầu hết các công ty may lớn như Công ty May Việt Tiến, Công ty May 10, Công ty Dệt may Thắng Lợi,...có tổ chức sản xuất ODM đều sản xuất nhiều mặt hàng (sơ mi nam, quần nam, váy công sở,...). Trong quá trình hoạt động sản xuất, có mặt hàng bị lỗ là điều có thể xảy ra. Hiện nay các DN chưa tiến hành đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng loại sản phẩm do hệ thống kế toán tài chính không cung cấp thông tin về loại sản phẩm nào có khả năng sinh lời, doanh nghiệp nên mở rộng sản xuất kinh doanh sản phẩm nào. Doanh nghiệp cần thiết phải hiểu rõ về tình hình doanh thu, chi phí của từng loại sản phẩm nhằm có những quyết định đúng đắn về

sự tồn tại và phát triển của sản phẩm. Để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng sản phẩm, cần lập Báo cáo kết quả kinh doanh theo sản phẩm. HTTT chi phí thực hiện tổ chức thu thập thông tin chi phí dưới dạng định phí, biến phí theo từng sản phẩm. Trên cơ sở đó lập Báo cáo kết quả kinh doanh theo bộ phận (theo từng loại sản phẩm). (Phụ lục 20)

Bảng 4.6. Báo cáo kết quả kinh doanh theo bộ phận

Chỉ tiêu

Tổng	Áo Sơ mi		Quần nam		Quần sooc nam		... ...
Tổng	Số tiền	Tỷ lệ	Số tiền	Tỷ lệ	Số tiền	Tỷ lệ
1.Doanh thu
2.Biến phí
3. Lãi trên biến phí (1-2)			x		x		x
4. Đinh phí thuộc tính
5. LN bộ phận		x		x		x
6. Định phí chung
7. Lợi nhuận

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 198 trang tài liệu này.

Trong cơ chế thị trường cạnh tranh như hiện nay, để có được chiến lược kinh doanh hiệu quả cần có thông tin hữu ích để phân tích. Dựa vào Báo cáo trên cho thấy muốn tối đa hóa lợi nhuận cần quyết định tăng sản lượng tiêu thụ của loại sản phẩm có lãi trên biến phí đơn vị cao nhất hoặc quyết định tăng doanh thu của sản phẩm có tỷ lệ lãi trên biến phí cao nhất.

Đối với phương thức tổ chức sản xuất theo đơn đặt hàng CMT/FOB, cần thiết lập HTTT đánh giá khả năng sinh lời của từng đơn hàng

Trên thực tế, nếu doanh nghiệp chỉ có một đơn hàng thì việc lựa chọn rất dễ dàng nhưng khi phải lựa chọn một trong nhiều đơn đặt hàng trong điều kiện sản xuất gặp giới hạn thì nhà quản trị cần có thông tin để đo lường hiệu quả sản xuất của từng đơn hàng, sau đó dựa vào các điều kiện cụ thể liên quan đến từng đơn hàng để lựa chọn.

Đối với phương thức tổ chức sản xuất CMT/FOB, qua khảo sát cho thấy các quyết định nhà quản trị thường gặp là:

- Quyết định thứ nhất: Quyết định tiếp tục hay chấm dứt một đơn đặt hàng.

Quyết định này cần dựa trên Báo cáo kết quả kinh doanh theo đơn hàng (Phụ

lục 24). Nếu Lợi nhuận bộ phận của đơn hàng lớn hơn không (>0), thì không nên chấm dứt đơn hàng vì nếu chấm dứt đơn hàng đó thì tổng lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ giảm đi một lượng đúng bằng lợi nhuận bộ phận của đơn hàng bị chấm dứt. (Xem bảng 4.6)

- Quyết định thứ 2: Quyết định tự sản xuất các chi tiết sản phẩm cho đơn hàng hay mua ngoài

Với đặc điểm của sản phẩm may, việc gia công rất phổ biến, ví dụ gia công ren, wash, thêu, cắt chỉ và làm sạch sản phẩm… Một sản phẩm có thể có nhiều chi tiết đưa đi gia công bên ngoài. Điều này cho thấy việc quyết định tự sản xuất các chi tiết sản phẩm cho đơn hàng hay mua ngoài là một trong những quyết định thường gặp và rất quan trọng của nhà quản trị. Hệ thống thông tin kế toán quản trị cần cung cấp được các thông tin cần thiết về giá mua (cho phương án mua ngoài) và tổng chi phí sản xuất (cho phương án tự sản xuất) để nhà quản trị có cơ sở ra quyết định.

Doanh nghiệp cần lập Báo cáo chi phí sản xuất (Phụ lục 22) cho hai phương án: tự sản xuất và mua ngoài, trong đó loại bỏ các chi phí chìm như chi phí khấu hao, chi phí chung phân bổ vì những chi phí này luôn tồn tại cho dù doanh nghiệp lựa chọn phương án nào. Bảng 4.7 là ví dụ minh họa đối với đơn hàng Sơ mi Sven, số lượng: 16.000SP được thực hiện tại Công ty May 10 tháng 8/2012

Bảng 4.7: Báo cáo chi phí sản xuất

Theo 2 phương án tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công (đã loại bỏ các chi phí chìm) Đơn hàng: Sơ mi Sven, số lượng: 16.000SP

Chỉ tiêu

Tự sản xuất	Thuê ngoài gia công Đơn vị gia công: CT May Phù Đổng
1.CP NCTT	166.450.000
2.Biến phí sản xuất chung	71.679.500
3. Lương nhân viên gián tiếp sx và quản lý phân bổ	12.120.660
Cộng	250.250.160	298.389.120

Trong trường hợp này, phương án tự gia công sẽ có chi phí ít hơn. Tuy nhiên, cần chú ý là nếu không tận dụng được dây chuyền sản xuất và đội ngũ nhân sự quản lý hiện có thì các chi phí khấu hao, lương nhân viên gián tiếp, quản lý không được loại bỏ trong Báo cáo chi phí ở trên. Và do vậy, tổng chi phí sản xuất có thể sẽ cao hơn giá chào bán của các doanh nghiệp khác. Vấn đề cơ bản trong việc lựa chọn quyết định này là cần xem xét việc tận dụng và sắp xếp nguồn lực hiện có của doanh nghiệp trong quá trình tổ chức sản xuất.

4.3.5. Hoàn thiện Bộ máy kế toán quản trị chi phí

Trong giai đoạn hiện nay thông tin kế toán được xem như là một yếu tố trực tiếp của quá trình sản xuất kinh doanh. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí nhằm xác lập quyền hạn và trách nhiệm của những cá nhân, bộ phận trong việc chỉ đạo, thực hiện quy trình thu thập, trao đổi thông tin cần thiết để thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí phù hợp với cơ chế vận hành các nội dung của KTQT chi phí. Về quan điểm tổ chức bộ máy kế toán, nếu theo mô hình tách biệt thì KTQT sử dụng hệ thống kế toán riêng, tách rời hoàn toàn với kế toán tài chính. Hệ thống KTQT được tổ chức thành bộ máy riêng (phòng KTQT hay bộ phận KTQT) sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán nội bộ tách rời với kế toán tài chính. Mô hình này thường được áp dụng chủ yếu ở Cộng hòa Pháp và những nước thực hiện theo kế toán Cộng hòa Pháp. Nếu theo mô hình kết hợp thì KTQT không sử dụng chế độ kế toán riêng, tách rời với kế toán tài chính mà sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết, hệ thống sổ kế toán và báo cáo KTQT kết hợp chung trong một hệ thống kế toán thống nhất với kế toán tài chính. Hệ thống KTQT được tổ chức kết hợp với hệ thống kế toán tài chính. Kế toán tài chính và KTQT được tổ chức thành một bộ máy thống nhất trong cùng một bộ máy kế toán. Kế toán tài chính sử dụng các tài khoản kế toán tổng hợp còn KTQT sử dụng các tài khoản chi tiết, sổ kế toán chi tiết phù hợp, báo cáo kế toán nội bộ và còn sử dụng thêm các phương pháp khác như phương pháp thống kê, phương pháp toán... để hệ thống hóa và xử lý thông tin. Mô hình này được sử dụng ở hầu hết các nước, đặc biệt là ở Mỹ và các nước áp dụng kế toán Mỹ.

Hiện nay, mô hình tổ chức bộ máy KTQT chi phí tại các doanh nghiệp may được tổ chức theo mô hình kết hợp. Trong điều kiện khả năng tài chính đang là vấn đề trở ngại cho việc tổ chức HTTT KTQT chi phí thì mô hình này là hợp lý vì sẽ tiết kiệm được chi phí đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả hơn là áp dụng mô hình tách biệt dường như sẽ tốn kém chi phí nhiều hơn so với lợi ích thu được. Bên cạnh đó mô hình này cho phép kế thừa được những nội dung của kế toán tài chính đã tồn tại và biểu hiện cụ thể trong hệ thống kế toán hiện hành.

Tuy nhiên, để cung cấp thông tin hữu ích cho HTTT KTQT chi phí, bộ máy kế toán tại các doanh nghiệp may nên tổ chức theo mô hình hỗn hợp tức là kết hợp cả hai mô hình trên. Về trách nhiệm chỉ đạo, KTQT hướng tới thỏa mãn nhu cầu thông tin của nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp đồng thời liên quan đến nhiều lĩnh vực trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp như kỹ thuật, tài chính, kinh doanh,... Vì vậy, sự xác lập trách nhiệm của nhà quản trị các cấp, của các bộ phận về KTQT sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân sự KTQT có sự kết nối giữa các bộ phận khác trong doanh nghiệp trong thực hiện quy trình công việc kế toán quản trị. Về tổ chức thực hiện, theo mô hình hỗn hợp, KTQT cần được xây dựng thành một bộ phận chuyên môn riêng nhưng đặt trong bộ phận kế toán, chịu sự chỉ đạo chuyên môn của kế toán trưởng, kết nối linh hoạt với bộ phận kế toán tài chính và với ban giám đốc doanh nghiệp. Nhân sự vận hành KTQT được tổ chức thành từng nhóm chuyên môn hóa thông tin theo nội dung của kế toán quản trị chi phí vì công việc kế toán quản trị chi phí lớn và phức tạp, bao gồm các mảng nội dung dự toán chi phí, báo cáo kết quả thực hiện chi phí, phân tích biến động chi phí và tư vấn hỗ trợ ra quyết định.

Bên cạnh đó, chính sách đãi ngộ và bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ kế toán cũng cần được quan tâm. Nhân sự kế toán quản trị chi phí không chỉ có các kiến thức kế toán mà còn phải có trình độ về công nghệ thông tin, am hiểu về quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, có khả năng liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác trong quá trình thu thập và phân tích thông tin.