Mối Quan Hệ Thông Tin Giữa Các Bộ Phận Trong Httt Dự Toán

xuất phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.

Giải pháp 3: Xây dựng mối quan hệ thông tin trong việc thiết lập thông tin định mức, dự toán.

Dự toán chi phí nên được chuẩn bị từ cấp bộ phận lên bởi dự toán chi phí do bộ phận xây dựng và trực tiếp liên quan đến hoạt động của bộ phận thường chính xác, có độ tin cậy cao do vậy có khả năng thực hiện được.

Hội đồng quản trị doanh nghiệp

Bộ phận Dự toán

Khối Phòng Kinh doanh

Định hướng mục tiêu

Đưa mục tiêu

Cung

cấp thông

tin

Yêu cầu Lập, theo dõi và giám sát

Đưa thông tin về định mức

Quản trị bộ phận Điều hành SX

Quản trị bộ phận sản xuất

Sơ đồ 4.1: Mô hình lập dự toán từ dưới lên

Trong đó, bộ phận dự toán là trung tâm nhận, xử lý, truyền tin. Tất cả các thông tin liên quan đến định mức tiêu hao vật tư, tình hình thực hiện định mức vật tư, định mức nhân công, kế hoạc dự trữ nguồn lực,... đều được thu vào trung tâm này, được xử lý và thông tin tới các đối tượng có nhu cầu. Thông tin do bộ phận dự toán cung cấp làm cơ sở cho việc phân tích biến động chi phí, đưa ra những tư vấn cho quản trị các cấp trong việc ra quyết định kinh doanh.

Thông tin đầu ra

Các loại dự toán chi phí

- DT chi phí NVLTT

- Dự toán CPNCTT,

- Dự toán CP SXC

- Dự toán CP bán hàng

- Dự toán CP QLDN

- Dự toán giá vốn

hàng bán

Sơ đồ 4.2 mô tả mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận liên quan và bộ phận dự toán trong việc thiết lập thông tin dự toán.

Bộ phận chịu trách

nhiệm

Thông tin đầu vào

- Phòng kinh doanh

- Phòng vật tư

- Phòng nhân sự

1. Các mục tiêu của kỳ kế hoạch:

- chính sách bán hàng

- phát triển sản phẩm

- mục tiêu thị phần

- nhu cầu nhân lực

Phòng tài chính kế

toán

2. Báo cáo đánh giá thực hiện

dự toán chi phí của kỳ trước

Phòng tài chính kế

toán

3. Các định mức chi phí đã

được xây dựng,

- Phòng kế toán

- Phòng đối ngoại

- Phòng chiến lược phát triển

4. Các nhân tố khách quan như các chính sách thuế, hạn ngạch xuất nhập khẩu, tỷ giá hối đoái, các chính sách hỗ trợ của Nhà

nước đối với doanh nghiệp

- Phòng kinh doanh

- Phòng vật tư

- Phòng nhân sự

- Phòng tài chính kế toán

5. Thông tin dự báo hoạt động SXKD kỳ này

- mức tăng doanh thu

- chi phí dành cho quảng cáo tiếp thị sẽ tăng bao nhiêu phần trăm

- tỷ lệ dự trữ nguyên vật liệu

- Dự kiến vốn vay

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 198 trang tài liệu này.

Bộ

phận

dự toán

Sơ đồ 4.2: Mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận trong HTTT dự toán

Giải pháp 4: Áp dụng phương pháp quản trị chi phí mục tiêu đối với các sản phẩm may

Qua nghiên cứu nội dung của các phương pháp xác định chi phí sản xuất sản phẩm cho thấy, vấn đề đặt ra với các doanh nghiệp may Việt nam là lựa chọn phương pháp quản trị chi phí nào cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay. Bất cứ sản phẩm hay dịch vụ nào cũng sẽ thay đổi theo thời gian và đi qua bốn giai đoạn trong chu kỳ sống của sản phẩm. Việc phát triển sản phẩm đặc biệt quan trọng trong ngành may mặc do nhu cầu về các sản phẩm mới rất thường xuyên. Các doanh nghiệp may Việt Nam muốn tồn tại và phát triển, đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp trong khu vực và trên thế giới cần giảm dần các đơn hàng gia công, đặc biệt là gia công CMT, nên phát triển sản xuất theo phương thức ODM. Với phương thức sản xuất ODM, khó khăn nhất đối với doanh nghiệp may là sản phẩm có đáp ứng được nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng không? Sản phẩm có chỗ đứng trên thị trường hay không? Một thực tế cho thấy sản phẩm may là loại sản phẩm có chu kỳ sống rất ngắn và liên tục thay đổi theo xu hướng thời trang. Vì vậy, các doanh nghiệp may cần đánh giá cao vai trò của việc phát triển sản phẩm.

Chi phí mục tiêu là một công cụ quản trị chi phí theo mục tiêu lợi nhuận có chú ý đến chu kỳ sống của sản phẩm, đặc biệt là những sản phẩm mới. Với mỗi loại sản phẩm, để đạt được mức lợi nhuận mong muốn doanh nghiệp phải tìm cách giảm chi phí đến mức mong muốn trong giai đoạn nghiên cứu, thiết kế và cung ứng vật tư. Phương pháp chi phí mục tiêu gắn kết những nỗ lực được thực hiện ở cả giai đoạn thiết kế và giai đoạn sản xuất sản phẩm nhằm đạt được mục tiêu chi phí đã được xác lập; mục tiêu là cho phép sản xuất ra các sản phẩm đạt được mục tiêu lợi nhuận trong suốt chu kỳ sống của sản phẩm. Phương pháp này được áp dụng ở Nhật Bản trong nhiều năm nay.

Quy trình thực hiện quản trị chi phí mục tiêu trong doanh nghiệp may

Bước 1: Xác định chi phí mục tiêu theo các bộ phận sản phẩm sản xuất

Chi phí mục tiêu phải được xác định chi tiết cho từng bộ phận của sản phẩm.

Việc xác định chi phí cho các thành phần phải dựa vào mức độ quan trọng của nó đối với sản phẩm, từ đó xác định tỷ lệ chi phí của từng thành phần trong tổng số chi phí của sản phẩm theo tỷ lệ thuận với mức độ quan trọng của nó. Với sản phẩm may, tính tiện ích (ví dụ như chất liệu của vải), tính thời trang (ví dụ như có một số điểm nhấn khác biệt) có vai trò quan trọng.

Việc xác định chi phí mục tiêu cho từng thành phần của sản phẩm, đòi hỏi phải có một hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật hợp lý và phù hợp với từng công đoạn sản xuất sản phẩm (Sơ đồ 4.3) và điều kiện sản xuất hiện tại của doanh nghiệp. Ví dụ minh họa tại Công ty May 10 (Bảng 4.5)

Gấp

Là hoàn thiện

Trải vải

May cổ

Cắt phá

May tay

May sườn

Cắt gọt

May hoàn thiện

Đánh số

KCS Bán thành phẩm

Thùa khuy, đính cúc

Thêu (nếu có)

Mài (nếu có)

Đóng nilon

KCS thành phẩm

Đóng gói

Nhập kho

GĐ chuẩn bị GĐ cắt GĐ May GĐ hoàn thiện


Các
loại
vải,
phụ
kiện,
…

Sơ đồ 4.3: Quy trình sản xuất sản phẩm may mặc

Bảng 4.5 Hệ thống định mức chi phí

Sản phẩm: Áo Sơ mi 056

Khoản mục	ĐV tính	SL/1SPQC	Đơn giá	ĐM chi phí
I	Giai đoạn Cắt				107.500
1	CP NVLTT				94.000
1.1	Vải	mét	1,5	60.000	90.000
1.2	Mex	mét	0,2	20.000	4.000
2	CP NCTT				10.000
2.1	Cắt phá	phút	25	200	5.000
2.2	Cắt gọt	phút	20	200	4.000
2.3	Đánh số	phút	5	200	1.000
3	Biến phí SXC				3.500
II	Giai đoạn May				27.900
1.	CP NVLTT				6.000
1.1	Khuy, cúc	chiếc	10	500	5.000
1.2	Chỉ	mét	100	10	1.000
2	CP NCTT				15.400
2.1	May tay	phút	15	200	3.000
2.2	May cổ	phút	20	200	4.000
2.3	May sườn	phút	12	200	2.400
2.4	May hoàn thiện	phút	20	200	4.000
2.5	Thùa khuy, cúc	phút	10	200	2.000
3	Biến phí SXC				6.500
III	Giai đoạn hoàn thiện				10.500
1.	CP NVLTT				2.000
1.1	Nhãn mác	chiếc	1	2.000	2.000
2	CP NCTT				4.500
2.1	Là hoàn thiện	phút	15	150	2.250
2.2	Gấp	phút	5	150	750
2.3	Đóng nhãn mác	phút	5	150	750
2.4	Đóng gói	phút	5	150	750
3	Biến phí SXC				4.000
	Tổng				146.000

Bước 2: Tổ chức thực hiện các mục tiêu chi phí đã xác định

Bước thứ hai, liên quan đến giai đoạn tổ chức sản xuất. Trong quá trình thực hiện sản xuất, cần phải phát hiện những thành phần của sản phẩm có chi phí quá cao so với tầm quan trọng được xác định ở bước thứ nhất. Qui trình sản xuất những bộ phận này phải được điều chỉnh thông qua việc áp dụng các nguyên tắc và phương pháp quản lý nghiêm ngặt để giảm chi phí sản xuất. Bên cạnh đó, ở giai đoạn này cũng cần phát hiện các thành phần của sản phẩm có chi phí quá thấp so với tầm quan trọng của nó để gia tăng chi phí hợp lý nhằm bảo đảm chất lượng của sản phẩm.

Đồng thời, ở giai đoạn này, nhà quản trị cần phải nhận diện những cơ hội có thể để cắt giảm chi phí bằng cách theo dõi và phát hiện những chi phí không phù hợp để không ngừng cắt giảm chi phí nhằm duy trì tỷ lệ chi phí/lợi nhuận ở mức tốt nhất (chi phí thực tế/lợi nhuận mục tiêu phải luôn luôn nhỏ hơn hoặc bằng chi phí mục tiêu/lợi nhuận mục tiêu).

Để xác định được kế hoạch chi phí ở các bộ phận theo mức độ quan trọng của các bộ phận cấu thành sản phẩm được chế tạo ở bộ phận đó và tổ chức kiểm soát chi phí ở tất cả các khâu, qui trình sản xuất phải được phân định thành nhiều giai đoạn, tổ chức sản xuất phải được phân chia theo nhiều cấp sản xuất phù hợp với các giai đoạn qui trình sản xuất.

Bước 3: Đánh giá kết quả thực hiện chi phí

Cần thiết phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kỹ thuật, bộ phận quản lý sản xuất và bộ phận kế toán quản trị của doanh nghiệp để phân tích, phát hiện và cải tiến không ngừng qui trình chế tạo, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất và tài chính.

Trong trường hợp chi phí thực tế đạt đến chi phí mục tiêu: Phải xem xét kỹ quá trình thiết kế sản phẩm đã hợp lý chưa hoặc xem xét lại các bước của giai đoạn sản xuất để giảm chi phí. Các phương pháp có thể được vận dụng ở giai đoạn thiết kế sản phẩm và giai đoạn sản xuất nhằm cắt giảm chi phí như:

+ Kế hoạch hóa tốt hơn quá trình chế tạo sản phẩm;

+ Cải tiến phương pháp sản xuất, lựa chọn đầu tư hợp lý, lựa chọn công nghệ phù hợp mang lại hiệu suất cao, vận dụng hệ thống sản suất “kịp thời” (Just-in time)

để loại trừ các chi phí phát sinh do thời gian chờ các yếu tố sản xuất, chờ đợi một giai đoạn nào đó hoặc do dự trữ quá cao;

4.3.3. Các giải pháp về Tổ chức hệ thống thông tin chi phí thực hiện

Giải pháp 1: Cần sử dụng một số loại chứng từ chi phí thuận tiện cho việc cung cấp thông tin quản lý chi phí theo các định mức đã lập:

Theo khảo sát, hầu hết các doanh nghiệp may có áp dụng phương thức tổ chức sản xuất theo đơn đặt hàng CMT/FOB. Theo hai phương thức này, chi phí NVLTT và chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng chủ yếu đặc biệt là đối với các đơn hàng FOB. Tuy nhiên, các chứng từ thu thập được ở các doanh nghiệp may hiện nay (đã được trình bày ở chương III) mới chỉ đủ để phục vụ yêu cầu lập các báo cáo chi phí và bảng tính giá thành theo yêu cầu của kế toán tài chính. Vì vậy, để tăng cường thông tin phục vụ kiểm soát các loại chi phí này dựa trên chi phí định mức, doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ mà thông tin cung cấp trên các loại chứng từ này có thể kiểm tra việc thực hiện các chi phí NVLTT và chi phí nhân công trực tiếp theo các định mức đã lập.

Về các chứng từ vật liệu, Luận án đề xuất sử dụng Phiếu xuất kho vật tư theo định mức (Phụ lục 9). Phiếu xuất vật tư theo hạn mức dùng để theo dõi số lượng vật liệu xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất 1 lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật liệu theo định mức, trên Phiếu cần bổ sung thông tin tổng định mức chi phí vật liệu cho sản phẩm và tỷ lệ hao hụt cho phép làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng vật liệu theo định mức đã lập. Phiếu báo thay đổi định mức vật liệu là căn cứ để kế toán quản trị hạch toán khoản chênh lệch vật liệu do thay đổi định mức, trên cơ sở đó tính giá thành sản phẩm, đơn hàng hoàn thành trong tháng dựa trên giá thành định mức.

Về các chứng từ nhân công, Luận án đề xuất sử dụng Phiếu theo dõi nhân công trực tiếp (Phụ lục 10). Phiếu này cần bổ sung những thông tin sản phẩm sản xuất, định mức thời gian quy định cho sản phẩm.

Đối với các chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng,

chi phí QLDN; đây là nhóm chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng cần phân bổ. Vì vậy, cần phải lập chứng từ theo dõi chi tiết chi phí đến mức bộ phận, phòng ban, phân xưởng sản xuất nhằm tăng độ chính xác khi phân bổ chi phí.

Các chứng từ này là cơ sở so sánh thực hiện các định mức kịp thời, chấp hành các dự toán chi phí.

Giải pháp 2: Xây dựng hệ thống tài khoản chi phí thuận tiện cho việc tập hợp và xử lý thông tin chi phí theo cách ứng xử của chi phí phục vụ công tác quản trị

-Yêu cầu của hệ thống tài khoản chi phí:

Trên cơ sở các TK theo dõi chi phí quy định trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, doanh nghiệp may cần thiết kế hệ thống tài khoản chi phí đáp ứng được yêu cầu sau:

Thứ nhất, với cách nhận diện chi phí theo cách ứng xử của chi phí như trên, hệ thống tài khoản chi phí cần được chi tiết để thuận tiện cho việc tập hợp và xử lý thông tin chi phí theo định phí và biến phí phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp.

Thứ hai, để kiểm soát chi phí theo trách nhiệm của các bộ phận nơi phát sinh chi phí, hệ thống tài khoản chi phí cần được chi tiết để thuận tiện cho việc tập hợp và xử lý thông tin chi phí theo chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được.

Thứ ba, để kiểm soát chi phí theo các định mức chi phí đã được xây dựng, cần thiết xây dựng hệ thống tài khoản chi phí định mức, tài khoản chi phí thực hiện và tài khoản chênh lệch chi phí.

Với các yêu cầu trên, hệ thống tài khoản chi phí sẽ đáp ứng được việc tập hợp và xử lý thông tin chi phí theo các cách phân loại chi phí phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp.

- Đề xuất hệ thống tài khoản chi phí:

Trên cơ sở các tài khoản cấp 1 theo dõi chi phí của kế toán tài chính là TK 621, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642, luận án đề xuất các cách chi tiết tài khoản như sau:

Tài khoản cấp 2: Chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí. Đối với TK 621, TK 622 cụ thể là các đơn đặt hàng tại từng phân xưởng đối với cách thức tổ chức sản xuất CMT/FOB; là các sản phẩm tại từng phân xưởng đối với cách thức tổ chức sản