Sự Cần Thiết Phải Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Quản Trị Chi Phí

Về hệ thống báo cáo chi phí, các báo cáo được lập đơn giản, chưa có các báo cáo phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến biến động chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và các chi phí ngoài sản xuất. Hầu hết các doanh nghiệp chưa xây dựng báo cáo cho từng đơn đặt hàng, từng mã sản phẩm sản xuất. Nguyên nhân là do cách thức tổ chức thông tin hiện tại của doanh nghiệp chưa đáp ứng được yêu cầu của phân tích chi phí. Chính vì không phân loại chi phí theo mối quan hệ với hoạt động, không lập dự toán chi phí kinh doanh, không áp dụng các phương pháp tính giá phí sản phẩm sản xuất hợp lý nên thông tin chi phí thu được chưa có giá trị trong việc ra các quyết định kinh doanh.

Do đó, để tổ chức được hệ thống thông tin tin kiểm soát chi phí và ra quyết định, cần thiết phải tổ chức đồng bộ cả hệ thống thông tin dự toán chi phí và hệ thống thông tin chi phí thực hiện.

3.3.2.5. Về cơ sở vật chất và bộ máy kế toán

Cơ sở vật chất

Có thể nhận thấy khối lượng dữ liệu mà HTTT KTQT chi phí phải xử lý để chuyển thành những thông tin hữu ích là rất lớn, đa dạng và phức tạp hơn nhiều so với HTTT kế toán tài chính. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp may cần có những đầu tư thích đáng cho hệ thống thông tin KTQT chi phí, với hệ thống máy tính và các phần mềm xử lý thông tin. Hiện có 90% doanh nghiệp khảo sát đã sử dụng phần mềm kế toán của các công ty cung cấp phần mềm hiện nay trên thị trường nhưng có rất nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm đối với một số phần hành như thanh toán, mua hàng, bán hàng. Thực tế phần lớn các doanh nghiệp may hiện nay có sự kết hợp giữa kế toán thủ công và kế toán máy (chẳng hạn như tính và lập bảng lương theo mẫu tự thiết kế trên Excel, chưa có sự liên kết chặt chẽ với nội dung tương ứng trong phần mềm kế toán). Chỉ có chưa đến 50% doanh nghiệp khảo sát sử dụng phần mềm kế toán đối với công tác kế toán chi phí giá thành. Việc truy nhập để lấy thông tin về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm từng đơn hàng theo các nhóm khách hàng ở các thị trường khác nhau chưa thực hiện được, gây khó khăn cho việc phân tích kinh doanh. Nguyên nhân chính vẫn là chi phí đầu tư cho

việc triển khai toàn bộ phần mềm kế toán là khá cao trong khi ở các doanh nghiệp nhỏ việc đầu tư đối với công tác tin học hóa kế toán chưa thực sự được coi trọng.

Bộ máy kế toán

Qua nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức HTTT kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp may có thể thấy kế toán quản trị mới hình thành ở giai đoạn sơ khai và chưa đủ điều kiện để tách riêng thành một bộ phận độc lập và chuyên sâu. Ở hầu hết các doanh nghiệp được khảo sát, nhân viên kế toán chi phí vừa đảm nhiệm nhiệm vụ ghi chép của kế toán tài chính vừa kiêm thêm một số công việc cụ thể của kế toán quản trị chi phí. Ví dụ như tại Tổng Công ty May 10: bộ phận kế toán chi phí và giá thành sản phẩm có trách nhiệm ghi chép các chi phí phát sinh theo từng yếu tố chi phí, từng đối tượng chịu phí theo hệ thống chi phí và tính giá thành sản phẩm đồng thời tiến hành phân tích chi phí thành biến phí và định phí giúp cho nhà quản trị quản lý được chi phí theo mức độ hoạt động của phân xưởng sản xuất. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ liên kết các bộ phận kế hoạch - kỹ thuật, bộ phận tiêu thụ,... đồng thời dựa vào số liệu của các báo cáo chi phí do bộ phận kế toán chi phí cung cấp để xây dựng định mức chi phí sản xuất, trên cơ sở đó lập một hệ thống dự toán cho công ty.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 198 trang tài liệu này.

Bên cạnh đó, trình độ quản lý, năng lực cán bộ kế toán còn nhiều hạn chế, đặc biệt là những nhận thức về kế toán quản trị còn chưa đầy đủ. Việc phân tích, thiết kế cũng như đánh giá quá trình thiết lập hệ thống thông tin kế toán ở các doanh nghiệp May Việt Nam chưa được phân nhiệm rõ ràng. Thực tế là các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong việc triển khai bộ phận thông tin kế toán quản trị chi phí do nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của thông tin KTQT chi phí đối với việc ra quyết định trong cơ chế thị trường và chưa thực sự thấu hiểu mục đích, nguyên tắc, nội dung, phương pháp tổ chức hệ thống thông tin KTQT chi phí trong doanh nghiệp và đặc biệt đang thiếu sự hướng dẫn của các cơ quan chức năng.

Như vậy, có thể nói việc tổ chức HTTT kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp may Việt Nam chưa được thực hiện một cách đồng bộ, nếu có thì chỉ là những công việc rời rạc, manh mún và chưa có hệ thống.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Hệ thống kế toán chi phí trong các doanh nghiệp may Việt Nam đã có những thay đổi phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế đất nước. Đi kèm đó là quan điểm của nhà quản trị về nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phí cũng dần được thay đổi. Bộ máy quản trị doanh nghiệp cũng cần có các thông tin cần thiết về tình hình thực trạng và dự báo tương lai các nhân tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp. Chính hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí thiết lập và cung cấp các thông tin bên trong một cách sát thực, lượng hóa chi tiết các quá trình kinh tế và đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin chi phí một cách thường xuyên cho các nhà quản trị trong việc ra các quyết định kinh doanh.

Tuy nhiên hiện nay, công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp may đang gặp nhiều khó khăn, khả năng phối hợp giữa các bộ phận, hệ thống trong doanh nghiệp để tổ chức thu thập đầy đủ dữ liệu đầu vào, xử lý và cung cấp thông tin chi phí còn nhiều hạn chế. Hệ thống thông tin kế toán chi phí tại các doanh nghiệp may Việt Nam mới chỉ đáp ứng được các yêu cầu của kế toán tài chính và hầu như không có vai trò gì trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp để ra quyết định kinh doanh trên thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt. Bên cạnh đó, một số các yếu tố cơ bản cho việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí như đầu tư trang bị cơ sở vật chất, đầu tư nâng cao năng lực cho nhân viên kế toán quản trị cũng chưa được các doanh nghiệp quan tâm đúng mức.

CHƯƠNG 4

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP MAY VIỆT NAM

4.1. Sự cần thiết phải tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may Việt Nam

Thứ nhất, xuất phát từ chiến lược phát triển ngành dệt may đến 2020

Theo sơ đồ phát triển ngành may thế giới thì ngành may Việt Nam đang ở giai đoạn đầu của sự phát triển ngành chủ yếu làm gia công cho các nước khác (hình thức CMT). Việt Nam hiện vẫn đang là sự lựa chọn số 3 sau Trung quốc và Indonesia về gia công sản phẩm may cho các nước châu Mỹ, châu Âu. Xu thế của ngành may Việt nam nhằm tạo ra sự phát triển bền vững là chú trọng liên kết và từng bước nâng cấp các doanh nghiệp vệ tinh nhằm nâng cao năng lực và đảm bảo linh hoạt trong sản xuất cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tiến tới chuyển dịch phương thức sản xuất từ gia công CMT sang FOB/OEM và ODM, từng bước hình thành và phát triển các chuỗi cung ứng dệt may.

Quan điểm chiến lược phát triển ngành may Việt Nam giai đoạn 2011-2020 là:

- Đây là ngành công nghiệp xuất khẩu chủ lực, tạo nhiều việc làm và giải quyết các vấn đề xã hội, cần được ưu tiên phát triển theo hướng đẩy nhanh việc hiện đại hóa, đảm bảo tăng trưởng nhanh, ổn định, bền vững và hiệu quả.

- Phát triển ngành phải đặt trong bối cảnh cạnh tranh, hội nhập và hợp tác quốc tế, tiếp cận nhanh làn sóng chuyển dịch công nghiệp may mặc từ các nước phát triển và các nước công nghiệp mới. Hết sức chú ý tăng cường mối liên kết hợp tác với các tập đoàn phân phối, bán lẻ lớn trên thế giới nhằm ổn định khách hàng, thị trường và từng bước tham gia vào các chuỗi liên kết của họ. Liên kết với các nhà sản xuất và cung ứng nguyên phụ liệu, liên kết tiêu thụ sản phẩm.

- Phát triển ngành may theo hướng chuyên môn hóa và hợp tác hóa. Đa dạng hóa quy mô và loại hình doanh nghiệp. Đẩy mạnh việc cổ phần hóa các doanh nghiệp may thuộc sở hữu Nhà nước, huy động mọi nguồn lực trong và ngoài nước để phát triển với sự phân công và hợp tác hợp lý.

- Xây dựng Việt Nam trở thành trung tâm thời trang của khu vực trong mối liên kết đa ngành Thương mại - Văn hóa - Du lịch - Sản xuất thời trang.

- Phát triển nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng là điều kiện then chốt cho sự phát triển bền vững của ngành may Việt Nam.

- Phát triển may phải gắn với trách nhiệm xã hội, bảo vệ người tiêu dùng và bảo vệ môi trường.

Từ quan điểm đó, mục tiêu chiến lược là phát triển may trở thành một trong những ngành công nghiệp trọng điểm, mũi nhọn và xuất khẩu, thỏa mãn ngày càng cao nhu cầu tiêu dùng trong nước; tạo nhiều việc làm cho xã hội, nâng cao khả năng cạnh tranh, hội nhập vững chắc khu vực và quốc tế.

Từ chiến lược trên, ngành may đã có quy hoạch và được Thủ tướng phê duyệt giai đoạn 2010 - 2020. Trong giai đoạn này, ngành may tập trung vào hai khâu chủ lực:

Thứ nhất, tăng tỷ lệ nội địa hóa bằng cách đầu tư sản xuất vải và nguyên phụ liệu tại Việt Nam thông qua ba chương trình, trong đó có chương trình sản xuất 1tỷ mét vải phục vụ cho may mặc xuất khẩu.

Thứ hai, là những biện pháp nâng cao tỷ lệ giá trị gia tăng. Theo đó, ngành may sẽ giảm dần việc sản xuất những mặt hàng có hàm lượng giá trị gia tăng thấp, ưu tiên mặt hàng có đẳng cấp, có tính thời trang hơn.

Thứ hai, xuất phát từ nhu cầu thông tin chi phí cho việc ra các quyết định kinh doanh của các nhà quản trị doanh nghiệp may.

Trong giai đoạn 2010-2020, may Việt Nam vẫn là một ngành kinh tế quan trọng và cần có vị trí xứng đáng trong chiến lược phát triển nền kinh tế quốc dân. Giải pháp của ngành trong năm nay và thời gian tới là giảm dần sự phụ thuộc vào các đơn hàng gia công, tập trung nâng cao tỷ lệ làm hàng xuất khẩu theo phương thức FOB (mua nguyên liệu, bán thành phẩm), ODM (tự thiết kế, sản xuất và bán sản phẩm cho khách hàng), đồng thời tăng sử dụng các nguyên phụ liệu được sản xuất trong nước... Được xem là những phương thức sản xuất hàng xuất khẩu có giá trị cao nhất, nhưng hai phương thức trên đang là điểm yếu nhất của ngành khi chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng kim ngạch xuất khẩu dệt may.

Đón trước xu hướng xuất khẩu khó khăn, không ít doanh nghiệp lớn đã rất

thành công khi xác định phát triển chậm mà chắc, xây dựng thương hiệu, giảm dần gia công, phát triển năng lực nội tại. Tại Tổng công ty cổ phần may Nhà Bè, năm 2011, kim ngạch xuất khẩu đạt hơn 350 triệu USD, điều đáng quan tâm là tỷ lệ hàng xuất khẩu theo phương thức FOB chiếm tới 65%. Riêng Công ty May Sài Gòn 2, trong năm 2011, hơn một nửa lượng nguyên phụ liệu để sản xuất được đơn vị mua từ các nhà cung cấp nội địa và sắp tới doanh nghiệp vẫn tiếp tục gia tăng nguồn cung từ trong nước nhằm giảm bớt áp lực về tỷ giá và nâng cao giá trị gia tăng cho sản phẩm.

Để đáp ứng yêu cầu phát triển trên của ngành may, ngay từ bây giờ các doanh nghiệp may cần hoàn thiện hệ thống thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán quản trị chi phí để kịp thời cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Các thông tin cung cấp cho nhà quản trị phải đảm bảo các yêu cầu phù hợp, tin cậy và kịp thời. Đây là điều kiện tiên quyết giúp các nhà quản lý đứng vững và chiến thắng trong cạnh tranh, trong đó phải kể đến vai trò quan trọng của thông tin kế toán cung cấp, đặc biệt là các thông tin về chi phí. Trong bất cứ môi trường kinh doanh nào, nhất là môi trường kinh doanh cạnh tranh mạnh mẽ thì việc kiểm soát chi phí sẽ giúp cho các doanh nghiệp sử dụng hợp lý các nguồn lực và có các quyết định đúng đắn trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình.

4.2. Yêu cầu của việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may

- Thứ nhất, phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất của ngành may

Ngành may Việt Nam với hơn 3000 doanh nghiệp sản xuất và cung cấp các loại sản phẩm đa dạng từ áo sơ mi, quần, veston, áo jacket. Tuy nhiên, trong chuỗi giá trị ngành dệt may, khâu gia công (sản xuất) chỉ chiếm 5-10% tỷ suất lợi nhuận nhưng hầu hết doanh nghiệp lại chỉ tập trung khai thác lợi thế của công đoạn này. Cách thức tổ chức sản xuất của các doanh nghiệp may hiện nay có đến hơn 60% là gia công. Ngành may đang cố gắng giảm tỷ lệ gia công, tăng tỷ lệ FOB nhưng FOB hiện nay của các doanh nghiệp chưa phải là tự thiết kế mẫu mã, tự mua nguyên vật liệu mà đang được nhà nhập khẩu chỉ định mua nguyên phụ liệu, may theo mẫu họ đưa ra và được hưởng 5-10% trên giá trị của sản phẩm. Các hình thức tổ chức sản xuất hiện nay đều mang tính bị động từ kế hoạch sản xuất đến cung ứng nguyên phụ liệu, phụ thuộc vào việc đặt hàng của nước ngoài. Các đơn hàng sản xuất hầu hết có

giá trị gia tăng thấp dẫn đến lợi nhuận không cao. Vì vậy, để có thể chủ động nguồn đơn hàng đồng thời cải thiện lợi nhuận, hệ thống thông tin KTQT chi phí trong các doanh nghiệp may phải không ngừng nâng cao khả năng quản lý và kiểm soát tốt chi phí, tránh để thất thoát lãng phí và từng bước chuyển dịch sang hình thức tổ chức sản xuất mang lại giá trị gia tăng cao.

- Thứ hai, đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng của nhà quản trị

Thông tin nhà quản trị cần rất đa dạng, phục vụ việc ra nhiều loại quyết định khác nhau, từ việc điều tiết các hoạt động kinh doanh hàng ngày đến việc hoạch định các chiến lược cho doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí vừa phải cung cấp được các thông tin chi tiết về từng chi phí phát sinh theo yêu cầu quản trị vừa phải cung cấp những thông tin mang tính tổng hợp phục vụ mục đích phân tích và đánh giá.

- Thứ ba, đáp ứng mục tiêu kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.

Bên cạnh nhu cầu thông tin phục vụ công tác ra quyết định, cần chú trọng đến vấn đề thiết lập thông tin kiểm soát chi phí. Kiểm soát tốt chi phí để hạ giá thành sản xuất, kiểm soát tốt chi phí để giảm chi phí lãng phí, chi phí sai hỏng tiến tới nâng cao chất lượng sản phẩm. Hiện nay, tỷ suất lợi nhuận trong ngành may là tương đối thấp so với nhều ngành khác (năm 2012 đạt từ 5-8%). Vì vậy, nếu không kiểm soát tốt chi phí mục tiêu nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp sẽ khó đạt được.

Để đáp ứng được yêu cầu này, trước hết HTTT KTQT chi phí cần hỗ trợ đánh giá quá trình thực hiện chi phí so với dự toán nhằm đánh giá biến động chi phí và hoàn thiện các định mức chi phí. Đối với các doanh nghiệp may việc kiểm soát sự biến động về định mức chi phí nguyên liệu để có biện pháp điều chỉnh kịp thời là vô cùng quan trọng bởi vì nó chiếm tỷ trọng cao trong giá thành sản phẩm và liên quan đến chất lượng nguyên liệu đầu vào, tay nghề công nhân, trách nhiệm của bộ phận cung ứng nguyên liệu và bộ phận sản xuất. Thứ hai là phân tích thông tin chi phí phục vụ quá trình ra quyết định của nhà quản trị bao gồm: xác định điểm hòa vốn, phân tích mối quan hệ giữa doanh thu- chi phí- lợi nhuận giúp các nhà quản trị lựa chọn các quyết định về giá bán sản phẩm, khối lượng sản phẩm sản xuất, kết cấu mặt hàng…nhằm đạt được mức lợi nhuận mong muốn và phân tích thông tin chi phí

thích hợp giúp cho việc ra quyết định lựa chọn các phương án sản xuất kinh doanh. Đồng thời thông qua thông tin chi phí cung cấp để đánh giá trách nhiệm của các bộ phận trong doanh nghiệp.

4.3. Kiến nghị các giải pháp Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may

Quá trình tổ chức HTTT KTQT chi phí với mục đích là dự đoán và kiểm soát chi phí nhằm tìm ra các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả cao nhất. Chi phí được thể hiện đa dạng theo yêu cầu quản trị. Một hệ thống thông tin kế toán chi phí phù hợp là hệ thống đó đáp ứng nhu cầu thông tin của quản trị doanh nghiệp với chi phí chấp nhận được. Thiết kế một hệ thống thông tin hiệu quả thường bắt đầu từ những thông tin đầu ra của hệ thống, đó là các báo cáo về chi phí. Để thiết lập được các báo cáo chi phí phục vụ yêu cầu quản trị, trước hết cần có những quy định về nhận dạng chi phí.

4.3.1. Nhận diện chi phí phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp

Nhận dạng chi phí là điều kiện tiền đề tổ chức HTTT KTQT chi phí. Trong các doanh nghiệp may được khảo sát, 100% đã phân loại chi phí theo nội dung kinh tế của chi phí và phân loại theo khoản mục chi phí trong giá thành. Các cách phân loại này phục vụ cho việc thiết lập Báo cáo chi phí theo yếu tố nhằm cung cấp thông tin về hình thái vật chất, nguồn vật chất ban đầu liên quan đến chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đáp ứng yêu cầu xác định giá thành sản phẩm theo các khoản mục chi phí.

Hiện nay, theo đặc thù sản xuất của ngành may, nếu doanh nghiệp tổ chức sản xuất hàng gia công xuất khẩu CMT/ FOB thì chi phí NCTT chiếm tỷ trọng chủ yếu (từ 55- 60%), chi phí bán hàng chiếm tỷ trọng không đáng kể (1-3%); còn nếu tổ chức sản xuất theo phương thức ODM thì chi phí NVL trực tiếp chiếm tỷ trọng tương đối cao (khoảng 60%), chi phí bán hàng, QLDN chiếm khoảng 12-13%. Để cung cấp thông tin quản trị thì cách thức nhận diện chi phí phù hợp nhất là phân loại chi phí theo mức độ hoạt động. Báo cáo chi phí theo mức độ hoạt động nhằm cung cấp thông tin về đặc điểm biến động chi phí trong kỳ. Theo cách này, người quản lý sẽ có khả năng thấy được điều gì sẽ xảy ra, chi phí tăng, giảm hay không thay đổi và nếu thay đổi thì số thay đổi đó là bao nhiêu khi lập kế hoạch kinh doanh với mức