Đánh Giá Công Tác Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Quản Trị Chi Phí Trong

báo cáo các chi phí phát sinh như chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển, giá mua của bộ phận mua nguyên vật liệu, chi phí tồn trữ phát sinh tại bộ phận kho nguyên vật liệu. Do đó, việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu đầu vào gặp khó khăn.

Bên cạnh đó, việc tập hợp và theo dõi các chi phí thiệt hại do các lỗi phát sinh trong sản xuất kinh doanh như chi phí sửa chữa, làm lại sản phẩm hỏng, chi phí gắn với tồn kho quá nhiều, chi phí gắn với ngừng sản xuất do sự cố thiết bị đều được tính vào giá thành sản xuất của sản phẩm, chi phí phạt hợp đồng được theo dõi vào chi phí hoạt động khác tính cho toàn doanh nghiệp. Không có một doanh nghiệp may nào lập báo cáo về các chi phí này phát sinh bao nhiêu, ở bộ phận nào dẫn đến không quản lý được các chi phí sai lỗi này.

Chi phí sản xuất hiện tại được các doanh nghiệp kiểm soát thông qua chỉ tiêu giá thành thực tế của một đơn vị thành phẩm theo các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, so sánh với giá thành định mức của sản phẩm. Tuy nhiên việc so sánh mới chỉ dừng lại ở việc tính toán mức độ chênh lệch chứ chưa có doanh nghiệp nào tiến hành xác định các nhân tố tác động và mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến chênh lệch chi phí.

Bảng 3.7 Báo cáo chênh lệch chi phí sản xuất

Mã QD&G27

Khoản mục

ĐVT	CP NVLTT	CPNCTT	CPSXC	Tổng
1. Dự toán	đồng	310.716.000	1.995.000.000	373.990.000	2.679.706.000
2. Thực tế	đồng	329.900.000	2.050.735.000	426.103.062	2.806.738.062
3. Chênh lệch	đồng	19.184.000	55.735.000	52.113.062	127.032.062
4. Tỷ lệ chênh lệch	%	5,81	2,71	13,93	4,74

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 198 trang tài liệu này.

(Nguồn: Công ty CP dệt may Hoàng Thị Loan)

Thông tin về chi phí ngoài sản xuất hiện tại chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm soát chi phí. Các báo cáo mới chỉ cung cấp số liệu tổng chi phí phát sinh trong một kỳ (tháng, quý, năm) trên phạm vi toàn doanh nghiệp và tỷ trọng chi phí ngoài sản xuất so với tổng chi phí kinh doanh thực hiện trong kỳ.

3.2.6.2. Tổ chức HTTT ra quyết định kinh doanh

Ra quyết định là một trong những chức năng quan trọng của nhà quản trị. Ra quyết định đúng đắn có thể mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và ngược lại có thể dẫn đến phá sản. Các quyết định chủ yếu xoay quanh vấn đề thực hiện mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp như quyết định mở rộng hay thu hẹp sản xuất, quyết định tự sản xuất hay thuê ngoài gia công các chi tiết,…Tất cả những quyết định này về cơ bản đều dựa trên đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận, ngành hàng.

Hiện tại, ở các doanh nghiệp may Việt nam, việc triển khai thực hiện hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí chưa đáp ứng được yêu cầu phân tích kinh tế. Do không lập Báo cáo bộ phận nên không có doanh nghiệp nào đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận, ngành hàng. Việc xem xét kết quả kinh doanh mới chỉ dừng lại ở việc tổng kết doanh thu tiêu thụ của từng loại sản phẩm hoặc từng đơn hàng. Chính vì vậy, có đến 10/20 (50%) nhà quản lý được hỏi cho rằng thông tin kế toán chi phí cung cấp chưa kịp thời, 11/20 (55%) nhà quản lý đánh giá HTTT KTQT chi phí cung cấp chưa thỏa mãn nhu cầu về thông tin cho quản trị doanh nghiệp.

Lý giải cho vấn đề này, nguyên nhân chính vẫn là chưa có sự kết nối giữa nhu cầu thông tin của nhà quản trị và hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí. Tâm lý của nhà quản trị vẫn ra quyết định mà không cần đến thông tin của kế toán quản trị chi phí và ngược lại hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí ở các doanh nghiệp nếu có cũng chưa làm đúng chức năng của nó.

3.3. Đánh giá công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may hiện nay

Qua thực tế khảo sát tại các doanh nghiệp may Việt Nam thông qua hình thức phỏng vấn trực tiếp cũng như gửi Phiếu điều tra thông tin tới các nhà quản trị (Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc) và những người trực tiếp thực thi công tác kế toán (Kế toán trưởng, kế toán chi phí), tác giả đã thu thập và tiến hành xử lý các thông tin thu thập được trình bày ở Phụ lục 01E. Qua đó, tác giả đánh giá về thực

trạng công tác tổ chức HTTT kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp may hiện nay như sau:

3.3.1. Những mặt đạt được

Đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp may được phản ánh rõ nét qua ba phương thức sản xuất là gia công (CMT), sản xuất bằng thiết bị của mình (OEM/FOB) hoặc sản xuất theo thiết kế nguyên bản (ODM). Trong ngành may Việt nam hiện nay, hình thức tổ thức sản xuất theo thiết kế nguyên bản (ODM) chỉ được thực hiện ở một số ít doanh nghiệp có quy mô lớn. Đây là những doanh nghiệp có đầu tư lớn vào máy móc thiết bị, tập trung nghiên cứu các sản phẩm mới, bước đầu ứng dụng công nghệ tiên tiến đáp ứng yêu cầu khắt khe về chất lượng sản phẩm của các thị trường xuất khẩu đồng thời đầu tư nghiên cứu khai thác thị trường nội địa. Các doanh nghiệp còn lại hầu như chỉ tổ thức sản xuất cho các đơn hàng CMT hoặc OEM/FOB.

Công tác xây dựng định mức đã được các doanh nghiệp may quan tâm với 100% doanh nghiệp may xây dựng định mức quy chuẩn về vật tư- kỹ thuật hao phí, trong đó có các định mức tiêu hao vật liệu chính, nguyên phụ liệu, định mức hao phí lao động (bao gồm cả lao động công nghệ, lao động quản lý, lao động phục vụ), định mức sử dụng nhiên liệu, điện, nước, định mức về số giờ máy chạy.

Kết quả khảo sát thực trạng cho thấy các doanh nghiệp may đều áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC. Theo đó, hệ thống thống chứng từ, tài khoản sử dụng đã được các doanh nghiệp áp dụng tương đối đầy đủ theo chế độ kế toán. Hệ thống chứng từ chi phí cũng như quy trình tổ chức thu nhận và luân chuyển chứng từ tại các doanh nghiệp may hiện nay về cơ bản đã cho phép ghi nhận đầy đủ các chi phí phát sinh trong kỳ. Việc phân loại chi phí thành các khoản mục chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi tiết các khoản mục chi phí theo yếu tố đã đáp ứng được yêu cầu thông tin của KTTC về các chỉ tiêu giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí QLDN trên các báo cáo tài chính. Về tổ chức tập hợp chi phí thực hiện, quá trình ghi nhận thông tin chi phí vào các tài khoản chi tiết cũng như việc các doanh nghiệp may đã mở sổ chi tiết chi phí

theo đơn hàng, theo từng phân xưởng sản xuất và thiết lập thông tin chi phí trên các báo cáo chi phí cũng đã đáp ứng được các yêu cầu cung cấp thông tin chi phí phục vụ công tác lập báo cáo tài chính theo định kỳ quy định.

Bộ máy kế toán tại các doanh nghiệp may được tổ chức theo cấu trúc trực tuyến chức năng. Theo cấu trúc này, Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán giữ quyền quyết định trong phạm vi tổ chức của mình và chỉ đạo trực tiếp đến các phần hành kế toán. Nhân viên kế toán được sắp xếp chuyên môn hóa theo các phần hành. Đây là một cấu trúc hợp lý tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa hành phải thi hành nhiều mệnh lệnh khác nhau của nhiều người phụ trách đồng thời tăng cường chuyên môn hóa công việc, giảm thiểu tối đa việc bố trí trùng lắp nhân viên tăng hiệu quả công việc.

3.3.2. Những mặt tồn tại và nguyên nhân

3.3.2.1. Về nhu cầu thông tin chi phí của nhà quản trị

Nghiên cứu nhu cầu thông tin chi phí của nhà quản trị cho thấy có sự khác nhau rõ về quan điểm cũng như thực tế tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp May có quy mô lớn và các doanh nghiệp may có quy mô vừa và nhỏ. Hầu như nhu cầu thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ dừng lại ở thông tin chi phí thực hiện trong khi tại các doanh nghiệp lớn, các nhà quản trị đã nhận thấy tác dụng của dự toán chi phí cũng như cần phải xác định trách nhiệm của các bộ phận liên quan đến chi phí. Tuy nhiên qua phân tích tình hình thực tế hiện nay và chiến lược phát triển ngành may cho thấy sự cần thiết phải tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí kể cả đối với doanh nghiệp lớn cũng như doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các nhà quản trị đã có xu hướng quan tâm và sử dụng thông tin của kế toán quản trị chi phí trong qúa trình ra quyết định nhưng hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí hiện tại đang còn được tổ chức một cách rời rạc, chưa đồng bộ, chưa phát huy được hiệu quả thông tin trong quá trình ra quyết định.

Nguyên nhân của vấn đề này được phát hiện trong quá trình nghiên cứu đó là mặc dù các nhà quản trị doanh nghiệp May đã có sự chuyển biến nhận thức đáng kể

về nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phí cho quá trình ra quyết định nhưng trong thực tế môi trường kinh doanh nước ta hiện nay thì hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp vẫn phụ thuộc chủ yếu vào các quyết định, chính sách vĩ mô của nhà nước mà ít phụ thuộc vào trình độ quản trị cụ thể của từng doanh nghiệp. Chỉ khi nào hiệu quả hoạt động kinh tế của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc chủ yếu vào chính các quyết định sản xuất kinh doanh của bản thân bộ máy KTQT thì lúc đó các nhà quản trị mới thấy rõ giá trị đích thực của các thông tin do kế toán quản trị chi phí cung cấp làm cơ sở cho các quyết định của họ.

Bên cạnh đó, khó khăn nhất đối với các doanh nghiệp hiện nay trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí là vấn đề tài chính. 100% doanh nghiệp được khảo sát băn khoăn về chi phí thiết lập HTTT KTQT chi phí là quá cao. Việc phải bỏ ra một số tiền lớn để đầu tư vào việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong khi môi trường cạnh tranh chưa thực sự lành mạnh để cho các nhà quản trị doanh nghiệp may có thể tự tin đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên tiềm lực của bản thân với sự hỗ trợ cuả hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí đang thực sự là một trở ngại lớn trong các doanh nghiệp may.

3.3.2.2. Công tác tổ chức hệ thống thông tin dự toán chi phí

Có thể nói rằng cơ sở nền tảng của hệ thống thông tin dự toán chi phí là công tác định mức chi phí đã được các doanh nghiệp may thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên, việc điều chỉnh định mức chưa được kịp thời và còn có nhiều yếu tố chi phí trong sản xuất chưa được lập định mức như chi phí kiểm tra chất lượng sản phẩm, điện thoại quản lý phân xưởng, thiệt hại trong sản xuất, thiệt hại do sản phẩm hỏng. Hơn nữa, việc sử dụng và phát huy tính hiệu quả của hệ thống định mức cũng chưa được triệt để. Các doanh nghiệp chỉ sử dụng định mức để tính toán giá thành định mức trong từng trường hợp cụ thể và là một trong những căn cứ để quyết định nhận đơn đặt hàng. Tuy vậy, thực tế khảo sát tại các doanh nghiệp may có quy mô vừa và nhỏ, các nhà quản trị cho rằng quyết định nhận đơn hàng phụ thuộc nhiều vào thị trường. Có những thời điểm đơn hàng ít thì lỗ cũng phải nhận để duy trì sản xuất.

Rất nhiều doanh nghiệp may Việt Nam đã và đang tiến hành xây dựng hệ thống định mức chi phí. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện, có một số khó khăn thường thấy ở các doanh nghiệp:

- Năng lực xây dựng định mức còn hạn chế, thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng trong quá trình xây dựng định mức. Do vậy, doanh nghiệp thường dừng lại ở việc xây dựng định mức vật tư-kỹ thuật, chưa xây dựng được hệ thống định mức chi phí (tức là chưa xây dựng được định mức về giá). Khó khăn này được tìm thấy ở 100% các doanh nghiệp được khảo sát.

- Nguồn tài chính hạn hẹp đặc biệt là trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thực tế chi phí để xây dựng định mức là khá cao vì các sản phẩm may thường rất đa dạng về sản phẩm, chủng loại, quá trình sản xuất trải qua nhiều công đoạn và phải có sự phối kết hợp của nhiều bộ phận sản xuất khác nhau trong doanh nghiệp.

- Nhận thức chưa đầy đủ về công tác định mức. Doanh nghiệp chủ yếu sử dụng định cho việc tính giá thành sản xuất định mức. Vì vậy, thường bỏ qua công tác xây dựng định mức hao phí cho các hoạt động ngoài sản xuất.

Về công tác tổ chức lập dự toán chi phí, kết quả điều tra cho thấy hiện nay rất ít doanh nghiệp may tiến hành lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh và chuyển đổi các định mức vật tư-kỹ thuật đang được thực hiện một cách chặt chẽ trong đơn vị thành dự toán chi phí. Điều này là do chỉ có một số doanh nghiệp có thể chủ động được kế hoạch sản xuất của cả năm, số còn lại gần như phụ thuộc vào đơn đặt hàng từ bên ngoài. Bên cạnh đó, cũng chưa có doanh nghiệp nào dựa vào số liệu thống kê về chi phí của doanh nghiệp mình để tìm hiểu về cách ứng xử của chi phí đối với mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Qua đó có thể thấy, việc lập dự toán chưa được coi trọng trong kiểm soát chi phí tại các doanh nghiệp may. Không có dự toán chi phí, việc sử dụng các phương pháp ước tính để xác định giá phí không thể thực hiện được. Các doanh nghiệp chỉ có thể áp dụng phương pháp thực tế để xác định giá phí. Điều này ảnh hưởng đến tính kịp thời của quyết định quản trị, hay nói cách khác, thông tin phục vụ quản trị chưa được đáp ứng.

3.3.2.3. Công tác tổ chức hệ thống thông tin chi phí thực hiện

Những nội dung hiện có trên chứng từ hiện đang sử dụng tại các doanh nghiệp May mới chỉ đáp ứng yêu cầu tập hợp chi phí theo yếu tố và theo đối tượng tập hợp chi phí. Trên góc độ kế toán quản trị, vấn đề nhận diện chi phí theo các phương pháp mà các doanh nghiệp may hiện đang áp dụng chưa đáp ứng được các yêu cầu thông tin của quản trị chi phí nội bộ. Để phục vụ mục đích phân loại chi phí cũng như để tập hợp chi phí theo yêu cầu quản trị chi phí như chi phí kiểm soát được không kiểm soát được, báo cáo chi phí theo ứng xử,… các yếu tố trên chứng từ hiện tại chưa đủ để đáp ứng được các yêu cầu này.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp may đều có xây dựng định mức hao phí tuy rằng hệ thống định mức chưa thực sự bao phủ hết các yếu tố chi phí; có một số doanh nghiệp đã có lập dự toán chi phí sản xuất nhưng không có doanh nghiệp nào sử dụng phương pháp ước tính, phương pháp định mức để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. Như vậy, tính ưu việt của các phương pháp chi phí ước tính, chi phí định mức trong cung cấp thông tin cho quản trị chi phí chưa được các doanh nghiệp quan tâm. Tất cả các doanh nghiệp may được hỏi đều xác định giá thành sản phẩm theo phương pháp xác định chi phí thực tế. Thời điểm có được thông tin về giá thành sản phẩm luôn luôn là sau khi sản phẩm hoàn thành và kế toán thu thập được toàn bộ các chứng từ liên quan về các chi phí đã phát sinh. Thực tế này xuất phát từ thói quen thực hiện công tác kế toán hiện nay trong hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam là chỉ cố gắng cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo tài chính, chưa quan tâm đến tính kịp thời của thông tin kế toán phục vụ quản trị và ra quyết định.

Việc không tách chi phí sản xuất chung thành chi phí cố định và biến đổi dẫn đến không có doanh nghiệp nào tính giá thành sản phẩm sản xuất theo phương pháp chi phí trực tiếp. Tác giả cho rằng, phương pháp chi phí trực tiếp sẽ có ích hơn trong việc đánh giá trách nhiệm của người quản lý vì lợi nhuận báo cáo theo phương pháp này phản ánh đúng đắn hơn thực chất kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các nhà quản lý sẽ phải năng động hơn trong khâu tìm thị trường tiêu thụ đồng thời phải tính toán tối thiểu số lượng tồn kho vì tồn kho càng nhiều, chi phí chung cố định trong hàng tồn kho lớn dẫn đến lợi nhuận càng thấp.

Mặt khác, không có doanh nghiệp may nào áp dụng phương pháp chi phí hoạt động hay phương pháp chi phí mục tiêu để xác định chi phí theo mô hình quản trị chi phí hiện đại.

Qua nghiên cứu tại các doanh nghiệp may cho thấy các doanh nghiệp không thực hiện việc theo dõi tách biệt chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp theo chi phí cố định và biến đổi dẫn đến nhiều khó khăn trong việc lập Báo cáo bộ phận, khó khăn trong phân tích CPV, phân tích điểm hoà vốn. Trên thực tế, cũng không có doanh nghiệp nào tiến hành phân bổ cho từng đơn hàng, loại sản phẩm để xác định lợi nhuận cho từng bộ phận.

Điều này cho thấy việc tổ chức HTTT kế toán chi phí phục vụ quản trị doanh nghiệp chưa được các doanh nghiệp may quan tâm đúng mức. Thông tin kế toán chi phí chủ yếu phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính. Trong thực tế việc áp dụng kế toán quản trị chi phí và vai trò của kế toán quản trị chi phí còn rất mờ nhạt. Việc phân tích, thiết kế cũng như đánh giá quá trình thiết lập hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí ở các doanh nghiệp may Việt Nam vẫn còn hết sức mới mẻ. Hiện nay các doanh nghiệp hầu như mới chỉ quan tâm đến bộ phận kế toán tài chính vì một mặt vẫn do các doanh nghiệp nặng về tính đối phó với các cơ quan quản lý, luôn coi trọng các báo cáo thuộc bộ phận này. Mặt khác, do nếu chậm thực hiện các báo cáo tài chính thì sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động đánh giá tài chính hoặc xác định thuế của doanh nghiệp.

3.3.2.4. Công tác tổ chức hệ thống thông tin kiểm soát chi phí và ra quyết định

Kết quả nghiên cứu cho thấy đây là mảng yếu nhất trong công tác tổ chức HTTT kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp may Việt nam. Rất ít các doanh nghiệp được hỏi có tổ chức phân tích thông tin chi phí phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp. Việc phân tích chi phí ở các doanh nghiệp May nếu có chỉ mang tính hình thức. Chẳng hạn như nhà quản trị mới chỉ đánh giá theo các chi tiêu về chi phí phát sinh theo dự toán hay tỷ trọng chi phí trong tổng chi phí. Các phương pháp phân tích chi phí như phân tích CVP, phân tích thông tin thích hợp hầu như không được sử dụng.