Đánh Giá Hệ Thống Ksnb Các Doanh Nghiệp Sản Xuất Gốm Sứ Bình Dương

IC2

Nhà quản lý các DN gốm sứ xem xét dữ liệu cả bên trong và bên ngoài khi xác định các thông tin có liên quan là hợp lý và hữu ích để sử dụng trong các hoạt động

của kiểm soát nội bộ.

82/92

89%

0/92

10/92

11%

IC3

Các DN gốm sứ có kênh truyền thông đảm bảo tất cả các nhân viên hiểu rõ, tuân thủ các chính sách và thủ tục liên quan

đến nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.

92/92

100%

0/92

IC4

Các DN gốm sứ có quy trình truyền thông cho các đối tượng bên ngoài (nhà cung cấp, khách hàng, đối tác…) các thông tin thích hợp và kịp thời liên quan đến hoạt

động và kiểm soát nội bộ.

71/92

77%

0/92

21/92

23%

IC5

Các DN gốm sứ thiết lập các kênh thông tin truyền thông để nhân viên báo cáo những sai phạm kịp thời được họ phát

hiện.

85/92

92%

0/92

7/92

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 185 trang tài liệu này.

Nguồn: Tác giả khảo sát và tổng hợp

- Theo kết quả khảo sát cho thấy các biến về thông tin chiếm tỷ lệ từ 86% đến 89% các DN gốm sứ có hệ thống thông tin tài chính đầy đủ, phản ánh trung thực tình hình hoạt động của doanh nghiệp, tuân thủ các quy định pháp luật và quy định đồng thời xem xét dữ liệu cả bên trong và bên ngoài khi xác định các thông tin có liên quan là hợp lý và hữu ích để sử dụng trong các hoạt động của kiểm soát nội bộ.

- 100% Các DN gốm sứ có kênh truyền thông đảm bảo tất cả các nhân viên hiểu rõ, tuân thủ các chính sách và thủ tục liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.

- 77% Các DN gốm sứ có quy trình truyền thông cho các đối tượng bên ngoài (nhà cung cấp, khách hàng, đối tác…) các thông tin thích hợp và kịp thời liên quan đến hoạt động và kiểm soát nội bộ.

- 82% Các DN gốm sứ thiết lập các kênh thông tin truyền thông để nhân viên báo cáo những sai phạm kịp thời được họ phát hiện.

4.2.1.5. Giám sát

Qua việc tiến hành quan sát và khảo sát 92 DN tiêu biểu (phụ lục 2), kết quả như sau:

Bảng 4.5: Thống kê kết quả khảo sát về giám sát

Thực tiễn các hoạt động

Có(*)

Không

Chưa áp

dụng

MA1

Các DN gốm sứ có chính sách sử dụng

những cán bộ có kinh nghiệm trong việc thanh tra, kiểm tra đơn vị cấp dưới.

73/92

79%

0/92

19/92

21%

MA2

Giám sát thường xuyên hay định kỳ được xây dựng gắn liền với quá trình kinh doanh và điều chỉnh cho phù hợp với điều

kiện thay đổi.

82/92

89%

0/92

10/92

11%

MA3

Nhà quản lý thay đổi phạm vi và tần suất

của các đánh giá, giám sát định kỳ tùy thuộc vào rủi ro.

79/92

86%

0/92

13/92

14%

MA4

Những hạn chế của kiểm soát nội bộ được

thông báo một cách kịp thời tới cho nhà quản lý các DN gốm sứ.

76/92

83%

0/92

16/92

17%

MA5

Nhà quản lý theo dõi và khắc phục kịp

thời những sai sót.

85/92

92%

0/92

7/92

Nguồn: Tác giả khảo sát và tổng hợp

- Hoạt động giám sát tại các DN sản xuất gốm sứ tỉnh Bình Dương tương đối cao 79% các DN đồng ý rằng hệ thống KSNB luôn tạo điều kiện để các nhân viên các bộ phận giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày.

- Các DN định kỳ có tiến hành đối chiếu giữa số liệu với quá trình kinh doanh và điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thay đổi 89%

- Những hạn chế của kiểm soát nội bộ được thông báo một cách kịp thời tới cho nhà quản lý các DN gốm sứ và được theo dõi và khắc phục kịp thời những sai sót từ 83% đến 92%. Tuy nhiên vẫn còn nhà quản lý cấp cao một số doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm tới việc kiểm soát thường xuyên trong quá trình hoạt động mà thường chỉ khi có những sự kiện bất thường xảy ra thì mới thực hiện kiểm soát.

4.2.2. Đánh giá hệ thống KSNB các doanh nghiệp sản xuất gốm sứ Bình Dương

4.2.2.1. Ưu điểm của hệ thống KSNB

a. Về môi trường kiểm soát

- Nhìn chung các DN sản xuất gốm sứ tỉnh Bình Dương đã tạo dựng được môi trường văn hóa doanh nghiệp, nâng cao sự chuyên nghiệp, tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên.

- Các DN có quan tâm đến việc xây dựng các vấn đề liên quan đến chuẩn mực đạo đức, nhà quản lý các doanh nghiệp rất xem trọng các thủ tục kiểm soát đến quá trình này sản xuất và hướng dẫn cho công nhân các tình huống cần có sự can thiệp của họ.

- Các DN có chính sách và biện pháp khuyến khích công nhân viên nâng cao tay nghề để đạt được các sản phẩm chất lượng và mẫu mã đẹp, điều này nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm và luôn tạo ra sự khác biệt mà sản phẩm sơn mài luôn đòi hỏi sự khác biệt và sự tinh xảo.

- Các DN rất quan tâm đến việc thiết lập bảng mô tả công việc cho từng công việc nhất định đế hạn chế tối thiểu việc tạo ra sản phẩm kém chất lượng và cho công nhân viên thấy được tầm quan trọng của mình trong hệ thống KSNB

- Hầu hết hội đồng quản trị các DN được cung cấp thông tin kịp thời và đầy đủ để giám sát mục tiêu và chiến lược quản lý, kết quả động kinh doanh.

- Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ giúp lãnh đạo DN có cái nhìn rõ hơn về phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận và qua đó sẽ giúp họ thực hiện tốt hơn chức năng quản lý của mình. Hầu hết các DN trong mẫu khảo sát đều có lập sơ đồ cơ cấu tổ chức, còn những doanh nghiệp không lập sơ đồ cơ cấu tổ chức chủ yếu là những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nhân viên ít và có xu hướng quản lý theo kiểu gia đình.

- Các DN phân chia quyền hạn và trách nhiệm bằng văn bản cho từng cá nhân hay từng nhóm phù hợp với năng lực của họ, cho thấy các doanh nghiệp rất quan tâm đến vấn đề này, phân chia này hạn chế tình trạng đùn đẩy công việc và trách nhiệm lẫn nhau, giúp việc thực hiện nhiệm vụ được giao của mỗi cá nhân hay mỗi bộ phận được tốt hơn.

b. Về đánh giá rủi ro

- Việc xác định mục tiêu chung của toàn DN giúp doanh nghiệp xác định phương hướng mà toàn bộ doanh nghiệp sẽ theo đuổi trong dài hạn. Hầu hết các DN xác định sứ mạng và đề ra các định hướng phát triển sản phẩm thủ công mỹ nghệ mang tính cạnh tranh.

- Ngoài ra các DN đều thông báo mục tiêu chung đến toàn thể nhân viên trong đơn vị.

- Các DN đều xây dựng các tiêu chuẩn định lượng để đánh giá việc hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

- Hầu hết các DN đều có sự quan tâm đến việc đánh giá rủi ro, phần lớn các doanh nghiệp có đề ra các biện pháp để giảm thiểu rủi ro và có xây dựng cơ chế thích hợp để nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngoài cũng như bên trong.

- Các DN được khảo sát phần lớn trả lời sẵn sàng giảm bớt lợi ích mục tiêu hoặc thay đổi mục tiêu để né tránh rủi ro.

c. Về hoạt động kiểm soát

- Hầu hết các DN đều coi trọng việc kiểm soát các quá trình từ khâu nhận đơn đặt hàng- kiểm tra nguyên liệu- nguồn lực thực hiện đến quá trình sản xuất, tiêu chuẩn xuất xưởng, quá trình tiêu thụ sản phẩm ra ngoài thị trường.

- Hệ thống sổ sách kế toán được các DN thực hiện khá tốt, doanh nghiệp có hệ thống máy tính có buộc khai báo user, password trước khi đăng nhập sử dụng, các dữ liệu quan trọng luôn được backup định kỳ.

d. Về thông tin và truyền thông

- Có khá nhiều DN nhận được thông tin phản hồi từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư. Thông tin phản ánh đúng, kịp thời sẽ giúp DN nắm bắt được các cơ hội kinh doanh và cạnh tranh với các đối thủ cũng như dự đoán các rủi ro có thể tác động đến toàn DN. Các DN cũng có kênh thông tin hiện tại đảm bảo rằng thông tin cung cấp cho bên ngoài và thông tin DN nhận được là hợp lý và hữu ích cho đối tượng sử dụng.

- Các DN cũng thường xuyên nghiên cứu thị trường để đưa ra những sản phẩm mới, phù hợp thị hiếu người tiêu dùng; chú trọng chiến lược quảng cáo cũng như nâng cao hình ảnh sản phẩm, thương hiệu của mình.

- Tất cả các DN được khảo sát có mô tả giá trị văn hóa của thiết kế, ý nghĩa của sản phẩm, niêm yết giá cho người tiêu dùng được biết, để người tiêu dùng dễ dàng tìm hiểu và mua được sản phẩm vừa ý.

e. Về hoạt động giám sát

- Hoạt động giám sát tại các DN sản xuất gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương cũng ở mức tương đối cao.

- Các DN định kỳ có tiến hành đối chiếu giữa số liệu của phòng kế toán và số liệu thực tế.

- Các DN phần lớn được kiểm toán độc lập, kiểm tra từ các cơ quan chức năng. Qua kết quả khảo sát ta thấy, nhìn chung các doanh nghiệp sản xuất gôm sứ tỉnh

Bình Dương đều có thiết lập hệ thống KSNB và phân tích, đánh giá theo 5 nhân tố cấu thành của hệ thống KSNB: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động

kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát, góp phần ngăn ngừa, hạn chế những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần làm tăng mức độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo đạt được các mục tiêu mà các DN đã đề ra.

4.2.2.2. Hạn chế của hệ thống KSNB

a. Về môi trường kiểm soát

- Cũng còn một số ít doanh nghiệp chưa áp dụng các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập khi vận dụng vào thực tế, điều này dẫn đến nhiều rủi ro sai phạm của nhân viên mà nhà quản lý đã vô tình bỏ qua, ban lãnh đạo cũng chưa phổ biến hết vai trò của tính chính trực và giá trị đạo đức sẽ tác động rất mạnh đến ý thức và hành vi của các thành viên trong DN.

- Vẫn còn một số doanh nghiệp chưa tiến hành đánh giá hiệu quả thực hiện các quy tắc ứng xử, chính sách đạo đức của các cá nhân trong đơn vị theo định kỳ, điều này dẫn đến việc nhiều nhân viên chủ quan không chấp hành các quy tắc của công ty, vi phạm nội quy.

- Một số doanh nghiệp đánh giá các thành viên trong ban kiểm soát chưa khách quan khi đưa ra cac quyết định quan trọng, còn làm theo cảm tính, cho thấy việc kiểm soát của các doanh nghiệp chưa thực sự hiệu quả.

- Vẫn còn một số doanh nghiệp chưa có chính sách và tạo điều kiện hỗ trợ cho công nhân viên tham gia các chương trình đào tạo nâng cao tay nghề và tham gia các khóa đào tạo bên ngoài, trên thực tế một số nhân viên, người lao động trong nghành gốm sứ phải tự bỏ chi phí để nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề của mình điều này không khuyến khích công nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

- Các thành viên ban kiểm soát chưa khách quan trong việc đánh giá và ra quyết định quan trọng, còn làm theo cảm tính, cho thấy việc kiểm soát của các doanh nghiệp chưa thực sự hiệu quả.

- Theo kết quả khảo sát cho thấy việc kiêm nhiệm công việc vẫn còn một hiện hữu ở một vài doanh nghiệp

b. Về đánh giá rủi ro

- Nhiều doanh nghiệp vẫn còn thói quen bảo mật thông tin ngay cả với nhân viên của mình.

- Các doanh nghiệp sản xuất gôm sứ tỉnh Bình Dương do có quy mô về vốn và hoạt động thường hạn hẹp nên họ thường đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu. Vì vậy, các doanh nghiệp này ít quan tâm đến đầu tư, tuyển dụng thêm lao động, sợ chi phí tăng cao, điều này ảnh hưởng đến mục tiêu kiểm soát chung toàn đơn vị.

c. Về hoạt động kiểm soát

- Hoạt động kiểm soát đối với hệ thống kế toán vẫn chưa được tốt lắm. Trên thực tế vẫn còn tình trạng chồng chéo giữa nhân viên thực hiện nghiệp vụ với nhân viên ghi sổ kế toán, giữa nhân viên ghi chép sổ sách với bảo quản tài sản và giữa bảo quản tài sản với phê chuẩn nghiệp vụ.

- Nhà quản lý các doanh nghiệp không thường xuyên rà soát lại các thủ tục kiểm soát để đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp.

d. Về thông tin và truyền thông

- Hầu hết các doanh nghiệp chưa có các kênh truyền thông riêng biệt sẵn sàng cho khách hàng, nhà cung cấp… để cho phép họ giao tiếp trực tiếp với quản lý và nhân viên khác, chỉ phần ít doanh nghiệp được khảo sát có thiết kế đường dây nóng.

e. Về hoạt động giám sát

- Hoạt động giám sát chưa được các nhà quản lý trong các doanh nghiệp theo mẫu khảo sát quan tâm đúng mức và không có xu hướng đều chỉnh kịp thời khi nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém của hệ thống KSNB hiện tại.

- Vai trò của hệ thống KSNB vẫn chưa được các doanh nghiệp đánh giá cao.

4.2.2.3. Nguyên nhân

a. Về môi trường kiểm soát

- Các doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của hệ thống KSNB hữu hiệu.

- Nhiều nhà quản lý cũng chưa được đào tạo chuyên sâu về hệ thống KSNB. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống KSNB vẫn còn mang tính tự phát, chủ yếu là dựa vào kinh nghiệm và chưa được tổ chức một cách hệ thống.

- Các DN chưa xây dựng chính sách sử dụng lao động tốt nên không tạo được động lực khuyến khích người lao động nhiệt tình trong công việc và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Do đặc thù hoạt động sản xuất gốm sứ chủ yếu là gia công xuất khẩu dẫn đến tình trạng hệ thống kiểm soát mang nặng tính thụ động theo yêu cầu từ phía khách hàng, các doanh nghiệp còn hạn chế về năng lực tài chính, lực lượng lao động không ổn định, chất lượng lao động chưa cao so với các đối thủ cạnh tranh.

b. Về đánh giá rủi ro

- Người quản lý tại các doanh nghiệp phần lớn quản lý theo kinh nghiệm, chưa thật sự hiểu rõ về hệ thống KSNB. Nhận thức của các nhà quản lý trong đánh giá và kiểm soát rủi ro còn hạn chế, các nhà quản lý chỉ mới quan tâm đến mục tiêu ngắn hạn mà chưa quan tâm đến mục tiêu dài hạn, tâm lý ngại đổi mới trong áp dụng các công cụ quản lý tiên tiến, đổi mới máy móc thiết bị do nguồn vốn còn hạn hẹp.

- Vẫn còn một số doanh nghiệp quản lý theo kiểu gia đình, nên mục tiêu luôn được bảo mật. Mục tiêu cần được thông báo đến toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp để mọi nhân viên lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc, góp phần hoàn thành mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.

c. Về hoạt động kiểm soát

- Các doanh nghiệp sản xuất gốm sứ có quy mô vừa và nhỏ, quy mô vốn còn hạn hẹp, số lượng nhân viên ít nên một nhân viên có thể kiêm nhiều phần hành khác nhau. Nhưng các doanh nghiệp không nên duy trì việc kiêm nhiệm chức năng ở các khâu quan trọng nêu trên nhằm để các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, dễ dàng phát hiện sai sót đồng thời giảm tình trạng nhân viên lạm quyền và như vậy mục tiêu KSNB của doanh nghiệp cũng được thực hiện tốt hơn.