Phương Pháp Phát Triển Ứng Dụng Nhanh (Rapid Application Development)

Trong quá trình sử dụng hệ thống, người sử dụng cần ghi lại những điểm cần bổ sung của hệ thống, những điểm họ thấy chưa phù hợp và cần sửa đổi và trao đổi với các chuyên gia về những nhận xét này.

Bước 4: Chỉnh sửa hệ thống

Các chuyên gia dựa trên những ý kiến đóng góp tiến hành chỉnh sửa hệ thống thử nghiệm. Để người sử dụng tích cực tham gia đóng góp thì các chuyên gia cần đảm bảo các yêu cầu đó sẽ nhanh chóng được thực hiện. Với những yêu cầu đơn giản, chuyên gia có thể ngay lập tức chỉnh sửa luôn, đối với những yêu cầu phức tạp thì có thể thực hiện trong vài ngày hoặc vài tuần.

Bước 3 và bước 4 sẽ diễn ra liên tục cho đến khi người sử dụng hài lòng với hệ thống.

Bước 5: Đánh giá hệ thống để đưa vào vận hành

Trước khi đưa hệ thống đã được người dùng chấp nhận cần tiến hành đánh giá tính khả thi của hệ thống khi đưa vào vận hành. Không phải tất cả các hệ thống thử nghiệm đều có thể đưa vào vận hành. Cần phải xem xét các yếu tố như chi phí vận hành và bảo trì hệ thống, các lợi ích cũng như rủi ro khi vận hành hệ thống, …trước khi quyết định chính thức đưa hệ thống thử nghiệm vào hoạt động.

Bước 6: Hoàn thiện hệ thống

Sau khi hệ thống thử nghiệm đã được lựa chọn, các chuyên gia cần tiến hành các thay đổi cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống đồng thời xây dựng các tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống.

Bước 7: Cài đặt, vận hành và bảo trì hệ thống

Hệ thống mới sẽ được cài đặt và chuyển sang chế độ vận hành. Giai đoạn này có thể tiến hành dễ dàng bởi người sử dụng đã phần nào quen với việc hoạt động của hệ thống.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 360 trang tài liệu này.

Đánh giá phương pháp thử nghiệm

(i) Ưu điểm

- Người sử dụng chủ động tham gia trong quá trình thiết kế và phát triển hệ thống

- Thời gian phát triển hệ thống ngắn do mức độ về các yêu cầu và giải pháp phát triển hệ thống thấp.

- Khắc phục được các vấn đề nảy sinh đối với phương pháp SDLC. Phương pháp này khuyến khích được sự tham gia tích cực của người sử dụng vào quá trình phát triển hệ thống; nhờ vậy mà loại bỏ được những sai sót thiết kế và lãng phí thường xảy ra khi các yêu cầu chưa được xác định một cách chính xác ngay tại thời điểm ban đầu.

(ii) Nhược điểm

- Người sử dụng có thể trở nên gắn bó với hệ thống thử nghiệm và không có mong muốn sử dụng hệ thống hoàn tất vì vậy có thể gây ra những bất cập trong quá trình vận hành hệ thống mới

- Đòi hỏi các chuyên gia công nghệ thông tin cần phải có các kỹ năng đặc biệt. Nếu chuyên gia không có kinh nghiệm làm việc với người sử dụng thì rất khó phát triển hệ thống.

- Khả năng hoàn thành thấp, phụ thuộc nhiều vào người sử dụng.

- Khó áp dụng cho các hệ thống cần tính toán nhiều và có nhiều thủ tục phức tạp.

- Khó xác định cách thức xây dựng một hệ thống lớn hoặc các phần của hệ thống. Khó kiểm soát trong quá trình phát triển.

2.2.3. Phương pháp phát triển ứng dụng nhanh (Rapid Application Development)

Đây là phương pháp kết hợp giữa phương pháp SDLC và phương pháp thử nghiệm. Mục đích của phương phát này là xây dựng được hệ thống thông tin chỉ trong vòng không đến một năm. Phương pháp phát triển ứng dụng nhanh

thường có đặc điểm giống phương pháp thử nghiệm nhiều hơn, đó là tạo ra một hệ thống riêng biệt, do đó sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các hệ thống không cần được xem xét.

1.3.1. Các bước triển khai hệ thống thông tin theo phương pháp phát triển ứng dụng nhanh

Hình 8.10: Các bước triển khai theo phương pháp phát triển ứng dụng nhanh

Nguồn: Trang 391, Managing Information Technology, Sixth Edition,

Pearson International Edition

Bước 1: Lập kế hoạch

Bước lập kế hoạch này được thực hiện tương tự như các trong giai đoạn lập kế hoạch trong phương pháp SDLC nhưng đơn giản hơn và thực hiện trong thời gian ngắn hơn.

Bước 2: Thiết kế hệ thống

Để thiết kế hệ thống thông tin, đội dự án sẽ tiến hành tổ chức các cuộc họp để người dùng và các chuyên gia cùng nhau trao đổi ý kiến đồng thời các các công cụ phần mềm tự động cũng được sử dụng để thúc đẩy tiến độ công việc. Một cuộc họp giao ban có thể kéo dài vài giờ và diễn ra liên tục trong vài ngày. Các cuộc họp thường diễn ra ở các địa điểm xa nơi làm việc của những

người tham dự để mọi người có thể tập trung hoàn toàn vào công việc. Các cuộc họp này cần đạt được sự đồng thuận giữa những người tham gia. Để các cuộc họp diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả cần một người chủ trì giỏi. Đó phải là người không chỉ am hiểu về phân tích hệ thống mà còn phải có kỹ năng quản lý, điều hành nhóm làm việc để có thể hóa giải các mâu thuẫn và hướng mọi người tập trung vào thiết kế hệ thống. Ngoài ra, các phần mềm hỗ trợ các tác vụ cũng cần đưa vào sử dụng một cách hiệu quả.

Bước 3: Phát triển hệ thống

Dựa trên các yêu cầu được đặt ra ở bước 2, Các phần mềm ứng dụng sẽ được sử dụng để phát triển hệ thống. Sau khi được hoàn thành, các nhân viên kinh doanh sẽ giúp phê chuẩn thiết kế giao diện và các thiết kế khác. Nếu có yêu cầu sửa đổi gì thì sẽ tiếp tục sử dụng các phần mềm hỗ trợ để chỉnh sửa và lại yêu cầu các nhân viên kinh doanh phê chuẩn như trên. Quy trình này diễn ra liên tục cho đến khi xây dựng được hệ thống đáp ứng yêu cầu của người dùng.

Bước 4: Vận hành hệ thống

Phương pháp này sử dụng chiến lược thay đổi toàn bộ hệ thống cũ bằng hệ thống mới. Do đó, khâu kiểm định hệ thống cần tranh thủ thực hiện cùng lúc với công tác huấn luyện người dùng và các công tác chuẩn bị khác của doanh nghiệp đang được hoàn tất. Các mốc thực hiện và rà soát lại dự án giống như trong phương pháp SDLC cũng được chú trọng trong phương pháp này. Tuy nhiên có một sự khác biệt là sau khi những người sử dụng đã ký chấp nhận bản thiết kế hệ thống họ vẫn được mong đợi là vẫn tích cực tham gia vào giai đoạn phát triển hệ thống và vẫn có quyền đưa ra các yêu cầu bổ sung về việc thay đổi thiết kế của hệ thống.

Đánh giá phương pháp phát triển ứng dụng nhanh

(i) Ưu điểm

- Phương pháp này phù hợp với các tổ chức chịu tác động của môi trường thay đổi nhanh và liên tục. Phương pháp này đòi hỏi chi phí thấp nhất do để xây dựng dự án chỉ cần đội dự án nhỏ gọn và thời gian triển khai dự án ngắn. Ngoài ra việc tăng cường sử dụng các phần mềm hỗ trợ cũng giúp tăng tốc độ triển khai dự án một cách đáng kể.

- Phương pháp này rất linh hoạt, cho phép thực hiện những thay đổi đôic với thiết kết dự án một cách nhanh chóng theo yêu cầu của người dùng.

(ii) Nhược điểm

- Chất lượng của hệ thống không đảm bảo do thời gian triển khai rất ngắn

- Phụ thuộc nhiều vào người sử dụng nên nếu người sử dụng không tham gia tích cực vào quá trình triển khi thì dự án khó hoàn thành.

2.3. Quy trình mua và triển khai phần mềm thương mại điện tử

Đây là việc doanh nghiệp thực hiện việc thiết kế và quản lý hệ thống thông tin dựa vào một tổ chức khác.

Doanh nghiệp thực hiện mua hệ thống bên ngoài khi:

- Doanh nghiệp bị giới hạn về cơ hội để khác biệt hóa các hoạt động dịch vụ của nó nhờ hệ thống thông tin

- Việc ngưng trệ dịch vụ hệ thống thông tin không ảnh hưởng nhiều đến các hoạt động của doanh nghiệp.

- Việc sử dụng nguồn lực bên ngoài không tước mất các bí quyết kỹ thuật quan trọng cần cho phát triển hệ thống thông tin trong tương lai của doanh nghiệp.

- Khả năng của hệ thống thông tin hiện có của doanh nghiệp bị hạn chế, không có hiệu quả và yếu kém về mặt kỹ thuật.

2.3.11. Các bước doanh nghiệp cần triển khai

Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để thuê mua hệ thống thông tin thường gồm 3 bước: Lập kế hoạch, Phát triển hệ thống và lắp đặt hệ thống.

A. Giai đoạn 1: Lập kế hoạch (Definition Phase)

Tương tự như bước lập kế hoạch trong mô hình SDLC, doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu, yêu cầu cụ thể đối với hệ thống. Đồng thời, dựa trên các yêu cầu đó để xác định các nhà cung cấp tiềm năng và các giải pháp, sau đó sẽ tiến hành thu thập các thông tin cần thiết để có thể đưa ra đánh giá chính xác. Giai đoạn này cũng trải qua 7 bước, trong đó hai bước đầu tương tự như các bước trong mô hình SDLC, nhưng 5 bước tiếp theo có những khác biệt để phù hợp với việc thực hiện thuê mua hệ thống.

Bước 1: Lập kế hoạch (Feasibility Analysis)

Trong bước đầu tiên này doanh nghiệp cần xác định cụ thể hệ thống thông tin cần được xây dựng. Ba nội dung cần đề cập đến là phạm vi của hệ thống, lợi ích kinh tế mà hệ thống sẽ mang lại và kế hoạch vận hành. Bên cạnh đó, cần xác định tính khả thi của việc mua hệ thống, điểu tra thị trường về sản phẩm và khả năng nhà cung cấp tiềm năng.

Bước 2: Mô tả hệ thống

Để có thể đặt mua được hệ thống phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp thì người mua cần đưa ra được các yêu cầu cụ thể và chính xác vì vậy đây là bước rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp chỉ đưa ra các yêu cầu chung chung thì người cung cấp khó nắm hết được mục đích của người mua và dẫn đến việc không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp và hệ thống không thực sự phù hợp với doanh nghiệp.

Bản mô tả cần nêu được những yêu cầu cụ thể về các vai trò của hệ thống ở mức độ có thể sử dụng bản mô tả này để đưa ra bản hỏi hàng (RFP-Request for Proposal) chính xác, đầy đủ để cung cấp cho các nhà cung cấp tiềm năng.

Bước 3: Lập danh sách các sản phẩm phù hợp

Trong bước này, doanh nghiệp sử dụng các mô tả về hệ thống ở bước 2 để loại bỏ bớt các sản phẩm tiềm năng ở bước 1. Bên cạnh đó cần xem xét năng lực

của các nhà cung cấp và loại bớt các nhà cung cấp đã từng có vấn đề trục trặc với khách hàng trước đó. Doanh nghiệp có thể thuê các chuyên gia trong ngành của mình để tư vấn nhằm chọn lựa ra được các nhà cung cấp có đủ năng lực cung cấp hệ thống phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp

Bước 4: Xây dựng các tiêu chí lựa chọn

Trong bước này các thành viên của đội dự án cần đưa ra các tiêu chí lựa chọn cụ thể về đặc tính của hệ thống cũng nhu những tiêu chí đối với các nhà cung cấp để lựa chọn được hệ thống phù hợp nhất. Đội dự án cần xác định những tiêu chí nào là bắt buộc và những tiêu chí nào có thể linh hoạt.

Đối với nhà cung cấp, các tiêu chí bắt buộc có thể bao gồm:

- Nhà cung cấp đó đã có bao nhiêu năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này;

-Quy mô của nhà cung cấp, doanh nghiệp của họ có bao nhiêu nhân viên, trong đó có bao nhiêu chuyên gia trong lĩnh vực này;

- Xem xét bản báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong 5 năm gần nhất;

- Các mặt hàng chính, doanh thu hàng năm của các mặt hàng đó;

- Trụ sở và chi nhánh của công ty cũng như địa chỉ của bộ phận hỗ trợ khách hàng;

- Các hình thức và mức độ hỗ trợ khách hàng trước, trong và sau khi mua

hàng;

Đối với hệ thống, các tiêu chí bắt buộc bao gồm:

- Chức năng của gói hệ thống: hệ thống cần có thể thực hiện đa chức năng và dễ dàng điều chỉnh để phù hợp nhất với khách hàng.

- Các yêu cầu về kỹ thuật bao gồm các tiêu chí đối với phần cứng và hệ thống các phần mềm để triển khai hệ thống và các yêu cầu về cơ sở dữ liệu cần thiết. Cũng cần đưa ra các yêu cầu về loại hình, số lượng và nội dung của các tài liệu hướng dẫn liên quan đến phần cứng và phần mềm của gói hệ thống để sử

dụng trong quá trình lắp đặt, vận hành, bảo trì cũng như để huấn luyện người dùng.

Bước 5: Xây dựng bản mời thầu (RFP)

Đây là văn bản được sử dụng để gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng yêu cầu họ đưa ra các bản chào hàng trong đó mô tả chi tiết gói sản phẩm của họ cũng như giải thích sản phẩm của họ phù hợp với các yêu cầu do doanh nghiệp đưa ra như thế nào.

Đội dự án dựa trên các tiêu chí đã được xác định ở trên để xây dựng RFP. Bản RFP giúp các nhà cung cấp nắm được mục tiêu xây dựng hệ thống cũng như các yêu cầu đặt ra đối với hệ thống; mô tả về giá của gói hệ thống cũng như các phụ phí liên quan đến công tác tập huấn và tư vấn, đặc điểm của doanh nghiệp sử dụng hệ thống, các tiêu chí đánh giá bản chào hàng và các điều kiện để dự thầu. Bước 5 kết thúc khi bản mời thầu này được hoàn tất và gửi đến các nhà cung cấp.

Bước 6: Đánh giá các hồ sơ dự thầu và lựa chọn gói sản phẩm phù hợp nhất

Đội dự án đánh giá các hồ sơ dự thầu dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra đối với hệ thống và các tiêu chí cụ thể đã được xác định. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần yêu cầu cung cấp các bản thử nghiệm để cài đặt dùng thử. Ngoài ra, cũng cần tiến hành khảo sát ý kiến của người dùng ở các công ty đã triển khai gói hệ thống. Nhà cung cấp có nghĩa vụ cung cấp cho doanh nghiệp các tài liệu tham khảo dạng này dựa trên chính những yêu cầu của doanh nghiệp: ví dụ phải cung cấp thông tin tham khảo của những doanh nghiệp có cùng quy mô, ngành nghề, có vị trí địa lý gần nhau...

Đây là khâu rất quan trọng quyết định sự thành công của hệ thống, vì vậy, đội dự án cần dành nhiều thời gian và nhân lực vào khâu này để có những đánh