Triển Khai Dự Án Thương Mại Điện Tử Trong Doanh Nghiệp

Có rất nhiều giải pháp cũng như lựa chọn để có thể xây dựng được hệ thống thương mại điện tử cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung cần phải đầu tư vào các yếu tố sau:

Đầu tư đường truyền mạng Internet, cung cấp khả năng kết nối kho dữ liệu về thông tin sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp với các khách hàng trên toàn thế giới, các loại đường truyền phổ biến hiện nay là kênh thuê riêng (Leased-line), dịch vụ Internet băng thông rộng (ADSL),…

Đầu tư hệ thống máy chủ, nơi sẽ cài đặt các chương tình ứng dụng, lưu trữ dữ liệu để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, việc đầu tư này có thể là tự đầu tư hoặc thuê lại của các nhà cung cấp dịch vụ (hosting).

Thuê một tên miền gắn chặt với thương hiệu của công ty, gắn chặt với mục đích hoạt động kinh doanh của công ty, để quảng bá thông tin phục vụ cho việc kinh doanh.

Đầu tư phần mềm cho hệ thống thương mại điện tử (như website), các phần mềm hỗ trợ bao gồm cả các phần mềm dịch vụ, các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu,…

Các yếu tố tạo thành hệ thống thương mại điện tử này có quan hệ mật thiết với nhau và phụ thuộc lẫn nhau. Do đó để triển khai thương mại điện tử cần tìm hiểu kỹ các yếu tố để tránh đầu tư lãng phí.

2. Triển khai dự án thương mại điện tử trong doanh nghiệp

2.1. Các phương pháp triển khai dự án thương mại điện tử trong doanh nghiệp

Để triển khai dự án thương mại điện tử trong doanh nghiệp, nhà quản lý có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau:

- Doanh nghiệp sử dụng nguồn nội lực để xây dựng hệ thống, xây dựng phần mềm ứng dụng thương mại điện tử

- Doanh nghiệp mua hệ thống bên ngoài

2.2. Quy trình xây dựng phần mềm ứng dụng thương mại điện tử

2.2.1. Phương pháp SDLC (System Development life Cycle)

Phương pháp SDLC còn có tên là phương pháp thác nước (Waterfall) - triển khai dự án hệ thống thông tin theo từng bước.

Hình 8. 3: Phương pháp SDLC

Lập kế hoạch

 Lập kế hoạch

Phát triển hệ thống

 Thiết kế hệ thống

 Xây dựng hệ thống

 Kiểm định hệ thống

Vận hành hệ thống

 Cài đặt hệ thống

 Vận hành hệ thống

Nguồn: Trang 376, Information Technology, Sixth Edition, Pearson

International Edition

Các bước triển khai

Để thực hiện phương pháp này doanh nghiệp cần thực hiện lần lượt 9 bước bởi từng bước có mối liên hệ mật thiết với nhau, bước trước làm tiền đề cho bước sau.

Hình 8. 4: Các bước triển khai dự án hệ thống thông tin theo phương pháp SDLC

Nguồn: Trang 376, Managing Information Technology, Sixth Edition,

Pearson International Edition

A. Giai đoạn 1: Lập kế hoạch (Definition Phase):

Bước 1. Lập kế hoạch (Feasibility analysis)

Trong bước đầu tiên này doanh nghiệp cần xác định cụ thể hệ thống thông tin cần được xây dựng. Ba nội dung cần đề cập đến là phạm vi của hệ thống, lợi ích kinh tế mà hệ thống sẽ mang lại và kế hoạch vận hành.

Bản kế hoạch của dự án cần chỉ ra mục đích xây dựng hệ thống thông tin để thực hiện những công việc gì, những kết quả mà hệ thống sẽ mang lại, những ứng dụng nào sẽ được triển khai, làm thế nào để có được các phần mềm ứng dụng đó và hệ thống cần một cơ sở dữ liệu như thế nào. Một yêu cầu hết sức quan trọng là cần phải xác định được phạm vi hoạt động của hệ thống: đối tượng phục vụ của hệ thống, các hoạt động cụ thể của hệ thống.

Về mặt kinh tế, đội dự án cần phân tích xem cần phải đầu tư bao nhiêu cho dự án, dự trù những chi phí có thể giảm bớt; những nguồn thu có thể tạo ra (doanh thu có được từ việc tăng tốc độ ra quyết định, cải thiện quy trình lập kế hoạch và quản lý hay có thêm những cơ hội kinh doanh mới; cũng như những

lợi ích khác mà hệ thống có thể mang lại cho hoạt động chung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng cần lưu ý rằng, những lợi ích kinh tế mà hệ thống thông tin mang lại không chỉ là những lợi ích có thể đo đếm được mà còn có cả những lợi ích vô hình như: hệ thống sẽ giúp DN cải thiện dịch vụ khách hàng, giúp DN có những thông tin chính xác, đáng tin cậy và đầy đủ để đưa ra các quyết định kinh doanh một cách nhanh chóng, dữ liệu sẽ được xử lý nhanh hơn,

… Mặt khác, việc đánh giá những lợi ích mà dự án mang lại cũng cần phải xem xét những rủi ro có thể gặp phải. Không nên triển khai một dự án có mức độ rủi ro cao và đem lại lợi ích thấp.

Việc xác định số tiền đầu tư cần thiết cho dự án là hết sức quan trọng. Trước hết cần hạch toán chi phí theo kế hoạch thực hiện dự án cụ thể theo tuần hoặc theo tháng và dự kiến chi phí tổng thể cho toàn bộ quá trình lắp đặt và vận hành hệ thống.

Bảng 8.1: Chi phí dành cho xây dựng hệ thống

Các hoạt động

% tổng chi phí	Thành tiền ( US Dollar )
Giai đoạn Lập kế hoạch Lập kế hoạch Mô tả hệ thống	5 25	50,000 250,000
Giai đoạn phát triển hệ
thống	15	150,000
Thiết kế hệ thống	15	150,000
Xây dựng hệ thống	13	130,000
Kiểm định hệ thống	12	120,000
Xây dựng tài liệu hướng
dẫn

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 360 trang tài liệu này.

Gồm Cài đặt, Vận hành và Bảo trì hệ thống

150,000

Total

100%

1,000,000

Giai đoạn vận hành hệ thống

Nguồn: Trang 377, Managing Information Technology, Sixth Edition,

Pearson International Edition

Mặt khác, bản kế hoạch cần xây dựng kế hoạch thực hiện dự án bao gồm nhiệm vụ, các nguồn lực cần huy động và khung thời gian thực hiện. Khung thời gian thực hiện chính là định ra các mốc thực hiện dự án là những thời điểm quan trọng đánh dấu một nhóm nhiệm vụ được hoàn thành.

Bước 2: Mô tả hệ thống (requirements definition)

Sau khi bản kế hoạch đã được thông qua thì bước tiếp theo là mô tả hệ thống. Một bản mô tả hệ thống đầy đủ, chính xác sẽ quyết định việc doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống thông tin phù hợp và có chiến lược phát triển hệ thống đúng đắn. Ngược lại, nếu bản mô tả hệ thống thông tin không chuẩn xác sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp phải bỏ ra rất nhiều chi phí để xây dựng một hệ thống không phù hợp và thậm chí còn phải chi nhiều hơn số tiền đầu tư ban đầu để sửa đổi hệ thống.

Do tính chất quan trọng ở bước này mà các chuyên gia công nghệ thông tin cần tham khảo ý kiến của những người sẽ sử dụng hệ thống và những người chịu trách nhiệm vận hành hệ thống. Có thể sử dụng các phương thức đa dạng để lấy ý tưởng xây dựng bản mô tả hệ thống của các bên có liên quan. Cần xin ý kiến chỉ đạo của các lãnh đạo, phỏng vấn từng cá nhân hoặc theo nhóm các đại diện của cộng đồng những người sẽ sử dụng hệ thống thông tin. Ngoài ra nên nghiên cứu các tài liệu có liên quan như các kế hoạch kinh doanh, những ý kiến than phiền về hệ thống hiện tại, các bản mô tả công việc chuyên môn của các bộ

phận, hay thậm chí là các công trình nghiên cứu về các hệ thống tương tự. Những người thực hiện bản mô tả có thể quan sát quá trình tác nghiệp của các nhân viên trong doanh nghiệp từ đó có thể nắm bắt được những khó khăn, trở ngại và các lỗi thường gặp phải để từ đó xây dựng được một hệ thống sẽ hỗ trợ khắc phục những nhược điểm đó.

Bản mô tả này nên tập trung mô tả các quy trình, cách thức lưu chuyển và trao đổi dữ liệu hơn là mô tả về cách thức lắp đặt và vận hành hệ thống thông tin. Bản mô tả cần nêu được những yêu cầu cụ thể đối với hệ thống để những người chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống có thể theo dõi và thực hiện đúng theo mô tả. Trong quá trình xây dựng bản mô tả có thể nảy sinh những ý kiến bất đồng giữa những người sẽ sử dụng hệ thống, do đó các chuyên gia cần đưa ra những phân tích cụ thể và chính xác để có thể đạt được sự đồng thuận, ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể thuê các chuyên gia tư vấn bên ngoài để có thể nhanh chóng xây dựng được một bản mô tả hệ thống phù hợp.

Kết quả của bước này là bản Mô tả hệ thống thông tin cụ thể bao gồm mô tả các yếu tố đầu vào và đầu ra của hệ thống, và các quy trình được sử dụng để chuyển hóa các dữ liệu đầu vào thành các những kết quả theo yêu cầu. Bản mô tả có thể dày hàng trăm trang với các sơ đồ, mô hình miêu tả chi tiết về hệ thống. Đồng thời trong đó nên đưa vào phân tích chi phí cũng như những kết quả dự kiến thu được từ hệ thống này và kế hoạch phát triển dự án tiếp theo. Sau khi lập bản mô tả hệ thống cần yêu cầu những người sẽ sử dụng hệ thống ký xác nhận vể những yêu cầu đối với hệ thống thông tin.

B. Giai đoạn 2: Phát triển hệ thống (Construction Phase)

Bước 3: Thiết kế hệ thống (System Design)

Trong bước này, các chuyên gia hệ thống thông tin sẽ dựa trên Bản mô tả hệ thống trong bước 2 để thiết kế cơ sở kỹ thuật cho hệ thống. Các chuyên gia sẽ đưa ra quyết định sẽ sử dụng các thiết bị phần cứng gì và phần mềm hệ thống

nào để vận hành hệ thống, thiết kế cấu trúc và nội dung cơ sở dữ liệu, và quyết định dùng các thiết bị truyền thông nào cho hệ thống. Những nội dung cần thiết kế bao gồm: giao diện người sử dụng, cách thức tổ chức dữ liệu, cách thức khai thác hệ thống qua mạng, quy trình xử lý dữ liệu. Thiết kế một hệ thống phù hợp là rất quan trọng bởi tính chất kỹ thuật của hệ thống không thể bổ sung sau này, nó phải được thiết kế phù hợp cho hệ thống ngày từ ban đầu.

Một hệ thống tốt là hệ thống có các công cụ quản lý đầy đủ nhằm đảm bảo dữ liệu của hệ thống luôn chính xác và các thông tin mà hệ thống cung cấp luôn chuẩn xác. Bên cạnh đó, hệ thống này phải có độ tin cậy cao, bất cứ khi nào xảy ra sự cố, hệ thống đều có thể hồi phục và tiếp tục hoạt động mà không bị mất dữ liệu và không cần biện pháp khắc phục đáng kể nào. Hệ thống cần hoạt động liên tục và không bị tác động bởi các thay đổi nhỏ từ môi trường bên ngoài. Hệ thống cũng cung cấp cho máy tính của những người dùng các ứng dụng liên quan để dữ liệu chung có thể được trao đổi dễ dàng. Hệ thống cần hoạt động hiệu quả, nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu được gửi đến, xử lý tốt và kịp thời các dữ liệu được gửi đến và truyền dữ liệu đi, lưu trữ tốt dữ liệu và sử dụng triệt để các tài nguyên trên máy tính. Hệ thống cần có tính linh hoạt và đầy đủ dữ liệu để cung cấp cho người dùng cũng như các chuyên viên hệ thống. Hệ thống cần có các lựa chọn để đầu vào và đầu ra của nó có thể tương thích được với phần cứng và môi trường các phần mềm ứng dụng của nó và có thể dễ dàng thay đổi hay bảo dưỡng. Cuối cùng hệ thống cần “thân thiện” với người dùng: dễ dàng học và sử dụng, không bao giờ làm cho người dùng có cảm giác chán nản và thất vọng.

Nhằm đảm bảo cho hệ thống được thiết kế chính xác và đầy đủ, các chuyên gia hệ thống cần liên tục thử nghiệm hệ thống trước với các đồng nghiệp, sau đó là các người dùng bằng cách sử dụng các mô hình đồ họa.

Kết quả có được ở bước này là một bản thiết kế chi tiết để cung cấp cho các lập trình viên và các nhân viên kỹ thuật. Bản thiết kế cần được thể hiện dưới nhiều góc độ khác nhau nhờ được tạo ra bởi rất nhiều các loại công cụ, như biểu đồ biểu thị cấu trúc hệ thống, …Bản thiết kế cần miêu tả chi tiết các cơ sở dữ liệu và các chương trình ứng dụng cho hệ thống. Đồng thời cần đưa ra một bản kế hoạch thực hiện các bước tiếp theo trong giai đoạn này. Sau đó, bản thiết kế này cần được các người dùng và những người quản lý hệ thống thông qua trước khi thực sự bắt tay vào xây dựng hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.

Bước 4: Xây dựng hệ thống (System Building)

Tại bước này các chuyên gia sẽ thực hiện xây dựng hệ thống một cách thực tế dựa trên những gì đã được thiết kế ở bước trước. Đó là xây dựng giao diện người sử dụng, xây dựng cơ sở dữ liệu, xây dựng các thành phần của mạng và viết các chương trình xử lý dữ liệu. Các chuyên gia hệ thống thông tin là những người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động này. Tuy nhiên người dùng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc góp ý cho những thiếu sót và hỗ trợ các chuyên gia khi cần làm rõ các yêu cầu nêu ra trong bản mô tả cũng như bản thiết kế hệ thống.

Bước 5: Kiểm định hệ thống (System Testing)

Đây là bước hết sức quan trọng và thời gian dành cho bước này có thể ngang bằng với thời gian dùng để thiết kế và xây dựng hệ thống. Mục đích của bước này là để đảm bảo hệ thống được tạo ra phù hợp với các yêu cầu được đưa ra trước đó, và xem hệ thống hoạt động có hiệu quả không và tính bảo mật của hệ thống có tốt không.

Trước hết các chuyên viên hệ thống thông tin tiến hành chạy thử hệ thống, sau đó sẽ chạy thử cho người dùng kiểm tra.

Các chuyên viên hệ thống chịu trách nhiệm kiểm định hệ thống để đảm bảo tạo ra một hệ thống có chất lượng cao và hoạt động hiệu quả. Quy trình