Chiến Lược Vận Hành Thí Điểm

kiểm định sẽ là: trước tiên cần tiến hành kiểm tra từng phần việc, kiểm tra xem các nhóm có tương tác với nhau không, cuối cùng là kiểm tra toàn bộ hệ thống và chạy thử toàn bộ hệ thống. Các lỗi của hệ thống có thể được phát hiện qua tất cả các khâu trong quá trình chạy thử. Tuy nhiên việc sửa chữa các lỗi này sẽ rất khó khăn ở khâu cuối cùng khi rất nhiều các tiểu hệ thống đã được kết nối với nhau. Do đó, cần dành phần lớn thời gian cho việc phát hiện và sửa lỗi ở khâu kiểm tra cuối cùng này.

Những người sử dụng hệ thống cũng tham gia vào hoạt động kiểm định hệ thống. Đây là bước kiểm tra cuối cùng để quyết định xem người dùng có chấp nhận hệ thống không. Người dùng sẽ chạy thử hệ thống để đánh giá năng lực hoạt động của hệ thống có đáp ứng yêu cầu của họ không. Việc người dùng tham gia vào giai đoạn chạy thử nghiệm hệ thống này sẽ đảm bảo cho việc họ sẽ chấp nhận sử dụng hệ thống mới và hoạt động này cũng sẽ cung cấp cho người dùng kiến thức cơ bản về hệ thống đặt nền móng cho khâu huấn luyện người dùng hệ thống sau này.

Bước 6: Xây dựng tài liệu hướng dẫn (Documentation)

Tài liệu hướng dẫn về hệ thống là những thông tin hết sức cần thiết nhằm cung cấp cho các thành viên trong đội dự án trong quá trình phát triển hệ thống bởi hệ thống thông tin rất phức tạp và không thể biểu đạt hết được khi mô tả bằng lời nói.

C. Giai đoạn 3: Lắp đặt và vận hành hệ thống (Implementation Phase)

Bước 7: Cài đặt hệ thống

Các chuyên viên hệ thống và cả người dùng sẽ cùng tham gia tích cực vào bước này. Các hoạt động cần thực hiện bao gồm chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Người dùng sẽ phải tham gia vào việc chuyển đổi dữ liệu, bên cạnh đó, những dữ liệu cũ có thể không chuẩn xác và không đầy đủ nên cần các người dùng kiểm định lại và loại bỏ bớt.

Một hoạt động khác cũng rất quan trọng là tổ chức tập huấn cho những người sẽ sử dụng hệ thống mới cũng như những người sẽ chịu ảnh hưởng bởi hoạt động của hệ thống. Các lớp tập huấn cần được lên lịch sao cho đảm bảo mọi người đã được trang bị đầy đủ kỹ năng khi hệ thống được đưa vào vận hành nhưng cũng không nên tổ chức các lớp tập huấn quá sớm vì như vậy mọi người sẽ quên những kiến thức đã được học.

Ngoài ra, các chuyên viên hệ thống sẽ chịu trách nhiệm lắp đặt phần cứng và cài đặt các phần mềm ứng dụng và mạng truyền thông.

Việc chuyển đổi sang làm việc với hệ thống mới sẽ là một quá trình khó khăn đối với người dùng bởi hệ thống mới sẽ làm thay đổi các hoạt động của doanh nghiệp. Người dùng không chỉ phải học cách sử dụng hệ thống mới mà còn phải thay đổi thói quen làm việc của họ. Thậm chí các phần mềm ứng dụng có thể rất hoàn hảo nhưng việc vận hành hệ thống có thể thất bại nếu người dùng không muốn dùng hệ thống hoặc không biết cách sử dụng nó như thế nào. Vì vậy quá trình chuyển đổi cần được thực hiện hết sức cẩn thận.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 360 trang tài liệu này.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các chiến lược sau để chuyển đổi người dùng từ hệ thống cũ sang sử dụng hệ thống mới.

Chiến lược vận hành song song (Parallel Strategy): Doanh nghiệp vẫn duy trì hệ thống cũ hoạt động song song với hệ thống cũ cho đến khi hệ thống mới chạy tốt và đi vào ổn định. Đây là chiến lược chuyển đổi thận trọng bởi nó cho phép doanh nghiệp sử dụng hệ thống cũ trong trường hợp hệ thống mới gặp trục trặc. Tuy nhiên, sẽ rất khó quản lý các hoạt động của doanh nghiệp bởi nhân viên sẽ phải đồng thời sử dụng cả hai hệ thống và phải so sánh kết quả với nhau để khẳng định được hệ thống mới hoạt động tốt. Hơn nữa, khi có sự trái ngược giữa kết quả của hai hệ thống thì lại cần phải kiểm tra lại xem nguyên nhân là do đâu và sửa lại, vì vậy, việc tiến hành sử dụng hai hệ thống song song rất khó khăn và căng thẳng.

Hình 8.5: Chiến lược vận hành song song

Hệ thống cũ

Hệ thống mới

Nguồn: Trang 381, Managing Information Technology, Sixth Edition,

Pearson International Edition

Chiến lược vận hành thí điểm (Pilot Strategy)

Chiến lược này rất thích hợp khi có thể sử dụng hệ thống mới cho một phần của doanh nghiệp. Mục đích của chiến lược này là để phát hiện và giải quyết càng nhiều các vấn để có thể nảy sinh trong quá trình vận hành hệ thống trước khi sử dụng hệ thống cho toàn bộ tổ chức. Ví dụ, tại những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, thì có thể sử dụng thí điểm hệ thống mới tại một chi nhánh và thu thập các kinh nghiệm trong việc chuyển đổi dữ liệu cũng như giải quyết các lỗi phát sinh trước khi vận hành hệ thống trong toàn doanh nghiệp. Nếu trong quá trình vận hành thí điểm hệ thống gặp lỗi nặng thì có thể trì hoãn việc ứng dụng trong toàn doanh nghiệp cho đến khi giải quyết được vấn đề đó một cách triệt để. Chiến lược thí điểm này rất phù hợp khi có lo ngại về những rủi ro lớn có thể xảy ra đối với tổ chức khi vận hành hệ thống mới.

Hình 8.6: Chiến lược vận hành thí điểm

Hệ thống cũ

Hệ thống mới

Nguồn: Trang 381, Managing Information Technology, Sixth Edition,

Pearson International Edition

Chiến lược bậc thang (Phasing Strategy)

Đối với các doanh nghiệp có hệ thống lớn và phức tạp thì nên chuyển đổi hệ thống từng bước một. Doanh nghiệp sẽ chia nhỏ hệ thống thành các hệ thống nhỏ trong mối tương quan với nhau và vận hành các hệ thống nhỏ theo từng bước nhất định một cách logic để cuối cùng có thể liên kết các hệ thống này lại với nhau thành một hệ thống mới hoàn chỉnh. Ví dụ, với một hệ thống xử lý đơn hàng và quản lý kho hàng lớn thì trước hết doanh nghiệp cần chuyển đổi cách thức nhập và xử lý đơn hàng, sau đó chuyển đổi phương thức quản lý kho hàng bằng các phần mềm máy tính và cuối cùng mới là liên kết hai hệ thống này với nhau.

Hình 8. 7: Chiến lược bậc thang

Hệ thống cũ

Hệ thống mới

Nguồn: Trang 382, Managing Information Technology, Sixth Edition,

Pearson International Edition

Chiến lược thay thế toàn bộ (Cutover Strategy)

Trong chiến lược này, doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn hệ thống cũ khi vận hành hệ thống mới. Đây là chiến lược có tính rủi ro cao nhất nhưng đây là chiến lược phù hợp khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc cùng lúc vận hành cả hai hệ thống và nó cũng giúp doanh nghiệp thích nghi với hệ thống mới nhanh hơn.

Hệ thống cũ

Hình 8. 8: Chiến lược thay thế toàn bộ

Hệ thống mới

Nguồn: Trang 382, Managing Information Technology, Sixth Edition,

Pearson International Edition

Bước 8: Vận hành hệ thống

Tại bước này, thông thường đội dự án sẽ giải tán và trách nhiệm đối với hệ thống thông tin sẽ được chuyển giao cho đội ngũ vận hành máy tính và hỗ trợ kỹ thuật. Trong quá trình chuyển giao này, để đảm bảo có thể đưa hệ thống vào hoạt động thì đội dự án cần giao lại các tài liệu hướng dẫn cho đội ngũ vận hành máy tính. Tài liệu hướng dẫn bao gồm các tài liệu kỹ thuật dành cho các chuyên viên hệ thống những người sẽ vận hành và bảo trì hệ thống và các tài liệu dành cho người dùng hệ thống.

Bước 9: Bảo trì hệ thống

Mục đích của bước này nhằm kiểm soát và hỗ trợ hệ thống mới để đảm bảo nó đáp ứng được những mục tiêu khác nhau của doanh nghiệp. Công việc bảo trì trước tiên là bảo trì chỉnh sửa. Sau khi hệ thống được đưa vào hoạt động và phát sinh các vấn để thì phải tiến hành hoạt động bảo trì hệ thống để sửa chữa các lỗi đã không thể phát hiện và sửa chữa trong giai đoạn chạy thử. Hoạt động bảo trì hoàn thiện hệ thống như thay đổi quy tắc quản lý hệ thống hay sử dụng các phần mềm và phần cứng mới,… cũng cần được thực hiện nhằm biến đổi hệ thống cho phù hợp với những thay đổi trong môi trường của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sau một thời gian đưa hệ thống vào sử dụng thì các người dùng, đặc biệt là các nhà lãnh đạo sẽ đưa ra rất nhiều ý kiến cải tiến hệ thống từ những thay đổi nhỏ đến yêu cầu thay thế các mô-đun trong hệ thống, do đó các kỹ thuật viên sẽ phải bảo trì để nâng cấp hệ thống. Cuối cùng là bảo trì mở rộng, thay đổi hệt thống trên quy mô lớn để phù hợp với môi trường mới. Do môi trường kinh doanh và công nghệ thay đổi rất nhanh nên bộ phận vận hành hệ thống cần lên kế hoạch định kỳ nâng cấp hệ thống. Chi phí dành cho công tác duy trì hệ thống bao giờ cũng chiếm khoảng 70% tổng chi phí cho toàn bộ thời gian phát triển hệ thống.

Để tạo ra sự thay đổi cho một hệ thống thì các chuyên viên bảo trì hệ thống cần xác định chương trình nào cần sửa đổi và phần nào trong chương trình đó cần thay đổi và cần phải hiểu rõ cấu trúc của hệ thống thông qua các tài liệu hướng dẫn. Do đó khi tạo ra sự thay đổi trong hệ thống thì cũng cần thay đổi đồng thời các tài liệu hướng dẫn tương ứng. Nếu không sửa đổi tài liệu hướng dẫn thì sẽ dẫn đến những hậu quả rất to lớn do thông tin trong tài liệu bị cũ và không chính xác sẽ dẫn đến những chỉ dẫn sai cho các kỹ thuật viên trong quá trình vận hành và duy trì hệ thống. Hơn nữa, khi thực hiện các thay đổi đối với hệ thống thì có thể xảy ra hiệu ứng liên hoàn đó là những thay đổi này có thể tạo ra những tác động không thể dự tính trước đối với một số phần trong hệ thống.

2.1.1.2. Đánh giá phương pháp SDLC

(i) Ưu điểm

- Quy trình triển khai có cấu trúc hết sức chặt chẽ từ mô tả yêu cầu đối với hệ thống, thiết kế, phát triển, kiểm định hệ thống và cuối cùng là vận hành hệ thống. Hệ thống các bước triển khai rất rõ ràng, cụ thể với việc phân công nhiệm vụ rất rõ ràng cho các chuyên gia công nghệ thông tin và người sử dụng; đề ra cụ thể các mốc hoàn thành các nhiệm vụ, các nguyên tắc cần tuân thủ, các yêu cầu chi tiết về kết quả sẽ đạt được. Do đó, đội dự án có thể xây dựng được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh đúng thời gian với chi phí không vượt quá ngân sách được cấp.

- Người sử dụng tham gia tích cực vào quá trình thiết kế và xây dựng hệ thống do đó họ sẽ chủ động và dễ dàng sử dụng hệ thống mới;

(ii) Nhược điểm

- Thời gian để triển khai dự án rất dài và chi phí cho dự án lớn. Do vậy có thể xảy ra tình trạng các yêu cầu đưa ra đối với hệ thống ở bước mô tả, thiết kế hệ thống không còn phù hợp với môi trường của doanh nghiệp vốn luôn thay đổi rất nhanh chóng, trong khi các bước phát triển hệ thống luôn phải thực hiện

đúng các yêu cầu đã được đặt ra ở bước trước. Nếu muốn điều chỉnh các yêu cầu thì phải quay lại các bước ban đầu để sửa đổi nên rất mất thời gian đồng nghĩa với tốn kém thêm nhiều chi phí và tiến độ dự án sẽ bị chậm lại.

- Tính phụ thuộc giữa các bước thực hiện dự án rất cao nên nếu ở bước trước có sự thiếu chính xác thì sẽ dẫn đến sai sót ở các bước sau và để sửa đổi thì phải làm lại từ đầu. Ngoài ra, do áp lực phải thực hiện đúng tiến độ đã đặt ra ở bước trước nên có thể dẫn đến tình trạng đẩy nhanh tốc độ bằng cách làm cẩu thả; hậu quả là chất lượng của hệ thống sẽ không được đảm bảo.

2.2.2. Phương pháp thử nghiệm (Prototyping Methodology)

Phương pháp xây dựng hệ thống thử nghiệm là quá trình xây dựng một hệ thống thử nghiệm một cách nhanh chóng nhằm mô tả và đánh giá hệ thống để những người sử dụng có thể nhanh chóng xác định các yêu cầu cần thêm và chỉnh sửa qua quá trình sử dụng hệ thống thử nghiệm đó.

Nếu như phương pháp SDLC rất phù hợp khi cần xây dựng một hệ thống lớn và phức tạp thì phương pháp thử nghiệm này lại là giải pháp khi khó mô tả rõ ràng, cụ thể chức năng của hệ thống hay cần ngay một hệ thống để dùng thử nhằm thích nghi với sự thay đổi của môi trường.

Các bước triển khai dự án hệ thống thông tin theo phương pháp thử nghiệm

Hình 8. 9: Các bước triển khai

Nguồn: Trang 388, Managing Information Technology, Sixth Edition,

Pearson International Edition

Bước 1: Xác định các yêu cầu cơ bản đối với hệ thống

Các chuyên gia công nghệ thông tin và người sử dụng cùng nhau xây dựng các yêu cầu cơ bản đối với hệ thống: sử dụng những dữ liệu nào để nhập vào hệ thống, quy trình xử lý dữ liệu, và các kết quả đạt được. Những yêu cầu này chỉ là những điểm chính, là điểm khởi đầu để xây dựng hệ thống chứ không phải là bản mô tả hoàn chỉnh hệ thống.

Bước 2: Phát triển hệ thống thử nghiệm ban đầu

Dựa trên các yêu cầu cơ bản được đặt ra, các chuyên gia sẽ xây dựng hệ thống thử nghiệm ban đầu. Bước phát triển hệ thống này có thể diễn ra trong vài ngày hoặc vài tuần tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của hệ thống. Sau khi được hoàn thành, hệ thống thử nghiệm ban đầu sẽ được đưa vào sử dụng thử nghiệm.

Bước 3: Sử dụng thử nghiệm hệ thống