bảo tiến độ, chất lượng và thông tin thông suốt trong quá trình phân phối. Trong các loại hàng hóa được phân phối tại VINAFCO, phải kể đến NH3- loại hàng có số lượng các nhà vận chuyển chỉ đếm trên đầu ngón tay. VINAFCO là công ty vận chuyển thành công nhất các chuyến hàng NH3 nhằm mục đích sản xuất mì chính.
Đặc biệt công ty đã áp dụng và trở thành công ty đầu tiên tại Việt Nam thực hiện mô hình phân phối hàng hóa 3PL ( Third Party Logistics ) phân phối hàng hóa trọn gói từ khâu bảo quản, lưu giữ hàng hóa, đến khâu vận chuyển, giao nhận tận nơi khách hàng yêu cầu bằng các hình thức vận chuyển như ôtô, vận chuyển bằng xe máy được khách hàng sơn ICI đánh giá cao. Ngoài ra công ty đang hướng đến việc cung cấp dịch vụ vận chuyển, giao nhận phân phối hàng hóa theo thời gian mà khách hàng yêu cầu.
Dịch vụ cung ứng 3PL( Third Party Logistics) trọn gói do VINAFCO LOGISTICS là nhà cung cấp thành công tại Việt Nam.
Vào những năm gần đây thị trường vận tải, kho bãi và giao nhận Việt Nam đã cho thấy sự phát triển bùng nổ của các dịch vụ logistics. Đi kèm theo đó, các doanh nghiệp sản xuất trong nước đã nhận thức được rằng các công đoạn trong logistics sẽ là hướng phát triển tất yếu trong việc hoàn thiện khâu tổ chức quản lý chuỗi cung ứng, là yếu tố quan trọng góp phần hạ giá thành sản phẩm.
Dự đoán trước được sự chuyển biến mạnh mẽ của thị trường logistics tại Việt Nam, kể từ năm 2000 trở về đây VINAFCO LOGISTICS đã đầu tư hàng loạt hệ thống kho bãi quy mô và đạt tiêu chuẩn hiện đại tại 2 Trung tâm: Trung Tâm Tiếp Vận Tiên Sơn với diện tích hơn 35.000m2 tại KCN Tiên Sơn
- Bắc Ninh và Trung Tâm Tiếp Vận Bạch Đằng hơn 10.000m2 tại Hà
Nội. Ngay từ những ngày đầu thành lập, lãnh đạo Công ty đã có chủ trương
tiếp cận với những khách hàng chuyên nghiệp. Thông qua đó, VINAFCO LOGISTICS được cọ sát với cách tổ chức, quản lý chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn kỹ thuật cao từ các đối tác và đã trưởng thành mạnh mẽ qua thời gian ngắn hoạt động. Điều đáng nói nhất là việc công ty đã đàm phán, ký kết và thực hiện thành công các hợp đồng cung cấp dịch vụ logistics với các khách hàng lớn, yêu cầu dịch vụ cao, điển hình như:
Công ty TNHH Dutch Lady Việt Nam ( Sữa Cô Gái Hà Lan ).
Công ty TNHH Dầu Nhớt Exxonmbil Việt Nam.
Công ty TNHH Nestle Việt Nam .
Công ty TNHH Sơn ICI Việt Nam.
Công ty TNHH Honda Việt Nam .
Công ty TNHH Yamaha Việt Nam .
Với phương châm “ Sự hài lòng của khách hàng về chất lượng dịch vụ là mục tiêu phấn đấu của Công ty ”, VINAFCO LOGISTICS đã được khách hàng đánh giá rất cao về chất lượng dịch vụ.
Trong thời kỳ Việt Nam hội nhập và mở cửa, dịch vụ logistics luôn luôn có xu thế biến động và không ngừng được cải tiến chất lượng dịch vụ nhằm tìm ra các giải pháp tối ưu nhất với phương châm “ hạ giá thành dịch vụ nhưng vẫn luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ”. VINAFCO LOGISTICS đã không ngừng tìm tòi các giải pháp nhằm hướng tới việc hoàn thiện tất cả các quy trình, công đoạn trong việc cung ứng dịch vụ logistics cho khách hàng và như vậy VINAFCO LOGISTICS đã, đang hướng tới một quy trình đó là giao hàng từ kho( distribution centre/warehouse/depot) đến các nhà phân phối (Shops /agents/distributors...) với phương châm “ Liên tục nghiên cứu cải tiến quy trình nhằm rút ngắn thời gian giao hàng và đảm bảo việc giao hàng đúng giờ , an toàn hàng hoá ”.
Hiện nay VINAFCO LOGISTICS đã áp dụng cho mô hình 3PL (Third Party Logistics) trọn gói được thực hiện theo quy trình các bước như sau:
1. Tiếp nhận yêu cầu khách hàng qua hệ thống điện thoại/Email/Fax…công việc được thực hiện bởi các nhân viên C/s ( Customer Service Agents) chuyên nghiệp;
2. Sau khi tiếp nhận các đơn hàng của khách hàng yêu cầu (sales order), nhân viên C/s tiến hành xử lý đơn hàng trên hệ thống phần mềm quản lý chuyên nghiệp (BPCS, WMS…);
3. Chuyển đơn gom hàng cho bộ phận kho và bộ phận vận tải
a. Bộ phận kho nhận lệnh gom hàng sẽ tiến hành gom hàng và xác nhận tình trạng thực tế chắc chắn của đơn hàng có thể được giao hay không, báo cáo lại cho bộ phận C/s để tiến hành in hoá đơn;
b. Bộ phận vận tải nhận lệnh gom hàng và tiến hành các hoạt động điều phối vận tải/ sắp xếp phương tiện cho việc vận chuyển hàng hoá;
4. Sau khi nhận được xác nhận từ kho, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ in hoá đơn và chuyển xuống kho làm thủ tục xuất hàng ra khỏi kho;
5. Tuỳ theo phương thức giao hàng :
a. Khách hàng tự đến lấy hàng( Self Pick Up)
b. Giao hàng ra các bến xe trung chuyển ( Bus station)
c. Giao hàng đến các đại lý hoặc trực tiếp tới người tiêu dùng.
Có thể thấy rằng việc xử lý các đơn hàng để có thể giao hàng đến các đại lý /nhà phân phối là công việc cực kỳ phức tạp, trải qua nhiều công đoạn, với sự phối hợp nhuần nhuyễn, đồng bộ của nhiều người, nhiều bộ phận…
Sơ đồ 2.1 : Quy trình giao hàng
Phòng bán
Khách hàng
Bắt đầu
Nhận đơn đặt hàng từ KH và chuyển sang TTPP
Đặt đơn hàng qua điện thoại hoặc fax
Chấp nhận No
1 phần
Giao vào chuyển hàng kế tiếp khi
có hàng lại No
Chỉ nhận đơn hàng vào mẫu
Đơn đặt hàng
Hóa đơn
được in ra
Có bị kẹt nợ
Nhập đơn hàng vào hệ thống DPCS
Báo KH nếu KH
đồng ý giao 1 phần đơn hàng
Yes
Gửi thư xin nợ
Yes
Có hàng
No
Trung tâm phân phối
Yes
A Yes
Đơn hàng
được hủy theo thỏa thuận
Kết thúc
Chuyển hóa đơn có chữ kí của KH về Sales để thu tiền
Lưu đơn hàng
Tạo phiếu soạn hàng và in P/S
No Xác nhận
phiếu nhận hàng(Pick Slip) sau khi
2 soạn hàng sau
KH kí nhận và chuyển biên bản giao hàng
Phát hàng cho tài xế
3
Kiểm tra hóa đơn và
Cập nhật kết quả giao hàng
đơn hàng
Soạn hàng trong kho
Kho/nhà vận chuyển
Hàng có sai lệch so với thực tế
No
Kho điều chỉnh trên phiếu soạn hàng và thông báo cho KH biết số thực tế
Giao hóa đơn và hàng cho KH
Nhà vận chuyển đền hàng cho KH trong
A trường hợp hàng giao
thiếu hư
(Nguồn : www.vlc.com.vn)
Để tránh tình trạng giao hàng chậm và thiếu chính xác cho khách hàng, VINAFCO LOGISTICS đã nhìn nhận ra trước được từng công đoạn quan trọng dễ xẩy ra và chủ động cải tiến các quy trình thực hiện. Đồng thời các mắt xích trong công đoạn này đã được tính toán và hoạch định từng thời lượng chính xác, mỗi công đoạn đều có gắn liền với từng chức danh công việc cụ thể. Để tiết kiệm tối đa thời gian hoạt động vận chuyển và giao nhận hàng hoá, tránh giờ cao điểm cấm ôtô, các tuyến đường cấm , VINAFCO LOGISTICS tổ chức linh hoạt mô hình phương tiện vận chuyển kết hợp cả ôtô tải và vận chuyển bằng xe máy.
Quy trình giao hàng từ kho phân phối đến các đại lý như hình sau:
Sơ đồ 2.2 : Nhân viên giao nhận áp tải/lái xe thông tin về trung tâm phân phối khi gặp
sự cố bất thường
Bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ chuyển đơn hàng xuống kho để nhân viên - Công nhân áp tải kho hàng tiến xếp dỡ sẽ đứng trên hàng gom hàng xe và sắp xếp các thùng hàng theo vị trí giao hàng (nếu là đơn hàng kết hợp) sao cho hàng được an toàn Hàng chuẩn bị nhất trước được đặt - Nhận đơn hàng,hóa tại vị trí tập kết đơn chứng từ các loại tại kho phân từ thủ kho phối - Nghe các thông tin cần thiết cho việc giao hàng như địa điểm ,người nhận hàng,số xe,CMTND…. - Kiểm tra cửa xe đã được khóa an toàn hay chưa? Nếu mọi việc hoàn tất,xe sẽ chuyển bánh rời khỏi kho hàng | Khi xe đến Nhà phân phối (NPP) nhân viên giao nhận xếp dỡ khẩn trương làm các công việc sau: 1.Gặp đại diện NPP để kiểm tra,xác nhận về đơn đặt hàng của NPP.
Không giao hàng vào các kệ bày hàng, mang hàng lên lầu(gác),vào sâu trong kho hàng của NPP… 3. Sau khi hoàn tất công việc xếp dỡ hàng từ xe xuống điểm đặt hàng,nhân viên xếp dỡ sẽ cùng kiểm tra số lượng với NPP. 4.Công việc hoàn tất,nhân viên đề nghị NPP/người được ủy quyền ký xác nhận lên đơn hàng theo quy định của nhà sản xuất(*) |
Có thể bạn quan tâm!
-
Chức Năng Và Mục Tiêu Hoạt Động Của Hệ Thống Logistics -
Thực Trạng Hoạt Động Kinh Doanh Dịch Vụ Logistics Tại Công Ty Cổ Phần Vinafco -
Cho Thuê Kho, Bốc Xếp, Vân Tải Và Phân Phối Hàng Hóa Từ Kho Đến Đại Lý, Khách Hàng -
Tình Hình Thực Hiện Kế Hoạch Sản Xuất-Kinh Doanh Của Công Ty Tiếp Vận Vinafco Trong 8 Tháng Đầu Năm 2007 -
Hoạt Động Của Vinafco Logistics Còn Độc Lập, Thiếu Tính Liên Kết Và Chưa Tập Trung Mở Rộng Mạng Lưới Đại Lý Và Chi Nhánh Trên Thế Giới -
Hoạt Động Marketing Cũng Như Chiến Lược Khách Hàng Cho Dịch Vụ Logistics Còn Yếu
Xem toàn bộ 104 trang tài liệu này.
(Nguồn : www.vlc.com.vn)
Mục đích: chỉ rõ cho các đối tượng nhận biết được trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên tham gia vào quá trình giao nhận hàng hoá. Việc hiểu rõ, cũng như thực hiện đúng hướng dẫn này sẽ mang lại kết quả tối ưu cho công việc, nâng cao chất lượng dịch vụ 3PL.
Để áp dụng tốt được dịch vụ 3PL, ban Giám đốc đã đầu tư thời gian và kinh phí trong việc tiến hành tổ chức các lớp đào tạo về nghiệp vụ và trình độ chuyên môn cho tất cả các đối tượng tham gia vào hoạt động của chuỗi cung ứng theo các hình thức như tự đào tạo , mời giảng viên từ các trường đại học về giảng dậy, cho đến việc cử nhân viên tham dự các khoá học nghiệp vụ của các trường đào tạo trong nước và quốc tế giảng dậy tại Việt Nam … VINAFCO LOGISTICS hiểu rằng chỉ có thông qua con đường đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ, Công ty mới có được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và gắn bó với công ty, không làm phụ lòng tin của khách hàng.
3. Cung ứng vật tư,nguyên nhiên liệu.
Ngoài việc cung cấp dịch vụ vận tải, kho bãi và phân phối hàng hóa, VINAFCO còn là một đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong quản trị vật tư,. VINAFCO LOGISTICS hiện đang cung ứng nguyên nhiên vật liệu đầu vào cho các nhà máy, các cơ sở sản xuất trong cả nước đáp ứng các yêu cầu về chất lượng , giá cả, vị trí và tiến độ giao hàng, hiệu quả tối đa trong sử dụng.
Công ty mua bán cát Cam Ranh, cát khuôn đúc, đá vôi, thạch cao, thanh, vật liệu xây dựng, clinker, quặng các loại, lương thực, ngô, sắn, xút, phèn, soda, phân bón các loại, muối các loại; rồi sau đó bán lại cho khách hàng để làm nguyen liệu đầu vào cho sản xuất.
Bên cạnh đó, VINAFCO logistics còn mua bán nguyên vật liệu, vật tư, máy móc, thiết bị phụ tùng, hàng hoá phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng cũng như buôn bán vật liệu xây dựng các loại.
Đồng thời với việc cung cấp nguyên vật liệu, VINAFCO logistics còn thực hiện chuyên chở nguyên vật liệu đến tận địa điểm của khách hàng nếu như khách hàng của công ty có yêu cầu, đảm bảo kịp thời đầu vào cho sản xuất.
III. Tình hình kinh doanh dịch vụ logistics của VINAFCO trong những năm gần đây
1. Cơ cấu doanh thu (thuần) và lợi nhuận của các đơn vị thành viên của VINAFCO
Hiện nay, Công ty Cổ phần VINAFCO đã chuyển sang hoạt động theo mô hình Tổng công ty. Các đơn vị thành viên tổ chức hạch toán kinh doanh một cách độc lập. Do nguyên tắc hạch toán độc lập nên việc phân tích tỷ trọng Lợi nhuận trước thuế của các đơn vị thành viên sẽ phản ánh kết quả hoạt động của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty một cách chính xác và rõ rệt hơn.
Bảng 2.1 : Bảng cơ cấu doanh thu (thuần) các đơn vị thành viên của VINAFCO
(Đơn vị : đồng)
Năm 2004 | Năm 2005 | Năm 2006 | ||||
Giá trị | Tỷ trọng (%) | Giá trị | Tỷ trọng (%) | Giá trị | Tỷ trọng (%) | |
Văn phòng | 33.180.340.392 | 10,82 | 31.359.068.496 | 9,44 | 37.549.535.805 | 9,28 |
Chi nhánh Hải Phòng | 7.314.517.941 | 2,38 | 7.125.048.086 | 2,14 | (*) | |
Nhà máy thép | 51.163.544.293 | 16,68 | 48.340.344.997 | 14,54 | 79.375.442.289 | 19,62 |
Công ty Tiếp vận VINAFCO | 57.151.798.734 | 18,63 | 67.399.721.216 | 20,28 | 76.140.286.023 | 18,82 |
Công ty VINAFCO Sài Gòn | 36.956.417.623 | 12,05 | 40.618.918.359 | 12,22 | 40.625.162.789 | 10,04 |
Công ty Vận tải biển | 95.886.724.440 | 31,26 | 110.432.291.547 | 33,23 | 130.765.638.119 | 32,32 |
Vận tải quốc tế | 25.101.218.256 | 8,18 | 27.084.712.491 | 8,15 | 40.138.511.372 | 9,92 |
Tổng cộng | 306.754.561.679 | 100 | 332.360.105.192 | 100 | 404.594.576.396 | 100,00 |
(Nguồn: Báo cáo kiểm toán 2004,2005, 2006 của VINAFCO)