Quy Trình Thực Hiện Chính Sách Tổ Chức, Khai Thác Sử Dụng Tài Liệu Lưu Trữ

Nhóm giải pháp liên quan đến mục tiêu chính sách bao gồm:

Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;

Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước, đảm bảo quyền tiếp cận sử dụng thông tin của người dân, tổ chức và doanh nghiệp;

Nhóm giải pháp liên quan đến công cụ chính sách bao gồm:

Giải pháp về tăng cường sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng và vai trò của người đứng đầu trong thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;

Giải pháp tạo sự chuyển biến trong nhận thức đối với việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;

Giải pháp về phát huy vai trò của công tác tuyên truyền và công tác phối hợp trong việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;

Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;

Giải pháp nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 85 trang tài liệu này.

Về công cụ chính sách: Thực tiễn cho thấy, bất kỳ một chính sách nào nếu chỉ có các giải pháp chính sách đồng bộ nhưng không có các công cụ chính sách thì khó mà thực hiện được. Công cụ chính sách là hệ thống các phương tiện truyền dẫn các phương thức tác động lên đối tượng chính sách, bao gồm: tổ chức; quyền lực; tài chính và công cụ truyền thông. Đối với chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, hệ thống các công cụ chính sách cụ thể là:

Công cụ dựa vào tổ chức là các công cụ hành chính, tổ chức như kế hoạch, quy hoạch của nhà nước, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật,

mô hình tổ chức, bộ máy cán bộ công chức tham gia hoạch định, triển khai chính sách;

Công cụ dựa vào quyền lực là các quy định, quyết định, mệnh lệnh và kiểm soát, quy định về trách nhiệm của từng cấp, từng ngành;

Công cụ tài chính là ngân sách, các quỹ, nguồn vốn, hệ thống đòn bẩy khuyến khích về mặt kinh tế, vật chất;

Công cụ truyền thông là các chiến dịch truyền thông, tuyên truyền và thuyết phục qua báo chí, truyền hình, triển lãm...

1.3. Quy trình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1.3.1. Xây dựng kế hoạch, triển khai thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Đây là cơ sở, là công cụ quan trọng triển khai thực hiện chính sách. Các nội dung, nhiệm vụ trong kế hoạch cung cấp các nguồn lực cho việc thực hiện chính sách. Kế hoạch kiểm tra, đôn đốc thực thi chính sách và việc xác định hợp lý thời gian thực hiện chính sách. Ở giai đoạn này, người tham gia lập kế hoạch thực thi chính sách cần phải hiểu và nắm chắc mục tiêu, nội dung, nhiệm vụ, phạm vi, đối tượng, quy mô, tầm quan trọng của chính sách để trên cơ sở đó xác định mục tiêu, nội dung, nhiệm vụ, các nguồn lực, thời gian và giải pháp tổ chức thực hiện chính sách. Việc lập kế hoạch triển khai thực hiện chính sách tốt sẽ giúp cho việc thực thi chính sách được khả thi và không phải điều chỉnh, bổ sung trong quá trình thực hiện.

Trong quy trình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trước hết phải tiến hành xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện một cách chi tiết. Kế hoạch phải rõ ràng với các nội dung cụ thể như sau:

- Kế hoạch tổ chức điều hành:

Đề xuất cơ quan chủ trì thực hiện; phân công cụ thể về nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng cơ quan, đơn vị. Ở cấp cơ sở phải phân công cụ thể nhiệm vụ

cho từng công chức, viên chức thực hiện chính sách này. Trong phân công tổ chức điều hành chú ý không để việc chồng chéo nhiệm vụ giữa cơ quan này với cơ quan kia hoặc các cá nhân với nhau.

- Kế hoạch cung cấp các nguồn lực:

Dự kiến về cơ sở vật chất, các công cụ, phương tiện kỹ thuật phục vụ tổ chức thực hiện, đảm bảo cung cấp đủ nguồn lực tài chính, con người nhằm đảm bảo việc triển khai thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ diễn ra được thuận lợi; đạt hiệu quả cao nhất.

- Kế hoạch thời gian thực hiện:

Dự trù thời gian thực hiện từng nhiệm vụ để đạt được từng mục tiêu trên cơ sở của từng giải pháp chính sách như thời gian của các bước thực hiện từ phổ biến, tuyên truyền chính sách, quá trình thực hiện đến tổng kết đánh giá và rút kinh nghiệm thực hiện chính sách.

- Kế hoạch kiểm tra, đôn đốc thực hiện chính sách:

Dự kiến về tiến độ hình thức, phương pháp kiểm tra, giám sát tổ chức thực hiện chính sách về quy định nội dung, quy chế về tổ chức điều hành, về trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nước; sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị, phân công công chức tham gia kiểm tra thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

1.3.2. Phổ biến, tuyên truyền thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc tuyên truyền, phổ biến chính sách có thể được thực hiện thông qua các lớp tập huấn nghiệp vụ để quán triệt nội dung hay có thể đăng tải, tuyên truyền trên báo chí, trang thông tin điện tử… để cho các đối tượng thụ hưởng được biết và thực hiện chính sách. Có thể xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách nhưng phải bảo đảm cụ thể, chính xác, dễ hiểu, dễ thực hiện. Thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến thì chính sách sẽ được các

đối tượng thụ hưởng tiếp nhận một cách nhanh chóng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai thực hiện chính sách.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng để thực hiện tốt chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị chính là công tác phổ biến, tuyên truyền để mọi đối tượng trong cơ quan, đơn vị hiểu được nội dung, ý nghĩa, giá trị của chính sách này và việc phải tổ chức thực hiện chính sách trên thực tiễn.

Không chỉ dừng lại ở hiểu biết về chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, công tác tuyên truyền phổ biến chính sách này giúp cho mọi đối tượng trong cơ quan, đơn vị, người dân biết được tầm quan trọng, giá trị của tài liệu lưu trữ, quyền được tiếp cận và sử dụng khai thác tài liệu lưu trữ, chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, các quy định pháp luật về tài liệu lưu trữ, về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, về quản lý tài liệu lưu trữ…

Công tác phổ biến, tuyên truyền thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bất cứ cơ quan, tổ chức nào bởi công tác phổ biến, tuyên truyền có hiệu quả mới tạo được sức lan tỏa đến mọi đối tượng trong cơ quan, đơn vị, rộng hơn nữa là trong toàn xã hội. Khi mọi đối tượng biết được tầm quan trọng của chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từ đó có cái nhìn chuẩn mực hơn về công tác này.

1.3.3. Phân công phối hợp thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Trong quá trình triển khai thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần có sự phân công rõ ràng giữa các thành viên trong nhóm thực hiện nhiệm vụ, đơn vị chủ trì và phối hợp trong các khâu thực hiện chính sách để tránh chồng chéo hoặc bỏ sót. Sự phân công trong quá trình

thực hiện nhiệm vụ sẽ giúp cho công việc thực hiện được khoa học, bài bản và hiệu quả hơn.

Các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, cơ quan lưu trữ và các cơ quan, đơn vị có liên quan cần phải làm rõ các nội dung công việc của cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp trong tổ chức và thực hiện chính sách.

Sự phân công phối hợp khoa học trong quá trình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần làm cho hoạt động thực hiện chính sách thông suốt, đồng bộ và kịp thời trong quá trình thực hiện chính sách này.

Bên cạnh sự phân công rõ ràng giữa các cơ quan tổ chức liên quan còn cần phải cụ thể đến từng cán bộ, công chức, viên chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

1.3.4. Thanh tra, kiểm tra, đánh giá tổng kết và xử lý vi phạm trong thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Công tác thanh tra, kiểm tra là một hoạt động thường xuyên và cần thiết đối với việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Chính công tác thanh tra, kiểm tra giúp cho bộ phận thực hiện chính sách có thêm những bài học để rút kinh nghiệm sau mỗi lần thanh tra, kiểm tra, từ đó hoàn thiện chính sách ngày một tốt hơn, đồng thời nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thực hiện chính sách sau mỗi lần được thanh tra, kiểm tra.

Công tác thanh tra, kiểm tra cũng mang tính chất kiểm tra nội bộ trong đơn vị để kịp thời phát hiện những thiếu sót từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp hoàn hiện việc thực hiện chính sách và hoàn thiện chính năng lực cán bộ thực hiện chính sách, giúp nâng cao trình độ và tầm hiểu biết cho cán bộ sau mỗi đợt thanh tra, kiểm tra.

Từ công tác thanh tra, kiểm tra giúp cho cơ quan, đơn vị có cơ sở để đánh giá tổng kết quá trình thực hiện chính sách, từ đó có những giải pháp phù hợp hơn trong quá trình thực hiện chính sách ngày một hoàn thiện và tốt hơn. Chính trong quá trình thanh tra, kiểm tra nếu có những sai phạm thì cũng được phát hiện và đề ra phương án xử lý phù hợp với quy định của pháp luật.

Hàng năm, tại các cơ quan, đơn vị đều thực hiện việc thanh tra, kiểm tra, qua đó để có cơ sở đánh giá, tổng kết và xử lý vi phạm nếu có trong việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để báo cáo cấp có thẩm quyền về quá trình thực hiện chính sách, đồng thời rút kinh nghiệm để hoàn thiện việc thực hiện chính sách ngày một tốt hơn.

1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Yếu tố khách quan: Chúng ta đang sống trong một đất nước ổn định, ít biến động về chính trị sẽ giúp ổn định về hệ thống chính sách, góp phần thuận lợi cho việc thực hiện chính sách. Môi trường thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đa số là những người có trình độ, có ý thức trong xã hội, các cá nhân tham gia thực hiện chính sách; các điều kiện vật chất, khoa học kỹ thuật trong nền kinh tế; chính trị; trật tự xã hội; quan hệ quốc tế...

Đặc tính của đối tượng chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu là các cơ quan thuộc nhà nước, những người có trình độ, có hiểu biết, ý thức được chính sách và buộc phải thực hiện theo mệnh lệnh. Đây là đặc tính thuận lợi để cho quá trình tổ chức thực hiện chính sách đem lại kết quả tốt.

Yếu tố chủ quan: Việc tuân thủ quy trình cũng là một nguyên tắc hành động của nhà quản lý. Thực hiện đúng, đầy đủ các bước là điều kiện cần trong quá trình tổ chức thực hiện chính sách. Hậu quả của việc cắt bớt, bỏ qua một

vài bước của quy trình như không xây dựng kế hoạch triển khai, tuyên truyền, phổ biến hoặc thiếu con người có nghiệp vụ, kinh phí, nguồn lực, thời gian cho thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có thể làm cho việc thực hiện chính sách không như mong muốn.

Tinh thần trách nhiệm, đạo đức công vụ, ý thức kỷ luật, thủ tục giải quyết những vấn đề trong quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với cá nhân và tổ chức trong xã hội (thủ tục hành chính) cũng góp phần đem lại hiệu quả hay thất bại trong quá trình tổ chức thực hiện chính sách. Năng lực thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của cán bộ, công chức trong bộ máy quản lý Nhà nước là thước đo bao gồm nhiều tiêu chí phản ánh về năng lực thiết kế tổ chức, về đạo đức công vụ, năng lực thực tế, dự báo, năng lực phân tích để có thể chủ động ứng phó được với những tình huống phát sinh trong tương lai. Trong quá trình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thì điều kiện vật chất là rất cần thiết. Cần nguồn ngân sách đảm bảo để tổ chức thực hiện, cần đầu tư công nghệ thông tin, trang thiết bị kỹ thuật để hỗ trợ triển khai thực hiện chính sách.

Các cơ quan nhà nước vừa chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành tổ chức thực hiện chính sách, vừa là đối tượng thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Yếu tố rất quan trọng nữa đó là sự đồng tình ủng hộ cán bộ công chức vì cán bộ công chức vừa là người trực tiếp tham gia hiện thực hoá mục tiêu chính sách, vừa trực tiếp thụ hưởng những lợi ích mang lại từ chính sách trên.

Một chính sách nếu đáp ứng được nhu cầu thực tế của xã hội về mục tiêu, biện pháp thừa hành, kết quả đem lại thì nó sẽ được cán bộ công chức ủng hộ và nhanh chóng tham gia thực hiện tốt. Còn một chính sách không thiết thực, không phù hợp với điều kiện và trình độ hiện có thì chính sách dù có được thực hiện nhưng sẽ không đem lại kết quả cao, dễ bị quên lãng, không phát triển bền vững.

Tiểu kết Chương 1

Trong chương 1 của luận văn, tác giả đã hệ thống hóa một số khái niệm cơ bản liên quan đến tài liệu lưu trữ và đưa ra khái niệm về thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đặc điểm, vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ; về công tác lưu trữ và chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; mục tiêu của chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Những nội dung, yêu cầu thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Giải pháp và công cụ thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Các nội dung trên là tiền đề để tác giả luận văn mô tả, luận giải, phân tích, đánh giá thực trạng thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng trong chương 2 của luận văn.