Cơ Sở Xây Dựng Quy Trình Thu Thập Tài Liệu Khoa Học Kỹ Thuật Vào Lưu Trữ

chuẩn bị kho tàng đủ rộng và đủ điều kiện tiến hành thu thập tài liệu vào kho lưu trử tỉnh Đồng Nai. Trong những yêu cầu trên, về văn bản chỉ đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai đã ban hành nhiều văn bản quy định về nguồn và thành phần tài liệu và thời hạn thu thập tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn về Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Về nguồn nhân lực, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai đang kiện toàn cả về số lượng và chất lượng, về kho tàng bảo quản tài liệu đang được xây dựng dự tính đến năm 2018 sẽ đi vào hoạt động. Riêng quy trình thu thập tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật nói riêng thì chưa được xây dựng cụ thể. Vì vậy, chúng tôi đã nghiên cứu và đặt ra vấn đề là cần thiết phải xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Sau khi xây dựng được quy trình sẽ giúp cán bộ quản lý Lưu trữ lịch sử địa phương trình tiến hành thu thập khối tài liệu có giá trị để bảo quản và tổ chức sử dụng. Quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai sẽ mang lại lợi ích và ý nghĩa như sau:

Thứ nhất, quy trình thu thập tài liệu khoa học Kỹ thuật là cơ sở cho việc tiến hành thu thập khối tài liệu này, trong đó xác định được nguồn thu, thành phần thu (thu cái gì, thu ở đâu, thu như thế nào), xác định rõ nhiệm vụ của từng cá nhân, từng cơ quan đơn vị trong quá trình thu thập trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan. Nội dung của quy trình thể hiện được trình tự các bước thu thập.

Thứ hai, xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai dựa trên các quy định của nhà nước và địa phương, đồng thời xác định các thủ tục hành chính phù hợp đảm bảo thu thập đầy đủ, nhanh chóng, an toàn và chính xác. Các thủ tục hành chính đó đảm bảo phù hợp với từng loại hình tài liệu, tài liệu khoa học kỹ thuật có những đặc điểm khác so với các loại hình tài liệu khác (như phương pháp, kỹ thuật chế tác, ngôn ngữ, vật liệu, khổ giấy...). Cho nên, không thể áp dụng các quy định thu thập tài liệu

hành chính hay tài liệu nghe nhìn...Xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai sẽ cung cấp những thông tin cần thiết cho các cá nhân, đơn vị có tài liệu cần giao nộp và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao nộp thu nhận khối tài liệu này. Quy trình sau khi được xây dựng, ban hành sẽ được in ra và phổ biến đến từng phòng ban, đơn vị chức năng, thậm chí là đến từng cán bộ có liên quan. Điều này sẽ giúp cho mỗi đối tượng có liên quan đến công tác thu thập tài liệu sẽ xác định được cụ thể công việc mình phải làm, yêu cầu, thời gian … và chất lượng công việc sẽ nâng cao hơn, mỗi cá nhân sẽ chủ động được phần công việc của mình dẫn đến thời gian thu thập tài liệu sẽ nhanh chóng hơn.

Thứ ba, quy trình này cần được xây dựng và trở thành công cụ trong thực hiện nghiệp vụ thu thập để hướng dẫn thống nhất việc thực hiện công việc một cách khoa học. Trên cơ sở đó cán bộ, viên chức trong cơ quan sẽ xác định được nhiệm vụ của mình trong quá trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị vĩnh viễn về bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Quy trình thu thập sẽ là cơ sở để kiểm tra, giám sát việc thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai thông qua việc theo dõi, giám sát các khâu, các công đoạn của quy trình, cán bộ quản lý Lưu trữ lịch sử có thể xác định được những ưu điểm, hạn chế trong quá trình thu thập và đưa ra biện pháp cần thiết nhằm khắc phục những khó khăn trong viêc thực hiện nghiệp vụ này.

Chúng tôi thiết nghĩ việc xây dựng quy trình thu thập tài liệu lưu trữ và quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai là rất cần thiết, phải được thực hiện để cải thiện tình hình thu thập hiện nay.

3.2. Cơ sở xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

3.2.1. Cơ sở pháp lý

Nhận thức được ý nghĩa, vai trò của công tác thu thập, bổ sung tài liệu trong toàn bộ các nghiệp vụ của công tác lưu trữ, do đó Nhà nước đã đề cập đến nội dung này trong khá nhiều các văn bản quan trọng, có hiệu lực pháp lý cao của ngành. Đồng thời cũng ban hành riêng một số những văn bản quy định về nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu như:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;

- Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 46/2005/TT – BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước.

- Thông tư số 04/2006/TT – BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp.

- Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ngày 15 tháng 9 năm 2008 của Chính phủ về việc thu thập, quản lý, khai thác sử dụng dữ liệu về tài nguyên môi trường.

- Quyết định số 115/QĐ – VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.

- Quyết định số 116/QĐ – VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

- Quyết định số 26/QĐ – VTLTNN ngày 04 tháng 02 năm 2010 của

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Dạnh mục các sự kiện cần sưu tầm vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

- Quy chế số 278/QC – VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc sưu tầm tài liệu lưu trữ.

- Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT ngày 05 tháng 6 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về việc giao nộp, thu nhận, lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu địa chất, khoáng sản.

- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ ban hành hường dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp, nội dung văn bản nêu trình tự thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử áp dụng đối với tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn, tài liệu khoa học công nghệ, văn hóa nghệ thuật, và có thể vận dụng tổ chức thực hiện giao nộp tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, micro phim...

- Thông tư 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về việc xác định các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp. Đối tượng áp dụng là cơ quan, tổ chức sự nghiệp nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân đang hoạt động, có tài khoản, con dấu, văn thư và biên chế độc lập.

- Thông tư liên tịch số 01/2014.TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp vào lưu trữ lịch sử.

Trên cơ sở những văn bản hướng dẫn của các cơ quan trung ương Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai cũng ban hành những văn bản quy định hướng dẫn vể công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử cáp tỉnh như:

- Công văn số 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai hướng dẫn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.

- Quyết định số 294/QĐ-UBND ngày 03 tháng 02 năm 2015 ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Đây là những cơ sở pháp lý quan trọng cho việc xây dựng quy trình nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Ngoài ra còn có nhiều văn bản hướng dẫn về trình tự, thủ tục, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ khác như: Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy, Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm, Quy trình chỉnh lý bản gốc tài liệu mộc bản. Những quy trình trên được ban hành kèm theo những văn bản cụ thể là nguồn tham khảo giúp chúng tôi xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

3.2.2. Cơ sở thực tiễn

Thông qua khảo sát tình hình thực tế của Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai vấn đề đặt ra là cần thiết phải xây dựng quy trình thu thập tài liệu nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật nói riêng. Trong đó thể hiện rõ trình tự thực hiện các bước của quá trình thu thập tài liệu như xây dựng kế hoạch thu thập, thu ở đâu, thu khi nào, thu như thế nào...xây dựng được quy trình sẽ khắc phục được những hạn chế hiện có của cơ quan khi tiến hành thu thập, bên cạnh đó sẽ thay đổi cách thức tiến hành thu thập tài liệu của lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Qua trao đổi với bà Nguyễn Thị Loan quản lý phòng nghiệp vụ của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Đồng Nai chúng tôi được biết công việc thu thập tài liệu từ trức đến nay là (khi có thông tin các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu đã chỉnh lý hoàn tất Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh sẽ gửi công văn xuống yêu cầu giao nộp tài liệu, còn những cơ quan chưa chỉnh lý được tài liệu thì gửi văn bản xuống yêu cầu giao nộp nhưng được phép gia hạn, xin kinh phí chỉnh lý hoàn tất mới thu tài liệu về kho) việc này chỉ áp dụng với tài liệu lưu trữ nói chung, tài liệu khoa học kỹ thuật thì chưa tiến hành.

Bên cạnh đó, khi xây dựng quy trình thu thập tài liệu kỹ thuật hoàn chỉnh, tài liệu được giao nộp một cách khoa học sẽ hạn chế được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu do làm việc không đúng quy định nhằm giảm thiểu được thời gian kiểm tra tài liệu khi được bàn giao, áp lực đối với những cán bộ, nhân viên thực hiện công việc này. Quy trình đưa ra những bước khoa học cho nghiệp vụ thu thập tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn từ đó giúp việc thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ khác.

3.3. Lựa chọn và chuẩn bị thông tin để viết dự thảo quy trình

Khi xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai chúng tôi tiến hành các công việc cụ thể như sau:

3.3.1. Tham khảo các hướng dẫn biên soạn quy trình của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

Để tiến hành xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai chúng tôi tham khảo một số loại văn bản hướng dẫn về công tác thu thập sổ sung tài liệu lưu trữ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai, và một số quy trình nghiệp vụ lưu trữ khác đã được một số cơ quan và cá nhân nghiên cứu. Ngoài ra chúng tôi còn tham khảo các TCN lưu trữ như TC bìa hồ sơ, các tiêu chuẩn ISO như ISO 9000:2000, ISO 9000:2007, ISO 9000:2008 để xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai với những nội dung cụ thể như sau:

- Xác định nguồn, thành phần tài liệu ;

- Xác định nguồn thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật bảo quản vĩnh

viễn;

- Các bước thu thập;

- Tổng kết thu thập.

Biểu mẫu trình bày quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật gồm hai

phần phần thông tin và phần nội dung.

- Phần thông tin: tên quy trình, mã số, lần ban hành, ngày ban hành, lần sửa đổi, số trang, người soạn thảo, người xem xét, người phê duyệt. Ngoài ra còn có một số thông tin khác như: theo dõi việc sửa đổi; cá nhân, đơn vị nhận quy trình.

- Phần nội dung: Mục đích của quy trình, phạm vi và đối tượng áp dụng, tài liệu viện dẫn, giải thích thuật ngữ, nội dung chính, lưu đồ và các phụ lục đính kèm.

Dưới đây là mẫu trình bày có thể được áp dụng cho quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Tên cơ quan

(1)