Đánh Giá Chung Về Việc Thực Hiện Chính Sách Tổ Chức, Khai Thác Sử Dụng Tài

dựng Quy hoạch, Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, Báo cáo chuyên đề, đền bù giải phóng mặt bằng, bố trí tái định cư, đặc biệt là nhân dân trong tỉnh và các tỉnh lân cận đến tìm hồ sơ, tài liệu giải quyết các chế độ chính sách cho cá nhân.... Quy trình, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử theo đúng quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử, Quyết định số 1135/QĐ-UBND ngày 11/8/2014 của UBND tỉnh Cao Bằng Ban hành Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng và Quyết định số 212/QĐ-SNV ngày 06/4/2018 của Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng v/v Ban hành Nội quy sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng. Thực hiện nguyên tắc quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bí mật thông tin tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cũng đã vận dụng Bộ tiêu chuẩn iso 9001-2000 trong việc thực hiện quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Đối với các hồ sơ, tài liệu mang ra khỏi lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước phải được sự cho phép của Giám đốc Sở Nội vụ; việc mang hồ sơ, tài liệu ra nước ngoài phải được sự nhất trí của Chủ tịch UBND tỉnh và phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác sử dụng tài liệu và tiến tới lưu trữ tài liệu điện tử, lãnh đạo Sở Nội vụ đã quan tâm đầu tư kinh phí mua phần mềm có tính năng số hóa tài liệu lưu trữ. Đến nay, Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tiến hành số hóa được 115.5 mét tài liệu (tương đương 1155 cặp) gồm các Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Cao Bằng; Phông Sở Nội vụ, Phông Ủy ban hành chính tỉnh Cao Lạng, Phông UBND tỉnh Cao Bằng.

Tuy nhiên cho đến nay, phần mềm số hóa tài liệu mà Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang thực hiện đã cũ không đáp ứng được một số tính năng (như: quản lý kho, giá, kệ, phông, hồ sơ; thu thập, bảo quản tài liệu; số hóa tài liệu...) nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thì việc xây dựng phần mềm ứng dụng các tính năng phục vụ khai thác sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh cần bổ sung thêm kinh phí, cơ sở vật chất… Nhất là khi mà nhà nước ta đang thực hiện chính phủ điện tử, hướng tới chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số. Đặc biệt, trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra rất nhanh và mạnh mẽ. Hầu hết các kho lưu trữ trên thế giới đang nỗ lực thực hiện việc số hóa tài liệu, lập kế hoạch số hóa các tài liệu có giá trị và tần suất sử dụng cao, sử dụng các công cụ để tổ chức sử dụng tài liệu là các trang web chuyên biệt bảo đảm việc truy cập thông tin bằng lời văn, hình ảnh, âm thanh,...các nước phát triển trên thế giới đang xây dựng các kho lưu trữ theo hai mô hình cơ bản là “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” và “Kho lưu trữ số”. “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” sẽ lưu trữ và phục vụ sử dụng cả tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) và tài liệu điện tử (tài liệu số hoá), trong khi đó “Kho lưu trữ số” chỉ lưu trữ và phục vụ sử dụng các tài liệu điện tử, tức là toàn bộ các tài liệu của kho lưu trữ đã được số hóa hoặc tài liệu ngay từ khi hình thành dưới dạng điện tử. “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” cho phép đọc được thông tin toàn văn sau khi đã số hoá hầu hết tài liệu, đặc biệt là các tài liệu dưới dạng đồ hoạ (như tranh ảnh, bản đồ,...) và tài liệu đa phương tiện (multimedia).

Hiện nay, một số tỉnh, thành đã và đang triển khai xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chính là đang hướng tới xu thế đó. Vấn đề thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ muốn đạt được hiệu quả, các địa phương, cơ quan tổ chức cần phải tập trung đẩy mạnh việc số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và hệ thống công cụ tra cứu đáp ứng các nhu cầu tìm tin và sử dụng

thông tin khác nhau của độc giả là hết sức quan trọng. Xu hướng tất yếu trong tương lai gần đang đặt ra với các trung tâm lưu trữ trong hệ thống cả nước đó là giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của tài liệu điện tử từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông. Đây cũng là một thách thức đang đặt ra đối với các trung tâm lưu trữ trong cả nước nói chung và Trung tâm lưu trữ tỉnh Cao Bằng nói riêng.

Giai đoạn năm 2012 đến nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã thực hiện tốt công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đặc biệt là cán bộ công chức trực tiếp phụ trách công tác này, thời gian qua chưa có trường hợp nào bị phát hiện làm lộ lọt thông tin hay thất lạc tài liệu lưu trữ.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 85 trang tài liệu này.

Nhằm đẩy mạnh công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, đồng thời để Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn công tác của các cơ quan, tổ chức, cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ban hành Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 16/7/2015 về việc tăng cường, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Đảm bảo việc triển khai thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ đúng quy định; tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Từng bước đưa công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào Danh mục dịch vụ sự nghiệp công thuộc lĩnh vực Lưu trữ, nâng cao vai trò quan trọng của công tác lưu trữ, tiến tới tạo nguồn thu từ dịch vụ sự nghiệp công. Bảo quản tài liệu một cách có hệ thống, khoa học, quản lý, bảo vệ an toàn,

đảm bảo bí mật Nhà nước, giúp công tác khai thác, tra tìm nhanh chóng, phục vụ tốt công tác nghiên cứu, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; đồng thời tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 1461/QĐ-UBND ngày 11/9/2015 của UBND tỉnh Cao Bằng có cơ sở để sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

2.4. Đánh giá chung về việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng

2.4.1. Những mặt đạt được và nguyên nhân

2.4.1.1. Những mặt đạt được

Từ năm 2012 đến nay, tỉnh Cao Bằng đã quan tâm tới việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng, Sở Nội vụ đã chỉ đạo và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện chính sách; tổ chức triển khai thực hiện chính sách và pháp luật về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng; đồng thời đã sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ nói chung và cán bộ làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng. Các cơ quan quản lý lưu trữ và tổ chức thực hiện chính sách đã chủ động triển khai các hoạt động xây dựng kế hoạch, tuyên truyền phổ biến và tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ độc giả được trang bị tương đối đầy đủ. Các cơ quan, tổ chức liên quan tới việc thực hiện chính sách đã phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ trong công tác chủ trì và phối hợp. Cùng với các hoạt động tổ chức thực hiện chính sách, Sở Nội vụ cũng đã chú trọng công tác kiểm tra, thanh tra và đánh giá tổng kết việc thực hiện chính sách; kịp thời chấn chỉnh, hướng dẫn khắc phục những hạn

chế, tồn tại trong hoạt động thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Giai đoạn 2012 đến nay trên địa bàn tỉnh Cao Bằng có 08 cá nhân được tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư - Lưu trữ”. Số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh ngày càng tăng với số lượng từ năm 2012 đến nay là hơn 1322 lượt, số lượng tài liệu được chứng thực hơn 1200 hồ sơ, chất lượng hồ sơ đưa ra phục vụ độc giả ngày một hiệu quả, chuyên nghiệp.

Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng và ban hành kịp thời các văn bản triển khai, hướng dẫn, đôn đốc thực hiện chính sách và quy định pháp luật về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh, từng bước bổ sung, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ tạo thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất nghiệp vụ lưu trữ theo quy định.

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức đã có nhận thức đúng hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và việc quản lý tài liệu lưu trữ. Lưu trữ tỉnh Cao Bằng đã chủ động giới thiệu, triễn lãm và tuyên truyền về tài liệu lưu trữ tới các tổ chức cơ quan doanh nghiệp và người dân được biết để khai thác sử dụng. Quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, kinh phí, nhân sự và tạo điều kiện để thực hiện ngày càng tốt hơn chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.

Cán bộ công chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và tại các đơn vị trong tỉnh luôn an tâm và phát huy tính chủ động trong công tác; nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện tham gia các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ, năng lực tham mưu cho lãnh đạo trong việc tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

2.4.1.2. Nguyên nhân của kết quả đạt được

Các văn bản quy định về quy trình nghiệp vụ lưu trữ được Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định ngày càng đầy đủ và khoa học giúp thống nhất về nghiệp vụ và quy trình xử lý công việc.

Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ đã quan tâm, chỉ đạo kịp thời thực hiện đúng các nội dung về lưu trữ và tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật. Công tác tuyên truyền, phổ biến và tập huấn được tổ chức thường xuyên, cho cả các cấp lãnh đạo, đặc biệt là cán bộ công chức phụ trách công tác khai thác sử dụng tài liệu nên nhận thức của lãnh đạo các cơ quan về vị trí, vai trò của công tác lưu trữ được nâng cao, từ đó hoạt động quản lý; chỉ đạo; đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ; tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được tăng cường.

Thực hiện đồng bộ, kết hợp các hình thức để tuyên truyền, phổ biến và tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã đạt được một số kết quả nhất định.

Sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo và bố trí một phần kinh phí cho công tác lưu trữ của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị. Một số cơ quan đã triển khai và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu, cơ sở vật chất trang thiết bị và các nguồn lực phục vụ cho khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được quan tâm.

2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân

2.4.2.1. Hạn chế

Công tác phổ biến, tuyên truyền thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đôi khi còn mang tính hình thức chưa đi sâu, đi sát đến đối tượng thụ hưởng chính sách như người dân và doanh nghiệp. Các hình thức tuyên truyền phổ biến chính sách chưa thật phong phú đa dạng, đạt hiệu

quả cao nên số lượng người dân và các doanh nghiệp trên địa bàn biết đến giá trị của tài liệu lưu trữ và tìm đến khai thác sử dụng tài liệu còn ít chưa phát huy hết giá trị tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ. Các hình thức triễn lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ để quảng bá cho người dân còn hạn chế, chưa thường xuyên.

Việc phối hợp, vào cuộc đồng bộ của các cấp, các ngành, các cơ quan, đơn vị trong thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đôi khi thiếu chặt chẽ, vẫn còn xảy ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm. Lãnh đạo của một số cơ quan chưa nhận thức rõ giá trị của tài liệu lưu trữ nên chưa có sự đầu tư kinh phí đúng mức cho việc chỉnh lý tài liệu và nhân lực thực hiện công tác này.

Nhân sự làm công tác khai thác sử dụng tài liệu tại Phòng đọc số lượng mỏng, chưa được tham quan học tập nâng cao trình độ thường xuyên. Trang thiết bị phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử mới chỉ đáp ứng nhu cầu tối thiểu phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu của độc giả tại chỗ, chưa bắt kịp xu thế của thời đại, số hóa và tài liệu điện tử để phục vụ qua mạng, phục vụ từ xa còn chậm được thực hiện. Nguồn nhân lực và kinh phí đầu tư để tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng nhu cầu hiện tại. Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu khâu tiền sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được quan tâm thực hiện đúng mức nên việc thu thập tài liệu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử để phục vụ khai thác còn chậm, chưa kịp thời.

Trong thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ đã được tiến hành hàng năm nhưng những kiến nghị rút ra từ kiểm tra thanh tra để nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách chưa được quan tâm thực hiện đầy đủ.

2.4.2.2. Nguyên nhân

Cao Bằng là một tỉnh miền núi điều kiện kinh tế, xã hội còn gặp nhiều khó khăn nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước đầu tư cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị cho khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn rất hạn hẹp, nhất là việc đầu tư kinh phí để xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, để thực hiện đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ nhằm tiến đến phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ số hóa, khai thác từ xa.

Cán bộ làm công tác lưu trữ và khai thác tài liệu lưu trữ còn mỏng, chưa chủ động trong việc đa dạng hóa các hình thức giới thiệu, quảng bá khối tài liệu và giá trị tài liệu tới người dân. Các đề án để từng bước hiện đại hóa công tác phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ ôm đồm quá lớn, thiếu trọng tâm trọng điểm, không dự báo được nguồn lực tài chính nên thiếu tính khả thi, không phê duyệt được.

Các cấp lãnh đạo trong tỉnh đã quan tâm tới việc triển khai, thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên cần áp dụng cho phù hợp với nhu cầu và thực tế của địa phương.

Một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ còn thiếu các quy định cụ thể về công tác lưu trữ; kinh phí dành cho việc chỉnh lý tài liệu và hiện đại hóa công tác lưu trữ nên chưa kịp thời nộp lưu đúng hạn nguồn tài liệu cần nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ để phục vụ khai thác.

Tiểu kết Chương 2

Trên cơ sở Luật Lưu trữ, văn bản quy định của Chính phủ, các bộ ngành, UBND tỉnh Cao Bằng và Sở Nội vụ đã ban hành các văn bản quy định, triển khai, hướng dẫn thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và đạt được một số kết quả quan trọng, trong đó có những kết quả nổi bật như:

Một là, nhận thức của lãnh đạo và cán bộ công chức về vị trí, tầm quan