Thực Trạng Phân Công, Phối Hợp Thực Hiện Chính Sách Tổ Chức, Khai Thác Sử

có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nâng cao nhận thức và hiểu rõ hơn các quy định về chính sách mới được ban hành. Trên cơ sở đó, để họ thực hiện các thủ tục theo đúng trình tự đảm bảo chính xác, đúng quy định.

Từ năm 2012 đến nay, tỉnh Cao Bằng đã có nhiều hình thức để tuyên truyền, phổ biến chính sách đến các cơ quan, tổ chức và người dân như: Tổ chức Hội nghị phổ biến, quán triệt; Ban hành văn bản chỉ đạo công tác tuyên truyền; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ; sao gửi và viết tin bài lên Website của Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ, trên Hệ thống quản lý và điều hành văn bản tỉnh Cao Bằng. Ngoài ra, tại các cơ quan, tổ chức đã chủ động lồng ghép việc triển khai, tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản mới quy định về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ công chức trong các cuộc họp của chi bộ, cơ quan và các lớp tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

Giai đoạn 2012 đến nay có 03 bài viết về công tác lưu trữ với nội dung: Giới thiệu giá trị tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng, Quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và các Phông tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng trên Đài phát thanh và Truyền hình tỉnh, trên webside của Sở Nội vụ, hệ thống Quản lý và điều hành văn bản tỉnh Cao Bằng và thực hiện niêm yết các thủ tục hành chính. Tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ cũng đã giới thiệu các phông tài liệu hiện đang bảo quản và quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tới độc giả.

Trong những năm qua, Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng đã tổ chức 09 lớp tập huấn bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ với 868 lượt học viên là Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp, công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu

vào Lưu trữ lịch sử, cán bộ Văn phòng – Thống kê cấp xã. Tại một số cơ quan đơn vị đã tổ chức các lớp tập huấn riêng cho công chức, viên chức trong đơn vị và đơn vị trực thuộc như: Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân thành phố Cao Bằng, Cục Thi hành án dân sự, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh…[36]

Sao gửi các văn bản và hướng dẫn thực hiện: Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng đã phô tô hơn 250 bản Luật Lưu trữ, các quy định về công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ gửi cán bộ, công chức và các cơ quan, các lớp tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ.

Các hình thức khác: Thông qua các đợt kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan đơn vị đã kết hợp phổ biến, hướng dẫn những nội dung cơ bản trong thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đến lãnh đạo và cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

Nhìn chung, việc phổ biến, tuyên truyền về chính sách này chủ yếu là cán bộ công chức đang làm việc tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Cao Bằng. Đối với nhân dân mức độ tuyên truyền để nhân dân biết đến tài liệu lưu trữ còn ít.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 85 trang tài liệu này.

2.2.3.Thực trạng phân công, phối hợp thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Có thể thấy rằng, một chính sách thành công cần nhiều yếu tố, trong đó, việc phân công, phối hợp thực hiện chính sách có vai trò quan trọng. Theo đó, để đảm bảo chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện đồng bộ, đáp ứng được mục tiêu chính sách đề ra, các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố và các bộ phận liên quan đến việc thực hiện chính sách đã có những hoạt động triển khai tương đối tốt. Cụ thể:

Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng có trách nhiệm tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh cụ thể hóa các nội dung kế hoạch và chủ động phối hợp với các cấp,

ngành liên quan để đề ra các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện. Sở đã tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng Quyết định số 97/QĐ-UBND ngày 29/01/2016 Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Cao Bằng đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 theo đó các nội dung về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được phân công rõ trong Quyết định với tất cả các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, Trung tâm lưu trữ lịch sử; Quyết định số 1461/QĐ-UBND ngày 11/9/2015 về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng; Kế hoạch thu nộp hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử hàng năm thể hiện sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị trên địa bàn cùng với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng trong việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu; Xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ hàng năm trên địa bàn. Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Sở Nội vụ cũng đã chủ động phối hợp với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ công chức phụ trách lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong tỉnh. Qua đó, nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ; chất lượng nguồn nhân lực từng bước được cải thiện, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ.

Đối với các sở, ban ngành và UBND các huyện, thành phố là cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 1461 nên việc thu thập những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức này cần có sự phối hợp thống nhất với Sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ để việc thu nộp hồ sơ, tài liệu và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đạt hiệu quả

Sở Tài chính là cơ quan chủ trì trong việc bố trí nguồn ngân sách hàng năm để chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị tiến tới thu nộp vào Lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, kinh phí dành cho các hoạt động về lưu trữ và thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn

rất ít chưa đáp ứng với nhu cầu thực tế của địa phương, số lượng tài liệu lưu trữ chưa được chỉnh lý tại các cơ quan, đơn vị còn rất lớn.

Sự phối hợp chặt chẽ, có hiệu quả giữa Sở Nội vụ và Sở Thông tin Truyền thông trong việc ứng dụng công nghệ thông tin ban hành văn bản điện tử và bước đầu thực hiện lập hồ sơ điện tử trên môi trường mạng.

Báo Cao Bằng, Đài Phát thanh – Truyền hình tỉnh cũng đã thực hiện tốt nhiệm vụ và chức năng của mình trong việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh. Đó là xây dựng các chuyên mục, chương trình tuyên truyền, giới thiệu về tài liệu lưu trữ, Nội quy và quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phối hợp với Phòng cảnh sát Phòng cháy, chữa cháy Công an tỉnh Cao Bằng mở các lớp tập huấn về công tác phòng cháy, chữa cháy cho cán bộ công chức nâng cao ý thức trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh được giao nhiệm vụ là đơn vị thực hiện các nghiệp vụ để tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh. Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng đã xây dựng bảng phân công công việc (Thông báo về việc phân công nhiệm vụ công tác Trung tâm Lưu trữ lịch sử hàng năm) theo vị trí việc làm đối với từng cán bộ công chức để họ nắm bắt được công việc, đồng thời gắn với trách nhiệm của cá nhân để phát huy vai trò trách nhiệm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Giữa các công chức có sự trao đổi, phối hợp trong quá trình xử lý công việc, góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện chính. Việc phối hợp với cơ quan thông tin và truyền thông của tỉnh để giới thiệu tài liệu lưu trữ cũng được quan tâm.

2.2.4. Thực trạng thanh tra, kiểm tra, đánh giá tổng kết và xử lý vi phạm trong thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

- Số lượng cơ quan được kiểm tra: Từ năm 2012 đến nay, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng, Ủy ban nhân dân tỉnh đã chỉ đạo Sở Nội vụ tổ chức thực hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại 56 cơ quan, đơn vị. Nội dung kiểm tra: Tập trung vào công tác tuyên truyền, quán triệt các văn bản của Nhà nước và của tỉnh về công tác lưu trữ; Xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác lưu trữ của đơn vị; Việc bố trí, kiện toàn đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ; thực hiện các chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ; việc cử công chức. viên chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu; bố trí kho Lưu trữ, các phương tiện bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; việc bố trí kinh phí để chỉnh lý tài liệu tích đống tại đơn vị; việc chấp hành trình tự thủ tục tiêu hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất theo quy định.

Kết quả kiểm tra các cơ quan đơn vị trong toàn tỉnh: Trong quá trình kiểm tra đã kết hợp hướng dẫn nghiệp vụ cũng như chấn chỉnh kịp thời công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nhằm từng bước đưa công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định. Sau kiểm tra có thông báo kết quả kiểm tra tới từng đơn vị, kịp thời chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế, đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ, về hiệu quả của việc tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Qua kiểm tra cũng đã phát hiện một số hạn chế trong công tác thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Một số cơ quan, tổ chức chưa bố trí Kho lưu trữ cơ quan, còn dùng phòng làm việc làm nơi bảo quản hồ sơ, tài liệu gây khó khăn cho việc quản lý tập trung và tra tìm tài liệu lưu trữ để phục vụ khai thác; Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu còn để các vật dụng khác; chưa trang bị đầy đủ trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức tương đối lớn chưa được thu thập, chỉnh lý hạn chế cản trở đến việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. [33]

Hằng năm, Sở Nội vụ tổ chức các cuộc họp, hội nghị... để đánh giá tình hình thực hiện và xây dựng chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong đó có việc tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng, đề xuất và thảo luận những điều chỉnh, thay đổi việc thực hiện chính sách sao cho phù hợp với thực tiễn triển khai thực hiện chính sách vào cuộc sống nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong từng giai đoạn cụ thể. Thông qua các buổi họp, hội nghị đó, các cơ quan, tổ chức và Trung tâm Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm trong việc thực hiện chính sách, báo cáo tình hình thực hiện công việc mình phụ trách để từ đó có những căn cứ đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ và rút ra những kinh nghiệm, khắc phục thiếu sót, tồn tại trong việc thực hiện chính sách ở những giai đoạn sau đó, đề xuất những biện pháp, cách làm sáng tạo trên tinh thần cải cách hành chính và hiệu quả cao nhất.

Công tác sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện thông qua báo cáo bằng văn bản, trong hội nghị tổng kết năm của các cơ quan, đơn vị và hội nghị do Sở Nội vụ chủ trì hàng năm.

Giai đoạn từ năm 2012 đến nay không có đơn thư tố cáo về hành vi vi phạm trong tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

2.3. Kết quả thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng

Trong những năm qua, được sự quan tâm, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh; với sự triển khai thực hiện tương đối tốt, sự phối kết hợp của các cơ quan, tổ chức và Trung tâm Lưu trữ trong việc triển khai thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng góp phần không nhỏ vào thành quả phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh được bố trí các trang thiết bị thiết yếu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sắp xếp khoa học, giúp cho việc tra cứu, khai thác tài liệu được kịp thời, nhanh chóng. Toàn bộ tài liệu được thể hiện trên vật mang tin bằng giấy, thời gian của tài liệu chủ yếu từ năm 1949-2008. Chất lượng hồ sơ đưa ra phục vụ độc giả đã được chỉnh lý, sắp xếp khoa học. Hiện nay, có 22 phông lưu trữ với tổng cộng 530 mét tài liệu đang được bảo quản trong Kho.

Thực hiện quy định tại Luật Lưu trữ về quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tiến hành khảo sát tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử để xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu. Hằng năm, trên cơ sở kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; các cơ quan gửi mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho Sở Nội vụ để thẩm định nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Giai đoạn 2012 đến nay Trung tâm đã thẩm định hồ sơ, tài liệu của 06 cơ quan, đơn vị và tiến hành tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (gồm 06 phông lưu trữ với tổng cộng 28 mét hồ sơ, tài liệu).

Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh được trang bị 158 giá để tài liệu; 05 tủ lưu bản đồ, bản vẽ; 06 đồng hồ đo ẩm; 02 máy hút bụi; 10 bình chữa cháy; 6 quạt thông gió… Có đầy đủ cặp ba dây, bìa hồ sơ và hộp đựng tài liệu. Kho lưu trữ còn trang bị hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động, hệ thống điều hòa không

khí và hệ thống camera giám sát. Khu vực kho bảo quản tài liệu được bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi; có trang thiết bị chuyên dụng, các hệ thống phòng cháy, chữa cháy; hệ thống điều hòa không khí; hệ thống camera giám sát…, phòng, kho được sắp xếp khoa học, gọn gàng ngăn nắp bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trung tâm Lưu trữ lịch sử được xác định là Khu vực Cấm tại Quyết định số 1012/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2017 của UBND tỉnh Cao Bằng về việc xác định khu vực cấm, địa điểm cấm.

Tổ chức và nhân sự làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử của tỉnh được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ, bố trí sắp xếp theo vị trí việc làm, đáp ứng yêu cầu phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ. Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu được thực hiện dưới 02 hình thức, đó là: Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc; cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ. Công cụ tra tìm và quản lý tài liệu: Chủ yếu sử dụng công cụ tra cứu tài liệu bằng Mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu, Phần mềm lưu trữ tài liệu của Trung tâm. Thủ tục khai thác hồ sơ, tài liệu được thực hiện đúng quy định, quy trình. Việc cung cấp tài liệu lưu trữ được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, phí sử dụng tài liệu được thu, nộp theo đúng Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ; phục vụ chu đáo, kịp thời, nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu về hồ sơ, tài liệu cho các tổ chức và công dân.

Tổng số lượt người khai thác và số lượt hồ sơ đưa ra phục vụ: Trung bình hàng năm, Trung tâm tổ chức khai thác, phục vụ trên 156 lượt người với trên 247 hồ sơ, tài liệu. Như vậy, trong giai đoạn từ năm 2012 đến nay Trung tâm đã tổ chức khai thác, phục vụ trên 1322 lượt người với trên 2937 hồ sơ, tài liệu. Trong đó, cung cấp tài liệu cho Văn phòng UBND tỉnh, Thanh tra tỉnh, UBND các huyện thành phố, Trung tâm phát triển quỹ đất…để Xây