Một Số Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Việc Thực Hiện Chính Sách Tổ Chức, Khai

Chương 2

THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ

LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG

2.1. Một số yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng

2.1.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng

Cao Bằng là tỉnh miền núi biên giới nằm ở vùng Đông Bắc, phía Bắc và Đông Bắc giáp Quảng Tây (Trung Quốc), phía Tây giáp 2 tỉnh Hà Giang và Tuyên Quang, phía Nam giáp 2 tỉnh Bắc Kạn và Lạng Sơn. Nhờ vị trí địa lý chiến lược, mảnh đất Cao Bằng đã trở sớm thành căn cứ cách mạng, giai đoạn 1941 – 1945, là nơi đã gắn liền với các hoạt động cách mạng của Chủ tịch Hồ Chí Minh và Mặt trận Việt Minh. Năm 1956, Cao Bằng cùng các tỉnh Bắc Kạn, Lạng Sơn, Thái Nguyên, Tuyên Quang, Hà Giang hợp thành Khu tự trị Việt Bắc. Đây cũng là nơi cư trú của nhiều dân tộc anh em như: Tày, Nùng, Kinh, Dao, H'Mông, … Với bề dày lịch sử xây dựng và phát triển, trải qua các thời kỳ lịch sử, Cao Bằng vẫn luôn giữ được vai trò là đơn vị hành chính có vị trí chiến lược trọng yếu và xứng danh là “phên dậu” vững chắc nơi biên cương phía Bắc của đất nước. Những đóng góp của quân và dân Cao Bằng trong quá trình đấu tranh giải phóng dân tộc; những thành tựu trong xây dựng, bảo vệ đất nước; những nét văn hóa độc đáo của các dân tộc đã phần nào được lưu lại trong các tài liệu lưu trữ, phần lớn các tài liệu lưu trữ của Cao Bằng đang được lưu trữ, bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Cao Bằng và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật, nhằm mục đích lưu trữ được những tài liệu có giá trị, đồng thời phục vụ công tác xây

dựng và phát triển của tỉnh trong tương lai. Với chức năng chính của Trung tâm là lưu trữ và tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng được coi là kho báu tài liệu lưu trữ, góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và phát triển của tỉnh Cao Bằng.

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đang lưu giữ 22 phông tài liệu với 5.301 hộp, cặp và 30.656 hồ sơ, tương đương 530 mét giá tài liệu. Trong đó, gồm tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học… từ năm 1949 đến năm 2008. Ngoài ra, còn có hệ thống công báo từ năm 1945 đến năm 2008 bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật do Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương ban hành.

Danh sách các Phông tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng

STT

Tên phông	Thời gian của tài liệu	Ghi chú
01	Phông Ủy ban hành chính tỉnh Cao Bằng	1949 – 1975
02	Phông Ủy ban hành chính tỉnh Cao Lạng	1976 – 1978
03	Phông Hội đồng nhân dân tỉnh Cao Bằng (Từ khóa I đến khóa XIV)	1959 – 2004
04	Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng	1979 – 2008
05	Phông Thi đua – Khen thưởng tỉnh Cao Bằng	1984 – 2006
06	Phông Ban Ngoại vụ và Biên giới tỉnh Cao Bằng	1985 – 2001
07	Phông Công ty dược liệu đặc sản tỉnh Cao Bằng	1982 – 1988
08	Phông Ban Quản lý Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng – Bắc Kạn	1999 – 2004
09	Phông Ban Quản lý Dự án phát triển vì người nghèo tại miền núi phía Bắc	2006 – 2007
10	Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Cao Bằng	1975 – 1996

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 85 trang tài liệu này.

Phông Thanh tra tỉnh Cao Bằng	1978 – 2000
12	Phông Sở Công nghiệp – TTCN tỉnh Cao Bằng	1977 – 2000
13	Phông Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng	1977 – 2006
14	Phông Đài Phát thanh – Truyền hình tỉnh Cao Bằng	1978 – 2002
15	Phông Cục thuế tỉnh Cao Bằng	1982 – 2007
16	Phông HĐND huyện Nguyên Bình	1969 – 2007
17	Phông UBND huyện Nguyên Bình	1979 – 2004
18	Phông HĐND huyện Trà Lĩnh	1977 – 1998
19	Phông UBND huyện Trà Lĩnh	1963 – 1998
20	Phông Cục hải quan tỉnh Cao Bằng	1976 – 2006
21	Phông HĐND huyện Hạ Lang	1981 – 2009
22	Phông UBND huyện Hạ Lang	1981 – 2006
23	Công báo Chính phủ	1945 – 2008

(Nguồn: Chi cục Văn thư – Lưu trữ (2018))

Qua Danh sách các Phông tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng cho thấy đây là những tài liệu lưu trữ từ rất lâu theo thời gian lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Cao Bằng, nguồn sử liệu quý và có ý nghĩa quan trọng, phản ánh quá trình hình thành phát triển của cơ quan, tổ chức; phản ánh cả một giai đoạn lịch sử phát triển của tỉnh. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đều có thể đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng để tra cứu và xem lại các tư liệu có giá trị này.

Từ những Phông tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng giúp cho các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học, các độc giả có cơ hội để tiếp cận các tài liệu này một cách có hệ thống theo trình tự lịch sử để lại. Qua nghiên cứu về các Phông tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng, tác giả nhận thấy đây chính là kho tàng tri thức của tỉnh, có giá trị lịch sử cao, đồng thời giúp cho người đọc cũng như các nhà nghiên cứu có thêm nhiều

kiến thức và tư liệu của quá khứ, từ đó có cơ sở để xây dựng các kế hoạch cho tương lai. Có thể nói, tài liệu lưu trữ vừa có tính lịch sử nhưng lại có tính khoa học nối tiếp, giúp thế hệ sau có thông tin về một quá trình hoặc một chặng đường lịch sử nào đó đã qua, từ đó đưa ra được những nhận định cho riêng mình và xây dựng được những kế hoạch, hoạch định những chính sách phù hợp với tình hình thực tế dựa trên những tài liệu đã ghi lại những vấn đề thuộc về lịch sử có thể phải rút kinh nghiệm hoặc là tiền đề để phát huy. Tất cả những giá trị đó đều giúp cho công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của địa phương, góp phần xây dựng đất nước ngày một giàu mạnh.

2.1.2. Tổ chức bộ máy và cán bộ làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Thực hiện Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Sở Nội vụ đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ban hành Quyết định số 2286/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm 2015 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ. Từ cuối tháng 4/2019, Chi cục Văn thư lưu trữ được tổ chức lại thành Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ thuộc Sở Nội vụ. Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ được tổ chức lại thành Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ. Có thể nói, việc tổ chức lại Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành Trung tâm lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ là đơn vị sự nghiệp thực hiện nghiệp vụ về lưu trữ là phù hợp với tình hình thực tế, biên chế và tổ chức của tỉnh Cao Bằng, tránh được tình trạng thực hiện nhiệm vụ chồng chéo, phù hợp với Đề án sắp xếp và kiện toàn tổ chức của Tỉnh ủy Cao Bằng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động.

Đội ngũ làm công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử được rà soát lại trên cơ sở thực hiện Đề án xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức; số lượng người làm việc và chức danh nghề nghiệp viên chức.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện có 14 biên chế bao gồm 01 Giám đốc, 12 viên chức, 01 kế toán và 01 nhân viên hợp đồng lao động. Trong đó 11 người có trình độ đại học, 03 người có trình độ trung cấp. [27]

Các tổ chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Trung tâm gồm:

+ Tổ Hành chính - Tổng hợp: Gồm 02 viên chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, tổ chức cán bộ, biên chế; 01 viên chức kế toán thực hiện công tác tài chính, kế toán của Trung tâm và 01 nhân viên hợp đồng lao động thực hiện quét dọn vệ sinh cơ quan.

+ Tổ Nghiệp vụ lưu trữ: Gồm 11 viên chức trực tiếp phục vụ độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có nhiệm vụ: Thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu; Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu; Quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả; Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả sử dụng tài liệu; Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc; Phô tô, chứng thực tài liệu lưu trữ; Bảo quản an toàn tài liệu trên kho; vệ sinh kho theo định kỳ; thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ; thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo phân công. Việc tổ chức khoa học các phòng ban và vị trí việc làm của các viên chức thực hiện công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ làm cho họ an tâm công tác, yêu nghề, tin tưởng vào sự lãnh đạo của cấp trên từ đó phát huy tinh thần, trách nhiệm trong thực hiện các nhiệm vụ được giao.

2.2. Quá trình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng

2.2.1. Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Căn cứ các quan điểm, chủ trương đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng đã ban hành một số văn bản như: Chỉ thị số 10/2015/CT-UBND ngày 16 tháng 7 năm 2015 về việc tăng cường, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Quyết định số 97/QĐ-UBND ngày 29/01/2016 Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Cao Bằng đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 với mục tiêu đến năm 2030 tại Lưu trữ lịch sử tỉnh có 100% tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh khoảng 10.000 - 12.000 mét giá và bảo quản trong kho Lưu trữ chuyên dụng, trong đó 30.000 trang tài liệu được số hóa; 50% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, 50% hồ sơ tài liệu được công bố, triển lãm giới thiệu phục vụ công chúng; Bình quân hàng năm phục vụ trên 400 lượt người trở lên đến khai thác sử dụng, trong đó có khoảng 20% thông tin của tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng.[35]

Sở Nội vụ có chức năng tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã chủ động tham mưu xây dựng đề án chỉnh lý tài liệu tại các sở, ban, ngành, ủy ban nhân dân các huyện thành phố để kịp thời đưa khối tài liệu này ra phục vụ khai thác sử dụng; đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh cũng được xây dựng với mục tiêu cung cấp tài liệu lưu trữ số cho người khai thác sử dụng, tuy nhiên đến nay đề án này vẫn chưa được phê duyệt do nguồn kinh phí lớn ngân sách của tỉnh chưa đủ điều kiện thực hiện các đề án trên.

Hàng năm, Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh; kế hoạch thu nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử như: Kế hoạch số 235/KH-SNV ngày 17/02/2016 của Sở Nội vụ về việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2016; Kế hoạch số 285/KH-SNV ngày 23/02/2017 của Sở Nội vụ Thu thập tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2017…; Trung tâm lưu trữ lịch sử của tỉnh hàng năm đều có kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong đó các nhiệm vụ phục vụ khai thác như trực phòng đọc, các kho lưu trữ, tra cứu tài liệu tiếp nhận yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, triển lãm giới thiệu về tài liệu lưu trữ đều được đưa vào nội dung kế hoạch để thực hiện và đánh giá tổng kết cuối năm. Các kế hoạch kiểm tra và tự kiểm tra thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn như kế hoạch số 760/KH-SNV ngày 10/5/2016 của Sở Nội vụ với các nội dung cụ thể như cơ quan chủ trì thực hiện, phân công tổ chức điều hành; về cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cũng như các nguồn lực về tài chính, con người; thời gian kiểm tra hay đôn đốc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó đặc biệt là kiểm tra việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện hàng năm.

Các sở, ban, ngành, các huyện, thành phố căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao đã chủ động xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của đơn vị để tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong đó có nhiệm vụ tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định, quy trình.

Trong những năm qua công tác lãnh đạo, chỉ đạo và trách nhiệm của các cấp ủy Đảng, chính quyền trong việc xây dựng, ban hành và triển khai thực hiện kế hoạch, công tác xây dựng quy hoạch, kế hoạch từng bước được quan tâm.

Nhìn chung, tỉnh Cao Bằng đã chủ động, tích cực xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu

trữtrong toàn hệ thống chính trị của tỉnh. Tuy nhiên, công tác lãnh đạo, chỉ đạo đôi lúc còn thiếu quyết liệt, đặc biệt là cơ quan tham mưu về lĩnh vực văn thư, lưu trữ đôi khi còn bị động và có những đề xuất chưa thực sự phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Công tác dự báo để xây dựng các chỉ tiêu, kế hoạch nhất là đề án triển khai thực hiện chính sách còn hạn chế, chưa có tính chất dự báo cao, chưa lường trước được hết những khó khăn, diễn biến phức tạp của tình hình kinh tế, xã hội trong tỉnh dẫn đến đề ra mục tiêu, chỉ tiêu có lúc chưa sát với tình hình thực tế.

2.2.2. Thực trạng phổ biến, tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Để chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được triển khai đến đúng người được thụ hưởng chính sách ngay sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành, UBND tỉnh đã chỉ đạo tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Chỉ thị số 35/CT- TTg và các văn bản quy phạm pháp luật khác về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong đó có những nội dung về phông lưu trữ, tài liệu được lưu giữ trong các kho lưu trữ, lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, quyền được khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trách nhiệm của người khai thác và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ…. Các cơ quan thông tin đại chúng của tỉnh: Đài phát thanh và truyền hình Cao Bằng, Báo Cao Bằng xây dựng các tin bài, chuyên mục truyền tải đến nhân dân địa phương về ý nghĩa, nội dung của Luật và các chế độ chính sách liên quan đến các đối tượng được thụ hưởng chính sách, về khối phông lưu trữ, tài liệu lưu trữ có trong Trung tâm lưu trữ tỉnh. Từ đó, quần chúng nhân dân trên địa bàn tỉnh ngày càng nhận thức rõ hơn sự quan tâm của Đảng, Nhà nước đối với chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời gian vừa qua và trong giai đoạn hiện nay. Đồng thời, làm cho các độc giả