Quan Điểm Của Đảng, Chính Sách Của Nhà Nước Về Tổ Chức, Khai Thác Sử

chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo mục tiêu tổng thể đã xác định, nhằm đem tài liệu lưu trữ ra phục vụ các nhu cầu sử dụng của các độc giả, người nghiên cứu, người dân và doanh nghiệp.

Thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình vận động, thực hiện ý chí của nhà nước trong chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thành hiện thực thông qua các cơ chế quản lý, các giải pháp với các đối tượng nhằm đạt mục tiêu đã xác định. Thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chính là bước đưa chính sách này vào thực hiện trong đời sống xã hội. Bao gồm các hoạt động như tuyên truyền, phổ biến chính sách về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; vận động, tổ chức các nguồn lực như con người, tài chính, cơ sở vật chất... để thực hiện chính sách; phân công, phối hợp cá nhân tổ chức có liên quan trong thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; kiểm tra, đôn đốc và hiệu chỉnh chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cùng với các biện pháp hỗ trợ khác để chính sách này phát huy được vai trò trong thực tiễn. Trong quá trình thực hiện chính sách đó, dùng việc triển khai các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng. Nếu như những hình thức như tổ chức việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc; thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ; cấp chứng thực lưu trữ; triển lãm tài liệu lưu trữ; thông báo về những tài liệu lưu trữ có giá trị mới phát hiện; công bố tài liệu lưu trữ; quản lý hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được làm tốt thì sẽ đưa được những thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ thành những tư liệu bổ ích để phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân. Đó cũng chính là thành quả của việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

1.1.4. Quan điểm của Đảng, chính sách của Nhà nước về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu phông lưu trữ quốc gia và các nguồn lực cho hoạt động lưu trữ đã được luật hóa từ năm 2011 và các văn bản dưới luật các năm trước đó điều chỉnh, tại Điều 4 Luật Lưu trữ năm 2011 đã nêu “chính sách của Nhà nước về lưu trữ” cụ thể như sau: (1) Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, (2) Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ, (3) Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ,

(4) Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.

Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử kịp thời bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” với mục tiêu của Đề án là hỗ trợ kinh phí cho các tỉnh xây dựng, cải tạo kho lưu trữ và mua sắm trang thiết bị chuyên dụng nhằm bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 85 trang tài liệu này.

Ngày 27 tháng 6 năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 579/QĐ-BNV Phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, với mục tiêu tổng quát: Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy

giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; Định hướng sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện thành công Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn 2011 - 2020; Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, tạo chủ động trong việc huy động, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực cho hoạt động lưu trữ. Đây chính là căn cứ pháp lý để các cấp xây dựng và thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi bộ, ngành cơ quan trung ương, địa phương trong cả nước.

1.2. Vị trí, vai trò của tài liệu lưu trữ và chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1.2.1. Vị trí, vai trò của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó, Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do

đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam”. Do vậy, để bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử, đây là nhiệm vụ rất quan trọng đối với các Trung tâm Lưu trữ lịch sử, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử; với tầm quan trọng và giá trị đặc biệt đó, tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của Luật Lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ của mỗi địa phương đều phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương đó. Các tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng đã và đang góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, việc phát triển về mọi mặt kinh tế - xã hội của tỉnh Cao Bằng nói riêng.

Tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trò quan trọng trong việc phục vụ nghiên cứu, nghiên cứu phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội của các địa phương trong cả nước. Có thể nói, đối với lĩnh vực khoa học: tài liệu lưu trữ cũng có những giá trị đặc biệt, vì tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học là một yêu cầu bắt buộc. Hầu hết các đề tài nghiên cứu khoa học trên từng lĩnh vực cụ thể, đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết quả nghiên cứu có liên quan của những người đi trước. Vì thế các đề tài nghiên cứu khoa học, sau khi được ứng dụng vào thực tiễn đều được lưu lại và trở thành tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo.

Tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trò quan trọng đối với lĩnh vực kinh tế: Các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề tài, dự án, đề án, kế hoạch phát

triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng; phục vụ việc quy hoạch phát triển khu kinh tế của địa phương theo đúng hướng. Để có những kế hoạch hoặc đề án quy hoạch phù hợp và khả thi, các cơ quan quản lý không thể không khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ như các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội của địa phương, số liệu về dân số và điều kiện thổ nhưỡng…

Các thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được khai thác để phục vụ việc tìm kiếm và khai thác các tài nguyên, khoáng sản. Việc khai thác và sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp cho các cơ quan, đơn vị trong cả nước nói chung và tỉnh Cao Bằng nói riêng tiết kiệm được thời gian, công sức, kinh phí. Ngoài ra đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế (gọi chung là doanh nghiệp), tài liệu lưu trữ còn là kho tàng thông tin về công nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất, kinh doanh... Hiện nay trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế quốc tế và bước vào nền kinh tế thị trường, việc khai thác tài liệu lưu trữ sẽ giúp các doanh nghiệp tham khảo và áp dụng được nhiều công nghệ hiện đại, nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với lĩnh vực văn hóa – xã hội, thông tin trong tài liệu lưu trữ nếu được khai thác và sử dụng sẽ phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa của các dân tộc, văn hóa vùng, miền. Những nghiên cứu về văn hóa dựa trên cơ sở các thông tin từ tài liệu lưu trữ đã góp phần giới thiệu những nét văn hóa truyền thống của văn hóa tỉnh nhà với bạn bè trong nước và thế giới. …

Tài liệu lưu trữ còn có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội, vì nó cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu định hướng các chính sách về tôn giáo, dân tộc. Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn cung cấp những thông tin đáng tin cậy để Đảng, Nhà nước giải quyết các chế độ chính sách cho những người có công, những đối tượng xã hội…

Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Vì vậy, chính sách và thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng và mang tính chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ và là mục tiêu cao nhất và cũng là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ nhằm làm cho tài liệu lưu trữ phát giá trị đặc biệt của nó.

1.2.2. Tầm quan trọng của chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và việc thực hiện chính sách

Chính sách là những hướng dẫn được thiết lập để đảm bảo cho việc thực hiện những mục tiêu đã đề ra là những khuôn khổ, những điều khoản, những quy định chung tạo cơ sở thống nhất khi ra các quyết định quản trị. Chính sách chính là công cụ để thực hiện chiến lược, là những phương tiện để thực hiện mục tiêu, giúp định hướng mục tiêu cho các chủ thể tham gia hoạt động có vai trò định hướng cho các chủ thể hành động.

Vì vậy, chính sách sẽ giúp cho chiến lược được triển khai trong thực tiễn, tạo điều kiện dễ dàng cho việc giải quyết các vấn đề đã đặt ra, giúp hướng dẫn và hỗ trợ cho thực thi chiến lược, là công cụ hữu hiệu chủ yếu để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đồng thời tạo động lực cho các đối tượng tham gia hoạt động theo mục tiêu chung.

Chính sách được thực hiện sẽ thúc đẩy sự phối hợp hoạt động giữa các cấp, các ngành. Do đó, việc thực hiện các giai đoạn trong chu trình chính sách không chỉ và không thể do một cơ quan nhà nước đảm nhiệm, mà cần có sự tham gia của nhiều cơ quan thuộc các cấp, các ngành khác nhau hay của nhiều tổ chức, cá nhân. Cho nên, thông qua quá trình chính sách sẽ thúc đẩy sự phối hợp hoạt động giữa các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tầng lớp nhân dân, góp phần tạo nên sự nhịp nhàng, đồng bộ trong hoạt động thực thi chính sách.

Chính sách là công cụ đặc thù và không thể thiếu được mà nhà nước sử dụng để quản lý, chúng có chức năng chung là tạo ra những kích thích đủ lớn cần thiết để biến đường lối chiến lược thành hiện thực, góp phần thống nhất tư tưởng và hành động của mọi người trong xã hội. Có chính sách phù hợp với nhu cầu phát triển trong từng thời kỳ có thể khơi dậy các nguồn tiềm năng, phát huy tính tích cực, sáng tạo. Ngược lại, chỉ cần một chính sách sai lầm, sẽ gây ra phản ứng tiêu cực làm giảm hiệu quả, triệt tiêu động lực của sự phát triển.

Chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cũng vậy, có vai trò rất quan trọng trong công tác lưu trữ. Đây là cơ sở cần thiết để các cơ quan nhà nước phối hợp thực hiện nhằm phát huy giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ. Tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mà cụ thể là để triển khai các chiến lược, kế hoạch cụ thể về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong thực tiễn.

Nếu chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp, được tổ chức thực hiện tốt sẽ huy động và phát huy được các nguồn lực đem lại kết quả khả quan góp phần giúp cho việc tiếp cận nhanh chóng, thuận lợi các thông tin trong tài liệu lưu trữ và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và người dân góp phần vào sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước.

1.2.3. Mục tiêu của chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Mục tiêu quan trọng của tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là đưa tài liệu có giá trị ra phục vụ, phúc đáp các nhu cầu của nhà nước, tổ chức doanh nghiệp và người dân.

Mục tiêu của chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ làm cho tài liệu lưu trữ có điều kiện để phát huy giá trị đặc biệt của nó. Nhà nước, tổ chức doanh nghiệp và người dân có cơ hội khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, biến những thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ thành những

tư liệu bổ ích phục vụ cho sự nghiệp chính trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử phục vụ cho hoạt động thực tiễn.

1.2.4. Giải pháp và công cụ thực hiện chính sách

Giải pháp chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thể hiện sự can thiệp của nhà nước nhằm tăng cường vai trò quản lý của nhà nước, phát huy vai trò của các cơ quan, tổ chức có liên quan và toàn xã hội đối với công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, một điểm cần hết sức lưu ý đó là mục tiêu cũng như các giải pháp của chính sách ở đây phải được xem xét là tạm thời hay chiến lược, dài hạn hay ngắn hạn tùy thuộc vào Chính phủ, phù hợp với từng giai đoạn phát triển kinh tế cũng như bối cảnh kinh tế trong nước và quốc tế.

Xét từ một góc độ tiếp cận khác đối với mục tiêu của chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, thì các giải pháp mà nhà nước thực hiện chính là nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phúc đáp cho việc xây dựng, bảo vệ và phát triển chung của đất nước.

Những vấn đề trên cho thấy, chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hướng đến một số giải pháp cơ bản. Trước hết là phải nâng cao nhận thức về tài liệu lưu trữ, công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành và tổ chức thực hiện cơ chế, chính sách nhằm tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về nhận thức ở tất cả các cấp lãnh đạo từ Trung ương đến địa phương, trong đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân về tầm quan trọng và ý nghĩa của chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; vị trí, vai trò của công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong cuộc sống.

Giải pháp chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm nhóm giải pháp liên quan đến mục tiêu chính sách và nhóm giải pháp liên quan đến công cụ chính sách.