Trách Nhiệm Và Thẩm Quyền Của Lưu Trữ Tỉnh Đồng Nai Trong Việc Thu Thập Tài

nước thuộc tỉnh để triển khai các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ theo sự phân công của Giám đốc Sở Nội vụ;

Được tham dự các cuộc họp của Sở Nội vụ và Ủy ban nhân dân tỉnh có liên quan đến nhiệm vụ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ;

Giúp Giám đốc Sở Nôị vụ kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh trong việc thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng nhà nước; các quyết định của ủy ban nhân dân tỉnh trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;

Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, quy chế dân chủ trong hoạt động cơ quan Chi cục Văn thư- Lưu trữ theo mục tiêu, nội dung được Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt và theo pháp luật;

Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thưc hiện chế độ tiền lương và các chính sách, chế độ về tiền lương; quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, đánh giá công tác hàng năm; khen thưởng kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý của Chi cục;

Quản lý tài chính, tài sản của Chi cục Văn thư-Lưu trữ theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh;

Được cấp bản sao hoặc trích sao những tài liệu lưu trữ theo yêu cầu chính đáng của cán bộ, công chức, viên chức và những giấy tờ cần thiết theo yêu cầu chính đáng của công dân;

Thực hiện một số dịch vụ công, ký kết hợp đồng và các giao dịch thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.

2.1.4. Trách nhiệm và thẩm quyền của Lưu trữ tỉnh Đồng Nai trong việc thu thập tài liệu.

Thứ nhất cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiến hành sưu tầm, thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành của

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 136 trang tài liệu này.

cơ quan, tổ chức đã được chỉnh lý, lựa chọn, thống kê tài liệu nộp lưu:

Thứ hai tiến hành lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập và thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

Thứ ba hoàn thiện mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, tổ chức đóng gói hồ sơ, tài liệu và vận chuyển đến nơi giao nộp, tiến hành giao nộp:

- Lập kế hoạch thu thập tài liệu và thống nhất với các cơ quan, tổ chức về thời gian giao nộp.

- Phối hợp với lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức lựa chọn tài liệu để giao nộp.

- Hướng dẫn lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu để giao nộp.

- Kiểm tra mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người phụ trách lưu trữ lịch sử quyết định. Việc kiểm tra do Hội đồng xác định giá trị tài liệu của lưu trữ lịch sử thực hiện và được lập thành biên bản.

- Hoàn chỉnh hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu và trình cơ quan chủ quản trực tiếp của lưu trữ lịch sử duyệt. Hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu gồm:

- Văn bản đề nghị của lưu trữ lịch sử;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị của lưu trữ lịch sử về việc kiểm tra mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu của cơ quan, tổ chức.

- Thông báo cho cơ quan, tổ chức nộp lưu về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi được cấp có thẩm quyền duyệt; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu:

+ Kiểm tra, đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài

liệu;

- Lập biên bản giao nhận tài liệu.

Dựa trên văn bản này lưu trữ lịch sử tỉnh nói chung và lưu trữ lịch sử

tỉnh Đồng Nai nói riêng có trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất, nhân lực để tiến hành thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật đạt hiệu quả tốt nhất và phát huy giá trị của khối tài liệu có ý nghĩa quan trọng này.

Thông tư liên tịch số 01/2014.TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 08 năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ xây dựng về việc hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp vào lưu trữ lịch sử, thì cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng có trách nhiệm bảo quản an toàn hồ sơ thiết kế cơ sở do mình thẩm định, hồ sơ thiết kế do mình cấp phép xây dựng theo tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.

Cơ quan lưu trữ nhà nước phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật nếu không tiếp nhận hồ sơ lưu trữ công trình xây dựng do chủ đầu tư nộp theo quy định; phải chịu các chi phí phát sinh do việc chủ đầu tư phải vận chuyển, bảo quản hồ sơ lưu trữ không được cơ quan lưu trữ nhà nước tiếp nhận theo quy định.

Từ những nội dung đã nghiên cứu và tìm hiểu ở trên việc thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật về lưu trữ lịch sử nói chung và lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng là rất quan trọng cần được quan tâm đúng mức và thực hiện nghiêm tục trong thực tế. Trong khi khảo sát về tình hình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đông nai chúng tôi thấy thực tế đáng phải suy nghĩ về thực trạng thu thập ở đây, các tài liệu khoa học kỹ thuật đang bảo quản quản có số lượng rất ít, bảo quản thô sơ chưa có giá kệ, hay hộc tủ. Những tờ bản đồ, cuộn bản vẽ, bản thiết kế được cuộn tròn và gác trên kệ bảo quản tài liệu hành chính. Tài liệu đã ít lại không được bảo quản tốt, kỹ thuật bảo quản và sử dụng tài liệu khoa học kỹ thuật đơn giản dễ gây ra tình trạng hư hỏng tài liệu. Tỉnh Đồng Nai là tỉnh có nhiều công

trình xây dựng lớn như quy hoạch xây dựng, phát triển hạ tầng của các khu công nghiệp, các công trình trong điểm của tỉnh và của Nhà nước trên địa bản tỉnh như công trình cầu Đồng Nai, công trình sân bay Long Thành...làm tốt công tác này thứ nhất là để thu thập đầy đủ các loại hình tài liệu có giá trị vào phòng kho lưu trữ, thứ hai là phát huy giá trị của khối tài liệu có ý nghĩa này khi cần thiết. Tóm lại việc xây dựng quy trình thu thập, bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai hiện nay là rất cần thiết để khắc phục tình trạng trên.

2.1.5. Công tác lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật tỉnh Đồng Nai

Như trên đã trình bày, Đồng Nai là một tỉnh công nghiệp trọng điểm của đặc vùng kinh tế phía nam. Không chỉ có nền công nghiệp phát triển mạnh với nhiều khu công nghiệp và cụm khu công nghiệp lớn, ngành thủ công nghiệp và nông nghiệp cũng phát triển mạnh. Trong quá trình phát triển các khu công nghiệp nói riêng và toàn tỉnh Đồng Nai nói chung sản sinh ra một lượng tài liệu rất lớn bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn, tào liệu điện tử, tài liệu văn học nghệ thuật và tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị. Trong đó tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lượng khá lớn, Tài liệu về thi công thiết kế các công trình xây dựng lớn như Văn miếu Trấn Biên, Cầu Đồng Nai mới, sân bay quốc tế Long Thành. Tài liệu quy hoạch các khu công nghiệp, cụm khu công nghiệp, tài liệu thi công, thiết kế các công trình xây dựng, tài liệu thiết kế máy móc, các sản phẩm công nghiệp.

Tài liệu về thăm dò tài nguyên khoáng sản trên địa bàn tỉnh, tài liệu đo đạc bàn đồ, tài liệu về khí tưởng thuỷ văn...

Sau khi khảo sát chúng tôi nhận thấy công tác lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật, công tác thu thập tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật ở tỉnh Đồng Nai chưa thật sự được quan tâm đúng mức. Tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, chưa có giá kệ, hộc tủ riêng dùng bảo quản tài liệu khoa học kỹ thuật, cũng như có rất ít tài liệu khoa học kỹ thuật được bảo quản trong kho,

không được liệt kệ, tách riêng để bảo quản, khai thác sử dụng mà nhập chung bảo quản với tài liệu hành chính. Vì vậy, việc tổ chức thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật về kho lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai là yêu cầu cấp thiết cần được tổ chức thực hiện.

2.2. Những quy định của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai về thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật

2.2.1. Quy định về nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ tỉnh Đồng Nai

Việc xác định nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử địa phương là rất quan trọng đặc biệt là với loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật thì việc xác định nguồn thu thập lại càng trở nên quan trọng và cấp thiết hơn. Việc xác định nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai cũng rất quan trọng và có ý nghĩa đối với việc phát triển kinh tế trong địa bàn tỉnh nói riêng và trong chiến lược phát triển kinh tế vùng trọng điểm Đông Nam bộ và cả nước nói chung.

Dựa trên quy định của Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp, Quyết định số 41/2011/QĐ-UBND ngày 22/6/2011 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Quyết định số 294/QĐ-UBND ngày 03 tháng 02 năm 2015 của Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Theo đó tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình làm việc sản sinh ra các loại tài liệu có ý nghĩa được bảo quản vĩnh viễn theo quy định của Nhà nước phải nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Như vậy có thể thống kê các nguồn thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai như sau:

1. VP UBND tỉnh Đồng Nai;

2. Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng Nhân dân tỉnh

Đồng Nai;

3. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đồng Nai;

4. Toà án nhân dân;

5. Viện kiểm sát nhân dân;

6. Công an, cảnh sát phòng cháy, chữa cháy, Bộ chỉ huy quân sự;

7. Các tổ chức thuộc cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức năng quản lý Nhà nước;

8. Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND;

9. Cơ quan, tổ chức của Trung ương, các đơn vị thành viên của các tập đoàn kinh tế Nhà nước, Tổng công ty nhà nước được tổ chức hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh;

10. Doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch UBND tỉnh ký quyết định thành lập;

11. Các tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động bằng ngân sách của Nhà nước.

Như vậy tất cả các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên là nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Trong đó bao gồm tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị lớn về nhiều mặt.

Theo khảo sát của chúng tôi hầu hết tài liệu khoa học kỹ thuật từ các nguồn đã thống kê ở trên chưa giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. (Chúng tôi xin đơn cử trường hợp của Sở Tài nguyên và Môi trường, trong quá trình hoạt động của Sở Tài nguyên và Môi trường cũng như các cơ quan, tổ chức trực thuộc sở sản sinh ra rất nhiều tài liệu khoa học kỹ thuật như các bản vẽ, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ địa chất khoáng sản...chưa giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Cũng như vậy tài liệu

khoa học kỹ thuật sản sinh ra ở các cơ quan khác trực thuộc quản lý của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hầu hết chỉ giao nộp tài liệu hành chính còn tài liệu khao học kỹ thuật chưa giao nộp, và lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai cũng chưa chủ động thực hiện thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật, chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể ở cấp tỉnh về việc thu thập loại hình tài liệu này về kho lưu trữ, nếu có thì cũng là đi kèm với tài liệu hành chính chưa thu thập theo khối, hay một nhóm tài liệu khoa học kỹ thuật nào rõ ràng, riêng biệt được bảo quản tại kho lưu trữ).

Vì vậy, để thực hiện tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai đòi hỏi sự cố gắng của các cơ quan quản lý về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh như Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh và từ mỗi cán bộ, viên chức làm nhiệm thu thập bổ sung tài liệu.

2.2.2. Quy định về thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật thu thập, bổ sung vào lưu trữ tỉnh Đồng Nai

Dựa vào hướng dẫn tại thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng, ngày 21 tháng 8 năm 2014 ban hành hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, công văn 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai chúng tôi xác định được thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gồm 14 nhóm tài liệu (phụ lục 3) như sau:

- Tài liệu tổng hợp;

- Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;

- Tài liệu tồ chức, nhân sự;

- Tài liệu lao động, tiền lương;

- Tài liệu tài chính, kế toán;

- Tài liệu xây dựng cơ bản:

- Tài liệu Tài liệu khoa học công nghệ;

- Tài liệu hợp tác quốc tế;

- Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo;

- Tài liệu thi đua, khen thưởng;

- Tài liệu pháp chế;

- Tài liệu về hành chính, quản trị công sở;

- Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ;

- Tài liệu của tổ chức Đảng và Đoàn thể cơ quan.

Hồ sơ, tài liệu phải nộp về lưu trữ lịch sử khi đến hạn, quy định tại khoản 1 Điều 21 của Luật Lưu trữ "trong 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử". Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ, Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình triển khai giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử theo đúng thời gian quy định. Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai củng tổ chức những đợt tập huấn về công tác lưu trữ cho các sở, ban, ngành và các huyện, giúp các cơ quan, tổ chức tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu chuẩn bị tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Nhà nước và quy định của tỉnh.

Thành phần tài liệu nộp về lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai quy định tại công văn 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai gồm: (Trong phần này chúng tôi xin lược bỏ bớt những loại hình tài liệu khác, chỉ liệt kê những tài liệu khoa học kỹ thuật thuộc thành phần