Biện Pháp Thu Thập Tài Liệu Khoa Học Kỹ Thuật Vào Lưu Trữ Lịch Sử Tỉnh

lịch sử cấp tỉnh như sau:

Tài liệu về Đất đai

Hồ sơ, bản đồ phân hạng đất, đánh giá đất cấp tỉnh từ năm 1976 đến nay, ở các tỷ lệ 1:2 000, 1:5 000, 1:10 000, 1:25 000; thồ sơ kiểm kê đất đai,

thống kê đất đai cấp tỉnh, cấp huyện ở các tỷ lệ 1:2 000, 1:5 000, 1:10 000, 1:25 000; hồ sơ điều tra về tài liệu định giá đất, quy hoạch sử dụng đất, giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng đất, giới thiệu địa điểm cấp tỉnh, cấp huyện ở các tỷ lệ 1:2 000, 1:5 000, 1:10 000, 1:25 000; tài liệu về bản đồ địa chính, sản phẩm dự án của lĩnh vực đất đai cấp tỉnh, cấp huyện ở các tỷ lệ 1:2 000, 1:5 000, 1:10 000, 1:25 000.

Tài liệu về tài nguyên Nước

Tài liệu điều tra, quy hoạch, đánh giá tài nguyên nước.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 136 trang tài liệu này.

Tài liệu về Khoáng sản địa chất

Tài liệu giới thiệu địa điểm xin khai thác khoáng sản, tài liệu thăm dò khoáng sản, tài liệu quy hoạch khoáng sản cấp tỉnh, cấp huyện.

Tài liệu về Môi trường

Tài liệu kết quả quan trắc môi trường hàng năm, tài liệu sản phẩm dự án của lĩnh vực môi trường.

Tài liệu Khí tượng - Thuỷ văn

Số liệu điều tra cơ bản về thí tượng thuỷ văn, môi trường, không khí, nước và biến đổi khí hậu, suy giảm tầng ô zôn; các loại tư liệu phim ảnh, bản đồ về các đối tượng nghiên cứu khí tượng thuỷ văn; hồ sơ tài liệu các công trình kỹ thuật khí tượng thuỷ văn.

Tài liệu về đo đạc

Hệ thống số liệu đo đạc gốc quốc gia; lưới đại chính cơ sở hạng III VN2000; hệ thống thông tin địa lý.

Tài liệu bản đồ

Bản đồ địa chính; bản đồ nền; bản đồ hành chính; bản đồ địa giới, Atlas Đồng Nai ở cac tỷ lệ 1:25000, 1:55 000, 1:100 000.

Ngoài ra còn có tài liệu thanh tra kiểm tra đất đai, nước, môi trương tư liệu phim ảnh của ngành. (kèm theo danh mục tài liệu bảo quản vĩnh viễn của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Đồng Nai, phụ lục 3).

Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai thành lập theo Quyết định số 1747/2003/QĐ.UBT ngày 18/06/2003 của UBND tỉnh Đồng Nai, la cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội; tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, hàng hoá; sở hữu trí tuệ (không bao gồm quyền tác giả về văn học, nghệ thuật và nhãn hiệu hàng hóa); an toàn bức xạ và hạt nhân và thông tin khoa học, công nghệ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai theo phát luật của Nhà nước và các quy định của Uỷ ban nhân dân tỉnh. Trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra nhiều tài liệu trong đó bao gồm cả tài liệu khoa học kỹ thuật như tài liệu quản lý khoa học cấp tỉnh, các công trình nghiên cứu khoa học trên địa bàn tỉnh, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp tỉnh đã được nghiệm thu, tài liệu về ứng dung tiến bộ khoa học kỹ thuật, tài liệu phát triền phần mền, đo lương chất lượng, tài liệu ừng dụng công nghệ sinhh học. Những loại tài liệu này hiện đang được tổ chức khoa học và bảo quản tại kho lưu trữ của Sơ, chưa giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh lần nào. (danh mục các đề tài nghiên cứu khoa học của tỉnh Đồng Nai từ năm 1995 đến 2010, phụ lục 4).

Ngoài ra, trong quá trình khảo sát tôi đã có trao đổi với Phó chánh văn phòng Trương Thị Kim Thi cán bộ phụ trách quản lý về công tác lưu trữ của Sở Giao thông vận tải tỉnh Đồng Nai được biết hiện nay sở đang lưu trữ 255 m2 tài liệu từ năm 1976 cho đến nay. Trong đó có khoảng 50m2

tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn nhưng chưa giao nộp vào lưu trữ lịch sử đó là những tài liệu về dự án cầu đường, tài liệu quy hoạch cầu đường, tài liệu hoàn công các công trình cầu đường của tỉnh...

Nguyên nhân của việc chưa giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử của Sở Giao thông vận tải và các sở, ban, ngành khác xuất phát từ hai bên. Bên Lưu trữ lịch sử do chưa xây dựng được kho chuyên dụng để thu thập khối lượng tài liệu của tất cả các cơ quan trực thuộc, chỉ thu được 24 phông như đã thống kê ở trên mà diện tích kho chứa tài liệu đã hết không thể tiếp tục tiến hành thu thập tài liệu được. Bên các sở, ban, ngành thì tài liệu chưa được chỉnh lý hoàn tất, trong 2 năm gần đây mới tiến hành chính lý khoa học đủ điều kiện giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử khi giới hạn ở kho này đã không còn. Vì vậy, xây dựng quy trình thu thập tài liệu lưu trữ nói chung và quy trình thu thập bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai là giải pháp quan trọng để khắc phục tình trạng trên.

2.3. Biện pháp thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Trên cơ sở các văn bản quy định về thu thập tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật của Nhà nước, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai đã tạo hành lang pháp lý và cơ sở thực tiễn giúp lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai tiến hành thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào kho lưu trữ để bảo quản và phát huy giá trị của khối tài liệu quan trọng này khi cần thiết.

Trong hoạt động của lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai (Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai) phòng nghiệp vụ gồm 7 người có chức năng nhiệm vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu của Chi cục. Từ năm 2006 Trung tâm lưu trữ tỉnh hiện nay là Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai không tiếp tục thu thập tài liệu do điều kiện kho tàng đã quá tải không thể

thu thập thêm tài liệu đang chờ kho lưu trữ mới xây dựng đi vào hoạt động sẽ tiếp tục thu thập tài liệu có ý nghĩa về bảo quản và phát huy giá trị của nó tại địa phương. Trước năm 2006 công tác thu thập tài liệu vẫn được tiến hành.

Thứ nhất, có kế hoạch thu thập tài liệu đã được chỉnh lý khoa học của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu (đối với những cơ quan, tổ chức chưa chỉnh lý tài liệu có văn bản hướng dẫn chính lý và đề nghị cơ quan, tổ chức tiến hành chỉnh lý tài liệu để giao nộp đúng thời hạn).

Thứ hai, chuẩn bị cơ sở vật chất, nhân lực để tiếp nhận tài liệu từ các cơ quan, tổ chức có tài liệu đủ tiêu chuẩn nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Thứ ba, là Trung tâm lưu trữ tỉnh này là Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai tiếp nhận tài liệu lưu trữ hiện hành từ các cơ quan thuộc nguồn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh như các sơ, ban, ngành, các công ty Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức đơn vị sự nghiệp...công tác tiếp nhận tài liệu được tiến hành cẩn thận thông qua kiểm tra thành phần và số lượng tài liệu được giao nộp, có biên bản bàn giao tài liệu giữa cơ quan giao nộp và đơn vị, cá nhân tiếp nhận bàn giao tài liệu.

Bên cạnh đó, khi đổi trực tiếp với cán bộ quản lý và nhân viên nghiệp vụ về tình hình thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai chúng tôi đã được trả lời là do điều kiện cơ sở vật chất còn hạn chế, nhân lực còn thiếu về số lượng và chất lượng việc thu thập tài liệu đã ngừng từ năm 2006. Tài liệu đã thu thập về lưu trữ chủ yếu là tài liệu hành chính, hầu hết không thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật, nếu có cũng rất ít và chưa có quy định, quy trình cụ thể, không có các loại giá kệ riêng để bảo quản tài liệu khoa học kỹ thuật.

2.4. Những hạn chế của công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ tỉnh Đồng Nai

Công tác lưu trữ ngày càng có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội. Trong đó, việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ, nếu không được thực hiện tốt sẽ dẫn đến sự mất mát, thất lạc, không thể phục vụ việc khai thác, sử dụng đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và đặc biệt là tổn thất chứng cứ pháp lý lịch sử. Do đó, việc chấp hành nghiêm Luật Lưu trữ, đưa công tác lưu trữ và nhất là công tác thu thập, lựa chọn hồ sơ tài liệu nộp lưu trở thành hoạt động khoa học tại bất kỳ cơ quan, tổ chức nào là nhiệm vụ bức thiết của các cấp, các ngành và chính quyền địa phương.

Trong những năm qua, công tác lưu trữ nói chung và thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nói riêng đã có những chuyển biến tích cực, Uỷ ban nhân dân tỉnh đã ban hành những văn bản quản lý cần thiết theo thẩm quyền như các Quyết định ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu và Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu của các cơ quan, tổ chức trong toàn tỉnh.

Tuy nhiên, có thể nhận thấy còn nhiều hạn chế, bất cập trong việc thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử như sau:

- Rất nhiều, thậm chí có thể nói là hầu hết cơ quan, đơn vị trong tỉnh không thực hiện nộp được việc lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử đúng thời hạn theo Luật định;

- Tài liệu nghe nhìn, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu khoa học, kỹ thuật và tài liệu các dự án, công trình trọng điểm chưa được thu thập;

- Thành phần tài liệu nộp lưu chủ yếu được lựa chọn sau khi các cơ quan, đơn vị được Trung tâm Lưu trữ tỉnh nay là Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh chỉnh lý, bóc tách và tư vấn lập hồ sơ, thủ tục nộp lưu. Còn lại các cơ quan nộp gì thì Lưu trữ lịch sử lựa chọn và thu loại đó. Nhiều loại tài liệu nằm trong thành phần phải thu nhưng cơ quan, đơn vị không nộp thì Lưu

trữ lịch sử cũng phải chịu. Thậm chí có cơ quan còn có văn bản phản ảnh không thực hiện hoặc chưa nộp lưu tài liệu vì nhiều lý do như: Không có kinh phí chỉnh lý tài liệu, không được sự cho phép của cơ quan ngành dọc cấp trên...có cơ quan, đơn vị ngành dọc nộp tài liệu giá trị không cao, không đúng thành phần;

Nguyên nhân của hạn chế nêu trên do vấn đề về nhận thức về tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức; nhân sự làm công tác lưu trữ thiếu, chủ yếu là kiêm nhiệm; một số thay đổi về Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu gây ra những khó khăn lúng túng, nhất định; chưa có các quy định, hướng dẫn cụ thể về thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật khó khăn về kinh phí, nhân lực chỉnh lý tài liệu v,v..

Trước những khó khăn bất cập nêu trên, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp khắc phục như sau:

- Trước hết, cần nâng cao nhận thức của mỗi cán bộ, công chức, viên chức đặc biệt là lãnh đạo cơ quan trong việc chỉ đạo, thực hiện các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ;

- Từng cơ quan, tổ chức cần có quy định cụ thể về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của công chức, viên chức; xem đó là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, năng lực lãnh đạo, điều hành và là một trong những tiêu chí đánh giá, bình xét danh hiệu thi đua, khen thưởng cho tập thể và cá nhân hàng năm;

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trong việc vi phạm Luật Lưu trữ và các quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ. Trong đó việc lập hồ sơ công việc, nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử là việc làm thường xuyên, ổn định và lâu dài trong cơ quan phải bố trí người đảm nhận;

- Việc dự toán kinh phí hàng năm cho công tác văn thư, lưu trữ, trong

đó có việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống là nhiệm vụ bắc buộc đối với các cơ quan, tổ chức Nhà nước; cơ quan, tổ chức nào không thực hiện thì phải được xem xét, xử lý về trách nhiệm theo quy định của pháp luật và quy chế của từng cơ quan.

- Tiếp tục tổ chức thực hiện xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng cấp

tỉnh.

Tiểu kết chương 2

Trong chương này chúng tôi giới thiệu khái quát về lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Khảo sát tình hình thu thập tài liệu nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật nói riêng vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Qua 19 năm hình thành và phát triển, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai đã ngày càng phát triển và thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được phân cộng. Dựa trên văn bản chỉ đạo của cấp trên, Chi cục đã xây dựng những văn bản hướng dẫn chỉ đạo, và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như thua thập, bổ sung, phân loại, bảo quản tài liệu tại địa phương phù hợp với điều kiện thực tế. Chi cục đã ban hành văn bản hướng dẫn về xác định nguồn, thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Tuy nhiên Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai cũng còn tồn tại một số hạn chế, đặc biệt là hạn chế về công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Trong chương này chúng tôi chỉ ra một vài hạn chế trong quá trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai và đưa ra các biện pháp thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật khắc phục những hạn chế còn tồn tại giúp công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật ở đây ngày một hoàn thiện hơn.

CHƯƠNG 3

XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU

KHOA HỌC KỸ THUẬT VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI

3.1. Sự cần thiết phải xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử địa phương

Quy trình là cách thức để tiến hành công việc một cách khoa học có trình tự, có thời gian, địa điểm và con người cụ thể. Hay nói cách khác, quy trình là việc mô tả cách thức thực hiện các hoạt động của công việc cụ thể nào đó nhằm đáp ứng các yêu cầu mà công việc đó đặt ra. Trong đó nêu cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị có liên quan đến hoạt động được xác định một cách cụ thể trong nội dung của quy trình được xây dựng [68,69].

Qua phân tích vài trò, vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu khoa học kỹ thuật trong phát triển kinh tế, văn hoá, giáo dục, lịch sử địa phương, chúng tôi nhận thấy, muốn phát huy được giá trị của khối tài liệu ý nghĩa này có nhiều vấn đề được đặt ra với công tác lưu trữ và một trong những vấn đề đó là phải làm thế nào để thu thập đầy đủ, các khối tài liệu này về kho lưu trữ lịch sử và bảo quản, tổ chức sử dụng khi cần thiết. Tỉnh Đồng Nai là tỉnh kinh tế trọng điểm của khu vực phía nam, với rất nhiều khu công nghiệp, cụm khu công nghiệp, đặc vùng kinh tế, nơi có nhiều công trình xây dựng trọng điểm mang tầm quốc gia và khu vực như: Cầu Đồng Nai, Nhà máy thủy điện Trị An, cảng Phước An, dự án sân bay Long Thành... Vì vậy trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý, giám sát, điều hành, sẽ sản sinh ra một khối lượng tài liệu khoa học kỹ thuật có ý nghĩa rất lớn cần được bảo quản.

Để thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai được bảo đảm thực hiện có hiệu quả phải đáp ứng các yêu cầu cần và đủ như sau: một là thực hiện chỉ đạo bằng văn bản của các cấp quản lý về công tác lưu trữ tỉnh Đồng Nai, hai là chuẩn bị đủ về nhân lực và vật lực, ba là xây dựng quy trình thu thập,