Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Quản Trị Chi Phí Tại Doanh Nghiệp Bưu Chính Viễn

Như vậy, lựa chọn phương án là lựa chọn các giải pháp kĩ thuật cụ thể để tổ chức sản xuất đạt hiệu quả tốt nhất về mặt thời gian, về chất lượng sản phẩm và chi phí sản xuất thấp nhất. Vì vậy, phải xây dựng được nhiều phương án khác nhau cho cùng một phần việc, trên cơ sở đó mà lựa chọn lấy phương án tối ưu về mặt kĩ thuật, về mặt tổ chức sử dụng những yếu tố nguồn lực đầu vào, về chi phí phải thấp nhất.

1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị chi phí tại doanh nghiệp bưu chính viễn thông

1.1.3.1. Nhân tố bên ngoài

Nhân tố bên ngoài là các nhân tố nằm bên ngoài DN mà DN không thể kiểm soát được và chỉ có thể cố gắng thích nghi với nó. Môi trường kinh doanh bên ngoài DN sẽ tạo ra những cơ hội và thách thức cho DN. Muốn kinh doanh đạt hiệu quả cao DN phải nắm bắt được những cơ hội đồng thời tìm biện pháp giảm khó khăn thách thức do môi trường kinh doanh bên ngoài tạo ra và có thể biến thách thức thành cơ hội cho mình.

* Ảnh hưởng của nhân tố giá cả đến chi phí kinh doanh.

Giá cả trên thị trường ảnh hưởng tương đối lớn đến chi phí kinh doanh của DN. Khi giá đầu vào của hàng hoá tăng lên sẽ làm chi phí đầu vào tăng đồng thời phí vận chuyển tăng do tiền thuê nhân viên vận chuyển tăng và các nhân tố đầu vào khác cũng tăng. Do đó chi phí đầu vào tăng theo chiều tỷ lệ thuận với nhân tố giá cả. Đối với hàng nhập khẩu, khi giá tăng làm ảnh hưởng tới tỷ giá hối đoái và do đó cũng ảnh hưởng đến chi phí đầu vào của hàng nhập khẩu hay ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh của DN.

Khi giá cả thị trường giảm thì chi phí đầu vào của hàng hoá cũng giảm theo và do đó chi phí kinh doanh của DN giảm.

Một DN kinh doanh tốt là DN phải luôn luôn dự đoán trước được sự biến động của giá cả trên thị trường để có kế hoạch điều chỉnh chi phí kinh doanh cho hợp lý hạn chế tình trạng thiếu vốn hoặc tồn đọng vốn kinh doanh. Đối với DN kinh doanh thương mại việc tiên đoán sự thay đổi giá

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 126 trang tài liệu này.

cả thị trường càng cần thiết hơn. Muốn vậy các DN cần thường xuyên phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh để thấy được xu thế biến động của chúng.

* Ảnh hưởng của các nhân tố khác

- Chính sách, đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước về tiền lương Chi phí tiền lương cũng ảnh hưởng lớn đến chi phí kinh doanh của DN.

Khi Nhà nước qui định trả lương cho cán bộ công nhân viên chức tăng lên sẽ làm chi phí tiền lương tăng lên hay chi phí kinh doanh của DN tăng lên. Năm 2011 Nhà nước qui định lương bậc một tương đương 1.100.000 đồng từ năm 2013 Nhà nước thay đổi lại và tăng lên lương bậc một tính tương đương

1.150.000 đồng Song song với sự thay đổi về tiền lương là các loại bảo hiểm bắt buộc mà người lao động phải chi trả theo lương của mình. Sự thay đổi này đã làm tăng chi phí tiền lương và bảo hiểm trong DN mà DN phải thực hiện theo sự điều tiết của Nhà nước. Sự thay đổi chính sách tiền lương và bảo hiểm này sẽ là động lực thúc đẩy DN phải quan tâm hơn đến năng suất lao động của cán bộ công nhân viên trong công ty và quan tâm hơn đến hiệu quả công việc để DN kinh doanh có hiệu quả cao.

- Lãi vay ngân hàng

Lãi vay ngân hàng cũng ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh của DN. Trong trường hợp DN cần một khoản vốn lớn để thực hiện phương án kinh doanh. Nếu DN không có đủ khoản vốn ấy để thực hiện phương án kinh doanh của mình thì DN phải đi vay ngân hàng để thực hiện. DN đi vay vốn ngân hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Đến hạn trả thì ngoài số tiền vay DN còn phải trả một khoản chi phí lãi tiền vay tính trên số tiền vay và thời gian vay theo công thức:

Chi phí trả lãi tiền vay = Số tiền vay x Thời gian vay x Lãi suất

Qua công thức tính lãi tiền vay ta thấy khi lãi suất ngân hàng tăng lên sẽ làm chi phí lãi vay tăng lên do đó chi phí kinh doanh tăng lên.

Ngoài ra còn có yếu tố khách quan khác như phong tục tập quán, lối sống thói quen của tập khách hàng, hành vi ứng xử của các nhà cung ứng cũng ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh.

1.1.3.2. Nhân tố bên trong

* Ảnh hưởng của đặc điểm ngành viễn thông

Ngành viễn thông có thể xem như là hệ thần kinh của đất nước. Mức độ phát triển thông tin viễn thông được xem như là dấu hiệu phản ánh mức độ phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Bên cạnh đó, ngành viễn thông được xem là ngành công nghệ cao, có tốc độ phát triển nhanh góp phần phát triển kinh tế xã hội trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đảm bảo năng lực phục vụ cho các yêu cầu hội nhập quốc tế và khu vực. Do đặc điểm của ngành viễn thông có sự khác biệt so với các ngành sản suất kinh doanh khác nên việc quản trị chi phí đối với các DN viễn thông cũng có sự khác biệt, cụ thể:

- Tính vô hình của sản phẩm dịch vụ

Đặc điểm cơ bản của sản phẩm viễn thông là không phải sản phẩm vật chất chế tạo mới, không phải là hàng hóa cụ thể, mà là hiệu quả có ích của quá trình truyền đưa tin tức từ người gửi đến người nhận, sản phẩm viễn thông thể hiện dưới dạng dịch vụ.

Do đặc tính vô hình của dịch vụ viễn thông nên ngành viễn thông cần quan tâm đến việc truyền đưa tin tức phải đảm bảo chính xác, trung thực và có chính sách chiêu thị thích hợp. Vì là sản phẩm phi vật chất nên sản phẩm viễn thông không tồn tại ngoài quá trình sản xuất, không thể tồn trữ và thay thế được. Do đó, đòi hỏi sản phẩm viễn thông phải có chất lượng cao. Để đạt được điều này, yêu cầu phải được trang bị kĩ thuật và quy trình công nghệ hiện đại và tổ chức tốt tất cả các khâu. Đặc điểm phi vật chất của sản phẩm còn được thể hiện ở sự vắng mặt của nguyên vật liệu cơ bản trong quá trình tạo ra sản phẩm. Điều này ảnh hưởng đến cơ cấu chi phí sản xuất kinh doanh

dịch vụ viễn thông: chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng không đáng kể, phần chi phí chủ yếu tập trung ở tiền lương trả cho lao động. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cần áp dụng các biện pháp sao cho phù hợp.

- Quá trình sản xuất kinh doanh viễn thông mang tính dây chuyền

Đặc điểm của ngành viễn thông là quá trình sản xuất của nó được phân bố trên khắp lãnh thổ đất nước, thậm chí ở tại nhiều quốc gia khác nhau chứ không kết thúc trong một DN, một công ty. Để cung cấp dịch vụ viễn thông cho khách hàng cần có sự phối hợp của nhiều đơn vị liên quan trong ngành viễn thông tham gia, mỗi đơn vị thực hiện một công việc nhất định trong quá trình truyền đưa tin tức hoặc là giai đoạn đi, hoặc giai đoạn đến, giai đoạn quá giang. Từng cơ quan riêng biệt nói chung không thể tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh, cũng như hiệu quả có ích cho người sử dụng, nhưng nó thực hiện những công việc cần thiết để xử lý lưu lượng, phục vụ hệ thống chuyển mạch và đường truyền dẫn, kết quả cuối cùng là đảm bảo hoàn thành dịch vụ - sản phẩm hoàn chình.

Có nhiều bộ phận viễn thông tham gia vào quá trình truyền đưa một tin tức hoàn chỉnh, trong khi đó việc thanh toán cước chỉ diễn ra ở một nơi thường là nơi chấp nhận tin tức đi. Chẳng hạn như bộ phận thu cước khi chấp nhận cước điện thoại được thu ở thuê bao chủ gọi.

- Quá trình sản xuất gắn liền với quá trình tiêu thụ sản phẩm Dịch vụ viễn thông được sản xuất và tiêu dùng cùng thời điểm, nghĩa là quá trình sử dụng không thể tách rời khỏi quá trình sản xuất, hay nói cách khác hiệu quả có ích của quá trình truyền đưa tin tức được tiêu dùng ngay trong quá trình sản xuất. Đặc điểm này thể hiện rõ nhất trong điện thoại, nơi mà quá trình truyền đưa tín hiệu điện thoại - quá trình sản xuất, được thực hiện với sự tham gia của người nói - quá trình tiêu thụ.

Do đặc điểm không thể tách rời giữa quá trình sản xuất và quá trình tiêu thụ nên đòi hỏi người tiêu dùng khi sử dụng các dịch vụ viễn thông

thường phải có mặt tại các vị trí, địa điểm của Bưu điện hay phải có các thiết bị bưu điện như máy thuê bao. Vì vậy, để thu hút và đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng, ngành Viễn thông cần sớm phát triển mạng lưới thông tin rộng khắp để đưa dịch vụ viễn thông đến mọi đối tượng sử dụng. Vì quá trình tiêu dùng không tách rời quá trình sản xuất nên ngành viễn thông thường thu cước phí trước khi phục vụ khách hàng sử dụng. Đối với các cơ quan, xí nghiệp, cá nhân có ký hợp đồng với DN viễn thông, có thể sử dụng dịch vụ viễn thông trước và thanh toán sau vào một thời điểm quy định trong tháng. Do vậy trong ngành Viễn thông xuất hiện khái niệm Bưu điện phí ghi nợ.

* Ảnh hưởng của yếu tố thuộc về sản xuất đến chi phí kinh doanh

Ảnh hưởng của nhân tố thuộc về sản xuất đến chi phí kinh doanh thực chất là sự ảnh hưởng của các nhân tố thuộc về: Chất lượng dịch vụ, trình độ kỹ thuật… đến chi phí kinh doanh. Nếu hàng hoá có chất lượng dịch vụ tốt, chăm sóc khách hàng nhiệt tình thì sẽ phát triển được nhanh và nhiều hơn, mở rộng thị trường và làm tăng doanh thu. Muốn có dịch vụ chất lượng tốt thì DN phải đầu tư cơ sở hạ tầng lớn hơn, thiết bị tốt hơn và do đó chi phí kinh doanh sẽ tăng lên. Nhưng DN phải tính sao cho mức tăng của chi phí nhỏ hơn mức tăng của doanh thu thì tốt. Khi DN tăng chi phí để có dịch vụ đạt chất lượng tốt được người tiêu dùng yêu thích nhưng lại là yếu tố làm tăng doanh thu nhiều hơn điều đó làm tỷ suất chi phí giảm. Ngoài ra sự phân bố sản xuất hợp lý sẽ tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức vận động bảo trì, bảo dưỡng dịch vụ đến các DN, các cửa hàng, đại lý…do đó làm giảm chi phí vận chuyển, nhân công. Mặt khác DN tăng chi phí nhưng tỷ suất chi phí giảm là rất tốt vì khi đó quy mô của DN cũng được mở rộng và ngày càng có uy tín trên thị trường. Ngược lại, nếu chất lượng dịch vụ kém sẽ làm giảm mức lưu chuyển hàng hoá do đó làm giảm doanh thu không những thế chất lượng dịch vụ kém cón làm giảm sút uý tín của DN trên thị trường và như vậy DN sẽ thiệt hại lớn hơn mặc dù chi phí kinh doanh có giảm nhưng tỷ suất chi phí kinh doanh sẽ tăng. Như vậy là DN kinh doanh không hiệu quả.

* Ảnh hưởng của năng suất lao động đến chi phí kinh doanh

Khi năng suất lao động của nhân viên thay đổi thì chi phí kinh doanh của DN cũng thay đổi theo. Khi năng suất tăng sẽ làm cho quá trình lưu thông dịch vụ tăng nhanh hơn như vậy đã làm giảm tương đối chi phí lương nhân viên đồng nghĩa với việc tăng chi phí tiền lương cho nhân viên hay tăng chi phí kinh doanh. Do đó nhà lãnh đạo DN cần quan tâm đến nhân viên của mình trả lương xứng đáng với công sức của họ khuyến khích họ băng phần thưởng. Điều này làm cho chi phí tiền lương có thể tăng nhưng tỷ suất chi phí tiền lương lại có xu hướng giảm. Mặt khác, việc tăng lương là tăng chi phí cho DN nhưng đứng dưới góc độ xã hội là làm tăng thu nhập xã hội, cải thiện đời sống nhân viên, đời sống nhân nhân. Do đó việc tăng năng suất lao động là tốt đối với DN và đối với xã hội.

* Ảnh hưởng của trình độ tổ chức quản lý kinh tế nói chung và quản lý chi phí kinh doanh nói riêng của nhà lãnh đạo

Quá trình đưa dịch vụ tới tận tay người tiêu dùng là một khâu quan trọng trong quá trình tái sản xuất xã hội và cũng là chức năng của DN thương mại dịch vụ. DN phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định để thực hiện hoạt động ấy. Nhà lãnh đạo DN có trình độ quản lý kinh tế giỏi sẽ quản lý tốt từ khâu trang bị đến khâu tiêu thụ sẽ làm giảm chi phí cho DN. Nhà lãnh đạo DN phải quản lý tốt chi phí từ khi ký kết hợp đồng dịch vụ, lắp đặt dịch vụ, thử nghiệm dịch vụ đến khi dịch vụ được sử dụng. DN kinh doanh muốn đạt kết quả thì phải quản lý tốt chi phí do đó nhà lãnh đạo cần có trình độ tổ chức tốt chi phí.

* Ảnh hưởng của công tác khai thác nguồn hàng DN muốn mua được vật tư, nguyên liệu… đủ cho việc bán ra dịch vụ của mình thì phải tìm kiếm nguồn hàng hợp lý. DN cần tìm nguồn hàng cung ứng đủ số lượng, chất lượng tốt và đúng thời hạn thì phải bỏ chi phí nhất định để tìm kiếm nguồn

hàng. Công tác khai thác nguồn hàng cũng rất quan trọng đối với DN. Khi DN tìm kiếm được những nguồn hàng tin cậy thì DN sẽ giảm được chi phí vì khi có đủ hàng đạt tiêu chuẩn thì việc cung cấp dịch vụ sẽ đạt hiệu quả cũng như sẽ tăng mức bán ra, tăng doanh thu tiêu thụ đồng nghĩa với việc giảm chi phí kinh doanh một cách tương đối. Mặt khác khi DN có nguồn hàng tin cậy, có uy tín thì sẽ giảm đi một khoản chi chí không cần thiết như: chi phí giao dịch, chi phí kiểm hàng.

1.2. Kinh nghiệm thực tiễn về quản trị chi phí trong các doanh nghiệp và bài học kinh nghiệm cho VNPT Bắc Ninh

1.2.1.Kinh nghiệm quản trị chi phí của VNPT tại một số tỉnh thành trong cả nước

1.2.1.1.Kinh nghiệm quản trị chi phí của VNPT Bắc Giang

Có thể nói, công tác quản trị chi phí trong những năm qua đã đạt hiệu quả cao về nhiều mặt, tiếp tục khẳng định chủ trương đúng đắn của lãnh đạo VNPT Bắc Giang. Đặc biệt là khâu mua sắm, VNPT Bắc Giang đã chủ động và đáp ứng kịp thời các loại vật tư thiết yếu phục vụ sản xuất cho các đơn vị trong VNPT Bắc Giang, đảm bảo chất lượng kỹ thuật, giảm bớt được các khâu trung gian nên có mức giá tốt, một mặt giúp tăng cường hợp tác giữa các đơn vị mặt khác góp phần loại trừ các hiện tượng tiêu cực.

Để công tác quản trị chi phí có hiệu quả, VNPT Bắc Giang đã rà soát các quy định hiện hành về mua sắm, sử dụng, bảo quản dự trữ vật tư; hoàn thiện cả về công tác tổ chức cũng như điều hành, kiểm tra, đánh giá nhu cầu sử dụng của các đơn vị. Trong hội nghị tổng kết cuối năm 2015, về công tác quản trị chi phí, VNPT Bắc Giang đã báo cáo tình hình và đưa ra một số giải pháp để nâng cao hiệu quả quản trị chi phí đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu như: Đối với khâu mua sắm, cần triển khai thực hiện tốt các biện pháp sau: Chấn chỉnh khâu lập yêu cầu đơn hàng để số lượng và chủng loại vật liệu mua sắm tập trung sát với yêu cầu của thực tế sản xuất; thực hiện đúng các quy định của đơn vị về mua sắm, sử dụng và dự trữ các chủng loại vật liệu.

1.2.1.2.Kinh nghiệm quản trị chi phí của VNPT Hải Dương

Để thực hiện tốt công tác quản trị chi phí VNPT Hải Dương đã thực hiện những biện pháp cắt giảm chi phí một cách có hiệu quả, ví dụ như:

Với khoản chi về đồ dùng văn phòng, khấu hao và chi phí khác cho bộ phận văn phòng. Để tiết kiệm chi phí này đơn vị cần xem xét khi mua sắm, chỉ mua đủ phục vụ cho nhu cầu cần thiết (thiết yếu) cho bộ phận quản lý, sử dụng tiết kiệm, tối đa công suất máy móc, thiết bị quản lý, giao cho từng cá nhân quản lý để nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc quản lý và sử dụng với máy móc, thiết bị, đồ dùng văn phòng của đơn vị. Tắt điện khi ra khỏi phòng làm việc, làm thêm giờ phải có bản giải trình báo cáo bộ phận quản lý trực tiếp để tăng năng suất, giảm tối đa chi phí tiền lương gián tiếp.

Với các khoản chi phí khác mua ngoài. Như chi phí dịch vụ mua ngoài chi phí vật liệu quản lý,... VNPT Hải Dương xây dựng được kế hoạch chi tiêu hợp lý. Hiện tại VNPT Hải Dương sử dụng phương pháp khoán chi phí cho từng loại dịch vụ với từng phòng ban, từng cá nhân. Trong VNPT Hải Dương như dịch vụ điện thoại, tiền thuê xe. Theo đó mỗi phong ban, cá nhân được phép sử dụng chi phí trong định mức nhất định, vượt khỏi định mức đó phòng ban cá nhân đó phải nộp số tiền dùng quá định mức cho đơn vị. Đây là phương pháp hữu hiệu, tuy nhiên để phát huy hết điểm mạnh của phương pháp còn yêu cầu một kỷ luật chặt chẽ, các thành viên phải thực hiện đầy đủ và đúng đắn.

1.2.2. Bài học kinh nghiệm cho VNPT Bắc Ninh

Qua tìm hiểu kinh nghiệm quản trị chi phí của 2 chi nhánh VNPT Bắc Giang và VNPT Hải Dương ta có thể rút ra một số kinh nghiệm về quản trị chi phí cho VNPT Bắc Ninh như sau:

Thứ nhất, để phục vụ cho lập kế hoạch và ra quyết định, các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh của VNPT Bắc Ninh cần được phân loại