b. Tổ chức thực hiện chi phí
Quản trị chi phí cung cấp các thông tin (như thông tin về chi phí sản xuất, phương án sản xuất, giá vốn, chi phí nghiệm thu, bảo hành sửa chữa, chi phí quản lý,…) để tổ chức thực hiện chi phí thông qua việc thiết lập các bộ phận, xác lập quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận cũng như con người cụ thể để có biện pháp kịp thời điều chỉnh kế hoạch nhằm sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực.
Với chức năng tổ chức thực hiện, các nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt giữa tổ chức, con người với các nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được thực hiện có hiệu quả nhất. Vì thế, nhà quản trị phải cần các thông tin khác nhau do nhiều bộ phận cung cấp. Trên cơ sở các thông tin đó, nhà quản trị cần quyết định cách sử dụng hợp lý nhất các nguồn lực của công ty để đạt được các kế hoạch đã đề ra cũng như điều hành các hoạt động SXKD theo các mục tiêu chung. Giá phí sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng trong việc đánh giá và báo cáo hàng tồn kho cũng như kết quả kinh doanh của DN. Giá thành sản phẩm cũng đóng vai trò to lớn đối với việc ra quyết định chiến lược cũng như các quyết định kinh doanh hàng ngày của các nhà quản lý.
Quá trình tập hợp chi phí là quá trình xác định những chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất sản phẩm, là cơ sở để xác định giá phí sản xuất sản phẩm. Tùy từng đặc điểm và yêu cầu sản xuất kinh doanh, chi phí có thể tập hợp cho từng công việc, từng sản phẩm/dịch vụ hay cho cả quá trình sản xuất. Tập hợp chi phí theo công việc là quá trình tập hợp và phân bổ chi phí có liên quan đến một sản phẩm/dịch vụ riêng biệt cụ thể hoặc một nhóm sản phẩm cụ thể. Tập hợp chi phí theo quá trình sản xuất là quá trình tập hợp chi phí và tính bình quân chi phí cho một số lượng sản phẩm lớn và đồng nhất trong quá trình sản xuất. Các kỹ thuật tính chi phí được sử dụng để thiết lập tổng chi phí của một sản phẩm nhằm xác định giá bán (giá bán được đề xuất là sẽ có lợi nhuận) và đánh giá những mục đích, hiệu quả.
Các kỹ thuật tính chi phí cũng rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho việc kiểm soát và ra quyết định. Tất cả những cách tiếp cận để tính chi
phí đều được dựa vào một vài hình thức thước đo chi phí và sự chú ý tới việc khôi phục (bù đắp ) các chi phí chung. Hơn thế nữa, khi tính chi phí cần phải tuân thủ những nguyên tắc nhằm điều chỉnh thống nhất nhận thức cũng như cách thức tính chi phí theo mục tiêu đã xác định.
Thứ nhất là các thước đo chi phí. Thước đo chi phí liên quan đến việc đo những chi phí trực tiếp (gồm chi phí NVLTT và chi phí NCTT) cộng những chi phí chung (gián tiếp) bắt nguồn ở bộ phận sản xuất và ở các bộ phận khác trong công ty (như CPBH, chi phí quản lý chung ngoài địa chỉ sản xuất sản phẩm, chi phí phát sinh từ hoạt động tài chính, hoạt động khác và chi phí thuế).
Thứ hai là sự chú ý tới việc khôi phục các chi phí chung. Muốn hoàn thành được nhiệm vụ của SXKD thì các DN cần phải tìm cách tính mọi loại chi phí đã (sẽ) phát sinh cho các đối tượng tính toán. Chi phí trực tiếp là những khoản mục chi phí rõ ràng, độc lập, có liên hệ trực tiếp tới đối tượng cần tính toán (đối tượng chịu phí); còn chi phí chung là những khoản chi phí khó xác định rõ ràng, liên quan tới nhiều đối tượng khác nhau và chúng sẽ được phân bổ cho đến đối tượng tính toán cuối cùng (thực hiện khôi phục chi phí chung). Vấn đề là ý tưởng của việc phân bổ chi phí chung. Yêu cầu của việc phân bổ xuất phát từ yêu cầu cần sự chính xác trong việc xác định giá thành sản phẩm. Một sự phân bổ không chính xác sẽ dẫn đến sự bóp méo giá thành, làm sai lệch kết quả trong việc xác định hàng tồn kho, giá vốn hàng bán và thiếu cơ sở để xác định giá bán. Mặt khác, việc phân bổ chính xác sẽ là căn cứ đánh giá hiệu quả quản lý của từng bộ phận. Mục đích của việc phân bổ chi phí chung là: đạt được những động lực mong muốn, tính toán thu nhập và đánh giá giá trị tài sản và đạt được sự thu hồi.
Cơ sở phân bổ cũng được xem là tiêu thức phân bổ chi phí chung thường là: mức tiêu hao NVL, thời gian lao động trực tiếp, mức tiêu hao năng lượng hoặc những cơ sở dựa theo kinh nghiệm khác.
Cuối cùng là các nguyên tắc trong tính chi phí. Để có cách nhìn nhận và giải quyết các vấn đề đặt ra trong lĩnh vực tính chi phí một cách nhất quán
cần quán triệt đầy đủ các nguyên tắc chủ yếu: (1) phù hợp với sự ghi nhận tính toán của KTTC; (2) phù hợp với cơ cấu DN; (3) bảo toàn tài sản về mặt hiện vật; (4) ưu tiên tính toán nhanh với độ chính xác chấp nhận được; và (5) hiệu quả.
Sau khi tập hợp và tính chi phí kinh doanh theo loại, tại sao cần phải thực hiện bước tính chi phí theo nơi phát sinh? Lý do đơn giản là có hai loại chi phí: chi phí trực tiếp gắn với một đối tượng tính toán xác định xong chi phí chung lại liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau. Chính vì vậy, ở bước tính này cần phải tìm cách tập trung các chi phí chung vào các nơi phát sinh chi phí nhất định rồi tìm cách phân bổ cho các đối tượng cần phân bổ.
Bước tính cuối cùng là bước tính chi phí theo đối tượng. Bước tính này tính toán các chi phí phát sinh cho các đối tượng cụ thể.
c. Kiểm soát chi phí
Sự biến động của chi phí sản xuất trước tiên có liên quan đến biến động khối lượng sản xuất. Kiểm soát biến động khối lượng sản xuất nhằm đánh giá khối lượng sản xuất có đảm bảo thực hiện mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp hay không. Quá trình kiểm tra này còn nhằm xác định các chênh lệch về khối lượng cũng như chất lượng của sản phẩm ở mỗi bộ phận để đánh giá thành tích của họ. Qua đó có thể xem xét xác định các nguyên nhân ảnh hưởng.
Sau khi xem đến biến động về khối lượng sản xuất thì biến động chi phí liên quan trực tiếp đến biến động lượng và giá của từng khoản mục chi phí ở doanh nghiệp.
* Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Phân tích biến động
- Biến động giá: là chênh lệch giữa giá nguyên vật liệu trực tiếp kỳ thực tế với giá nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán để sản xuất ra lượng sản phẩm nhất định. Nếu tính trên một đơn vị sản phẩm thì nó phản ánh giá cả của một đơn vị nguyên vật liệu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm đã thay đổi như thế nào so với dự toán.
= | Đơn giá nguyên vật liệu trực tiếp thực tế | - | Đơn giá nguyên vật liệu trực tiếp dự toán | x | Lượng nguyên vật liệu trực tiếp thực tế sử dụng |
Có thể bạn quan tâm!
-
Tăng cường quản trị chi phí tại VNPT Bắc Ninh - 1 -
Tăng cường quản trị chi phí tại VNPT Bắc Ninh - 2 -
Tổng Quan Về Quản Trị Chi Phí Trong Doanh Nghiệp Bưu Chính Viễn Thông -
Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Quản Trị Chi Phí Tại Doanh Nghiệp Bưu Chính Viễn Thông -
Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển, Chức Năng, Nhiệm Vụ -
Trước Thời Điểm Thực Hiện Mô Hình Tái Cơ Cấu
Xem toàn bộ 126 trang tài liệu này.
Ảnh hưởng biến động về giá có thể là âm hay dương. Nếu ảnh hưởng là âm chứng tỏ giá vật liệu thực tế thấp hơn giá vật liệu dự toán đặt ra. Tình hình này được đánh giá tốt nếu chất lượng vật liệu đảm bảo. Ngược lại, ảnh hưởng dương thế hiện giá vật liệu tăng so với dự toán và sẽ làm tăng tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Xét trên phương diện các trung tâm trách nhiệm thì biến động về giá gắn liền với trách nhiệm của bộ phận cung ứng vật liệu. Khi kiểm soát biến động về giá, cần quan tâm đến các nguyên nhân do biến động của giá vật liệu trên thị trường, chi phí thu mua, chất lượng nguyên vật liệu, thuế và cả các phương pháp tính giá nguyên vật liệu (nếu có)
- Biến động lượng: là chênh lệch giữa lượng nguyên vật liệu trực tiếp ở kỳ thực tế với lượng nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán để sản xuất ra lượng sản phẩm nhất định. Biến động về lượng phản ánh tiêu hao vật chất thay đổi như thế nào và ảnh hưởng đến tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ra sao. Biến động về lượng được xác định:
= | Nguyên vật liệu trực tiếp thực tế sử dụng | - | Nguyên vật liệu trực tiếp dự toán sử dụng | x | Đơn giá nguyên vật liệu trực tiếp dự toán |
Biến động về lượng nếu là kết quả dương thể hiện lượng vật liệu sử dụng thực tế nhiều hơn so với dự toán; còn nếu là kết quả âm thể hiện lượng vật liệu sử dụng tiết kiệm so với dự toán. Nhân tố lượng sử dụng thường do nhiều nguyên nhân, gắn liền với trách nhiệm của bộ phận sử dụng vật liệu (phân xưởng, tổ, đội…). Đó có thể là do khâu tổ chức sản xuất, mức độ hiện đại của công nghệ, trình độ công nhân trong sản xuất... Ngay cả chất lượng nguyên vật liệu mua vào không tốt dẫn đến phế liệu hoặc sản phẩm hỏng
nhiều làm cho lượng tiêu hao nhiều. Khi tìm hiểu nguyên nhân của biến động về lượng cũng cần xem đến các nguyên nhân khách quan, như: thiên tai, hỏa hoạn, mất điện…
* Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm chi phí lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí, như kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT của công nhân trực tiếp vận hành từng quá trình sản xuất. Biến động của chi phí nhân công trực tiếp gắn liền với các nhân tố giá và lượng liên quan.
(ii) Phân tích nhân tố ảnh hưởng
- Nhân tố giá: là chênh lệch giữa giá giờ công lao động trực tiếp thực tế với dự toán để sản xuất ra lượng sản phẩm nhất định. Nhân tố này phản ánh sự thay đổi về giá của giờ công lao động để sản xuất sản phẩm ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp.
= | Đơn giá nhân công trực tiếp thực tế | - | Đơn giá nhân công trực tiếp dự toán | x | Thời gian lao động thực tế |
Biến động do giá thường do các nguyên nhân gắn liền với việc trả công lao động như chế độ lương, tình hình thị trường cung cầu lao động, chính sách của nhà nước vv... Nếu ảnh hưởng tăng (giảm) giá là thể hiện sự lãng phí hoặc tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp, thì việc kiểm soát chi phí nhân công còn cho phép ta làm rõ bộ phận chịu trách nhiệm, làm ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí và giá thành. Nhân tố giá tăng hay giảm được đánh giá là tốt hay không tốt phải căn cứ vào chất lượng công nhân tức trình độ và năng lực làm việc của công nhân. Nếu giá giảm so với dự toán nhưng chất lượng vẫn đảm bảo thì sự biến động đó là tốt và ngược lại.
- Nhân tố lượng: là chênh lệch giữa số giờ lao động trực tiếp thực tế với dự toán để sản xuất ra lượng sản phẩm nhất định. Nhân tố này phản ánh sự thay đổi về số giờ công để sản xuất sản phẩm ảnh hưởng đến chi
phí nhân công trực tiếp hay gọi là nhân tố năng suất. Ảnh hưởng của nhân tố lượng thể hiện như sau:
= | Thời gian lao động thực tế | - | Thời gian lao động theo dự toán | x | Đơn giá nhân công trực tiếp dự toán |
Nhân tố thời gian lao động do nhiều nguyên nhân: có thể là trình độ và năng lực của người lao động thay đổi, do điều kiện trang bị máy móc thiết bị, chính sách lượng của doanh nghiệp. Biến động do nhiều nguyên nhân khác nhau tác động đến chi phí sản xuất có thể do chính quá trình sản xuất của doanh nghiệp hoặc vì biến động của các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. Việc phân tích biến động chi phí sản xuất theo các khoản mục và theo nhân tố giá, nhân tố lượng giúp người quản lý phát hiện, xem xét các yếu tố đã gây ra biến động nhằm đưa ra biện pháp đúng đắn và kịp thời để chấn chỉnh hoặc phát huy các nhân tố đó theo hướng có lợi nhất cho doanh nghiệp.
* Kiểm soát chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung biến động là do sự biến động biến phí sản xuất chung và biến động của định phí sản xuất chung:
= | Biến động định phí SXC | + | Biến động biến phí SXC |
* Kiểm soát biến động biến phí sản xuất chung
Biến phí sản xuất chung gồm những chi phí gián tiếp liên quan đến phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất. Chi phí này thường thay đổi theo sự biến thiên của mức độ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, như: chi phí vật tư gián tiếp, tiền lương bộ phận quản lý trả theo sản phẩm gián tiếp, chi phí năng lượng thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất...
Biến động của biến phí sản xuất chung do nhiều nguyên nhân, nhưng về phương pháp phân tích trong kiểm tra, nó cũng được phân tích thành ảnh hưởng của nhân tố giá và nhân tố lượng như đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.
Ảnh hưởng của nhân tố giá đến biến phí sản xuất chung thường do sự thay đổi của các mức chi phí được xem là biến phí sản xuất chung. Các mức này thay đổi thường do nhiều nguyên nhân như: đơn giá mua vật tư gián tiếp cũng như các chi phí thu mua thay đổi, sự biến động giá cả chung của thị trường, nhà nước thay đổi mức lương,…Nếu biến phí sản xuất chung được xây dựng chung cho nhiều yếu tố chi phí theo mức hoạt động thì ảnh hưởng của nhân tố giá được xác định:
= | Đơn giá biến phí sản xuất chung thực tế | - | Đơn giá biến phí sản xuất chung dự toán | x | Mức độ hoạt động thực tế |
Nếu kết quả tính toán là âm có thể dẫn đến một kết luận tốt thuận lợi liên quan đến công tác quản lý chi phí và giảm giá thành tại doanh nghiệp. Ngược lại, kết quả dương là ảnh hưởng không tốt, do vậy phải kiểm tra các bộ phận có liên quan như bộ phận thu mua, cung ứng, bộ phận quản lý v.v.
Ảnh hưởng của lượng (mức độ hoạt động) đến biến động của biến phí sản xuất chung được xác định:
= | Mức độ hoạt động thực tế | - | Mức độ hoạt động dự toán | x | Đơn giá biến phí SXC dự toán |
Ảnh hưởng của nhân tố lượng có thể do các nguyên nhân, như tình hình thay đổi sản xuất theo nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, điều kiện trang thiết bị không phù hợp phải giảm sản lượng sản xuất hoặc dẫn đến năng suất máy móc thiết bị giảm vv.
* Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác của toàn doanh nghiệp. Tương tự kiểm soát chi phí sản xuất chung, biến động chi phí quản lý là do sự biến động của cả biến phí và định phí.
Đối với biến phí quản lý doanh nghiệp: để công tác kiểm soát thực sự có ý nghĩa thì việc kiểm soát loại chi phí này cần tiến hành theo từng khoản mục chi phí cụ thể, theo từng nơi phát sinh chi phí. Điều này vừa làm rõ trách nhiệm của từng trung tâm chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý, vừa làm rõ biến động cá biệt của mỗi loại phí đối với tổng chi phí. Cũng như các chi phí khác, biến phí quản lý doanh nghiệp cũng được phân tích thành nhân tố giá và nhân tố lượng.
Đối với định phí quản lý doanh nghiệp: kiểm soát định phí chi phí quản lý nhằm đánh giá năng lực sử dụng tài sản cố định và năng lực quản lý trong quá trình quản lý nói chung. Kỹ thuật phân tích định phí chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tương tự như kỹ thuật áp dụng đối với định phí sản xuất chung.
d. Ra quyết định quản trị chi phí
Quản trị chi phí phải dựa trên cơ sở hệ thống thông tin quá khứ và dự toán tương lai tiến hành phân loại, lựa chọn, tổng hợp và cung cấp những thông tin cần thiết liên quan đến chi phí thích hợp cho việc ra quyết định. Chức năng ra quyết định được vận dụng trong suốt quá trình hoạt động bao gồm những quyết định ngắn hạn và những quyết định dài hạn. Căn cứ vào các số liệu thông tin được cung cấp nhà quản trị chi phí thực hiện việc phân tích đánh giá và nêu các kiến nghị đề xuất cũng như tham gia vào việc lập dự toán SXKD hay tư vấn cho các nhà quản trị lãnh đạo đưa ra quyết định phù hợp.
(i) Quyết định phương án:
Sau khi đánh giá các phương án thì một vài phương án tối ưu nhất sẽ được lựa chọn. Các phương án này sẽ được đưa ra hội đồng quản trị, ban giám đốc và các phòng ban liên quan để ra quyết định phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch. Tiếp theo sẽ là việc xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hoá kế hoạch bằng ngân quĩ.