Mẫu Khuynh Hướng Bản Năng Cơ Bản Của Con Người Trong Nhóm

Nếu ở cương vị lãnh đạo, họ có thể mắc sai lầm vì họ nghĩ rằng những người mà họ tiếp xúc cũng có khả năng duy trì năng suất giống như họ. Chính điều này, họ thưởng quy

Hình 8.3: 4 mẫu khuynh hướng bản năng cơ bản của con người trong nhóm

cho những người khác là thiếu trách nhiệm.

- Nhà thiện xạ

+ Triết lý của họ là: “Tôi có thể phát hiện ra tai hoạ xuất hiện từ phía chân trởi”.

+ Thưởng tìm ra lỗi nghiêm trọng tiềm ẩn;

+ Có thể làm cho người khác bực bội vì hay tìm sai sót và hay can thiệp thô bạo, thiếu tế nhị

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 263 trang tài liệu này.

+ Họ làm việc tương đối độc lập;

+ Giỏi uốn nắn trục trặc;

+ Họ có thể là những kỹ sư giỏi, nhà tư vấn nhạy bén.

- Vị giáo sư

+ Triết lý của họ là: “Tôi có thể sắp xếp các mẫu vụn rối rắm lại với nhau”

+ Biết cách biến những mớ hỗn độn thành một cái máy;

+ Có thể quên chi tiết nhỏ nhặt, vị giáo sư sống để khắc phục vấn đề và giữ cho tiến độ công việc nhịp nhàng;

+ Cùng sở thích về chi tiết kỹ thuật vởi nhà thiện xạ, nhưng nghiêng về chính sách, thủ tục;

+ Thích đo lưởng, lý giải, giúp người khác sửa sai lầm và chính điêu này có thể làm cho người khác hiêu lâm;

+ Vị giáo sư vận dụng kiến thức uyên thâm của họ hom nhà thiện xạ, họ chú trọng lôi kéo người khác vào việc đưa ra các quyết định quan trọng.

- Cổ động viên đầu đàn

+ Triết lý của họ là: “Tôi có thể làm cho bất cứ ai phấn khích vì bất cứ điều gì”.

+ Làm vui lòng mọi người;

+ Được xem như “người nhiều chuyện”, “người của mọi người”;

+ Sống để giao du với người khác, lôi kéo người khác vào những cuộc phiêu lưu;

+ Cổ động viên đầu đàn là người lạc quan, thích giao du và hướng về mục tiêu;

+ Cỏ khả năng lãnh đạo giỏi, khó sa thải người dưới.

Tóm lại, người kiểm lâm đơn độc có thể phát triển từ con số không, nhà thiện xạ tháo gỡ những vướng mắc; vị giáo sư lập kế hoạch nội bộ và giúp thực hiện; cổ động viên đầu đàn khích lệ mọi người hoàn thành công việc đúng thởi hạn.

8.3.2 Cách sử dụng người trong các nhóm

Bốn nhóm thiên hướng, mỗi nhóm có giá trị riêng đều cần thiết và quan trọng cho bất cứ công việc nào. vấn đề của người quản trị nhóm là phải biết phối hợp ưu thế các nhóm trong một công việc. Khổng Tử nói: “Dụng nhân như dụng mộc” là vậy? Cần phải linh hoạt và sáng tạo và vận dụng “Cách dùng người” sao cho hiệu quả và phù hợp với đặc tính riêng của mỗi nhóm người. Khi dùng người, ngoài những thuyết động viên của Maslow hay thuyết Hertherz, người lãnh đạo nhóm cần biết quy tắc động viên của John Adair. Quy tắc 50/50 của John Adair:

“Một nửa của sự thúc đẩy công việc là tự chúng xuất hiện trong mỗi cá nhân”. “Một nửa còn lại do sự khuyến khích của lãnh đạo, của môi trường”.

Theo John Adair, người lãnh đạo là người biết thúc đẩy người khác thông qua việc thoả mãn từng phần việc hoặc toàn bộ các nhu cầu mà khích lệ, động viên tập thể làm việc. Ngoài ra, để giao tiếp và sử dụng người có hiệu quả, ngoài việc nhận biết người khác thuộc nhóm nào, ta cũng cần biết bản thân ta thuộc nhóm nào để hoà nhập. Cách dùng người khôn khéo nhất là “để người kiêm lâm đơn độc đặt nền móng đầu tiên; để nhà thiện xạ tháo gỡ khó khăn và tài điều chỉnh; để vị giáo sư lập kế hoạch nội bộ và kiểm tra vấn đề đang thực hiện và cổ động viên đầu đàn thúc giục mọi người hoàn thành nhiệm vụ

đúng hạn định”. Do vậy. chúng ta cần phân công nhiệm vụ cho các dạng đó như sau:

- Thứ nhất, đối với nhà kiểm lâm đơn độc: Nên phân công dự án để họ một mình tự thực hiện, báo cáo kết quả. Để họ làm việc mà không bị giám sát, dòm ngó liên tục. Những công việc họ làm có hiệu quả là: soạn thảo tài liệu hay biểu đồ từ đầu, đặt viên gạch đầu tiên cho những khái niệm và kế hoạch sơ bộ, giới thiệu hoặc huấn luyện đội viên, đại tu dự án thất bại, phác thảo ý kiến, nghiên cứu và giải quyết vấn đề dài hạn, phát hiện xu hưởng mới, tham gia các hoạt động tiếp thị bán hàng.

- Thứ hai, đối với nhà thiện xạ: Nên phân công dự án mà họ có thể thực hiện độc lập. Để họ làm việc mà không bị giám sát hay dòm ngó liên tục. Họ thưởng làm việc có hiệu quả trong các lĩnh vực: rà soát tài liệu để tìm ra sai sót, kiểm tra dữ kiện, tháo gỡ khó khăn, phát hiện những vết rạn nứt mâu thuẫn, lập chiến lược tấn công vào những điểm yếu của đối thủ cạnh tranh. Họ hoạt động thích hợp trong các lĩnh vực pháp lý, kỹ thuật, thanh tra.

- Thứ ha, đối với vị giảo sư: Nên phân công dự án mà họ có thể phối hợp được với người khác, để họ làm việc độc lập, nếu cần, và để họ có thời gian giao thiệp với người khác. Vị giáo sư thưởng làm việc có hiệu quả trong các lĩnh vực: thực hiện các chính sách và thủ tục, soạn thảo văn bản hay lởi hướng dẫn, phát triển kế hoạch khẩn cấp, đánh giá sáng kiến và phát minh mới, giám sát, thanh tra, giải quyết xung đột.

- Thứ tư, đối với cổ động viên đầu đàn: Nên phân công những dự án mà họ có thể phối hợp được với người khác. Để họ làm việc độc lập, nếu cần và để họ tiêu tốn thời gian cho giao tiếp. Những công việc họ thưởng thành công trong lĩnh vực: Lập chương trình quản lý và phối hợp nổ lực của nhóm, thực hiện sáng kiến trong nhóm, thực hiện chiến dịch xúc tiến bán hàng cá nhân, quảng cáo, khuyến mãi, diễn thuyết trước công chúng, tham gia hoạt động kinh doanh, nâng tinh thần nhóm.

YẾU TỐ THÀNH CÔNG VÀ KHUYẾN KHÍCH ĐỘNG LỰC NHÓM.

8.4.1 Những yếu tố thành công nhóm

Theo các chuyên gia nghiên cứu về nhóm thành công có những yếu tố sau:

- Kết hợp với quản trị (Linking with management);

- Giao tiếp tốt (Good communication);

- Thừa nhận, công nhận (Recognition);

- Phát triển nhóm (Group development);

- Quản trị cuộc họp (Meeting management);

- Tập trung vào quá trình (Process focus);

- Áp dụng cơ cấu quá trình đã thiết lập (Using the structured process).

8.4.2 Những phương pháp khuyến khích động lực nhóm

Theo Brandon Toropov, có chín phương sách khuyến khích động lực nhóm:

- Tìm cách nêu bật bản chất của từng vấn đề ai đó chĩa thẳng vào bạn. Hãy sẵn sàng mổ xẻ những vấn đề xương xẩu nhất. Không nên né tránh.

- Hãy tuyên dương đồng đội công khai khi có lý do.

- Khi công việc không trôi chảy, tránh đổ lỗi cho nhau và đừng đổ lỗi cho người dưới quyền.

- Khéo léo từ chối sự đùn đẩy công việc từ đồng nghiệp trong những cuộc họp nhóm.

- Không nên kênh kiệu.

- Chú ý phân bổ lởi nói cho đúng mực trong cuộc họp - Mình không nên nói nhiều.

- Hãy chỉ đề cập tới thời gian tiến hành họp vào lúc bắt đầu hoặc vào phút cuối của cuộc họp.

- Tôn trọng nhu cầu của đồng nghiệp muốn rởi khỏi phòng họp vào thởi điểm được ấn định là kết thúc. Không nên kéo dài cuộc họp,

- Hãy bám lấy chương trình nghị sự khuyến khích người khác cũng thế.

Qua những cuộc nghiên cứu về nhóm cho thấy những nhóm có sự cố kết bền vững cao thì tính làm việc có hiệu quả cao hơn những nhóm có sự bền vững cố kết thấp hơn. Nhà quản trị (quản đốc, tổ trường, trường phòng...) thưởng xuyên giám sát kỹ lưỡng các chuẩn mực của nhóm, bởi vì chúng có thể làm cho kết quả thực hiện của nhóm ảnh hưởng đến năng suất của tổ chức. Hiểu biết các chuẩn mực của nhóm giúp cho các nhà quản trị giải thích và dự báo hành vi của các thành viên trong nhóm.

TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG THEO NHÓM .

8.5.1 Tổ chức hoạt động theo nhóm chuyên môn hoá

Nhóm chuyên môn hoá là nhóm bao gồm những người có cùng một nghề hoặc chuyên môn và làm cùng một chức năng hoạt động có tính chất nghề nghiệp chuyên môn rõ ràng. Trong sản xuất công nghiệp hiện nay đang có xu hướng chuyên môn hoá hẹp

người lao động do vậy nhóm chuyên môn hoá chiếm vị trí đa so. Nhóm chuyên môn hoá được phân chia thành hai loại nhóm sau tuỳ thuộc vào phân công lao động của nhóm.

- Thứ nhất, nhóm chuyên môn hoá có sự phân công lao động đầy đù là nhóm chuyên môn hoá mà toàn bộ hoạt động của nhóm được chia thành các bước công việc cỏ trình độ chuyên môn kỹ thuật khác nhau. Nhóm này có những đặc điểm sau:

+ Phân công lao động đã gắn các cá nhân vào các hoạt động khác nhau có mức độ phức tạp công việc khác nhau.

+ Trách nhiệm của các cá nhân được xác định trong phạm vi công việc rõ ràng.

+ Chỉ tiêu lao động được xác định cụ thể cho các cá nhân để giám sát hoạt động của họ.

+ Phân phối tiền lương dựa trên cơ sở chỉ tiêu lao động đã xác định.

- Thứ hai, nhóm chuyên môn hoá không có sự phân công lao động là nhóm chuyên môn hoá mà toàn bộ hoạt động của nhóm là một khối công việc thống nhất như nhau không có sự tách bạch rõ ràng. Nhóm này có những đặc điểm sau:

+ Các thành viên trong nhóm làm được tất cả các công việc, do đó không có sự phân công lao động rõ ràng.

+ Trách nhiệm của các cá nhân không được xác định rõ ràng mà hợp nhất lại thành trách nhiệm chung của cả nhóm. Do vậy nó đã biến các cá nhân thành trạng thái vô danh.

+ Chỉ tiêu lao động của các cá nhân có thể được xác định rõ ràng nhưng cũng có thể khống được xác định rõ ràng. Do đó kết quả thưởng được đánh giá chung theo nhóm.

+ Phân phối tiền lương thưởng mang tính chất đồng cho cả nhóm và sau đó nhóm tiến hành chia cho mỗi cá nhân trên cơ sứ nguyên tắc nhất định.

+ Tiến hành tổ chức hoạt động của nhóm chuyên môn hoá cân phai tuân thủ các nguyên tẳc cơ bản sau dấy:

+ Phải tiến hành phân công lao động rõ ràng trên nguyên tắc phù hợp giữa mức độ phức tạp và khả năng làm việc của người lao động.

+ Phải tạo ra các phạm vi hoạt động rõ ràng trong không gian và thời gian cụ thể để gắn chặt trách nhiệm của cá nhân với công việc.

+ Phải xây dựng các chỉ tiêu lao động rõ ràng để đo lưởng được kết quả lao động của

mỗi người.

+ Phải tạo ra các cơ sở để phát huy tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho người lao động.

+ Phải tiến hành phân phối lao động trực tiếp cho cá nhân.

8.5.2 Tổ chức hoạt động theo nhóm tảng hợp

Nhóm tổng hợp là nhóm bao gom nhiều người lao động ở nhiều nghề hoặc chuyên môn khác nhau làm việc trên những lĩnh vực hoạt động khác nhau. Trong thực tế nhóm tổng hợp được hình thành ở thởi kỳ sơ khai của phân công lao động. Song, ngày nay với trình độ tự động hoá cao, tổ chức sản xuất theo dây chuyền khép kín đã ngày càng có xu hướng hình thành nên nhóm tổng hợp. Nhóm tổng hợp thưởng có các đặc điểm sau đây:

- Mỗi vị trí của hoạt động thưởng do một nghề hoặc chuyên môn đảm nhiệm có tính chất độc lập nhau.

- Phạm vi hoạt động của các nghề hoặc chuyên môn được xác định rất rõ ràng và trách nhiệm rất cụ thể.

- Kết quả lao động được đánh giá chung cho cả nhóm hoặc riêng cho các cá nhân tuỳ thuộc vào loại hình của nhóm trong thực tế. Nên tổ chức sản xuất theo dây chuyền thì là kết quả chung, không theo dây chuyền thì là riêng.

- Phân phối tiền lương phụ thuộc vào xác định kết quả lao động của nhóm.

- Đây là một dạng nhóm rất phức tạp và tính cá nhân không cao. Do vậy, khi tổ chức hoạt động nhóm chúng ta phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau đây:

- Phải tiến hành phân công lao động theo đúng ngành nghề chuyên môn và trình độ chuyên môn kỹ thuật.

- Phải tạo ra phạm vi trách nhiệm cá nhân cụ thể và xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân.

- Phải tạo ra quy chế giám sát hoạt động chuyên môn nghề nghiệp cụ thể.

- Phải xác định chỉ tiêu lao động chung hoặc riêng tuỳ theo điều kiện lao động cụ thể.

- Phải tạo ra cơ chế liên kết nhóm cụ thể để xây dựng chế độ cộng đồng trách nhiệm.

- Phải tiến hành phân phối tiền lương trên cơ sở thành tích lao động cụ thể của mỗi người.

8.5.3 Tổ chức hoạt động nhóm theo máy

Nhóm theo máy là nhóm tập hợp số lượng lao động cùng làm việc trên một hoặc một số máy nhất định trong suốt các ca khác nhau. Nhóm theo máy có thê là nhóm chuyên môn hoá, cũng cỏ thế là nhóm tổng hợp. Nhóm theo máy có đặc diêm cơ bản sau đây:

- Các thành viên của nhóm cùng làm việc trên máy ở các ca khác nhau.

- Sản phẩm sản xuất ra có chu kỳ liên tục hoặc không liên tục nhưng thời gian cho một sản phẩm dài.

- Phân phối thù lao lao động theo kết quả chung của cả nhóm.

- Trách nhiệm của các cá nhân không có phạm vi rõ ràng mà theo cơ chế trách nhiệm chung.

- Điều kiện đề tổ chức nhóm theo máy bao gồm các yếu tổ sau:

- Tổ chức sản xuất liên tục trong 3 ca và sàn phấm có thời gian hao phí dài thưởng không dứt điểm ở 1 ca.

- Chất lượng sàn phẩm phụ thuộc vào nỗ lực chung của tất cả mọi thành viên không quy trách nhiệm cho ai được, cho ca nào được.

- Trách nhiệm của các thành viên đối với máy móc thiết bị rất cao và ảnh hưởng lớn tới chất lượng sản phẩm.

Kiểu tổ chức nhóm theo máy có ưu nhược điểm sau:

- Ưu điểm: Quản lý máy móc thiết bị tốt hon, tinh thần trách nhiệm đối với chất lượng sản phẩm cao hon, đặc biệt là kết quả sản phẩm là kết quả chung của cả nhóm do vậy tạo ra chế độ cộng đồng cao hơn.

- Nhược điếm: Sinh hoạt tổ không thuận lợi vì các công nhân làm ở các ca khác nhau.

Tổ chức hoạt động nhóm theo máy cần phải tuân thủ theo các nguyên tăc cơ bản

- Xây dựng cơ chế trách nhiệm rõ ràng của các thành viên đối với máy móc thiết bị và chât lượng sản phẩm.

- Tạo ra cơ chế giám sát chặt chẽ lẫn nhau giữa các thành viên để đảm bảo xây dựng chế độ cộng đồng vững mạnh.

- Cần phải có sổ sách bàn giao giữa các bộ phận khác nhau trong các ca khác nhau, cần quy định nội dung bàn giao thống nhất và có sự đánh giá tương đối kết quả đối với sản phẩm và vận hành máy.

8.5.4 Tổ chức hoạt động nhóm theo ca

Nhóm theo ca là nhóm gồm một số lao động hoạt động trên một hoặc nhiều máy khác nhau trong cùng một ca làm việc. Nhóm theo ca có thể là nhóm chuyên môn hoá hoặc nhóm tổng hợp tuỳ thuộc vào đặc thù sản xuất kinh doanh. Nhóm theo ca có một số đặc điểm sau:

- Các thành viên cùng nhóm làm việc cùng một ca với nhau.

- Sản phẩm sản xuất ra do kết quả của các cá nhân hoặc nhóm nhưng phải kết thúc ngay trong một ca hoặc sản phẩm liên tục không thể xác định riêng cho một nhóm hoặc một ca nào mà là thành quả chung của nhiều ca, nhiều nhóm.

- Phân phối thù lao lao động theo kết quả riêng của cá nhân hoặc theo nhóm chung hoặc công nhân chỉ làm theo thời gian quy định và hưởng lương thời gian.

- Trách nhiệm của các cá nhân có phạm vi rõ ràng hoặc không rõ ràng theo chế độ cộng đồng trách nhiệm.

Điều kiện để tổ chức nhóm theo ca bao gồm các yếu tố sau:

- Tổ chức sản xuất có sự phân công lao động đầy đủ hoặc không đầy đủ những sản phẩm sản xuất ra có thời gian hao phí ngắn có thể hạch toán trực tìếp theo ca làm việc.

- Các trường hợp dây chuyền sản xuất đồng bộ, chất lượng sản phẩm là cộng đồng trách nhiệm của nhiều nhóm, nhiều ca.

Kiểu tổ chức nhóm theo ca có ưu nhược điểm sau:

- Ưu điểm: Có thể quản lý các thành viên thuận lợi, các thành viên có thể giám sát hoạt động và tổ chức thi đua đạt kct quả cao.

- Nhược điểm: Quản lý máy móc thiết bị kém, trách nhiệm đối với sản phẩm không cao nếu sản phẩm có thời gian sản xuất dài.

Tổ chức hoạt động nhóm theo ca cần tuân thủ theo các nguyên tắc sau đây:

- Tổ chức phân công lao động theo đúng nguyên tắc người phù hợp với việc. Phân công theo đúng chuyên môn nghề nghiệp và trình độ chuyên môn kỹ thuật.

- Cần phải có hệ thống ghi chép sản xuất chặt chẽ đặc biệt là ghi chép giao ca giữa các cá nhân sử dụng cùng một máy ở các ca khác nhau.

- Xác định cơ chế trách nhiệm đầy đủ của các cá nhân đối với chất lượng sản phẩm.