Phân Tích Công Việc, Thiết Lập Bản Mô Tả Công Việc Và Tiêu Chuẩn Công Việc.

nghiệp sẽ cân nhắc cơ cấu lại bộ máy vận hành cho hợp lý để giảm thiểu tối đa sự dư thừa. Cả 2 tình huống trên, doanh nghiệp đều phải cân nhắc sao cho phù hợp với tình hình hiện tại mà vẫn đạt được mục tiêu đề ra.

Bước 3: Quyết định điều chỉnh số lượng nguồn nhân lực

Dựa trên dữ liệu đã phân tích, để giải quyết các vấn trong tương lai, doanh nghiệp cần đưa ra chương trình, chính sách phù hợp nhằm điều chỉnh lại cơ cấu nguồn nhân lực theo dài hoặc ngắn hạn để có thể thích nghi với những biến cố mới.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

| Doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch thực hiện để ứng phó với nhu cầu tương lai. Bản kế hoạch này cần xác định các vấn đề chủ yếu như tuyển dụng, sắp xếp lại nhân sự các bộ phận, đào tạo nhân sự...

Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch

Các doanh nghiệp thường sử dụng các chiến lược ngắn hạn để điều chỉnh nhân lực, xác định các sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện, các nguyên nhân dẫn đến sai lệch và đề ra biện pháp hoàn thiện Cần có phương pháp và công cụ giám sát đánh giá một cách khách quan khoa học

Hoạch định nguồn nhân lực thường được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn về nhân lực. Doanh nghiệp sử dụng các kế hoạch ngắn hạn để có thể điều chỉnh linh hoạt để sao cho phù hợp với thay đổi của doanh nghiệp. Việc hoạch định nguồn nhân lực thành công hay không phụ thuộc vào các chiến lược đề ra có phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp hay năng lực của doanh

1.2.3.2 Tuyển dụng

Tuyển dụng là việc chiêu mộ những người lao động phù hợp với tiêu chuẩn đề ra của doanh nghiệp. Tuyển dụng là một quy trình quy củ được tổ chức theo hệ thống. Từ việc hoạch định nguồn nhân lực, nhà quản trị mới có thể ra quyết định tuyển dụng. Sau khi thu hút người lao động đến nộp đơn xin

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 86 trang tài liệu này.

việc và phỏng vấn, doanh nghiệp bắt đầu chọn lọc ra người phù hợp nhất với vị trí cần tuyển dụng

- Nguồn tuyển dụng:

Dựa vào kết quả của việc hoạch định nguồn nhân lực, căn cứ vào số nhân lực thực tế và nhu cầu mà doanh nghiệp đưa ra số lượng cần tuyển dụng. Các nguồn cung cấp nhân sự như sau:

❖ Từ nội bộ công ty:

Tuyển dụng nội bộ là việc sử dụng nguồn nhân lực hiện có trong nội bộ của doanh nghiệp cho các chức vụ, các vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển dụng. Đây là một thủ tục tuyển dụng mà doanh nghiệp phải cân nhắc bởi nó ít nhiều ảnh hưởng đến sự ổn định về mặt nhân sự trong doanh nghiệp. Mặt khác, ngoài yếu tố chính sách tuyển dụng của doanh nghiệp, tuyển dụng nội bộ thường áp dụng khi thời gian tuyển dụng cấp bách, tính đặc thù của công việc cần người đã có kinh nghiệm làm việc tại doanh nghiệp và không áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp tuyền các quản trị gia cao cấp, các công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn, kỹ năng đặc biệt. Nguồn tuyển dụng nội bộ bao gồm các cấp quản trị và toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp. Mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có thể tham gia tuyển dụng nếu hội đủ các điều kiện tuyển dụng, trừ các trường hợp không được tham gia theo các quy định riêng của doanh nghiệp. Để xác định được các ứng viên nội bộ, doanh nghiệp phải dựa vào thông tin về số lượng, trình độ chuyên môn, năng lực, và các đặc điểm cá nhân của nhân viên thông qua hồ sơ nhân viên, biểu đồ thuyên chuyển nhân viên, phiếu thăng chức, ....

Ưu điểm: Đã am hiểu chính sách cũng như cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Đây cũng là cơ hội thăng tiến cũng như giúp đỡ những người quen gia nhập vào đại gia đình. Dễ hòa nhập hơn so với những người mới bắt đầu.

Nhược điểm: Có thể hình thành phe phái, mất đoàn kết. Nhân viên không có tính sáng tạo cũng như cải tiến do đã quen với cách vận hành công việc của tổ chức từ xưa.

❖ Từ nguồn bên ngoài:

Trong trường hợp nguồn tuyển dụng nội bộ không đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng hoặc tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của vị trí tuyển dụng, chính sách tuyển dụng mà doanh nghiệp sẽ tuyển người từ bên ngoài doanh nghiệp bằng các hình thức tuyển dụng như:

o Quảng cáo.

o Những người tự ý xin việc.

o Từ các trường Đại học và Cao đẳng.

o Từ các cơ quan lao động khác.

Ưu điểm: Tuyển chọn từ nhiều nguồn nên dễ có thể chọn lọc được những những nhân lực có chất lượng cao.

Nhược điểm: Phát sinh chi phí cao khi sử dụng những kênh tuyển dụng bên ngoài như các dịch vụ tuyển dụng bên ngoài. Bên cạnh đó người tuyển dụng có thể bị mua chuộc, hối lộ để được trúng tuyển vào doanh nghiệp.

- Hình thức tuyển dụng:

Tuyển dụng là thu hút và tập hợp đầy đủ các yếu tố về số lượng cũng như chất lượng những người ứng tuyển. Tuyển chọn là quy trình chọn lọc các ứng viên để lọc ra những người phù hợp qua kiểm tra, phỏng vấn... Quá trình tuyển chọn gồm các bước sau:

1. Giai đoạn chuẩn bị thu nhận đơn của ứng viên.

2. Phỏng vấn sơ bộ.

3. Xem xét đơn xin việc.

4. Trắc nghiệm.

5. Phỏng vấn sâu.

1.2.3.4 Phân tích công việc, thiết lập bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc.

Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản nhất trong mọi giai đoạn của quản trị nguồn nhân lực. Không có phân tích công việc năng suất lao động sẽ thấp, nhân viên dẫm chân lên công việc của nhau, không ai biết rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình, lương bổng và thăng thưởng sẽ tùy tiện, việc đào tạo huấn luyện sẽ khó khăn.

Mục đích của phân tích công việc là để trả lời các câu hỏi sau: Nhân viên thực hiện những công việc gì? Khi nào công việc hoàn tất? Công việc được thực hiện ở đâu? Công nhân viên làm công việc đó như thế nào? Tại sao phải thực hiện công việc đó? Để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn nào?

Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc đó với các công việc khác, kiến thức và kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc. Phân tích công việc có thể theo kiểu chính quy và không chính quy:

Theo kiểu không chính quy: nhà quản trị chỉ cần kiến thức về công việc đó và quyết định xem làm thế nào và loại công nhân nào có thể thực hiện công việc. Các doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng phương pháp này.

Theo kiểu chính quy cần phải có một hội đồng bao gồm giám đốc trở xuống và các chuyên gia phân tích.

Việc phân tích công việc sẽ làm cho công ty có những lợi điểm sau:

- Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thắng thưởng nhân viên.

- Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thăng thưởng.

- Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc và từ đó giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác.

- Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn.

1.2.3.5 Đào tạo và phát triển

Đào tạo và phát triển là các hoạt động nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp:

- Đào tạo bao gồm các hoạt động nhằm mục đích nâng cao tay nghề hay kỹ năng của nguồn nhân lực đối với công việc hiện tại.

- Phát triển bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho nguồn nhân lực theo kịp với cơ cấu tổ chức khi nó thay đổi và phát triển trong tương lai.

Tuy nhiên giữa hai khái niệm này có các điểm tương đồng và khác biệt nhau: Điểm tương đồng giữa đào tạo và phát triển là chúng đều có các phương pháp tương tự, được sử dụng nhằm tác động lên quá trình học tập của

các cá nhân để nâng cao các kiến thức, kỹ năng thực hành.

Điểm khác biệt giữa hai khái niệm này là khi cần nâng cao kỹ năng, tay nghề cho một hoặc nhiều cá nhân thì doanh nghiệp tiến hành công tác đào tạo. Trong khi đó, khi một người được thăng tiến lên chức vụ mới, họ cần có những kiến thức, kỹ năng mới theo yêu cầu của công việc. Công tác phát triển nhân viên sẽ giúp trang bị sẵn các kiến thức, kỹ năng cần thiết đó.

Hình thức đào tạo: tùy theo mục đích và điều kiện đào tạo mà hoạt động đào tạo có thể diễn ra dưới các hình thức khác nhau:

- Theo định hướng nội dung đào tạo có hai hình thức: đào tạo định hướng công việc và đào tạo định hướng doanh nghiệp.

- Theo mục đích của nội dung đào tạo có các hình thức: đào tạo, hướng dẫn công việc cho nhân viên; đào tạo huấn luyện kỹ năng, đào tạo kỹ thuật an

toàn lao động; đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật; đào tạo và phát triển các năng lực quản trị, ...

- Theo cách thức tổ chức có các hình thức: đào tạo chính quy, đào tạo tại chức, lớp cạnh xí nghiệp, kèm cặp tại chỗ, ...

- Theo địa điểm hoặc nơi đào tạo có các hình thức: đào tạo tại nơi làm việc và đào tạo ngoài nơi làm việc.

- Theo đối tượng học viên có các hình thức: đào tạo mới và đào tạo lại. Việc lựa chọn hình thức đào tạo nào để mang lại hiệu quả cao nhất phụ thuộc vào các yêu cầu về quy mô đào tạo, mức độ phức tạp, nội dung cần đào tạo và điều kiện trang bị kỹ thuật, tài chính, ... cụ thể trong từng doanh nghiệp.

Tuy nhiên, dù áp dụng hình thức đào tạo nào thì tiến trình đào tạo thông thường diễn ra qua các bước theo thứ tự:

- Xác định nhu cầu đào tạo

- Xác định các mục tiêu đào tạo

- Lựa chọn phương pháp đào tạo

- Lựa chọn các phương tiện đào tạo

- Thực hiện chương trình đào tạo

- Đánh giá chương trình đào tạo.

1.2.3.6 Đánh giá thành tích công tác

❖ Khái niệm:

Đánh giá thành tích công tác của nhân viên là chìa khóa giúp cho công ty có cơ sở để hoạch định, tuyển mộ - tuyển chọn, phát triển nguồn nhân lực cũng như đền bù đãi ngộ, phát triển nghề nghiệp và tương quan nhân sự.

❖ Mục tiêu của việc đánh giá nhân viên là:

o Cung cấp các thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác

o Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm trong quá trình làm việc, kích thích động viên nhân viên thông qua những điều khoản về đánh giá, ghi nhận và hỗ trợ.

o Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức vv...

Các doanh nghiệp thường áp dụng nhiều cách đánh giá khác nhau. Tuy nhiên phần lớn các doanh nghiệp thường thực hiện đánh giá nhân viên theo trình tự sau đây:

Bước 1: Xác định các yêu cầu cơ bản cần đánh giá:

Bước đầu tiên trong quá trình đánh giá, các nhà lãnh đạo cần xác định các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá và những yếu tố này liên hệ với việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào. Thông thường những yêu cầu này có thể suy ra từ bảng mô tả công việc và bao gồm cả hai phần: tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc.

Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp:

Trong thực tế có rất nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau và không có phương pháp nào được cho là tốt nhất cho tất cả mọi tổ chức. Ngay trong nội bộ một doanh nghiệp, cũng có thể sử dụng các phương pháp khác nhau đối với các bộ phận, đơn vị khác nhau hoặc đối với các đối tượng nhân viên khác nhau như bộ phận nhân viên bán hàng, sản xuất, tiếp thị và bộ phận hành chính.

Bước 3: Huấn luyện các nhà lãnh đạo và những người làm công tác đánh giá về kỹ năng đánh giá thực hiện công việc của nhân viên:

Sử dụng phương pháp không thích hợp hoặc xác định các nguyên tắc, các tiêu chuẩn và điểm đánh giá không chính xác sẽ dẫn đến tình trạng không công bằng, lãng phí hoặc làm cho các quyết định trả lương, khen thưởng không chính xác. Do đó các nhà lãnh đạo và những người làm công tác đánh giá năng lực thực hiện công việc cần được huấn luyện về kỹ năng này.

Bước 4: Thảo luận với nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá:

Thông thường, nhà quản trị phải thông báo cho nhân viên biết ngay khi nhân viên nhận công việc về các tiêu chuẩn, phạm vi sẽ đánh giá. Tuy nhiên, trước khi thực hiện đánh giá, nhà quản trị vẫn cần thông báo lại cho nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá, sẽ chỉ rõ lĩnh vực cần đánh giá, đánh giá như thế nào, chu kỳ thực hiện đánh giá và tầm quan trọng của kết quả đánh giá đối với cả doanh nghiệp và cá nhân.

Bước 5: Thực hiện đánh giá theo tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc

Thực hiện, so sánh, phân tích kết quả thực tế công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu. Chú ý tránh để tình cảm, ấn tượng của nhà lãnh đạo ảnh hưởng đến kết quả đánh giá.

Bước 6: Thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá:

Nhà lãnh đạo nên thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá, tìm hiểu những điều chưa nhất trí trong cách đánh giá, chỉ ra những điểm tốt cũng như những điểm cần khắc phục, sửa chữa trong thực hiện công việc của nhân viên.

Bước 7: Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên:

Điều quan trọng trong đánh giá thực hiện công việc là cần vạch ra các phương hướng, cách thức cải tiến thực hiện công việc, đề ra các chỉ tiêu mới cho nhân viên. Để đảm bảo rằng các chỉ tiêu này khả thi, lãnh đạo cần quan tâm tìm hiểu xem nhân viên cần có những sự hỗ trợ nào từ phía công ty và nhân viên có các chương trình hành động cụ thể nào trong từng khoảng thời gian nhất định.

1.3 Vai trò của quản trị nhân lực đối với các hoạt động của doanh nghiệp

Trong những năm gần đây, công tác quản trị nhân sự đã được các nhà quản trị đặc biệt chú ý đến. Nếu trước kia nguồn nhân lực chỉ được coi là chi phí cho hoạt động đầu vào của quá trình sản xuất thì hiện nay nguồn nhân lực đã được xem như tài sản quan trọng nhất của mỗi doanh nghiệp, chính nguồn nhân lực là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức và quyết định sự

Xem toàn bộ nội dung bài viết ᛨ