Đánh Giá Hiệu Quả Quản Lý Chứng Thực

đến năm 2009 tăng từ 534.582 lên 7.222.037 việc. Tuy nhiên đến năm 2010 con số này lại giảm xuống. Bởi các địa phương đang từng bước chuyển giao hợp đồng, giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng. Việc chứng thực chủ yếu là chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Người dân thực hiện công việc về chứng thực đã tăng cao, đặc biệt chứng thực tại cấp cơ sở. Công việc chủ yếu phát sinh là cấp xã nhiều, do vậy, việc kiện toàn công tác cán bộ ở cấp cơ sở cần phải được quan tâm. Trên thực tế đội ngũ công chức Tư pháp đã được kiện toàn, tăng cường về số lượng để từng bước đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ được giao như theo quy định. Mặc dù, thực hiện khối lượng công việc về chứng thực nhiều nhưng cán bộ Tư pháp cấp cơ sở vẫn phải hoàn thành các đầu công việc theo nhiệm vụ của UBND cấp xã. Nghị định số 79 đã tiến hành phân cấp rõ ràng thẩm quyền cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực. Cán bộ Tư pháp là người trực tiếp tiếp xúc với công dân bởi đó là cấp cơ sở gần dân nhất. Công tác chứng thực ở địa phương đã đi vào ổn định cơ bản giải quyết được kịp thời nhu cầu của người dân; việc vào sổ và lưu trữ bản lưu chứng thực được thực hiện tương đối đầy đủ, nghiêm túc. Theo Báo cáo về việc sơ kết 2 năm thực hiện Luật công chứng 2006 và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. UBND cấp huyện và xã đã quan tâm bố trí thêm cán bộ. Căn cứ vào khối lượng công việc, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã bố trí tăng thêm công chức Tư pháp hộ tịch cấp xã để triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nhiều địa phương đã tăng thêm biên chế cán bộ Tư pháp hộ tịch cấp xã để đảm bảo thường xuyên có người trực giải quyết các việc về Tư pháp, hộ tịch, chứng thực. Chú trọng kiểm tra, rà soát, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ Tư pháp cơ sở nhằm thực hiện công tác chứng thực tốt hơn.

Công tác chứng thực đã thể hiện cải cách thủ tục hành chính đã có những quy định mới cải cách thiết thực giúp cắt giảm chi phí và phiền hà cho các cá nhân, tổ chức. Theo Nghị định số 79 thủ tục theo quy định đơn giản, thời gian giải quyết việc chứng thực được rút ngắn đến mức tối đa phần lớn các việc được giải quyết ngay. Trường hợp phức tạp phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn giải quyết không được quá 3 ngày làm việc, thời gian đã có sự rút ngắn rất nhiều. Quy định về trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc cấp bản sao từ sổ gốc cho người có yêu cầu. Việc cải cách thực hiện thủ tục hành chính trong chứng thực giảm tình trạng ùn tắc. Thực tế trong thời gian qua đã có một số cơ quan, tổ chức áp dụng đúng quy định này của Nghị định số 79 trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính. Quy định này cũng đã góp phần tiết kiệm chi phí, giảm bớt thủ tục hành chính cho người dân. Đại đa số UBND cấp xã và cấp huyện đã chấp hành nghiêm túc các quy định nêu trên của Nghị định 79/2007/NĐ- CP, bảo đảm thủ tục thông thoáng, đơn giản.‌‌

2.5. Đánh giá hiệu quả quản lý chứng thực

2.5.1. Những kết quả đạt được

Việc giải quyết kịp thời, đầy đủ, chính xác nhu cầu của công dân góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước chứng thực.Từ sau khi thực hiện Nghị định số 79 công tác về chứng thực đã có bước chuyển biến mạnh mẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công dân, giải quyết được sự quá tải, cơ sở vật chất thực hiện chứng thực cũng được nâng cấp khi công dân có nhu cầu thực hiện về chứng thực cụ thể:

- Theo Báo cáo về việc sơ kết 2 năm thực hiện Luật công chứng 2006 và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đánh giá Nghị Nghị định số 79 đã tách hoạt động chứng thực khỏi hoạt động công chứng và

phân cấp mạnh mẽ thẩm quyền chứng thực cho PTP cấp huyện và UBND cấp xã nên đã giải quyết một cách cơ bản tình trạng bức xúc trong lĩnh vực công chứng, chứng thực mà nhiều năm trước chưa giải quyết được. Việc phân cấp mạnh cho UBND cấp xã thực hiện công tác chứng thực, đây là giải pháp rất hữu hiệu, góp phần giải toả được sự ách tắc trong việc thực hiện yêu cầu của công dân, việc chứng thực không phụ thuộc nơi cư trú. Thực tế nhu cầu chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký của công dân là chủ yếu. Quy định của Nghị định số 79 đã chấm dứt thẩm quyền của tổ chức hành nghề công chứng đối với những việc thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã. Kết quả của sự phân cấp không còn sự quá tải tại các tổ chức hành nghề công chứng khắc phục tình trạng ùn tắc, người dân mất thời gian chờ đợi lâu. Việc chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký cá nhân là việc đơn giản, quy định của pháp luật đã góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho công dân trong việc thực hiện công việc về chứng thực. Chính vì việc tách hoạt động chứng thực ra khỏi hoạt động công chứng và phân cấp mạnh mẽ thẩm quyền chứng thực cho PTP cấp huyện và UBND cấp xã nên đã giải quyết một cách cơ bản tình trạng bức xúc trong lĩnh vực công chứng, chứng thực mà nhiều năm trước đó chưa giải quyết được. Quy định của pháp luật đã thể hiện sự tiến bộ và phân cấp thẩm quyền chứng thực nên tổ chức hành nghề công chứng đã giảm số lượng công việc không còn tình trạng quá tải. Về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cá nhân trước cũng đã được Nghị định số 75 giao cho UBND cấp huyện và Phòng công chứng thực hiện. Tuy nhiên việc chứng thực của UBND cấp huyện và cấp xã là rất ít. Thực tế này đã là nguyên nhân gây ra tình trạng các Phòng công chứng trên cả nước đặc biệt là các Thành phố lớn bị quá tải. Sau khi Luật Công chứng ra đời cùng với đó là Nghị định số 79 được ban hành đã phân biệt rõ hơn cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực. Theo quy định công chứng là việc công chứng viên

chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Đối với PTP cấp huyện, UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, chứng thực chữ ký. Khái niệm về công chứng và chứng thực đã được phân định. Đồng thời thẩm quyền của tổ chức hành nghề công chứng với thẩm quyền chứng thực của PTP cấp huyện và UBND cấp xã cũng khác nhau. Đặc biệt chấm dứt thẩm quyền của tổ chức hành nghề công chứng đối với những việc thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã. Việc phân cấp cho cấp xã nhằm thực hiện phân cấp quản lý hành chính, đẩy mạnh phân cấp giữa Trung ương và địa phương. Trong quá trình thực hiện Nghị định 79 phát sinh hệ lụy, đối với quy định về thẩm quyền chứng thực của PTP cấp huyện như tại Điều 5 của Nghị định khi công dân có nhu cầu đồng thời chứng thực cả bản sao, chữ ký bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì phải đến 2 cấp thẩm quyền khác nhau để được giải quyết, gây phiền hà cho người dân. Sau đó Chính phủ khắc phục ban hành Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 sửa đổi bổ sung Điều 5 Nghị định 79 về thẩm quyền của PTP cấp huyện được thêm quyền được chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và chứng thực chữ ký trong giấy tờ văn bản bằng tiếng Việt. Qua đó, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi thực hiện các giao dịch với cơ quan hành chính Nhà nước.

- Về thủ tục hành chính trong chứng thực theo quy định của Nghị định 79 là đơn giản, thời gian giải quyết việc chứng thực được rút ngắn đến mức tối đa phần lớn các việc được giải quyết ngay. Nếu trường hợp phức tạp phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn giải quyết không được quá 3 ngày làm việc. Đại đa số UBND cấp xã và cấp huyện đã chấp hành nghiêm túc các quy định nêu trên của Nghị định số 79 bảo đảm thủ tục thông thoáng, đơn giản; thời gian giải quyết đã có sự rút ngắn hơn. Mục đích nhằm đảm bảo cho công dân được phục vụ nhanh thủ tục hành chính.

Đồng thời Nghị định số 79 cũng quy định cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ có thể trực tiếp đối chiếu giữa bản chính và bản chụp không cần chứng thực, trong trường hợp nếu đã yêu cầu bản sao có chứng thực thì không yêu cầu người dân phải xuất trình bản chính. Đối với cấp bản sao từ sổ gốc Nghị định số 79 đã quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức đã cấp bản chính giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo yêu cầu của người được cấp bản chính. Nếu người dân không có điều kiện đến trực tiếp thì họ có thể liên hệ với cơ quan, tổ chức cấp bản sao từ sổ gốc thông qua đường bưu điện. Như vậy, Nghị định 79 đã đã có quy định tạo điều kiện thuận lợi cho công dân. Quy định trên được thực hiện sẽ góp phần tiết kiệm chi phí thủ tục hành chính cho người dân. Nghị định số 79 cũng đã góp phần không nhỏ trong việc làm thông thoáng và lành mạnh hoá thủ tục hành chính, đem lại lợi ích thiết thực cho người dân, đồng thời tạo sự chuyển biến tích cực quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 107 trang tài liệu này.

- Cơ sở vật chất phục vụ nhiệm vụ chứng thực: Công tác về chứng thực đã đi vào nề nếp tại các địa phương đã tiến hành phân công người thực hiện chứng thực, đã tổ chức tiếp nhận hồ sơ trả kết quả theo cơ chế một cửa. Đồng thời đã từng bước tiến hành bố trí cán bộ chuyên trách trực tiếp nhận và giải quyết chứng thực. Theo Báo cáo về việc sơ kết 2 năm thực hiện Luật công chứng 2006 và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cơ sở vật chất, phương tiện làm việc và chế độ lưu trữ phục vụ cho công tác chứng thực cũng được tăng cường:

Đối với UBND cấp xã: đa số các địa phương đã quan tâm bố trí nơi tiếp nhận hồ sơ chứng thực, tuy nhiên diện tích còn chật hẹp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Phần lớn các xã, phường, thị trấn đã có máy photocoppy, máy vi tính, hầu hết các địa phương đều quan tâm đến việc đảm bảo cơ sở vật chất,

phương tiện làm việc phục vụ cho công tác chứng thực. Người dân đến phường sao y, chứng thực hộ khẩu, CMND… Đặc biệt có phường đã có bước đột phá trong giải quyết thủ tục hành chính. Theo báo Tiền Phong ngày 24/12/2011 đưa tin UBND phường Bến Thành (quận 1, TPHCM) triển khai thí điểm phương thức “đăng ký qua dấu vân tay” từ ngày 20-12-2011: “Người dân chỉ cần đặt ngón trỏ lên thiết bị cảm ứng nhận dạng dấu vân tay, điền thông tin vào mẫu đơn lưu trên máy rồi chuyển đến bộ phận thụ lý hồ sơ qua mạng để làm các thủ tục hành chính”[52, tr. 1]. Sau này cần chứng thực giấy tờ chỉ mang giấy tờ (bản chính) lên phường, đặt ngón tay lên máy là xong, không cần rắc rối viết phiếu, hay photocopy giấy tờ. Người dân rất ủng hộ mô hình này vì đem lại nhiều tiện lợi. Bước đột phá trong cải cách hành chính của phường Bến Nghé đã được tạo tạo nhiều tiện ích cho người dân trong giải quyết các thủ tục hành chính.

Đối với UBND cấp huyện: việc tăng cường cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ phận một cửa làm công tác chứng thực ở cấp huyện là tương đối tốt. Tại trụ sở, có nơi tiếp dân khang trang rộng rãi trang bị máy móc, phương tiện làm việc tương đối đầy đủ cho cán bộ, công chức cũng như phục vụ người dân. Nơi tiếp nhận hồ sơ chứng thực đảm bảo đủ diện tích, trang bị đầy đủ máy photocoppy, máy vi tính, tủ đựng hồ sơ… Nhìn chung, ở nhiều địa phương cơ sở vật chất và phương tiện làm việc đã bố trí tương đối đầy đủ. Hầu hết các quận huyện, phường xã thực hiện việc niêm yết bản hướng dẫn về trình tự, thủ tục và lệ phí chứng thực theo quy định. Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc phục vụ cho công tác chứng thực được quan tâm. Công tác chứng thực được áp dụng theo tiêu chuẩn ISO. Việc cập nhật vào máy vi tính việc sao y, chứng thực chữ ký đã làm cho tiến độ giải quyết hồ sơ chứng thực được nhanh chóng. Đồng thời, việc quản lý bằng vi tính đối với việc chứng thực

bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã giúp giải quyết kịp thời hồ sơ cho công dân. Nhiều nơi đã tiến hành nhập vào máy vi tính đối với việc sao y, chứng thực chữ ký. Với mục tiêu các hồ sơ chứng thực được thực hiện đúng quy định của pháp luật và đúng hẹn cho công dân, một số địa phương đã xây dựng và ứng dụng quy trình ISO vào việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ. Công tác lưu trữ hồ sơ cũng được thực hiện tốt, hồ sơ lưu trữ được sắp xếp ngăn nắp, có phân loại, bảo quản tốt. Việc nhập dữ liệu công tác chứng thực vào máy tính giúp tiết kiệm thời gian, tiến độ giải quyết hồ sơ chứng thực được nhanh chóng. Tại cấp huyện người thực hiện chứng thực là Trưởng phòng tư pháp hoặc Phó phòng tư pháp được ủy quyền. Công tác chứng thực được đảm bảo thường xuyên, liên tục đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dân. UBND cấp huyện đã phân cho Phó trưởng phòng hoặc Trưởng phòng trực ký hồ sơ chứng thực tiến hành phân công công chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực.

- Về việc chuyển giao công tác chứng thực các hợp đồng giao dịch sang cho các tổ chức hành nghề công chứng. Các địa phương trong cả nước cũng đã tiến hành việc chuyển giao công tác chứng thực các hợp đồng, giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng ở giai đoạn 1. Tuy nhiên mạng lưới công chứng chưa đồng đều ở mỗi địa phương nên chưa chuyển giao toàn bộ các hợp đồng giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng. Theo Báo cáo về việc sơ kết 2 năm thực hiện Luật công chứng 2006 và Nghị định số 79 BTP đã nhận định:

“Có thể đánh giá chủ trương chuyển giao giai đoạn 1 đã được thực hiện khá hiệu quả, ¾ số tỉnh, thành phố trên cả nước đã thực hiện tốt chủ trương này, mặc dù trong quá trình chuyển giao cũng gặp một số khó khăn nhất định như tại một số nơi, nhận thức về việc chuyển giao chưa thống nhất, nhân dân chưa được tuyên truyền, quán triệt đầy đủ về lợi ích của hoạt động công

chứng và chủ trương chuyển giao dẫn đến những phản ứng nhất định, cá biệt có nơi thực hiện chuyển giao cả ở những địa bàn cấp huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng…Mặc dù vậy, những khó khăn này đã được khắc phục kịp thời nhờ có sự củng cố về mặt thể chế, sự chỉ đạo sát sao từ trung ương và sự tích cực phối hợp từ các địa phương” [13, tr. 1].

Các địa phương đang xúc tiến việc chuyển giao ở giai đoạn 2. TP.Hồ Chí Minh là địa phương đã thực hiện việc chuyển giao toàn bộ việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện được thể hiện ở Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND 20/05/2011 thực hiện việc chuyển giao toàn bộ các hợp đồng giao dịch từ UBND cấp huyện, cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng. Để phát triển mạng lưới công chứng, Chính phủ đã ban hành Quyết định số 240QĐ/TTg ngày 17/02/2011 của Thủ tướng Chính phủ về tiêu chí quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020. Tiêu chí quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng được ban hành làm cơ sở cho các địa phương xây dựng Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Quy hoạch bảo đảm đúng mục tiêu xây dựng và phê duyệt phát triển tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam đến năm 2020. Trên cơ sở này các địa phương sẽ tiến hành quy hoạch phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn của mình. UBND căn cứ điều kiện địa phương mình tiến hành đề xuất quy hoạch phát triển các tổ chức hành nghề công chứng.

- Thực hiện sự đổi mới thống kê trong việc thực hiện nhiệm vụ của ngành tư pháp. Công tác thống kê của BTP cũng có sự đổi mới, hình thành hệ thống thống nhất cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời các thông tin. Đồng thời đáp ứng yêu cầu phân tích đánh giá, phục vụ công tác xây dựng chiến