thường xuyên để đảm bảo tiến độ chung của dự án không làm chậm dự án. Tính đến thời điểm tháng 5/2015, đơn vị đã thực hiện báo cáo tiến độ các dự án cụ thể như sau:
+ Dự án đã hoàn thành, đưa vào khai thác sử dụng hệ thống: 01 dự án. Tên dự án: Xây dựng phân hệ tiếp nhận bản khai hàng hóa, các chứng từ khác có liên quan và thông quan điện tử đối với tàu biển nhập cảnh, xuất cảnh phục vụ thủ tục hải quan điện tử (eManifest).
+ Dự án đã đang nghiệm thu bàn giao sản phẩm: 02 dự án. Tên dự án: “Nâng cấp, triển khai hệ thống kế toán thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu theo mô hình xử lý tập trung cấp Tổng cục” và dự án “Nâng cấp, triển khai hệ thống thông tin giá tính thuế để kết nối/chuyển đổi dữ liệu với hệ thống VNACCS/VCIS”
+ Dự án chuẩn bị nghiệm thu bàn giao sản phẩm: 01 dự án. Tên dự án “Nâng cấp, triển khai hệ thống thông quan điện tử theo mô hình xử lý tập trung cấp Tổng cục”.
+ Dự án Chuẩn bị thực hiện đầu tư: 10 dự án (xem thêm trong phụ lục 1 của đề tài)
+ Dự án đang thực hiện đầu tư: 02 dự án. Tên dự án: “Xây dựng, triển khai hệ thống thông tin phục vụ triển khai cơ chế hải quan một cửa quốc gia” và “Nâng cấp hệ thống thống kê hàng hóa xuất nhập khẩu để kết nối với hệ thống VNACCS/VCIS”.
+ Dự án đang trong giai đoạn thực hiện hợp đồng: 01 dự án. Tên dự án: “Xây dựng phần mềm Dự báo kim ngạch XNK và số thu ngân sách nhà nước từ hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của ngành Hải quan”.
- Giám sát thực hiện tiến độ dự án: căn cứ vào tiến độ tổng thể, các cán bộ được giao nhiệm vụ thực hiện kiểm tra, đôn đốc các nhà thầu và hoàn
thành đúng thứ tự và thời gian đã ấn định cho từng đầu việc trong tổng tiến độ; đồng thời có báo cáo lên cấp trên, luôn chủ động giám sát dự án.
d. Quản lý đảm bảo an toàn phòng, chống cháy nổ, an toàn vận hành
Công tác đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ, an toàn vận hành cũng là một trong những nội dung quản lý dự án được đơn vị đặc biệt quan tâm. Ngay khi xây dựng và lập kế hoạch dự án, Cục CNTT và Thống kê Hải quan đã thực hiện xây dựng bản kế hoạch bảo đảm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, an toàn vận hành.
Việc thực hiện đảm bảo phòng chống cháy nổ và an toàn vận hành trong các dự án đầu tư ứng dụng CNTT của ngành được giao cho hai đơn vị thuộc Cục chuyên trách là phòng Quản lý đảm bảo hệ thống và Trung tâm quản lý vận hành hệ thống CNTT thuộc Cục CNTT và Thống kê hải quan.
e. Quản lý rủi ro
Hiện nay, trong công tác quản lý rủi ro của các dự án đã đạt được một số hiệu quả nhất định. Đối với các dự án ứng dụng CNTT, đơn vị luôn có những xác định rủi ro ban đầu. Một số loại rủi ro mà các dự án ứng dụng CNTT luôn được đề cập đến như sau:
Loại | Mô tả | |
Suy giảm đội ngũ | Dự án | Cán bộ có kinh nghiệm, chuyên môn được điều động hoặc bổ nhiệm đến đơn vị khác |
Thay đổi quản lý | Dự án | Thay đổi thứ tự ưu tiên công việc |
Phần cứng chưa đáp ứng được yêu cầu | Dự án | Chưa trang bị được phần cứng tương thích hoặc |
Có thể bạn quan tâm!
-
Phương Pháp Thống Kê, Sử Dụng Dữ Liệu Thứ Cấp -
Đánh Giá Thực Trạng Công Tác Quản Lý Dự Án Đầu Tư Ứng Dụng Cntt Tại Cục Cntt Và Thống Kê Hải Quan -
Màn Hình Quản Lý Tiến Trình Dự Án Bằng Ms. Project -
Một Số Giải Pháp Hoàn Thiện Công Tác Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin -
Quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục thông tin và thống kê Hải quan - 11 -
Quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục thông tin và thống kê Hải quan - 12
Xem toàn bộ 101 trang tài liệu này.
chưa kịp trang bị | ||
Thay đổi yêu cầu | Dự án và sản phẩm | Yêu cầu thay đổi nhiều so với kế hoạch ban đầu |
Đặc tả hệ thống chậm trễ | Dự án và sản phẩm | Tài liệu đặc tả chậm bàn giao theo lịch trình |
Ước lượng sai | Dự án và sản phẩm | Các chỉ tiêu thông tin, trường dữ liệu sai so với ước lượng ban đầu |
Thay đổi công nghệ | Nghiệp vụ | Công nghệ sử dụng đã lạc hậu cần thay mới |
Sản phẩm mang lại hiệu quả không cao | Nghiệp vụ | Sản phẩm đưa ra chưa đáp ứng tối ưu nhu cầu của người sử dụng hệ thống CNTT |
Bảng 3.3. Các loại rủi ro thường gặp trong các dự án đầu tư ứng dụng CNTT
Để xác định rủi ro của dự án, đội ngũ quản lý dự án đã lập ra bảng các câu hỏi để có căn cứ lập kế hoạch và lập hệ thống giải pháp hạn chế tối đa các rủi ro thường xảy ra:
1. Có bao nhiêu người trong đội |
2. Có bao nhiêu % người trong đội làm việc chuyên trách cho dự án |
3. Có bao nhiêu % người trong đội làm việc kiêm nhiệm cho dự án |
4. Số thành viên dành 20% hay ít hơn thời gian cho dự án |
5. Kinh nghiệm chung của đội đạt mức nào |
6. Không gian địa lý mà đội thực hiện dự án ra sao | |
Người thụ hưởng | 1. Người sử dụng hệ thống có thay đổi quy trình hiện tại để sử dụng sản phẩm mới không |
2. Kết quả của dự án có khiến cho Doanh nghiệp, tổ chức phải tổ chức lại bộ máy không | |
3. Người sử dụng sản phẩm CNTT là đơn vị hay ngoài đơn vị | |
Công nghệ | 1. Công nghệ có mới mẻ với người phát triển hệ thống không |
2. Công nghệ có mới mẻ đối với người sử dụng hệ thống không |
Bảng 3.4. Bảng câu hỏi cho giải pháp hạn chế rủi ro
Nhằm đảm bảo các dự án luôn đạt được kết quả cao và trách các rủi ro, hiện nay đơn vị đã có những chiến lược nhất định như sau:
- Về nhân sự: để lựa chọn các cán bộ làm công tác trong mỗi dự án, tiêu chuẩn đầu tiên là về kinh nghiệm tham gia dự án của cán bộ. Các cán bộ này sau khi được lựa chọn sẽ được tổ chức thành một đội hoặc một nhóm làm việc. Và được đào tạo bổ sung về dự án mà họ sẽ thực hiện.
- Về công nghệ: để đảm bảo công nghệ mới luôn cập nhật trong các ứng dụng CNTT của ngành, đơn vị thực hiện đấu thầu và ký hợp đồng với các chuyên gia hoặc công ty chuyên dụng. Trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2015, các chuyên gia hoặc công ty chuyên dụng có năng lực tốt mà đơn vị đã hợp tác như Công ty Thái Sơn, Viettel, Intel, Nokia, CMC… Một trong những dự án lớn nhất trong giai đoạn này là dự án VNACCS/VCIS được tài trợ vốn ODA của Nhật, ngoài sự giúp đỡ hỗ trợ của các chuyên gia Hải quan Nhật Bản, đơn vị cũng đã ký hợp đồng với công ty NTT Data là một công ty lớn về lĩnh vực CNTT có vốn đầu tư Nhật Bản tại Việt Nam
- Nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ: để tránh hiện tượng chất lượng không đảm bảo, việc chọn nhà cung cấp cũng là một yếu tố đơn vị đặc biệt quan tâm. Đối với nhà cung cấp các chương trình phần mềm, các đối tác được đơn vị lựa chọn thường xuyên như Viettel, Thái Sơn…Đối với nhà cung cấp các thiết bị phần cứng , đơn vị đã ký hợp đồng với các công ty như NTT Data, IBM…
3.2.2. Một số tồn tại và nguyên nhân
a. Về mặt tổ chức
* Về nguồn nhân lực quản lý dự án CNTT
- Lực lượng cán bộ làm công tác chuyên môn về CNTT để tham gia vào các dự án xét về mặt số lượng, chất lượng đáp ứng được yêu cầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, nhưng chưa chưa hình thành được đội ngũ chuyên gia chất lượng cao, có kiến thức và kỹ năng chuyên sâu về các lĩnh vực mũi nhọn như: quản trị hệ thống, an ninh, an toàn, xử lý sự cố, nghiên cứu phát triển phần mềm. Bên cạnh đó, hiện nay mô hình công nghệ thông tin đã là mô hình tập trung cấp Tổng cục. Việc quản trị, điều hành Hệ thống CNTT hiện đại tầm khu vực và quốc tế và yêu cầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong thời gian tới đòi hỏi trình độ quản lý, vận hành Hệ thống CNTT của cán bộ, công chức chuyên trách về tin học phải được nâng cao tính chuyên sâu, chuyên nghiệp.
- Việc thực hiện công tác đào tạo về quản trị các dự án công nghệ thông tin trong thời gian vừa qua vẫn còn bộc lộ một số tồn tại hạn chế như: Chưa hình thành được một đội ngũ chuyên gia hàng đầu về các lĩnh vực trọng yếu về công nghệ thông tin; Thời gian của các khoá học tập trung ngắn hạn, do vậy sau khoá học, học viên cần phải tiếp tục nghiên cứu, thực hành tác nghiệp nhiều, đúng vị trí công tác để phát huy tác dụng, hiệu quả; Số lượng các khoá học trong năm ít, phục vụ được ít lượt người tham dự, do vậy các
khoá học cần được tổ chức liên tục, thường xuyên; Tại các Cục Hải quan địa phương, việc cử các học viên đi học cần phải tính đến khả năng sử dụng đúng công việc sau đào tạo, tránh việc học viên sau đào tạo chuyên sâu lại luân chuyển ngay đi làm việc khác; không phát huy được tác dụng.
- Nhân sự được điều động vào các ban quản lý dự án của đơn vị không nhiều. Trong ban dự án và các tổ chuyên môn, chỉ có một bộ phận nhỏ là chuyên trách 100% thời gian cho dự án, phần lớn là kiêm nhiệm. Đối với các dự án nhỏ, cán bộ tham gia Ban quản lý dự án đều kiêm nhiệm. Người quản lý dự án là Giám đốc dự án, do kiêm nhiệm nhiều việc khác nên dẫn tới tình trạng không có người Quản lý dự án thực sự. Trong ban dự án và các tổ chuyên môn, chỉ có một bộ phận nhỏ là chuyên trách 100% thời gian cho dự án, phần lớn là kiêm nhiệm.
b. Về môi trường chính sách
* Tính khả thi của một số quy định
Hiện nay, tuy đã có nhiều văn bản ban hành để điều chỉnh, hướng dẫn hoạt động các chủ thể tham gia vào công tác đầu tư ứng dụng CNTT, nhưng trên thực tế tính phù hợp là chưa cao, biểu hiện của nó là việc vận dụng các văn bản còn lúng túng, nên chưa mang lại hiệu quả như mong muốn.
* Tính đồng bộ của các văn bản
Giữa các văn bản còn thiếu đồng bộ; ban hành chưa kịp thời, có nội dung chưa nhất quán. Đây là vấn đề gây rất nhiều khó khăn cho người thực hiện, vì vậy để quản lý có hiệu quả cao, thuận tiện cho người thực hiện, thống nhất quản lý một cách đồng bộ về mặt định hướng của các văn bản là hết sức cần thiết.
* Tính cụ thể và chi tiết của các văn bản
Các văn bản ban hành thiếu cụ thể và chi tiết, có biên độ vận dụng lớn gây khó khăn cho chủ đầu tư khi thực hiện chức năng quản lý của mình. Với
việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật thiếu tính cụ thể và chi tiết sẽ tạo ra nhiều kẽ hở dẫn đến tính hiệu lực và hiệu quả các văn bản là rất hạn chế, gây khó khăn cho người thực hiện cũng như người quản lý.
* Sự thay đổi thường xuyên của các văn bản
Việc điều chỉnh sửa đổi các văn bản nhiều lần trong thời gian ngắn làm ảnh hưởng đến công tác quản lý của chủ đầu tư (công tác quản lý đơn giá, định mức, quản lý chi phí ...) cũng như nhà thầu. Với đặc điểm của các dự án đầu tư ứng dụng CNTT là có thời gian thực hiện dài, giá trị lớn trong khi tính ổn định của các văn bản hướng dẫn thực hiện thấp sẽ có ảnh hưởng xấu đến chất lượng và hiệu quả của các dự án đầu tư. Do vậy, các nhà hoạch định chính sách khi ban hành các văn bản mới cần phải có sự phân tích, đánh giá thực trạng và xu hướng phát triển một cách cụ thể chính xác để nâng cao tính ổn định và hiệu quả của các văn bản pháp luật.
c. Về cơ sở hạ tầng
* Về hạ tầng kỹ thuật CNTT
- Hệ thống mạng LAN tại các đơn vị đã trang bị từ lâu (từ năm 2005- 2007) nên đã xuống cấp; tốc độ mạng thấp. Dự án nâng cấp hệ thống mạng LAN cho các đơn vị Hải quan đang trong giai đoạn triển khai đến năm 2016 sẽ từng bước khắc phục các tồn tại này;
- Hệ thống mạng WAN trong Hạ tầng truyền thông chung thống nhất ngành Tài chính chưa đáp ứng hoàn toàn quy hoạch theo yêu cầu vận hành hệ thống VNACCS/VCIS, mới đang cấu hình tạm thời trên kết nối hiện tại sẵn có; hiện đang chờ dự án thiết kế Hạ tầng truyền thông của Bộ giai đoạn 2015- 2020 để thực hiện quy hoạch cho đúng mô hình khuyến nghị;
- Hệ thống bảo mật tại TTDL Tổng cục từng bước được nâng cao nhưng vẫn còn nhiều lỗ hổng cần bổ sung các giải pháp để nâng cao mức độ ANAT thông tin, đặc biệt khi các nguy cơ mất ATTT ngày càng nhiều và phức tạp.
* Về việc trang bị các công cụ hỗ trợ quản lý dự án
Hiện nay, công tác quản lý dự án của đơn vị ngày càng tăng nhanh về số lượng, yêu cầu đòi hỏi của các sản phẩm đầu ra ngày càng cao, chất lượng của công tác quản lý dự án cũng phải được nâng cao hơn nữa để đáp ứng yêu cầu chung. Tuy nhiên, với việc hoạt động trên quy mô lớn nhưng cơ sở trang thiết bị vật chất của đơn vị còn rất hạn chế. Các hồ sơ dự án tăng nhanh về số lượng nhưng đơn vị chỉ có thể đáp ứng được việc lưu trữ bằng cách lưu trong các tủ có khóa để bảo mật, trong khi việc lưu hồ sơ này cần có một phòng lưu trữ riêng để đảm bảo phục vụ công tác quản lý, tra cứu khi cần thiết.
Trang thiết bị máy móc cấp cho công tác Quản lý dự án đang trong giai đoạn bổ sung hoàn thiện (đơn vị đang thực hiện trang bị thêm máy photocopy để phục vụ công tác in ấn tài liệu dự án, hồ sơ thầu; máy tính xách tay để phục vụ công tác kiểm tra hàng năm; các thiết bị lưu trữ dữ liệu để phục vụ quản lý hồ sơ bằng file mềm…)
Điều kiện về địa điểm làm việc của đơn vị còn hạn chế về phạm vi, diện tích, do cơ sở vật chất, phòng ốc còn hạn chế, chưa thể đáp ứng một cách đầy đủ yêu cầu của công tác quản lý dự án của đơn vị.
d. Một số tồn tại trong quan hệ giữa các bên tham gia dự án
Chất lượng và tiến độ công tác thẩm định của cơ quan quản lý ngành ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý và thực hiện dự án đầu tư. Điều đó xuất phát từ chất lượng đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên ngành tham gia vào công tác thẩm định của các cơ quan quản lý còn nhiều hạn chế.
Các quan hệ này còn mang nặng tính thủ tục hành chính, tính mệnh lệnh cấp trên cấp dưới mà chưa xây dựng được mối quan hệ bình đẳng giữa các bên khi tham gia giải quyết một công việc chung, đó là tổ chức quản lý và triển khai thực hiện dự án sao cho đạt được hiệu quả cao nhất.