Một Số Giải Pháp Hoàn Thiện Công Tác Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin

Những tồn tại trong quan hệ quản lý của các chủ thể là một trong những nguyên nhân dẫn đến sự kém hiệu quả của việc quản lý, triển khai thực hiện các dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan.

* Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: đây là giai đoạn quan trọng, có tính quyết định cho các giai đoạn tiếp sau nhưng trên thực tế chất lượng của một số dự án trong thời gian qua là chưa cao, thiếu chính xác... do quan niệm khâu chuẩn bị đầu tư là thủ tục cho nên chưa thực sự dành thời gian, nhân lực thoả đáng để làm kỹ khâu này.

+ Nguyên nhân khách quan: Chưa phân rõ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong khâu lập, thẩm định và phê duyệt dự án đầu tư; Chất lượng hồ sơ yếu; Kinh phí dành cho công tác chuẩn bị đầu tư chưa được bố trí thoả đáng.

+ Nguyên nhân chủ quan: Do kinh phi cho giai đoạn này rất hạn chế mà phần lớn các dự án đều không được khảo sát kỹ trước lúc thiết kế mà chỉ thiết kế trên cơ sở giả định các yếu tố ban đầu, điều đó được thể hiện trong

- Giai đoạn thực hiện đầu tư: Cơ sở vật chất không đáp ứng được nhu cầu; việc tổ chức thẩm định các dự án chưa bám sát nội dung chức năng theo quy định mà mới chỉ dừng lại ở khâu kiểm tra lại việc tính toán lại khối lượng theo thiết kế,

+ Nguyên nhân khách quan: Hệ thống định mức, tiêu chuẩn, quy chuẩn vẫn còn thiếu hoặc chưa cập nhật kịp thời với tiến bộ khoa học và công nghệ hiện đại nên nhiều lúc vẫn còn sử dụng các định mức, tiêu chuẩn, quy chuẩn cũ, lạc hậu. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân lập và thẩm định thiết kế- dự toán chưa được quy định cụ thể, rõ ràng bằng những chế tài về pháp luật- kinh tế. Chưa có cơ chế bảo hành sản phẩm thiết kế và cơ chế thưởng phạt vật chất hoặc có các chế tài xử phạt ở mức cao hơn đối với nhà thiết kế nhằm nâng cao trách nhiệm;

+ Nguyên nhân chủ quan: Sản phẩm thiết kế có nhiều sai lệch so với thực tế triển khai do khâu chuẩn bị đầu tư không thực hiện nghiêm, có những công trình phương án thi công và mức đầu tư không khả thi;

- Việc lựa chọn tổ chức tư vấn: Có nhiều trường hợp chưa phân định trách nhiệm giữa các bên theo quy định, có khi còn có sự chồng chéo trong quá trình quản lý và tổ chức thực hiện.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 101 trang tài liệu này.

- Công tác đấu thầu: Quy chế đấu thầu còn kẽ hở làm nảy sinh những vấn đề phức tạp cho các bên trong quá trình quản lý thực hiện dự án. Hiện tượng đấu thầu mang tính chất đối phó chứ chưa phản ánh đúng bản chất của công tác đấu thầu vẫn còn tồn tại, điều này dễ dàng nhận thấy trong hồ sơ dự thầu do mắc phải những lỗi rất cơ bản.

- Công tác giám sát, kiểm tra, nghiệm thu công việc, hạng mục và công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng: Chức năng giám sát, kiểm tra trong đầu tư xây dựng của CĐT còn nhiều khuyết tật, CĐT (thông qua các Ban QLDA) chưa thực hiện nghiêm túc giám sát hiện trường về trình tự thi công và quy trình quy phạm; chưa quán triệt quan điểm “phòng ngừa sự cố hơn là khắc phục sự cố” để loại trừ các sai phạm kỹ thuật, bảo đảm chất lượng công trình theo yêu cầu, tiết kiệm, hiệu quả. Chưa có quy định rõ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khi giám sát, nghiệm thu từng phần và toàn bộ công trình nên chất lượng hạn chế. Nếu có quy định thì việc triển khai thực hiện chưa được nghiêm khắc nên tổ chức, cá nhân được giao trách nhiệm luôn có thái độ “dĩ hoà vi quý” nên hiệu quả không cao. Chất lượng khảo sát thiết kế chưa tốt thể hiện là nhiều công trình có sự phát sinh lớn mà giá trị phát sinh tăng lên là do khâu khảo sát không đảm bảo.

- Công tác quản lý giá: Chế độ, chính sách của Nhà nước trong hoạt động đầu tư ứng dụng CNTT có nhiều thay đổi, nhiều điều chỉnh nên gây khó khăn cho CĐT trong thực hiện chức năng quản lý giá. Việc thay đổi giá dự

toán làm đảo lộn kế hoạch vốn đầu tư của Nhà nước cũng như Bộ quốc phòng, nợ nần giữa các chủ thể kinh tế tăng lên.

* Giai đoạn kết thúc đầu tư.

- Công tác nghiệm thu công trình: Chất lượng nghiệm thu còn hạn chế như việc bỏ qua nhiều công đoạn, nghiệm thu qua loa, khoán gọn cho nhà thầu lập thủ tục nghiệm thu…

- Công tác thanh quyết toán vốn đầu tư: Chưa thực hiện thanh toán theo dự toán, hợp đồng nhằm khuyến khích tiến độ thực hiện dự án nên dẫn đến sự đầu tư dàn trải không tập trung và kém hiện quả.

- Chi phí cho hoạt động quản lý của CĐT: các quy định về sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư, trong đó các quy định về thanh toán chi phí quản lý dự án có nhiều thủ tục khó thực hiện hoặc mang tính chất giấy tờ. Các yêu cầu về đăng ký và cấp phát kinh phí QLDA thủ tục rườm rà gây bị động cho CĐT.

CHƯƠNG 4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

4.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện quản lý dự án tại Cục CNTT và TKHQ

Cùng với xu thế phát triển chung của thế giới, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước trong ngành Hải quan đóng một vai trò quan trọng trong tiến trình cải cách hành chính. Phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và quản lý hoạt động thông quan, quản lý rủi ro, chống buôn lậu. Qua đó khẳng định vai trò mũi nhọn của Công nghệ thông tin trong thời kỳ Công nghiệp hóa, hiện đại hóa.

Thực tiễn hiện nay sự gia tăng các dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin của ngành ngày càng nhiều, thì công tác quản lý các dự án này cũng cần phải thay đổi để đáp ứng yêu cầu thực tế. Hay chính là việc cần có sự thay đổi trong tư duy về quản lý dự án. Qua kinh nghiệm của bản thân tác giả đã tham gia vào một số dự án của ngành, nhận thấy để đáp ứng được công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin thì ngay từ đội ngũ nhân sự cần hình thành nếp làm việc mới theo nhóm, có tổ chức, có quy trình và bài bản, rèn luyện thói quen chuẩn bị kế hoạch, viết tài liệu kế hoạch và viết báo cáo chuyên nghiệp.

Công tác theo dõi giám sát dự án tại đơn vị đã và đang được thực hiện rất tốt, song để nâng cao tính chuyên nghiệp cần xây dựng một hệ thống thông tin về các dự án, quản lý dự án bằng chính hệ thống công nghệ thông tin. Bởi lẽ, hoạt động quản lý này cũng là một trong những công tác thường xuyên và quan trọng, với phạm vi công việc rất lớn. Việc áp dụng hệ thống CNTT trong công tác sẽ giúp cho đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý của mình.

Mục tiêu mà công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại đơn vị cần đạt được là:

- Xây dựng hệ thống các quy trình trong công tác quản lý dự án CNTT tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan. Các quy trình được xây dựng sẽ góp phần quan trọng để các công việc trong dự án được tiến hành một cách khoa học, không bị chồng chéo về chức năng nhiệm vụ giữa các ban, bộ phận trong dự án.

- Hiện đại hóa công tác quản lý dự án tại đơn vị bằng các công cụ tiên tiến hiện nay như các phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý văn bản đến – đi (Netoffice), các chương trình lập kế hoạch và quản lý tiến độ dự án (MS Project, Visio...)

- Nâng cao năng lực quản lý của cán bộ quản lý dự án thông qua các chương trình đào tạo ngắn hạn hoặc dài hạn. Xây dựng đội ngũ cán bộ nguồn của đơn vị để sẵn sàng tham gia vào các dự án khi có yêu cầu của cấp trên.

- Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ tham gia dự án để dự án được thực hiện đúng với kế hoạch đã đề ra, mục tiêu đã định sẵn, trong khoảng thời gian nhất định.

- Đề xuất được những sáng kiến cải tiến trong công tác quản lý dự án CNTT và những kiến nghị đối với nhà nước để hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật phục vụ cho công tác quản lý dự án CNTT trong giai đoạn tới.

4.2. Một số giải pháp hoàn thiện quản lý dự án tại Cục CNTT và TKHQ

4.2.1. Giải pháp về mặt tổ chức

a. Giải pháp về tổ chức bộ máy quản lý:

Để đảm bảo cho một dự án thành công thì yếu tố quan trọng là sự quyết tâm, cam kết thực hiện và chỉ đạo sát sao của lãnh đạo đơn vị. Các cấp lãnh đạo luôn phải quan tâm đến từng giai đoạn thực hiện dự án, bên cạnh đó đóng vai trò chỉ đạo bao gồm những công việc: phê duyệt Đề cương và dự toán chi tiết, duyệt kế hoạch và kinh phí triển khai, đưa ra yêu cầu, tổ chức thực hiện, giám sát thực hiện và nghiệm thu kết quả thực hiện. Bên cạnh đó trong quá

trình triển khai thực hiện dự án, vai trò của cán bộ tham gia vận hành hệ thống, hỗ trợ sử dụng là vô cùng quan trọng.

Trong việc tổ chức triển khai diện rộng hệ thống cần có sự phân công rõ ràng trách nhiệm của các đơn vị tham gia dự án và có sự phối hợp tốt trong quá trình thực hiện. Theo đó, tất cả các bên tham gia dự án, bao gồm các đơn vị thực hiện trong ngành và các đối tác, đều hiểu rõ phạm vi, mục tiêu và hướng tiếp cận của dự án. Cần có sự tham gia của các cán bộ nghiệp vụ có liên quan ở hầu hết các khâu, đặc biệt là trong giai đoạn vận hành để hướng dẫn nghiệp vụ trên hệ thống. Xác định những khó khăn có thể gặp phải và đề ra phương pháp giải quyết những khó khăn đó. Cán bộ hỗ trợ đảm bảo hệ thống, cán bộ mạng và truyền thông. Nắm vững cơ sở dữ liệu, mạng, truyền thông, internet ... và các kiến thức về quản lý dự án để có thể đảm nhiệm được những nhiệm vụ quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống. Việc tổ chức xem xét, đánh giá thực hiện cần tổ chức xem xét đánh giá kết quả từng giai đoạn, tiến hành cập nhật kế hoạch đề án để đảm bảo dự án được định hướng đúng tới các mục tiêu đặt ra. Trong giai đoạn tới (2016 – 2020) cần tập trung nguồn nhân lực thực hiện đảm bảo vận hành hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS do phía hải quan Nhật Bản chuyển giao, đồng thời nâng cấp các hệ thống thông tin liên quan đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý Hải quan.

b. Giải pháp về thực hiện quản lý dự án:

Quản lý tiến độ thực hiện dự án: Cần chú trọng đến việc quản lý dự án, các quy trình quản lý dự án. Thực hiện quản lý dự án từ các khâu lập kế hoạch dự án, theo dõi triển khai kế hoạch, các biện pháp khắc phục khi có sự cố ảnh hưởng đến dự án. Cần xây dựng và ban hành áp dụng các chính sách hoặc quy định cần thiết để đảm bảo việc chia sẻ thông tin, bảo vệ, vận hành và khai thác hệ thống thông tin, làm việc nhóm trên mạng, trách nhiệm cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng,....

Cần có sự tham gia phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan: Mức độ sẵn sàng cung cấp thông tin của các đơn vị có nguồn dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai thành công dự án.

Trong quá trình triển khai hệ thống cần có cơ chế để tiếp nhận các thông tin góp ý, phản hồi từ nhóm người sử dụng này để điều chỉnh, hoàn thiện, đảm bảo hệ thống đáp ứng tốt nhất cho người sử dụng. Cần triển khai đồng bộ giữa các yếu tố phần cứng, phần mềm, nghiệp vụ và kỹ thuật. Cần có sự tổ chức xem xét, đánh giá triển khai từng giai đoạn để đảm bảo kế hoạch phát triển CNTT được triển khai thực hiện đúng đắn theo đúng định hướng và mục tiêu đã đặt ra. Trong công tác triển khai dự án công nghệ thống tin giai đoạn 2016 – 2020 các giải pháp triển khai kế hoạch phát triển và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ngành hải quan cần chú trọng: kết hợp chặt chẽ việc triển khai Kế hoạch phát triển và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ngành hải quan giai đoạn 2016 – 2020 với Chiến lược phát triển Hải quan đến năm 2020 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; kết hợp quản lý nhà nước về công nghệ thông tin trong ngành Hải quan với việc phát triển hệ thống cung cấp các dịch vụ về công nghệ thông tin của ngành Hải quan (các dịch vụ trực tuyến); tích cực nghiên cứu tiếp thu kinh nghiệm từ Hải quan các nước tiên tiến.

c. Giải pháp lựa chọn đối tác:

Để đảm bảo việc nâng cấp, xây dựng phần mềm. Phần mềm chạy tốt sau khi triển khai cũng như việc bảo trì hệ thống được thuận lợi, nên lựa chọn đối tác đã tham gia phát triển khai hệ thống có năng lực kinh nghiệm trong việc triển khai các dự án liên quan đến lĩnh vực tài chính, ngân hàng và hải quan.

4.2.2. Giải pháp về môi trường chính sách

Hiện nay, một số quy định của nghị định 102/2009/NĐ-CP ngày 6/11/2009 đang là một trong những vướng mắc ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án về công nghệ thông tin (quy định về thủ tục đấu thầu, quy định người có thẩm quyền quyết định, phạm vi sử dụng nguồn vốn đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin...). Vì vậy cần có những thay đổi trong các quy định của nghị định để tạo thuận lợi cho công tác quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước. Ngoài ra cần có sự phối hợp với các đơn vị chức năng thuộc Bộ tài chính hoàn thiện các chính sách, cơ chế về quản lý công nghệ thông tin; xây dựng các quy trình, quy chế quản lý công nghệ thông tin đặc thù trong ngành Hải quan. Trong tương lai cần có những nghiên cứu áp dụng phương pháp điều tra, đánh giá khoa học về công tác quản lý các dự án công nghệ thông tin.

Việc đầu tư ứng dụng CNTT có nhiều điểm đặc thù như: công nghệ thay đổi nhanh chóng; việc định giá, đánh giá chất lượng sản phẩm khó khăn; sự thành công của dự án phụ thuộc nhiều vào đào tạo, chuyển giao công nghệ cũng như sự quan tâm của cán bộ sử dụng... Do đó, việc vận dụng các quy định về quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản cho dự án ứng dụng CNTT là không phù hợp. Mặt khác, do vận dụng nên cách hiểu, cách vận dụng của các nơi không thống nhất, từ đó gây khó khăn cho chủ đầu tư, nhà thầu, các đơn vị thẩm định, phê duyệt. Xuất phát từ thực tiễn trên, Chính phủ đã ban hành Nghị định 102 và Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành 07 thông tư, 05 bộ định mức, 01 quyết định và một số văn bản hướng dẫn thực hiện Nghị định 102.

Bên cạnh những chính sách về hoạt động quản lý dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin, rất cần những chính sách khuyến khích, thu hút nhân lực, hoàn thiện chế độ đãi ngộ đối với cán bộ công chức có trình độ và