Thực Trạng Công Tác Lập Kế Hoạch Tiến Độ Thực Hiện Dự Án Đầu Tư Xây

giai đoạn là thế nào, các khoản dự phòng ra sao và dự phòng cho những yếu tố nào.

Điều này gây khó khăn cho việc kiểm soát chi phí, đặt biệt là khi gần như toàn bộ các hợp đồng xây lắp của công ty là các hợp đồng đơn giá cố định, thanh toán theo khối lượng thực tế.

Hơn nữa việc nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của công tác này trong quá trình quản lý chi phí của các phòng ban, người phụ trách còn hạn chế dẫn đến sự thờ ơ với công tác này. Hậu quả tất yếu của quá trình này chính là việc thiếu thông tin đầu vào và cơ sơ để so sánh kiểm soát chi phí sau này, khiến cho hệ thống kiểm soát chi phí đầu tư kém hiệu quả.

Kiểm soát chi phí

* Công cụ kiểm soát chi phí:

Sự kết hợp giữa các phòng/ban sau để thực hiện công tác này: Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, phòng Quản lý dự án, phòng Quy hoạch kiến trúc, Ban quản lý dự

án Flamingo Đại Lải, phòng Tài chính kế toán. Phương pháp kiểm soát chi phí là kiểm tra đối chiếu, so sánh giữa các báo cáo và hợp đồng.

* Cơ sở kiểm soát chi phí:

Các cơ sở để thực hiện công tác kiểm soát chi phí tại công ty như sau:

- Các hợp đồng xây dựng, hợp đồng tư vấn

- Hồ sơ thanh toán công trình

- Quy trình thanh toán nội bộ

- Các dự toán chi phí được duyệt (giá gói thầu, giá hợp đồng)

* Kết quả:

Kết quả của quá trình kiểm soát chi phí là các bảng thanh toán, quyết toán

được phê duyệt. Giá trị thanh toán, quyết toán các hạng mục công trình được chi tiết trong Phụ lục số 2 - Bảng chi tiết thanh toán, quyết toán chi phí xây dựng các hạng mục đang triển khai.

* Thực trạng công tác kiểm soát chi phí trong giai đoạn thực hiện đầu tư và kết thúc đưa công trình vào sử dụng:

Công tác kiểm soát chi phí của công ty còn chưa chặt chẽ, ta thấy rằng công tác thanh, quyết toán của công ty với các nhà thầu xây dựng còn nhiều vấn đề chưa hợp lý. Cụ thể như các công trình đã quyết toán, giá trị quyết toán chênh lệch là khá

nhiều so với giá gói thầu và giá hợp đồng mà công ty đã ký kết với bên nhận thầu, theo phân tích của tác giả việc chênh lệch này do các nguyên nhân sau đây:

- Trong quá trình thi công công trình ngoài thực tế có nhiều sự thay đổi trong thực tế thi công so với bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công đã được phê duyệt, sự thay

đổi này được sự đồng thuận của Ban Quản lý dự án và Phòng kế hoạch - Kỹ thuật, như vậy cho thấy trong quá trình lập thiết kế có nhiều điểm chưa phù hợp với thực tế dẫn đến việc lập tiên lượng phục vụ cho đấu thầu và hợp đồng là không hợp lý. Mặt khác do việc khối lượng thay đổi nên việc kiểm tra hồ sơ thanh, quyết toán cũng gặp nhiều khó khăn và cũng gây mất thời gian trong việc này.

- Một số hạng mục tuy có trong hợp đồng, nhưng thực tế do đặc điểm thi công thì chỉ có thể thực hiện ở giai đoạn sau không thuộc hợp đồng, do đó trong Ban quản lý dự án phải chỉ đạo nhà thầu không thực hiện các hạng mục này do đó trong chứng chỉ thanh toán phần khối lượng này không được nghiệm thu đưa vào thanh toán.

- Việc quản lý tiến độ thi công các hạng mục công trình còn chưa tốt dẫn

đến khó khăn trong việc xác định khối lượng các công việc đã thực hiện và giá trị mà nhà thầu được hưởng trong các đợt thanh toán.

- Sự sai lệch trong bóc tách khối lượng của người lập dự toán, khi thanh, quyết toán công trình, do khối lượng thanh quyết toán được lấy theo khối lượng thực tế thi công ngoài hiện trường.

Thực tế cho thấy nhiều hạng mục còn chậm trễ trong việc thanh, quyết toán công trình đặc biệt là các hạng mục do nhà thầu Công ty Xây dựng Hùng Vương Vĩnh Phúc thực hiện, với nhiều hạng mục còn tồn đọng chưa thanh quyết toán được. Công ty Xây dựng Hùng Vương Vĩnh Phúc là một công ty thành viên của Công ty cổ phần đầu tư Hùng Vương, do vậy việc quản lý chi phí đối với công ty Hùng Vương Vĩnh Phúc hoàn toàn khác với các nhà thầu ngoài. Hầu hết chi phí cho xây dựng các hạng mục do nhà thầu này thực hiện đều được Tổng công ty cung cấp dưới hình thức cho vay, do vậy việc thanh, quyết toán các hạng mục chỉ là việc hoàn thiện hồ sơ, chứng từ. Chính vì vậy việc kiểm soát chi phí đối với các hạng mục mà nhà thầu này đảm nhận thực sự chưa có hiệu quả khi chưa có các phươngpháp kiểm soát phù hợp.

2.2.3 Thực trạng công tác quản lý tiến độ

Khu Biệt thự trung tâm được bắt đầu thực hiện vào tháng 11 năm 2011 và dự kiến cuối năm 2014 sẽ hoàn thành về cơ bản, đưa vào sử dụng các hạng mục hạ tầng kỹ thuật, các công trình công cộng và bàn giao các biệt thự đã ký hợp đồng với khách hàng. Đến nay dự án xây dựng Khu biệt thự trung tâm đang trong giai đoạn thực hiện đầu tư với nhiều hạng mục đã hoàn thành và bên cạnh đó là nhiều hạng mục đang được thực hiện dở dang. Từ thực tế công tác quản lý tiến độ dự án Khu biệt thự trung tâm, tác giả tiến hành phân tích thực trạng công tác quản lý tiến độ tại dự án theo hai vấn đề chính sau đây:

- Công tác lập kế hoạch tiến độ

- Công tác kiểm soát tiến độ thực hiện

2.2.3.1 Thực trạng công tác lập kế hoạch tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng Khu biệt thự trung tâm

Đặc thù của Khu biệt thự trung tâm là khu đất dịch vụ cho thuê 50 năm, với mỗi khách hàng ký kết hợp đồng dịch vụ mua đất sẽ được khuyến mại với chương trình mua đất tặng biệt thự, tức là khi mua đất khách hàng sẽ được chủ đầu tư hỗ trợ xây phần thô của biệt thự với quy mô và kiểu dáng biệt thự theo các mẫu sẵn của chủ đầu tư đưa ra và sự lựa chọn là của khách hàng. Mặt khác, vì lý do tài chính mà các lô biệt thự chỉ được tiến hành đầu tư xây dựng khi có khách hàng ký kết hợp

đồng mua đất, một số hạng mục khác như các công trình dịch vụ chưa có quyết

định đầu tư của ban lãnh đạo công ty. Do vậy việc lập kế hoạch tiến độ cho các hạng mục công trình rất bị động gần như được thực hiện song song với quá trình xây dựng các công trình khi mà phụ thuộc quá nhiều vào quyết định của ban lãnh

đạo.

Đối với các hạng mục trong Hệ thống hạ tầng kỹ thuật

Đối với các hạng mục hạ tầng kỹ thuật của Khu biệt thự trung tâm thì vấn đề lập kế hoạch tiến độ các hạng mục công trình cũng chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến kế hoạch tiến độ còn sơ sài chỉ mang tính ước đoán và chưa cụ thể cho từng công việc, hạng mục, chưa xác định các nguồn lực cần thiết cho các hạng mục. Theo như kế hoạch tiến độ đề ra thì các hạng mục hạ tầng phải được hoàn thành

trong quý III năm 2013, tuy nhiên kế hoạch tiến độ này không được xây dựng một cách chi tiết cho từng hạng mục cụ thể.

Các hạng mục này do công ty Xây dựng Hùng Vương Vĩnh Phúc thực hiện,

đây là một đơn vị thành viên của Tổng công ty do vậy việc lập kế hoạch tiến độ các hạng mục được giao cho Phòng kế hoạch thực hiện, tuy nhiên do nhân lực của phòng còn thiếu mà phải thực hiện quá nhiều công việc đồng thời như lập bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công, kiểm tra, giám sát thanh quyết toán, thực hiện các công tác đấu thầu, đôi khi còn được Ban giám đốc giao chức năng kiểm tra giám sát trực tiếp đối các nhà thầu... hơn nữa công tác lập kế hoạch tiến độ cũng chưa được người lãnh đạo coi trọng. Tất cả những điều này dẫn tới việc lập kế hoạch tiến độ gần như không được thực hiện, nếu có cũng chỉ là ước đoán, không có căn cứ, phương pháp thực hiện đúng đắn và hiệu quả.

Hầu hết các bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công các hạng mục công trình này

đều do công ty tự thực hiện và do các phòng Kế hoạch - Kỹ thuật và phòng Quy hoạch kiến trúc đảm trách, việc lập các bản vẽ này được thực hiện ngay khi có chủ trương của lãnh đạo. Vì do công ty tự thực hiện dẫn đến công tác kiểm soát chất lượng bản vẽ chưa được thực hiện đúng mức, hầu hết là không được thẩm tra lại khi

đưa vào thi công, hơn nữa các bản vẽ kỹ thuật và các dự toán chi phí được thực hiện gần như song song với quá trình thi công các hạng mục này, sự thay đổi, bổ sung thiết kế và dự toán xảy ra thường xuyên. Những điều này gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch tiến độ và dẫn tới việc thi công các công trình mà không cần lập kế hoạch tiến độ.

Đối với các hạng mục công trình kiến trúc và các hạng mục phụ trợ khác

Các hạng mục này là các biệt thự xây dựng phần thô và hoàn thiện mặt ngoài theo hợp đồng mua đất được ký kết với khách hàng. Việc lập kế hoạch tiến độ đối với các hạng mục này phụ thuộc vào việc ký kết hợp đồng với khách hàng từ đó tiến

độ được thỏa thuận và đưa vào trong hợp đồng với các nhà thầu.

Kế hoạch tiến độ một số hạng mục giao cho các nhà thầu theo các hợp đồng xây dựng theo Bảng 2.8 dưới đây.

Bảng 2.8: Kế hoạch tiến độ theo hợp đồng giao thầu một số hạng mục

Hạng mục	Đơn vị thi công	Bắt đầu	Kết thúc
1	Biệt thự trung tâm - Lô C5 - Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư Phúc Thành Phát	14/08/2012	14/11/2012
2	Biệt thự trung tâm - Lô A12- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư XNK và XD Việt Quang	25/08/2012	25/11/2012
3	Biệt thự trung tâm - Lô A14- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư XNK và XD Việt Quang	25/08/2012	25/11/2012
9	Biệt thự trung tâm - Lô A3- Phần thô, chưa bao gồm điện nước	Công ty Cổ phần Đầu tư Văn Phú	29/9/2012	29/12/2012
10	Biệt thự trung tâm - Lô A1- Phần thô, chưa bao gồm điện nước	Công ty Cổ phần Đầu tư Văn Phú	29/9/2012	29/12/2012
11	Biệt thự trung tâm - Lô F1- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư Phúc Thành Phát	21/10/2012	21/01/2013
12	Biệt thự trung tâm - Lô C1- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư Phúc Thành Phát	14/08/2012	14/11/2012
13	Biệt thự trung tâm - Lô A2- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư XNK và XD Việt Quang	26/12/2012	26/03/2013
14	Biệt thự trung tâm - Lô A4- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư XNK và XD Việt Quang	26/12/2012	26/03/2013
15	Biệt thự trung tâm - Lô A16 - Phần thô, chưa bao gồm điện nước	Công ty Cổ phần Đầu tư Văn Phú	29/9/2012	29/12/2012
16	Biệt thự trung tâm - Lô A16a- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư XNK và XD Việt Quang	17/03/2013	17/06/2013
17	Biệt thự trung tâm - Lô F5A- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư Phúc Thành Phát	21/05/2013	21/08/2013
18	Biệt thự trung tâm - Lô F5B- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư Phúc Thành Phát	21/05/2013	21/08/2013
19	Biệt thự trung tâm - Lô F10- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư Phúc Thành Phát	21/05/2013	21/08/2013
20	Biệt thự trung tâm - Lô A8- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư XNK và XD Việt Quang	17/03/2013	17/06/2013
21	Biệt thự trung tâm - Lô A11- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư XNK và XD Việt Quang	17/03/2013	17/06/2013
22	Biệt thự trung tâm - Lô A15- Phần thô	Công ty Cổ phần Đầu tư XNK và XD Việt Quang	11/6/2013	11/9/2013

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 120 trang tài liệu này.

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Kế hoạch tiến độ của từng hạng mục sẽ được nhà thầu của hạng mục công trình đó lập và được chủ đầu tư đồng ý theo hợp đồng, tuy nhiên như đã phân tích ở trên, việc lập kế hoạch tiến độ của các nhà thầu còn gặp nhiều khó khăn khi mà chất lượng của bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công chưa cao, có nhiều sự thay đổi điều này dẫn đến chất lượng của kết quả lập kế hoạch tiến độ thấp, gây ảnh hưởng tới việc kiểm soát tiến độ và quản lý chi phí đối với nhà thầu khi thi công công trình.

Đối với một số đơn vị thi công được chỉ định thầu như nhà thầu Công ty Xây dựng Hùng Vương Vĩnh Phúc, việc lập kế hoạch tiến độ xây dựng do nhà thầu này thực hiện cũng chưa được giám sát chặt chẽ, gần như không có kế hoạch tiến độ chi tiết trình chủ đầu tư để được phê duyệt, thay vào đó là các báo cáo về kế hoạch tiến

độ dự kiến một cách chung chung và được đơn vị quản lý là Ban quản lý dự án và Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật chấp thuận khi mà công tác lập kế hoạch tiến độ chưa

được quan tâm đúng mức.

2.2.3.2 Thực trạng công tác kiểm soát tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng Khu biệt thự trung tâm

Việc kiểm soát tiến độ thực hiện tiến độ dự án đầu tư xây dựng Khu biệt thự trung tâm do Ban quản lý dự án và Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật thực hiện, việc kiểm soát tiến độ đối với các nhà thầu được giao cho Ban quản lý dự án phụ trách, tuy nhiên đối với một số nhà thầu được chỉ định thầu như công ty Xây dựng Hùng Vương Vĩnh Phúc thì chức năng này chưa được thực hiện rõ ràng. Đây là một đơn vị thành viên của Tổng công ty hơn nữa sự phân chia nhân lực của công ty này với Ban quản lý dự án chưa rõ ràng do vậy trên thực tế, việc quản lý tiến độ đối với nhà thầu này có sự tham gia của Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật. Chính vì sự mập mờ trong phân cấp quản lý dẫn đến có sự chồng chéo trong quản lý tiến độ, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, thiếu sự quan tâm đúng mức tới công tác kiểm soát tiến độ đối với các hạng mục như Hệ thống hạ tầng kỹ thuật, các biệt thự xây thô... do nhà thầu này thực hiện khi mà chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa Ban quản lý dự án và Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật.

a. Đối với các hạng mục do Công ty Xây dựng Hùng Vương Vĩnh Phúc thực

hiện

Công ty Xây dựng Hùng Vương Vĩnh Phúc là một đơn vị thi công trực thuộc

Tổng công ty. Nhà thầu này đảm nhận thực hiện thi công các hạng mục thuộc hệ thống hạ tầng và các biệt thự xây thô và hoàn thiện mặt ngoài. Đối với các hạng mục này bên cạnh thực trạng công tác lập kế hoạch tiến độ chưa được quan tâm

đúng mức thì công tác kiểm soát tiến độ cũng còn nhiều vấn đề tồn tại, dưới đây là các phân tích của tác giả về các vấn đề còn tồn tại trong công tác kiểm soát tiến độ

đối với các hạng mục này:

- Có sự chồng chéo trong công tác kiểm soát tiến độ đối với các hạng mục này giữa Ban Quản lý dự án và Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, khi mà hai đơn vị chức năng này có cấp phân quyền trong công ty là tương đương nhau, cùng dưới sự chỉ

đạo của Ban giám đốc. Khi mà các hạng mục chưa có một tiến độ rõ ràng và nhà thầu thi công là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty, hơn nữa trên thực tế việc phân tách cán bộ nhân viên giữa Ban quản lý dự án và nhà thầu chưa rõ ràng thì việc điều hành thực hiện các công việc trong từng hạng mục có sự tham gia của Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật. Chính điều này đã gây ra nhiều sự chồng chéo trong việc ra quyết

định thi công, mâu thuẫn giữa các quyết định của lãnh đạo Ban Quản lý dự án và Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, chính điều này đã làm rối loạn việc phối hợp thi công các đầu mục công việc và làm chậm tiến độ.

- Năng lực của nhà thầu thi công chưa cao, cụ thể ở đây là năng lực của cán bộ kỹ thuật của nhà thầu và Ban quản lý dự án còn yếu kém. Đặc thù của Khu biệt thự trung tâm là thuộc một khu du lịch sinh thái chính vì vậy vấn đề mỹ quan rất

được chú ý, chính vì năng lực của cán bộ kỹ thuật chưa cao mà nhiều hạng mục không làm hài lòng Ban lãnh đạo đã phải phá đi và làm lại, điều này gây ảnh hưởng tới chi phí đồng thời làm chậm tiến độ xây dựng các công trình khi mà nguồn lực là có hạn.

- Đơn vị quản lý còn kiêm nhiệm quá nhiều việc dẫn đến thiếu quan tâm đến công tác kiểm soát tiến độ. Đơn cử như Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, các cán bộ kỹ thuật trong phòng phải kiêm nhiệm quá nhiều việc từ thiết kế bản vẽ kỹ thuật thi công đến giám sát chất lượng, kiểm tra thanh quyết toán... Điều này dẫn đến việc lơ là trong theo dõi, kiểm soát tiến độ các công trình.

- Công ty chưa có một quy trình quản lý tiến độ rõ ràng đối với nhà thầu là công ty con của công ty và cũng ko có một chế tài nào đối với việc chậm tiến độ của nhà thầu này, hơn nữa việc chưa có tiến độ chi tiết cho các hạng mục được phê duyệt thì việc kiểm soát tiến độ lại càng khó khăn hơn nữa.

- Việc chậm tiến độ cũng xuất phát từ công tác thiết kế bản vẽ thi công các hạng mục. Thật vậy, các bản vẽ thi công do không được thẩm tra kỹ càng trước khi thi công dẫn đến việc sai sót trong thiết kế, bất hợp lý khi thi công dẫn đến phải

điều chỉnh thiết kế cho hợp lý. Việc phối hợp các hạng mục trong thiết kế cũng

chưa đúng, chưa lường hết được các vấn đề có thể xảy ra trong thi công dẫn đến khó thi công, làm chậm tiến độ của hạng mục.

b. Đối với các hạng mục do các nhà thầu khác thực hiện.

Việc kiểm soát tiến độ thi công công trình đối với các nhà thầu này được thực hiện khá tốt khi mà tiến độ được quy định rõ trong hợp đồng và có hình thức xử phạt cụ thể khi chậm tiến độ so với thời gian hợp đồng. Tuy vậy thực tế thi công vẫn còn một vài hạng mục chậm tiến độ so với tiến độ đề ra mà chủ yếu là do các nguyên nhân khách quan, một số là do những lỗi từ chính phía chủ đầu tư. Bảng 2.9 dưới đây là tổng hợp một số hạng mục chậm tiến độ so với hợp đồng.

Bảng 2.9: Các hạng mục hoàn thành chậm tiến độ so với kế hoạch

STT

Gói thầu	Thời gian theo kế hoạch (ngày)	Thời gian thực hiện thực tế (ngày)	Chậm tiến độ (ngày)	Chậm tiến độ (%)
1	Lô C5 - Phần thô	90	112	22	124%
2	Lô A3 - Phần thô, chưa bao gồm điện nước	90	103	13	114%
3	Lô A1 - Phần thô,chưa bao gồm điện nước	90	108	18	120%
4	Lô A4 - Phần thô	90	120	30	133%
5	Lô A16 - Phần thô, chưa bao gồm điện nước	90	98	8	109%
6	Lô A16a - Phần thô	90	116	26	129%
7	Lô F5A - Phần thô	90	108	18	120%
8	Lô F5B - Phần thô	90	105	15	117%
9	Lô A15 - Phần thô	90	112	22	124%

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Các hạng mục này hoàn thành chậm hơn so với thời hạn quy định trong hợp

đồng tuy nhiên nhà thầu phụ trách không bị phạt chậm tiến độ do nguyên nhân gây ra chậm tiến độ không phải từ một phía nhà thầu. Có thể lấy ví dụ với nhà thầu Công ty Cổ phần đầu tư Văn Phú, nhà thầu này phụ trách thi công xây dựng biệt thự phần thô và hoàn thiện mặt ngoài, tuy nhiên do năng lực nên nhà thầu không nhận