Thực Trạng Đàm Phán Và Ký Kết Hợp Đồng Nhập Khẩu Tại Công Ty Tnhh Tm

Cơ sở vật chất kỹ thuật, hiện tại Công ty đang thực hiên theo mô hình tập đoàn. Với việc mở rộng quy mô thì cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty cũng sẽ được nâng cấp và hoàn thiện. Khi đó Công ty cũng sẽ đầu tư vào các cơ sở, kho hàng dự trữ nhằm bảo quản hàng tốt hơn.

2.2.3.2. Những hạn chế

Không có sự tính toán dự trù về số lượng hàng hóa cần theo dự báo hay nhu cầu của Công ty, mà chỉ ra quyết định nhập khẩu khi có đơn đặt hàng được lên hệ thống. Chính vì vậy mà khiến việc mua nhập khẩu hàng của Công ty thường không có sự tính toán trước và luôn bị động.

Về thủ tục hải quan Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh có ít nhân viên làm về mảng này và hầu như đều là những nhân viên tuổi đời còn trẻ cũng như ít kinh nghiệm, vì vậy dẫn đến việc một nhân viên phải đảm nhiệm nhiều khâu từ việc chuẩn bị hồ sơ đến việc đến tận hải quan để làm việc, vì vậy mất nhiều thời gian để hoàn thành.

Về kiểm tra chất lượng hàng Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh chưa thực sự kiểm tra chặt chẽ chất lượng hàng hóa nhập khẩu về không có bộ phận đảm nhiệm nhiệm vụ này nên một vài trường hợp hàng hóa đến tay khách hàng bị trả về do không đảm bảo chất lượng yêu cầu.

2.3. Thực trạng đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh

2.3.1. Thực trạng đàm phán hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh

Trong thực tế Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên, hoặc hai bên đã ký những hợp đồng dài hạn và thoả thuận giao hàng theo nhiều lần thì nội dung đặt hàng chỉ nêu những điều

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 96 trang tài liệu này.

kiện riêng biệt đối với lần đặt hàng đó. Còn những điều kiện khác, hai bên áp dụng theo những hợp đồng đã ký kết trong lần giao dịch trước.

Khi công ty có nhu cầu nhập nhiều hàng hơn với giá trị lớn như bộ nguồn (power supply) có giá từ 18 đến 300 USD, chip,... thì Công ty tiến hành đàm phán theo các bước: Chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán, và kết thúc đàm phán. Sau khi kết thúc đàm phán thì Công ty cũng phải kiểm tra, đánh giá, và rút ra kinh nghiệm. Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm nhập khẩu hàng hóa sẽ đảm đương nhiệm vụ này.

2.3.1.1. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán, giai đoạn này bao gồm 6 bước

Thứ nhất, Chuẩn bị thông tin đàm phán: Hàng hóa linh kiện máy tính là mặt hàng đòi hỏi cao về yêu cầu kỹ thuật, chất lượng của chúng thể hiện thông qua các chỉ tiêu kỹ thuật và việc dùng chúng nhanh hỏng hay không thì sẽ nhanh chóng đựơc bộc lộ trong quá trình sử dụng. Chính vì vậy việc tìm hiểu thông tin về phía đối tác là hết sức cần thiết. Với việc nhập khẩu 1 lô hàng lớn, Công ty thường cử người sang cơ sở đối tác để khảo sát thực tế, xem xét dây truyền sản xuất, xem xét thị trường cung cấp của nhà sản xuất, trao đổi thông tin với nhà cung cấp, tiếp thu ý kiến tư vấn và tìm hiểu thông tin qua các trang web, các chuyên mục quảng cáo để tiến hành thu thập thông tin. Đối với mặt hàng linh kiện máy tính, Công ty cũng đã tìm hiểu về nhu cầu sử dụng, xem xét thị trường sử dụng sản phẩm nào của nhà cung cấp nào, tại sao sản phẩm đó lại được ưa chuộng. Theo như khảo sát các loại linh kiện của hãng Sam Sung,…đang được sử dụng rộng rãi. Sau đó ban lãnh đạo sẽ đề ra các mục tiêu mà Công ty theo đuổi, bộ phận kinh doanh nhập khẩu sẽ cụ thể hóa cơ cấu hàng nhập khẩu, xác định các nhà cung cấp tiềm năng. Tìm hiểu các thông tin về Công ty, tên Công ty, địa chỉ, mặt hàng kinh doanh, lịch sử kinh doanh, quy mô, loại hình kinh doanh của Công ty, uy tín của đối tác trên thị trường, quan hệ với bạn hàng ra sao? Truyền thống kinh doanh của họ thế nào? Bên cạnh đó, bộ phận kinh doanh nhập khẩu sẽ tìm hiểu về thị trường chung của nghành hàng, số

lượng nhà cung cấp mặt hàng đó, vị thế các bên để chuẩn bị các nội dung cần thiết cho quá trình đàm phán.

Thứ hai, Chuẩn bị nội dung đàm phán: Nội dung đàm phán thường rất rộng gồm có nhiều vấn đề. Với các nhà cung ứng quen thuộc khi giao dịch đàm phán cho những HĐNK mà Công ty đã thực hiện nhiều lần, Công ty thường chỉ tập trung vào một số nội dung như: giá cả, mức chiết khấu, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng. Với các đối tác mới có quan hệ kinh doanh, Công ty thường nghiên cứu kĩ nội dung đơn chào, phân tích cụ thể từng nội dung, xác định và phân loại mục tiêu mà Công ty theo đuổi để đề ra chiến lược, phương pháp đàm phán phù hợp.Và nội dung nào cũng phải thỏa thuận, thống nhất lại. Các bên thường bất đồng với nhau về giá cả, mức chiết khấu, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng.

Thứ ba, Chuẩn bị nhân sự đàm phán: Trong HĐNK lô hàng mới với các đối tác mới, Công ty có bộ phận chuyên trách thẩm định và nghiên cứu đơn hàng. Mặt khác, dựa trên sự phân công trách nhiệm công việc của mỗi nhân viên trong Công ty mà khi có các vấn đề phát sinh của quá trình nhập khẩu sẽ được gửi tới người đó và sẽ chịu trách nhiệm đàm phán, giải quyết vấn đề. Khi xảy ra vấn đề cần đàm phán trao đổi trực tiếp với nhau. Thông thường, đoàn đàm phán của Công ty gồm hai người. Đứng đầu là giám đốc hoặc phó giám đốc và hai người còn lại thường là trưởng phòng kế hoạch kinh doanh hoặc kế toán trưởng. Trong đoàn đàm phán của Công ty, vì các thành viên là những người đứng đầu Công ty, thông thạo tiếng Anh, tiếng Trung và hiểu biết về luật pháp quốc tế nên ít khi dùng phiên dịch và chuyên viên pháp lý.

Thứ tư, Chuẩn bị thời gian, địa điểm đàm phán. Công ty thường cử người trực tiếp sang bên TQ đề đàm phán với đối tác. Tùy vào mức độ phức tạp của hợp đồng mà thời gian đàm phán dài hay ngắn.

Thứ năm, Chuẩn bị chương trình đàm phán: Thông thường, chương trình đàm phán sẽ diễn ra như sau: Ban đầu thì gặp gỡ, làm quen, sau đó sẽ tham quan cơ sở sản xuất của đối tác và đi đến đàm phán.

Thứ sáu, Chuẩn bị chiến lược đàm phán: Với mục tiêu đề ra, với những thông tin đã được thu thập và phân tích, Công ty đã đưa ra chiến lược đàm phán tốt nhất, tối ưu nhất nhằm đạt được những mục tiêu đề ra. Trong đó, Công ty thường sử dụng kết hợp cả 3 chiến lược, chiến lược đàm phán hợp tác kết hợp với chiến lược đàm phán cứng và mềm thường được Công ty sử dụng.

2.3.2.2. Giai đoạn tiến hành đàm phán

Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin: Trong giai đoạn này cả hai bên đều tập trung trao đổi những thông tin chính về bản hợp đồng, tình hình kinh doanh của cả hai bên và đưa ra những câu hỏi để được đối tác cung cấp thông tin mà mỗi bên cần làm sáng tỏ. Sau khi hiểu rõ các thông tin cần thiết về nhau và bước đầu đã tạo dựng lòng tin, Công ty và đối tác TQ sẽ đi thẳng vào vấn đề chính.

Giai đoạn thuyết phục, nhượng bộ và thỏa thuận: Sau khi đã trao đổi thông tin, hai bên tiến tới đàm phán những nội dung chính của hợp đồng. Doanh nhân TQ có rất nhiều "kế sách" trong thương thuyết (có lẽ tiếp thu từ các thuyết khách trong lịch sử) cho nên họ thường kéo dài các cuộc thương lượng để đạt được nhiều ưu thế hơn nữa. Chính vì vậy Công ty đã có những chuẩn bị tốt nhất trong giai đoạn này. Các thành viên trong đoàn đã sử dụng các kỹ năng đàm phán khá tốt, kỹ năng quan sát, lắng nghe, kiểm soát, ứng xử, trả lời câu hỏi, đặt câu hỏi,...Tuy nhiên, khi xét về vị thế trong đàm phán thì phía đối tác có ưu thế hơn do cuộc đàm phán được tổ chức tại cơ sở đối tác, hơn nữa TQ có hệ thống cơ sở hạ tầng, mạng lưới thông tin hiện đại, có trình độ cao, đội ngũ cán bộ đàm phán chuyên nghiệp nên họ có nhiều cơ hội nắm bắt thị trường và tìm hiểu các thông tin về Công ty. Tùy thuộc tương quan thế và lực của 2 bên mà Công ty có thể có những nhượng bộ trên từng điều khoản. Đặc biệt là điều khoản giá cả. Tuy nhiên, sự nhượng bộ luôn dựa trên 2 nguyên tắc: đạt hiệu quả kinh doanh và tối thiểu hóa rủi ro.

2.3.1.3. Giai đoạn kết thúc đàm phán

Sau khi thống nhất được nội dung hợp đồng hoàn chỉnh, Công ty và đối tác TQ sẽ đi đến tiến hành ký kết một cách nhanh chóng. Hợp đồng khung đã được soạn

thảo từ trước, trong quá trình đàm phán sẽ được chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu của 2 bên. Sau mỗi cuộc đàm phán, Công ty tiến hành các cuộc họp để tổng kết lại kết quả và rút ra kinh nghiệm cho cuộc đàm phán sau.

Thường thì Công ty sử dụng hình thức đàm phán Trực tiếp vì có rất nhiều hợp đồng liên quan đến nhiều mặt hàng, nguyên vật liệu, giày dép, thiết bị máy móc,…. Do đó Công ty và bên đố tác cần phải gặp nhau để thống nhất và tìm hiểu thật kỹ những vấn đề có liên quan. Công ty và đối tác thường gặp gỡ trực tiếp tổ chức giới thiệu về Công ty, cơ sở vật chất, khả năng thực hiện để khách hàng đánh giá. Việc đàm phán giữa hai bên nhằm đem lại lợi ích cho cả hai bên. Vì vậy, trước khi ký kết một HĐNK của Công ty thì phỉa đàm phán cho rõ ràng.

Sau khi kiểm tra tất cả những thông tin về đơn giá và các điều khoản HĐNK. Công ty tiến hành tổng hợp để quyết định xem có nên ký kết hợp đồng hay không. Nếu nhận thấy có thể đảm bảo mọi yêu cầu của đối tác mà Công ty thì trình cho Giám đốc phê duyệt chấp thuận cho ký HĐNK. Ngược lại, nếu Công ty cảm thấy hợp đồng này vẫn đáp ứng đủ nhu cầm khách hàng nhưng không đảm bảo lợi ích cho nhân viên và Công ty thì việc đàm phán sẽ thực hiện lại. Trong một số trường hợp, đối tác cũng yêu cầu Công ty đàm phán lại nếu họ chưa hài lòng với kết quả đàm phán trước đó. Với đối tác là người Châu Á như Nhật Bản thì Công y thường cử người khác qua đàm phán lại, với khách hàng Châu Âu thường cử người đã đàm phán trước đó qua thực hiện lại quá trình đàm phán.

2.3.2. Thực trạng ký kết hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh

Ký kết HĐNK Sau khi hoàn thành giai đoạn chuẩn bị trước khi giao dịch như: Nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh và nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, nguồn hàng cung cấp, Công ty thực hiện đàm phán giao dịch với đối tác bằng các hình thức: Đàm phán trực tiếp, đàm phán qua điện thoại, thư từ... Với khách hàng của mình, Công ty cử cán bộ kinh doanh XNK trực tiếp đến chào hàng, tiếp thị để tìm hiểu các yêu cầu của khách hàng về chủng loại, chất lượng, giá cả, cơ

sở giao hàng, thời hạn giao hàng, bảo hiểm, các điều kiện ưu đãi khác. Công ty có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kỹ thuật về mặt hàng, cung cấp các Catalogue cho khách hàng nghiên cứu. Cán bộ được cử đi giao dịch đàm phán là người nắm vững nghiệp vụ kinh doanh, nắm vững tình hình kinh doanh của ngành hàng, có nghệ thuật ứng xử trong kinh doanh. Khi đã thống nhất được các quan điểm, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng, có thể là hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, có thể là HĐNK hàng trực tiếp của Công ty khi Công ty nhập hàng về. Với các nhà cung cấp nguồn hàng, Công ty dựa vào hợp đồng uỷ thác nhập khẩu để tiến hành ký HĐNK với các điều khoản ghi trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu.

Đối với việc ký kết HĐNK đa phần hợp đồng được các bên tuân thủ và thực hiện nghiêm túc trên thực tế cũng có nhiều hợp đồng phát sinh vướng mắc ở các điều khoản như phương thức giao hàng, địa bàn, công nợ nhưng thường được Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh thoả thuận để giải quyết thoả đáng theo thông lên giao hàng tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh. Vì vậy việc ký kết công đoạn này của HĐNK tương đối thuận lợi.

Việc ký kết hợp đồng thường phải chấp nhận những bất lợi chặt chẽ ngay từ khi soạn thảo hợp đồng. Về nội dung hợp đồng cũng như sử dụng lối tư duy kinh tế đơn thuần nên chỉ theo mẫu chung gồm các điều khoản thông thường như thông tin cơ bản về bên ký kết hợp đồng; đối tượng hợp đồng; điều khoản về giá cả; điều khoản về giao nhận hàng; điều khoản thanh toán; điều khoản về quyền và nghĩa vụ các bên và thường không có các điều khoản dự phòng.

Chế tài phạt vi phạm hợp đồng của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh: đối với các thoả thuận về điều khoản phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại cần phải chỉnh sửa cho phù hợp với quy định chung và thực tiễn pháp lý. Là HĐNK chọn luật áp dụng là Luật Việt Nam thì phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam. Thiệt hại tới đâu, bồi thường tới đó; phạt vi phạm cũng theo quy định của LTM 2005 thì không vượt quá 8% tổng giá trị phần hợp đồng bị vi phạm. Tuy nhiên, trong thực tế thì HĐNK không bị quy định tiền phạt.

2.4. Đánh giá tình hình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh

2.4.1. Những kết qủa đạt được

Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh đã tuân thủ các quy định của pháp luật về điều kiện hiệu lực của hợp đồng, về hình thức hợp đồng và nội dung hợp đồng, không vi phạm pháp luật. Đặc biệt theo quy định tại khoản 2 điều 27 LTM 2005, HĐNK Công ty được ký dưới dạng văn bản. trong HĐNK thường có các điều khoản cụ thể về sản lượng, chất lượng, giá cả, … nên các bên cũng dễ dàng xác định được quyền và nghĩa vụ đối với nhau khi thực hiện hợp đồng.

Từ khi thành lập và trong suốt quá trình hình thành, phát triển, lãnh đạo của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh luôn hướng tới mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh và tuân thủ theo quy đinh của pháp luật. đối với việc áp dụng cá quy định của pháp luật vào quá trình đàm phán và ký kết HĐNK của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh về cơ bản được tuân thủ tương đối đầy đủ, nhưng vẫn có một số lỗi phát sinh từ thói quen, lối mòn tư duy kinh doanh của Công ty.

Hầu hết các hợp đồng ký kết từ TQ đều thực hiện được và đạt được mục tiêu của đàm phán do việc xác định được tầm quan trọng của các vấn đề trong đàm phán, đồng thời ký kết hợp đồng trên cơ sở điều kiện hoạt động của Công ty và xác định được chiến lược đàm phán hợp lý với đối tác.

Nội dung đàm phán của Công ty cũng chuẩn bị khá tốt với những nội dung cần thiết của 1 HĐNK như: giá cả, số lượng, ngày giao, hình thức thanh toán…Chuẩn bị nhân sự, Công ty có sự phân công, lựa chọn người tham gia đàm phán khá tốt. Họ là những người am hiểu thị trường, đối tác và có khả năng, chuyên môn vững vàng. Chuẩn bị thông tin khá đầy đủ và thiết thực, Công ty đã tìm hiểu kỹ về các thông tin như giá cả, lô hàng, nhu cầu khách hàng…

Thao tác đàm phán cũng rất nhanh chóng thông qua hỏi hàng, hoàn giá, chấp nhận và gửi các giấy tờ xác nhận tới đối tác…giúp cho các đàm phán bằng thư của Công ty nhanh chóng được hoàn thành.

Trong đàm phán, các nhân viên của Công ty sử dụng ngôn ngữ, các kỹ năng cần thiết nhằm đàm phán, thuyết phục đối tác. Khi kết thúc đàm phán, Công ty đã tổng hợp được các nội dung thỏa thuận và đi tới ký kết hợp đồng nếu có thể

Sau khi hoàn thành đàm phán, Công ty đã kiểm tra kết quá, rút kinh nghiệm cho lần sau.

2.4.2. Những hạn chế

Bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, việc đàm phán và ký kết HĐNK của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh còn các hạn chế sau đây:

Hạn chế thứ nhất là: “Khâu đàm phán và ký kết hợp đồng có những ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện HĐNK”.

Công tác nghiên cứu thị trường vẫn còn một số vấn đề cần đặt ra đối với Công ty. Công ty cần có những chính sách xúc tiến mở rộng thị trường ngoài những thị trường chính và thị trường truyền thống. Công ty cần mở rộng thị trường phụ hay còn gọi là thị trường bắc cầu, thông qua những thị trường phụ này Công ty có hướng thâm nhập vào nhiều thị trường mới tiềm năng hơn nữa. Với mối quan hệ làm ăn đã thiết lập từ lâu với các đối tác quen thuộc của Công ty, cần có những chính sách duy trì mở rộng mối quan hệ với những đối tác mới.

Hạn chế thứ hai là: “hạn chế về trình độ ngoại ngữ”.

Ngày nay, trong xu thế toàn cầu hoá, tiếng Anh là ngôn ngữ được sử dụng rộng rãi trong giao tiếp cũng như trong quá trình đàm phán hợp đồng. Vì vậy, việc sử dụng tốt tiếng Anh sẽ là thế mạnh nếu Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh muốn chủ động trong đàm phán để ký kết HĐNK. Sử dụng thành thạo tiếng Anh trong đàm phán để ký kết HĐNK sẽ giúp Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh không chỉ tự tin, chủ động, độc lập trong đàm phán mà còn tiết kiệm được chi phí