Quy Trình Thực Hiện Hợp Đồng Nhập Khẩu Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty C&t Sơ

8.29% đạt 43,892 triệu đồng giảm 54.62% so với năm 2008. Năm 2010 Hàn Quốc chiếm 35.88% đạt 92,206 triệu đồng giảm 4.67% ứng với giảm 4,517 triệu đồng so với năm 2008.

Thị trường Nhật Bản:

Năm 2008 đứng sau Trung Quốc đạt 101,821 triệu đồng chiếm 21.86% tỷ trọng và năm 2009 tụt xuống vị trí thứ 3 (sau Trung Quốc và Hàn Quốc) đạt 35,273 triệu đồng chiếm 6.66% tỷ trọng. Sang năm 2010 chiếm 25.96% đạt 66,701 triệu đồng.

Các thị trường Pháp, Đài Loan:

Chiếm tỷ trọng vừa phải trong tổng kim ngạch nhập khẩu của Công ty. Tuy nhiên, riêng với thị trường Đài Loan, năm 2008, 2009 luôn chiếm khoảng 6% nhưng đến năm 2010 hầu như không nhập mặt hàng tôn cuộn cán nóng từ thị trường này.

Thị trường Thái Lan, Malaysia:

Đây là thị trường có khu vực địa lý khá gần với nước ta. Thị trường này chiếm tỷ trọng khá nhỏ. Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là cán thép dự ứng lực, bấc thấm.

Các thị trường khác:

Chiếm một tỷ trọng rất nhỏ và giảm dần qua từng năm. Cụ thể năm 2008 chiếm 5.21% đạt 24,291 triệu đồng, năm 2009 chiếm 3.4% đạt 17,487 triệu đồng và đến năm 2010 dường như không nhập khẩu ở thị trường này.

3.2 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu tại Công ty C&T Sơ đồ 3.1: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu tại Công ty C&T

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 81 trang tài liệu này.

Lập phương án kinh doanh

Đàm phán và soạn thảo hợp đồng

Thuê phương tiện vận tải

Mua bảo hiểm

Thanh toán

Thủ tục hải quan

Chuẩn bị trước khi làm thủ tục

Hải quan

Xác định thuế

Thủ tục kiểm hóa

Thông báo thuế, đóng thuế

Kiểm tra và khiếu nại

Thanh lý hợp đồng

3.2.1 Lập phương án kinh doanh

Sau khi nghiên cứu tiếp cận thị trường và trước khi soạn thảo và ký kết hợp đồng thì nhân viên xuất nhập khẩu phải lập phương án kinh doanh. Đây chính là bước quyết định hiệu quả trong công tác đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng. Mặt khác nó là cơ sở để Ban giám đốc Công ty quyết định có chấp nhận thực hiện hợp đồng này hay không.

Phương án kinh doanh được lập bao gồm chi tiết về phía đối tác, mặt hàng nhập khẩu, quan trọng nhất là đưa ra đánh giá sơ bộ về doanh thu và lợi nhuận của hợp đồng. Phương án kinh doanh còn là cơ sở để Ban Giám đốc đánh giá hiệu quả kinh tế của hợp đồng.

Cụ thể, sau khi đã lựa chọn đối tác tiềm năng, nhân viên xuất nhập khẩu Công ty sẽ liên hệ với họ bằng điện thoại, email, fax,…tìm hiểu về chi tiết của mặt hàng, giá cả, điều kiện và các điều khoản mà nhà xuất bản đưa ra, khi họ trả lời bằng thư chào hàng thì xem xét và đánh giá thêm về mức độ ổn định của thị trường người xuất khẩu, và quyết định có lập phương án kinh doanh để trình lên Ban Giám Đốc.

3.2.2. Đàm phán và soạn thảo hợp đồng (Mở L/C):

Việc đàm phán được C&T và đối tác tiến hành thông qua phương pháp gặp trực tiếp, liên lạc qua điện thoại hay sử dụng thư điện tử (email đây là phương thức rất tiên dụng, tiết kiêm chi phí, đặc biệt khi họ không có văn phòng tại Việt Nam).

Theo lý thuyết, quá trình đàm phán gồm có năm bước cơ bản:

 Chuẩn bị

 Tiếp xúc

 Đàm phán

 Kết thúc đàm phán – Ký kết hợp đồng

 Rút kinh nghiệm

Trong đó, đàm phán được hiểu là các bên cùng thỏa thuận để đi đến thống nhất ý kiến về nội dung của hợp đồng (thường chỉ có hai bên là người bán và người mua, đồng thời là người xuất khẩu và người nhập khẩu; một vài trường hợp có thêm người mua nội địa hay phức tạp hơn nữa còn tùy trường hợp cụ thể). Hợp đồng trong quá trình soạn thảo sẽ được trao đổi qua lại nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp và công bằng cho tất cả các bên. Người soạn thảo hợp đồng cũng là một vấn đề

được đem ra thảo luận giữa C&T và đối tác. Bản hợp đồng sau khi được sự nhất trí và ký kết sẽ trở thành một văn bản có tính chất pháp lý ràng buộc các bên phải thực hiện theo đúng các điều khoản đã cam kết.

Cụ thể công tác đàm phán tại C&T thường được tiến hành như sau: Phòng xuất nhập khẩu lên kế hoạch kinh doanh:

 Hỏi hàng (enquiry): nhân viên xuất nhập khẩu gửi thư, email, fax hoặc trực tiếp gọi điện cho nhà cung cấp hay văn phòng đại diện của đối tác tại Việt Nam tìm hiểu về loại hàng hóa mà công ty có nhu cầu nhập.

 Chào hàng (offer) của phái đối tác: bên đối tác sẽ gửi cho Công ty bảng báo giá về hàng hóa mà công ty yêu cầu. Ngoài ra, đơn chào hàng còn có thể báo giá thêm về những mặt hàng khác cùng loại, cùng ngành hàng. Báo giá có thể cố định hoặc thay đổi tùy mặt hàng và tình hình của thị trường.

Hiện nay do có sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường mà các công ty thường sẵn sàng đưa mức giá khá mềm nhưng thực sự giá cả đi liền với chất lượng, giá rẻ chưa hẳn là tốt nhất mà chỉ là một trong những yếu tố ưu tiên khi xem xét lựa chọn đơn hàng. Quan trọng nhất là chọn được mức giá phù hợp, phương thức thanh toán thuận lợi cho C&T.

Sau khi nhận được chào hàng, nếu không chấp nhận hoàn toàn, muốn sửa đổi một vài điều khoản thì hai bên bắt đầu tiến hành thương lượng, thỏa thuận đến khi nào thống nhất chấp thuận toàn bộ cá điều khoản và ký kết hợp đồng ngoại thương (tùy theo quy mô hợp đồng mà người đại diện phía C&T tiến hành thương lượng là thành viên của Ban Giám đốc hay Trưởng phòng xuất nhập khẩu; riêng hợp đồng ủy thác sẽ do Trưởng phòng xuất nhập khẩu toàn quyền thực hiện).

Cấu trúc của hợp đồng ngoại thương gồm ba phần: Phần 1:Thông tin về các bên tham gia

Phần 2: Các điều khoản trong hợp đồng Phẩn 3: Các bên ký tên, đóng dấu

Các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương:

Số lượng điều khoản nhiều hay ít còn phụ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể C&T thực hiện. Nhưng có một số điều khoản bắt buộc phải được trong hợp đồng bao gồm tên hàng, đặc điểm hàng và đơn giá; số lượng và chất lượng; phương thức

gửi hàng, thời gian gửi hàng, thời gian giao hàng, cảng xếp hàng và cảng giao hàng; phương thức thanh toán; điều khoản về bảo hiểm; điều khoản về khiếu nại và trọng tài; điều khoản bất khả kháng…

Sau khi hợp đồng được ký kết, hai bên sẽ phải thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ trong hợp đồng nêu rõ. Về phía công ty, cụ thể Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ mở L/C thông qua ngân hàng uy tín mà Công ty có tài khoản ngoại tệ. Thường là các Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, BIDV, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam…

Bộ hồ sơ mở L/C gồm:

 Giấy phép nhập khẩu hàng hóa (nếu hàng quản lý bằng giấy phép).

 Đơn xin mở L/C do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu số 2 trình lên Tổng Giám đốc và Phòng kế toán ký duyệt.

 Hợp đồng nhập khẩu.

 Giấy đề nghị mở L/C theo mẫu của từng ngân hàng.

 Phương án kinh doanh.

 Hợp đồng mua bán trong nước.

Thông thường Công ty mở L/C từ 7-10 ngày sau khi ký hợp đồng nhập khẩu. Ký quỹ mở L/C: Tùy thuộc vào mối quan hệ giữa Ngân hàng và Công ty, mà

Ngân hàng yêu cầu ký quỹ có thể dao động. Thường là 10% giá trị thanh toán hợp đồng, cũng có Ngân hàng chỉ yêu cầu 5% ký quỹ do mối quan hệ lâu dài đã có cũng như uy tín của Công ty, điều này rất có lợi cho Công ty. Ngân hàng phát hành sẽ thực hiện mở L/C sau khi Công ty đã thực hiện ký quỹ và đóng phí mở L/C đầy đủ. Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C của Công ty để lập L/C.

3.2.3. Thuê phương tiện vận tải

Công ty có trụ sở tại Tp.Hồ Chí Minh nên có thể nhận hàng ở tất cả các cảng thuộc khu vực Tp.Hồ Chí Minh, thường là Cảng Sài Gòn KV3. Đối với công ty cũng như nhiều doanh nghiệp khác ở Việt Nam thì nghiệp vụ thuê tàu còn nhiều hạn chế do chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa có nhiều thông tin về các hãng tàu quốc tế…Do vậy hiện nay các hợp đồng nhập khẩu được thực hiện tại công ty hầu hết nhập giá CFR Cảng Hải Phòng/Hồ Chí Minh (Incoterms 2000) hoặc CIF Cảng Hải Phòng/Hồ Chí Minh (Incoterms 2000) nên việc thuê phương tiện vận tải Công ty

không trực tiếp thuê tàu mà người bán sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu và thông báo cho Công ty về ngày tàu cập cảng để lấy hàng.

3.2.4. Mua bảo hiểm

Trong quá trình vận chuyển hàng từ nước xuất khẩu về nước mình, do hàng được vận chuyển bằng đường biển nên thường gặp rủi ro có thể xảy ra tổn thất, hư hỏng mất mác về hàng hóa như tàu bị mắc cạn, đắm, đâm, va nhau, nổ, mất tích, không giao hàng…Mà theo tập quán quốc tế trách nhiệm của người vận tải là rất hạn chế, hơn nữa việc khiếu nại đòi bồi thường là rất phức tạp, khó khăn và kéo dài. Đối với hợp đồng nhập theo điều kiện CFR (Incoterms 2000), Công ty thường hay mua bảo hiểm hàng hải cho hàng hóa của mình. Nhân viên dựa vào đặc tính của hàng hóa, cách đóng gói phương tiện vận chuyển…để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp, bảo đảm an toàn cho hàng hóa và đạt hiệu quả kinh tế cao. Ngoài ra với mỗi lô hàng nhập khẩu khi mua bảo hiểm Công ty thường lựa chọn các Công ty bảo hiểm khác nhau, căn cứ vào mức chi phí cạnh tranh và chất lượng dịch vụ. Công ty thường mua bảo hiểm tại các Công ty lớn và có uy tín của Việt Nam như: Nhà Rồng, Bảo Việt...và tỉ lệ phí bảo hiểm cho mỗi lô hàng là 0.07%. Gía trị bảo hiểm thường là 110% giá CFR.

Làm giấy yêu cầu bảo hiểm, nhân viên chứng từ cần cung cấp các thông tin sau để người bảo hiểm lập chứng từ bảo hiểm:

 Tên người được bảo hiểm

 Tên tàu vận chuyển, số vận đơn, ngày khởi hành, số hóa đơn

 Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, chuyển tải

 Tổng giá trị bảo hiểm

 Tên hàng hóa được bảo hiểm (mô tả tên hàng, khối lượng, cách đóng gói, theo hợp đồng…)

 Điều kiện bảo hiểm

Công ty mua bảo hiểm trước khi hàng được bốc lên phương tiện vận chuyển tại cảng bốc (mọi thông tin trên được người bán thông báo bằng Fax hoặc Email cho Công ty). Ngoài ra công ty còn đề nghị sửa đổi một số thông tin về khối lượng thực nhận, giá trị hàng hóa, tổng giá trị bảo hiểm…phù hợp với hóa đơn thương mại mà người bán cung cấp.

3.2.5. Thanh toán

Hầu hết các hợp đồng ngoại thương của công ty thanh toán theo phương thức L/C. Đây là phương thức được áp dụng rộng rãi trên khắp thế giới. Có hai hình thức L/C được Công ty áp dụng nhiều nhất là L/C không hủy ngang trả chậm có thời hạn (irrevocable L/C) và L/C thanh toán ngay (L/C at sight).

Ngoài ra còn có một loại L/C khác nhưng do tính chất phức tạp và còn phụ thuộc vào đặc thù hợp đồng nên ít khi được Công ty sử dụng là L/C giáp lưng (L/C back to back), được sử dụng chủ yếu khi C&T nhập ủy thác. Khi đó thì doanh nghiệp ủy thác sẽ mở L/C mà người thụ hưởng là C&T, và ký quỹ cho ngân hàng bằng tín dụng của mình, sau đó C&T dựa theo đó mở một L/C khác với người thụ hưởng là Công ty Xuất khẩu và sử dụng số tiền đã được ký quỹ của người ủy thác.

Còn riêng một số giao dịch mà đối tác hoàn toàn tin tưởng vào C&T thì Công ty được chấp nhận thanh toán theo hình thức điện chuyển tiền ( thanh toán trước khi gửi hàng theo thời gian quy định trong hợp đồng, không cần mở L/C, tiết kiệm phí mở L/C và lãi vay nhân hàng, giá trị hợp đồng nhỏ thì không đáng kể nhưng nếu ngược lại thì phí và lãi vay sẽ khá lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của C&T).

3.2.6. Thủ tục hải quan

Đây là khâu quan trọng nhất của việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Trước ngày 01/01/2011, Công ty thực hiện thủ tục hải quan khai từ xa. Kể từ ngày 01/01/2011, tất cả mọi lô hàng nhập khẩu của Công ty đều thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Thời hạn khai báo và làm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa nhập khẩu là 30 ngày kể từ khi hàng hóa đến cửa khẩu đầu tiên (theo quy định tại khoản 1, khoản 2 điều 18 Luật Hải Quan). Việc khai báo và quy trình thủ tục hải quan điện tử được quy định trong thông tư 222/2009/TT-BTC ngày 25/11/2009 của Bộ tài chính về việc hướng dẫn thí điểm thủ tục hải quan điện tử và quyết định 2396/QĐ-TCHQ ngày 09/12/2009 của Tổng cục Hải Quan về việc ban hành quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện thủ tục hải quan điện tử.

3.2.6.1. Chuẩn trước khi làm thủ tục hải quan

Nhân viên chứng từ sẽ soạn ra một số chứng từ và chuẩn bị giấy tờ cần thiết để làm thủ tục hải quan cho lô hàng:

 Hợp đồng nhập khẩu (Sale contract): 01 bản sao y

 Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): 01 bản chính

 Phiếu đóng gói (Packing list): 01 bản chính và một bản sao y

 Vận đơn đường biển (Bill of lading): 01 bản sao y

 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of origin): 01 bản chính

 Đơn bảo hiểm và giấy sửa đổi bổ sung: 01 bản sao y

 Và một số chứng từ cần thiết khác nhằm đảm bảo cho việc hoàn thành thủ tục hải quan một cách nhanh chóng và khoa học.

3.2.6.2. Xác định thuế - Tiến hành tạo thông tin tờ khai hải quan điện tử

Căn cứ lên tờ khai: khi lên tờ khai nhập khẩu, nhân viên chứng từ sử dụng thông tin các chứng từ sau: Hợp đồng nhập khẩu, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn đường biển, và Giấy báo hàng đến (Lệnh giao hàng).

Địa điểm làm thủ tục hải quan ở Chi Cục Hải Quan Cửa Khẩu Cảng Sài Gòn KV3/VICT.

Sắp xếp toàn bộ tờ khai hải quan điên tử: Bộ hồ sơ nhập khẩu phải nộp cho hải quan bao gồm:

 Tờ khai hải quan điện tử: 02 bản điện tử

 Phụ lục tờ khai hải quan điện tử (nếu có)

 Hợp đồng ngoại thương: 01 bản điện tử hoặc 01 bản sao y

 Hóa đơn thương mại: 01 bản điện tử hoặc 01 bản chính

 Phiếu đóng gói: 01 bản điện tử hoặc 01 bản chính và 01 bản sao y

 Vận đơn đường biển: Bản chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử; 01 bản sao chụp từ bản gốc hoặc sao chụp từ bản chính có ghi chữ copy.

 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): 01 bản điện tử hoặc 01 bản chính.

Trong các trường hợp cụ thể mà hồ sơ có thêm một số chứng từ sau:

 Nếu hàng hóa nhập khẩu thuộc danh mục sản phẩm, hàng hóa phải kiểm tra về chất lượng thì phải có một bản chính Giấy đăng ký kiểm tra Nhà nước về chất lượng hàng hóa hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra Nhà nước về chất lượng hàng hóa hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ký.