Những vấn đề pháp lý về đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh

đặt câu hỏi, lắng nghe và làm rõ, phát hiện những điểm yếu, nội dung và quan điểm chưa thuyết phục của đối phương để giành được lợi thế về phía Công ty.

Sau giai đoạn tranh luận, các mục tiêu, lợi ích và quan điểm của cả đội ngũ chuyên trách của Công ty và bên đối tác cần phải được làm rõ. Hãy liệt kê các yếu tố theo xếp hạng ưu tiên. Làm rõ các yếu tố này, 2 bên có thể xác định được một số điểm chung. Làm rõ mục tiêu là giai đoạn cần thiết trong quá trình đàm phán vì nếu không có nó, những hiểu lầm có thể xảy ra dẫn đến khó đạt được thỏa thuận có lợi cho Công ty cũng như là cho bên đối tác.

Một kết quả đôi bên cùng có lợi thường là kết quả tốt nhất của buổi đàm phán. Tuy không phải lúc nào cũng làm được điều này nhưng đây được xem như là mục tiêu cuối cùng của buổi đàm phán. Kết quả "đôi bên cùng có lợi" là kết quả mà cả đội ngũ chuyên trách của Công ty và bên đối tác đều cảm thấy đối tác đã đạt được điều họ mong muốn và quan điểm của đối tác đã được xem xét thông qua quá trình đàm phán.

Thỏa thuận có thể đạt được khi cả đội ngũ chuyên trách của Công ty và bên đối tác hiểu được quan điểm cũng như lợi ích của nhau. Điều cần thiết là mọi người tham gia phải cởi mở để đưa ra một giải pháp mà cả 2 bên đều chấp nhận được. Bất kỳ thỏa thuận nào cũng cần phải rõ ràng để cả hai bên đều biết những gì đã được thống nhất. Sau khi đạt được thỏa thuận, đội ngũ chuyên trách của Công ty và bên đối tác bên cần đề ra các hành động để thực thi quyết định đã được thống nhất. Điều này đề cập đến giai đoạn ký kết hợp đồng hợp tác giữa đôi bên.

3.2.3. Nhóm giải pháp về sửa đổi, bổ sung nhằm hoàn thiện các quy định pháp luật về đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu

Thứ nhất, quy định rõ mối quan hệ giữa chế tài vi phạm với các chế tài tạm đình chỉ hoặc đình chỉ hoặc hủy bỏ hợp đồng theo hướng khi hợp đồng bị tạm đình chỉ hoặc đình chỉ hoặc hủy bỏ, nếu hợp đồng có quy định việc áp dụng chế tài phạt vi phạm thì vẫn áp dụng kết hợp các chế tài này.

Đối với quyền yêu cầu đòi tiền lãi trên số tiền chậm thanh toán sửa đổi theo hướng các bên có quyền thỏa thuận nhưng không vượt quá mức lãi suất được quy định trong BLDS 2015.

Thứ hai, giải pháp tiếp thu Công ước Vienne 1980 (CISG) mà Việt Nam đã tham gia để điều chỉnh việc bồi thường thiệt hại khi hợp đồng bị hủy với hai khả năng là bên bị vi phạm đã hoặc chưa ký hợp đồng thay thế.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 96 trang tài liệu này.

Thứ ba, giải pháp cần bổ sung thêm một số loại thiệt hại có thể bồi thường được như: Các loại thiệt hại vô hình như mất uy tin kinh doanh, giá trị thương hiệu, ảnh hưởng thị phần,… Vì trên thực tế, trong nhiều tranh chấp liên quan, nhiều chủ thể đưa ra yêu cầu bồi thường loại thiệt hại này nhưng không được cơ quan toà án chấp nhận vì không có văn bản pháp luật nào quy định.

Thứ tư, bổ sung quy định của LTM 2005 hướng dẫn cụ thể về cách thức xác định chất lượng hàng hóa khi các bên không có thỏa thuận trong hợp đồng mua bán hàng hóa. LTM 2005 cần được sửa đổi theo hướng quy định cụ thể hơn về cách thức xác định chất lượng hàng hóa trong trường hợp các bên không có thỏa thuận về chất lượng hàng hóa trong hợp đồng, không quy định về cách thức xác định chất lượng hàng hóa trong trường hợp các bên không có thỏa thuận trong hợp đồng mà mặc nhiên áp dụng quy định của BLDS 2015.

Thứ năm, các quy định của pháp luật về nhập khẩu phải có tính khả thi cao, có tính dự báo tốt, minh bạch, cụ thể, để áp dụng và phù hợp với thực tiễn hoạt động thương mại trong nước cũng như quốc tế.

3.2.4. Nhóm giải pháp về sửa đổi, bổ sung các quy định của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh liên quan đến đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu

Trong Chương 2, tác giả đã phân tích một số nội dung tiêu biểu, đề xuất sửa đổi bổ sung các điều khoản chi tiết nhằm giảm thiểu rủi ro cho Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh trong quá trình đàm phán và ký kết HĐNK, tại mục này tác giả sẽ tóm tắt lại để làm nổi bật lên các ý kiến đề xuất của mình:

Đối với các hợp đồng dịch vụ, Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh cần thiết đặt lại tên gọi cho từng hợp đồng cụ thể hơn, khi ký kết hợp đồng phải kiểm tra chi tiết về tư cách pháp lý của đối tác, phải thỏa thuận rõ ràng về phương thức, địa điểm giao hàng, phải tính đến tối đa các phương án dự phòng rủi ro; phải chú ý khi soạn thảo các điều khoản có tính chất phòng ngừa. Đối với các thỏa thuận về điều khoản phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại cần phải chỉnh sửa cho phù hợp với quy định chung và thực tiễn pháp lý. HĐNK chọn luật áp dụng là Luật Việt Nam thì phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam: thiệt hại tới đâu, bồi thường tới đó; phạt vi phạm cũng theo quy định không vượt quá 8 % tổng giá trị vi phạm của hợp đồng (LTM 2005), đồng thời nên quy định một thời gian nhất định cho thương lượng trước khi đưa tranh chấp ra Tòa án hoặc Trọng tài để đảm bảo thời hiệu khởi kiện theo quy định.

Trong các quy chế, quy định của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh hiện nay, cần thiết phải sung một bước quan trọng đó là bước giải quyết các hậu quả pháp lý nếu có) khi xảy ra tranh chấp trong quá trình thực hiện các HĐNK trong đó quy định cụ thể, phân công trách nhiệm của các cá nhân, phòng ban liên quan đến việc giải quyết tranh chấp trên tinh thần ưu tiên tìm các biện pháp thương lượng, hòa giải.

Nhìn chung, hiện nay Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh đã xây dựng được các quy trình, quy định liên quan đến việc giao kết và thực hiện HĐTM. Các quy chế, quy định này về cơ bản đã đáp ứng được phần lớn các yêu cầu, đảm bảo sự chặt chẽ hơn của các HĐNK so với trước đây, tuy nhiên cần thiết phải tập trung hơn nữa, chi tiết hơn nữa về bước quy định việc tham gia soạn thảo, tham mưu đàm phán và ký kết hợp đồng, trong khi chờ đợi thực hiện được giải pháp thành lập phòng pháp chế, Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh nên nhờ tư vấn pháp lý từ phía các chuyên gia, các Luật sư, các Công ty Luật,… để đảm bảo sự chẽ trong quá trình đàm phán và ký kết HĐNK có giá trị lớn.

3.3. Một số kiến nghị

3.3.1. Kiến nghị đối với Công ty

Đàm phán ký kết hợp đồng là một trong những công đoạn có ý nghĩa rất quan trọng, nó quyết định việc Công ty có thể ký kết hợp đồng hay không? Tác động rất lớn tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh đã và đang có những tác động nhằm hoàn thiện công tác đàm phán. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, công tác đàm phán vẫn còn nhược điểm không thể phủ nhận mà nếu khắc phục được thì hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Để đạt được điều đó, Công ty cần hoàn thiện những vấn đề pháp lý về quy trình đàm phán ký kết HĐNK.

Bằng thực tế nghiên cứu và lý luận đã học trong thời gian học và làm tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh đã, tác giả xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết HĐNK tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh như sau:

Thứ nhất, Nâng cao chất lượng thông tin thu thập phục vụ cho công tác đàm

phán

Công ty cần tìm kiếm và chuẩn bị kỹ càng hơn những thông tin về đối tác như thông tin về khả năng tài chính, nguồn nhân lực, uy tín trên thị trường quốc tế, hình ảnh của đối tác trong mắt người tiêu dùng, nhà chức trách,… Không thể chủ quan vì đối tác lâu năm mà không chuẩn bị chu đáo cho việc chuẩn bị thông tin. Đối với đối tác mới, việc thu thập thông tin càng phải coi trọng. Không nên vì tiết kiệm chi phí tối đa mà không cử người đi thực tế. Phải tìm hiểu sự khác biệt về văn hóa đàm phán của đối tác, điều chỉnh các ứng xử cho phù hợp. Công ty nên yêu cầu đôi tác gửi thông tin kinh doanh trong vài năm gần đây, đặc biệt là các thông tin về hoạt động nhập khẩu, sau đó xác thực thông tin thông qua bạn hàng khác của đối tác, trung gian, Công ty nên tìm hiểu kỹ về văn hóa đàm phán của đối tác, những kỹ thuật, chiến thuật hay sử dụng.

Thứ hai, Nâng cao trình độ, kĩ năng của nguồn nhân lực.

Với bất kỳ cuộc đàm phán nào, dù với khối lượng ít hay nhiều, đối tác mới hay cũ Công ty cũng không nên chủ quan. Ngoài chuyên gia thương mại, chuyên gia kỹ thuật, Công ty nên có chuyên gia pháp lý và phiên dịch viên. Khi tham gia vào hoạt động nhập khẩu thì việc phải hiểu biết về luật pháp quốc tế và tập quán quốc tế là bắt buộc. Nếu như Công ty không có chuyên gia pháp lý thì việc giao dịch đàm phán gặp rất nhiều khó khăn và dễ dẫn đến xảy ra sai sót, khiếu nại.

Trong tiến trình toàn cầu hóa hiện nay, thế giới biến đổi từng ngày. Chính vì vậy, Công ty nên có chương trình đào tạo đội ngũ tham gia đoàn đàm phán cho cả nhân viên mới và nhân viên cũ. Đối với nhân viên mới, Công ty nên có những buổi dạy. Và sau đó có thể cho đi theo mỗi cuộc đàm phán để làm quen, lắng nghe và tích lũy kinh nghiệm. Còn đối với nhân viên cũ, thì không được chủ quan, vẫn phải học hỏi những cái mới và thay đổi để thích ứng. Phải luôn luôn tỏ ra tôn trọng đối tác để nhận lại họ sự tôn trọng với mình. Vì mục đích cuối cùng là ký kết hợp đồng, đàm phán dù không thành công hay thành công vẫn ảnh hưởng tới uy tín của Công ty.

Tóm lại, Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh đã nên nâng cao yêu cầu tuyển dụng, nhất là về trình độ ngoại ngữ. Chú trọng tuyển dụng thêm nhân viên pháp lý. Càng ngày, TMQT càng phức tạp, có rất nhiều mối quan hệ có thể gây ra những tranh chấp hiểu lầm. Chính vì vậy, việc tuyển dụng nhân viên pháp lý cũng là việc Công ty nên làm.

Thứ ba, Đảm bảo lập kế hoạch đàm phán chi tiết

Kế hoạch đàm phán nên được chuẩn bị chu đáo ngay từ đầu. Quy trình đàm phán gồm các giai đoạn: chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán, kết thúc đàm phán, kiểm tra, đánh giá và rút ra kinh nghiệm. Ở mỗi giai đoạn gồm các bước cụ thể khác nhau nên Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh đã cần thực hiện theo trình tự bước đầu đến bước cuối nhằm đảm bảo tính hệ thống và logic, cuộc đàm phán có trình tự, khoa học mang lại hiệu quả tối ưu. Chuẩn bị thông tin đàm phán giúp cho Công ty sẽ chủ động, đưa ra chiến lược đàm phán phù hợp. Với việc thu

thập thông tin đầy đủ, công tác tổ chức đàm phán sẽ được dễ dàng hơn. Khi đó, Công ty sẽ có 1 kế hoạch đàm phán chi tiết, đầy đủ. Qua đó đối tác sẽ đánh giá cao về văn hóa đàm phán của Công ty. Uy tín Công ty ngày càng được nâng cao hơn. Công ty cần lập ra 1 chương trình đàm phán cụ thể, không những thể hiện 1 trình tự logics của quá trình đàm phán, đồng thời vạch ra một lịch trình và khuôn khổ thời gian.

Thứ tư, Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh.

Bộ máy tổ chức quản lý Công ty có ảnh hưởng một cách gián tiếp tơi hiệu quả của hoạt động kinh doanh của Công ty Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh. Việc tổ chức bộ máy quản lý hợp lý, gọn nhẹ, làm việc có hiệu quả, các phong ban và các cán bộ của Công ty cùng hợp tác chặt chẽ, tận tình trong các hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ giúp cho Công ty giảm được những chi phí không cần thiết, hoạt động kinh doanh của Công ty được nhịp nhàng, công việc kinh doanh được hoàn thành tốt đảm bảo có hiệu quả.

3.3.2. Kiến nghị đối với Nhà nước

Việc Nâng cao hiệu quả nhập khẩu của Công ty có thuận lợi hay gặp khó khăn còn phụ thuộc rất nhiều vào chính sách của nhà nước trong việc điều tiết cán cân ngoại thương thông qua chính sách nhập khẩu. Do đó, để thuận lợi hơn trong hoạt động nhập khẩu của mình Công ty cần kiến nghị với nhà nước thông qua Bộ Thương Mại những vấn đề sau:

Thứ nhất, biện pháp hỗ trợ nhập khẩu

Chính sách tín dụng: nhà nước cần phải cải thiện lại chính tài trợ nhập khẩu hoặc có ngân hàng hỗ trợ nhập khẩu riêng.

Chính sách thuế: nhà nước cần phải hoàn thiện hơn với cơ chế, chính sách thuế, tránh tình trạng thuế chồng chất. thuế VAT còn nhiều bất hợp lý. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc thuế chồng thuế được thực hiên thông qua việc đánh thuế

vào CIF, đánh thuế phụ thu, cho nên hầu hết các Công ty xuất khẩu theo giá FOB để hạn chế thuế và bản thân Công ty không chủ động được trong việc nhập khẩu. Kéo theo đó là các đơn vị vận tải và bảo hiểu trong nước không phát triển được.

Pháp lý: cần phải hoàn thiện hơn các chính sách đẻ tạo hành lang pháp lý theo xu hướng làm rõ chính sách khuyến khích nhập khẩu, tạo thêm cơ chế ngày càng phù hợp với tập quán thương mại thay cho những quyết định còn gây nhiều phiền hà, cản trở cho việc nhập khẩu. tiếp tục miễn giảm thuễ nhập khẩu, mở rộng viện trợ cấp nhập khẩu. đối với hoạt động nhập khẩu nhiều ngành hàng như của Công ty, nhà nước cần phải giảm thuế để cho Công ty tiếp tục mở rộng thêm nhiều mặt hàng và tạo công ăn việc làm trong và ngoài nước, nhằm góp phần đưa nền kinh tế trong nước ngày càng gần hơn với các nước trong khu vực và thế giới.

Ngoài ra còn có một số yếu tố quan trọng nữa mà hiện nay các Công ty Việt Nam nói chung và Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh nói riêng còn vướng mắc là việc xuất nhập khẩu tại chỗ. Nhà nước nên tạo điều kiện hay mở rộng phạm vi hoạt động của các Công ty trong nước nhằm hỗ trợ và khuyến khích các Công ty phát huy thế mạnh của mình.Thưởng theo kim ngạch nhập khẩu và rà soát để hạ chi phí đầu vào cũng như đầu ra xuống mức hợp lý.

Thứ hai, Gỡ bỏ thuế quan vô hình

Khi đã bàn đến tăng thuế, ngoài thuế suất, nhiều khả năng Công ty còn phải chịu những loại thuế “vô hình”. Đó là những loại thuế không tên, cũng chẳng có thuế suất, nhưng hiện hữu khắp nơi và luôn ẩn chứa những bất công, bất hợp lý với mọi Công ty. Đặc biệt là đối với Công ty XNK. Thuế “vô hình” ở đâu ra? Đó là những khoản ngân sách bị thất thoát, lãng phí hoặc do tham nhũng. Việc sử dụng ngân sách kém hiệu quả chính là loại thuế “vô hình” có “thuế suất” rất cao đánh vào Công ty. Đó cũng là bất công lớn nhất trong nghĩa vụ thuế đối với Công ty.

Thứ ba, gỡ bỏ thủ tục rườm ra, tạo điều kiện cho Công ty ký kết HĐNK

Cho đến nay mặc dù Nhà nước đã có nhiều cố gắng để dần hoàn thiện cơ chế quản lý xuất nhập khẩu nhưng vẫn còn nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, việc tinh giảm ngay lập tức cơ cơ quan quản lý là hết sức cần thiết, theo thống kê chưa đầy đủ của các cơ quan quản lý hoạt động xuất nhập khẩu có tới 16 cơ quan từ trung ương đến địa phương (thuế có 4 cơ quan) tạo thành mạng lưới chằng chịt, buộc các Công ty phải tuân thủ các quy định của các cơ quan quản lý và nhiệu các quy định chồng chéo khác, thậm chí các cơ quan quản lý lấn át lẫn nhau. Đồng thời dần dần hoàn thiệt luật quản lý xuất nhập khẩu, tránh tình trạng Công ty phải chạy hết cơ quan này đến cơ quan khác làm cho công tác kinh doanh xuất nhập khẩu kém hiệu quả.

Bên cạnh đó thủ tục hành chính đôi khi còn rườm rà đặc biệt là thủ tục hồ sơ hải quan, đã làm mất đi tính chất chủ động trong kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty. Công ty thường bị sai phạm với khách hàng về tiến độ giao hàng, làm ảnh hưởng đến uy tín của Công ty đối với khách hàng hơn nữa làm mất đi cơ hội kinh doanh nhất là trong điều kiện cơ chế thị trường hiện nay.

Thứ tư, nhà nước nên giúp cho Công ty có thể thu thập thông tin kịp thời và đầy

đủ.

Hiện nay về chính sách này Nhà nước chưa có ưu đãi về mặt kinh tế cho các Công ty có văn phòng đại diện ở nước ngoài. Thực tế nhiều năm cho thấy sự kém hiểu biết và thiếu thông tin về thị trường nước ngoài đã gây cản trở lớn đến việc kinh doanh xuất nhập khẩu, gây ra hiện tượng “mua đắt bán rẻ” làm tổn thất chung hiệu quả kinh tế của Công ty và của cả xã hội.

Bên cạnh đó cần tiếp tục mở và tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế, tăng cường tiếp xúc trực tiếp giữa các Công ty, mở rộng quảng cáo, đào tạo và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ ngoại thương, phổ cập rộng rãi kiến thức về thông tin kinh tế, thị trường thế giới.