Kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn chi nhánh Quảng Trị

thời gian cấp tín dụng, CBTD đôi khi không thực hiện đúng quy trình cho vay (ví dụ như: không gửi thông báo cho khách hàng khi được phê duyệt cấp tín dụng); công tác kiểm tra, kiểm soát sau khi cho vay đôi lúc còn chưa kịp thời..v.v.. Đây chính là những vấn đề tồn tại cần phải được nghiên cứu và có hướng giải quyết kịp thời.

Theo tìm hiểu của em thì từ trước đến nay, tại Chi nhánh Agribank tỉnh Quảng Trị đã có một số đề tài nghiên cứu về hoạt động tín dụng như: phân tích hoạt động cho vay tiêu dùng, cho vay hộ nông dân, cho vay DN vừa và nhỏ; phân tích rủi ro tín dụng; các giải pháp phòng ngừa, hạn chế rủi ro tín dụng…nhưng lại chưa có đề tài nào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, đặc biệt là kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp.

Từ thực tế đó, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng tín dụng, phòng kiểm tra – kiểm soát nội bộ tại Agribank Quảng Trị, kết hợp với những kiến thức mà thầy cô khoa Kế toán-Tài chính (Đại học Kinh tế Huế) truyền đạt, em đã quyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn chi nhánh Quảng Trị” để thực hiện khóa luận tốt nghiệp của mình.

I.2. Đối tượng nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp tại Agribank Quảng Trị.

I.3. Mục tiêu nghiên cứu

- Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với hoạt động cho

vay khách hàng doanh nghiệp tại các NHTM.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 123 trang tài liệu này.

- Hai là, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp tại Agribank Quảng Trị nhằm rút ra được những điểm mạnh cần phát huy, bên cạnh đó là những điểm yếu cần được xem xét và giải quyết.

- Ba là, đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện và nâng cao hệ thống

kiểm soát nội bộ quy trình cho vay tại Chi nhánh.

I.4. Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: Phòng tín dụng, phòng kiểm tra - kiểm soát nội bộ của Agribank Quảng Trị

- Thời gian: Đề tài nghiên cứu trên cơ sở các thông tin số liệu trong khoảng thời

gian 3 năm từ năm 2010 đến năm 2012.

- Địa điểm: Chi nhánh Agribank Quảng Trị- Số 1A Lê Quý Đôn, Phường 1, TP. Đông Hà, tỉnh Quảng Trị

I.5. Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được những mục tiêu nghiên cứu, em sử dụng các phương pháp nghiên

cứu sau:

I.5.1. Phương pháp thu thập số liệu

Đối với dữ liệu thứ cấp: Trong quá trình thực tập tại Agribank Quảng Trị em đã thu thập dữ liệu thứ cấp bên ngoài và cả bên trong đơn vị để hoàn thành khóa luận của mình.

- Dữ liệu thứ cấp bên ngoài đơn vị bao gồm: khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp đại học, luận văn thạc sỹ. Dữ liệu này được dùng để làm cơ sở cho quá trình làm bài từ đó có sự đánh giá, khắc phục những nhược điểm mà các đề tài trước còn mắc phải.

- Dữ liệu thứ cấp bên trong đơn vị bao gồm: báo cáo tài chính (2010-2012) của Agribank Quảng Trị; các văn bản, quyết định của Agribank VN về cho vay khách hàng doanh nghiệp và kiểm soát việc cho vay; các thông tư, quy định của ngân hàng Nhà nước liên quan đến hoạt động cho vay; một số chứng từ được sử dụng trong quá trình cho vay (Giấy đề nghị vay vốn; Thông báo từ chối cho vay; Hợp đồng tín dụng; Báo cáo thẩm định; Biên bản kiểm tra sau vay…) tại Agribank Quảng Trị. Việc sử dụng những tài liệu này sẽ giúp “thực tế hóa” lý thuyết và giúp cho bài nghiên cứu được sâu sát, cụ thể hơn.

Đối với dữ liệu sơ cấp: Để thu thập được dữ liệu này em đã sử dụng các phương pháp như:

- Phương pháp quan sát: Phương pháp này được tiến hành trong thời gian em thực tập tại Agribank Quảng Trị thông qua việc quan sát cách thức làm việc của cán bộ tín dụng (CBTD): CBTD tiếp xúc, trao đổi, giới thiệu các ưu đãi tín dụng với khách hàng diễn ra như thế nào? CBTD hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ và kiểm tra hồ sơ trong việc cho vay ra sao? Quan sát khi CBTD thực hiện giải ngân và trưởng phòng tín dụng kiểm tra, phê duyệt chứng từ...để từ đó có cái nhìn tổng quan về quy trình cho vay và kiểm soát cho vay khách hàng doanh nghiệp diễn ra thực tế tại Agribank Quảng Trị.

- Phương pháp phỏng vấn: Là thực hiện đặt các câu hỏi cho trưởng phòng tín dụng và các cán bộ phòng tín dụng Agribank Quảng Trị (theo bảng câu hỏi ở phụ lục 01). Việc này nhằm thu thập dữ liệu thực tế, giúp giải đáp những thắc mắc, những hạn chế

về hiểu biết thuộc lĩnh vực ngân hàng, đặc biệt là hiểu biết về quy trình kiểm soát cho vay khách hàng doanh nghiệp tại Agribank Quảng Trị để từ đó đưa ra sự so sánh, đối chiếu với lý thuyết.

I.5.2. Phương pháp xử lý số liệu

Là việc tổng hợp và chọn lọc những thông tin, dữ liệu thu thập được nhằm phục vụ cho công việc nghiên cứu. Cụ thể trong quá trình xử lý số liệu em đã sử dụng các phương pháp sau:

Phương pháp thống kê: Là phương pháp tổng hợp lại những thông tin, dữ liệu thu thập được nhằm phục vụ cho công việc nghiên cứu. Sau khi có số liệu sử dụng phương pháp này để lập các bảng phân tích.

Phương pháp phân tích: Phương pháp này dựa trên những số liệu có sẵn. Đó là thực hiện phân tích những chỉ số trong BCTC để biết được tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng; dựa vào quy trình kiểm soát, quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp từ đó rút ra những ưu điểm, nhược điểm nhằm tìm nguyên nhân và giải pháp khắc phục.

Phương pháp so sánh: Phương pháp này là việc đối chiếu và so sánh số liệu giữa các năm, để cho thấy sự tăng/giảm các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính của chi nhánh từ năm 2010 đến năm 2012 từ đó để có đánh giá khách quan về kết quả hoạt động kinh doanh của ngân hàng trong thời gian vừa qua.

I.6. Kết cấu đề tài

Kết cấu của đề tài gồm 3 phần: Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát hoạt động cho vay khách hàng doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay khách hàng doanh nghiệp tại Chi nhánh Agribank Quảng Trị

Chương 3: Một số giải pháp góp phần tăng cường kiểm soát hoạt động cho vay tại Chi nhánh Agriabank Quảng Trị

Phần III: Kết luận và kiến nghị

PHẦN II – NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT QUY TRÌNH CHO VAY KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP TẠI CÁC NHTM

1.1. Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1. Khái niệm

Trong bất kỳ tổ chức nào, hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) luôn đóng một vai trò quan trọng và được thể hiện bởi công cụ chính yếu là hệ thống KSNB. Có nhiều quan điểm và định nghĩa cơ bản về hệ thống KSNB như:

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400-Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “KSNB là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”

Theo định nghĩa của COSO-Committee of Sponsoring orangization- (1992):

“ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Từ những khái niệm trên ta thấy rằnghệ thống KSNB bao gồm nhiều hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách được nhà quản lý thiết lập để điều hành nhân viên và thực hiện những hoạt động trong tổ chức. Nó không đơn thuần chỉ là kiểm soát chức năng kinh doanh, tài chính-kế toán mà còn phải

kiểm soát các chức năng khác như hành chính, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất… nhằm đảm bảo thống nhất mục tiêu đề ra của đơn vị.

1.1.2. Mục tiêu của hệ thống KSNB

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ

thống chính sách và thủ tục đựơc thiết lập nhằm đạt đựơc 4 mục tiêu sau:

Bảo vệ tài sản của đơn vị :

Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (bao gồm tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình) và cả các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng…khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bị lạm dụng vào những mục đích khác nhau.

Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý vì vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động.

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Theo đó, hệ thống KSNB phải đạt được các yêu cầu như:

- Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan tới các hoạt động của

doanh nghiệp.

- Ngăn chặn phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm và gian lận .

- Ghi chép kế toán đầy đủ chính xác, trung thực, khách quan.

Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực.

Mục tiêu mà hệ thống KSNB hướng đến là rất rộng. Vì vậy, nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu nói trên.

1.1.3. Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB:

Theo COSO đưa ra vào năm 1992 và được thừa nhận bởi nhiều tổ chức nghề nghiệp trên thế giới như IFAC, AICPA… thì KSNB bao gồm các bộ phận chủ yếu sau:

 Môi trường kiểm soát

 Đánh giá rủi ro

 Hoạt động kiểm soát

 Thông tin và truyền thông

 Giám sát

Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát là yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hệ thống KSNB, nó cung cấp quy tắc ứng xử và cấu trúc bao gồm năng lực kỹ thuật và giá trị đạo đức. Một môi trường kiểm soát hiệu quả là một môi trường tại đó con người có năng lực, hiểu được trách nhiệm, giới hạn quyền lực của họ và họ nghiêm túc trong việc chấp hành quy định và làm theo những cái đúng. Các nhân tố hình thành nên môi trường kiểm soát là:

- Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

- Cách phân quyền hạn và trách nhiệm

- Tính chính trực và giá trị đạo đức

- Năng lực làm việc

- Cơ cấu tổ chức

- Chính sách nhân sự

- Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát

Đánh giá rủi ro:

Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Trong thực tế, không có biện pháp nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không. Vấn đề là các nhà quản lý phải quyết định rằng rủi ro nào có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý các rủi ro. Để có thể làm được việc này, người quản lý cần phải:

 Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng cho từng hoạt động.

 Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục đích không thể thực hiện. Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (sự cạnh tranh, sự tiến bộ kỹ thuật, các chính sách nhà nước…) và từ các chính sách của đơn vị (chính sách mở rộng thị trường, chính sách đổi mới kỹ thuật,…).

 Thiết lập các cơ chế nhận dạng và đối phó với các rủi ro phát sinh do các biến động trong môi trường (sự thay đổi chính sách nhà nước, sự xuất hiện các đối thủ cạnh tranh hoặc các sản phẩm thay thế, các điều kiện kinh tế xã hội thay đổi…).

a. Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị gồm:

- Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản…

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để đảm bảo thông tin là đáng tin cậy và nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.

- Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Là việc so sánh, đối chiều giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị.

- Phân tích rà soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp.

b. Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài.

Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Trong đó cần chú ý các khía cạnh sau:

- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị.

- Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận trung thực,

đầy đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời.

c. Hệ thống giám sát

Giám sát là bộ phận cuối cùng của KSNB, là một quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB trong suốt thời kì hoạt động. Quá trình giám sát được thực hiện bởi những người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát. Giám sát được thực hiện theo hai cách: Giám sát thường xuyên và giám sát định kì.

Giám sát thường xuyên:Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của DN, do các nhà quản lý và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình. Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt động thường xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống KSNB có nên tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không.

Đánh giá định kì: Đánh giá định kì được thực hiện thông qua chức năng KSNB và kiểm toán độc lập. Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện. Phạm vi và tần suất giám sát phụ thuộc vào mức độ rủi ro.

Việc đánh giá hệ thống KSNB tự bản thân nó cũng là một quy trình. Người đánh giá phải am hiểu mọi hoạt động của hệ thống KSNB, phải xác định được làm thế nào để hệ thống thực sự hoạt động.

1.1.4. Những rủi ro tiềm tàng của hệ thống KSNB

Theo Th.S Lâm Thị Hồng Hoa (2002), một hệ thống KSNB hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra. Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB bao gồm: