Kiểm Soát Quy Trình Cho Vay Khách Hàng Doanh Nghiệp Tại Nhtm

- Ban Giám đốc thường xuyên yêu cầu chi phí của một thủ tục kiểm tra không

vượt quá những lợi ích mà kiểm tra đó mang lại.

- Phần lớn các KSNB thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà

không có tác động đến những giao dịch bất thường.

- Gian lận cũng có thể xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên trong tổ chức với nhau hoặc với bên ngoài.

- KSNB khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết.

- Bất kì một hoạt động kiểm soát trực tiếp nào của KSNB cũng phụ thuộc vào yếu tố con người. Con người là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân như: vô ý, bất cẩn, sao lãng, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới.

- Nhà quản lý lạm quyền: Nhà quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không kiểm soát được các rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 123 trang tài liệu này.

- Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện hoạt

động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp.

Chính những hạn chế nói trên là nguyên nhân khiến cho kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối mà chỉ bảo đảm trong mức hợp lý.

1.2. Kiểm soát quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp tại NHTM

1.2.1. Quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp tại NHTM

a. Khái niệm cho vay

Theo Điều 3, Quyết định số 1627/2001/QĐ-NHNN do Thống đốc ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành về Quy chế cho vay của tổ chức tín dụng đối với khách hàng thì: “Cho vay là một hình thức cấp tín dụng, theo đó tổ chức tín dụng giao cho khách hàng một khoản tiền để sử dụng vào mục đích và thời hạn nhất định theo thỏa thuận với nguyên tắc có hoàn trả cả gốc và lãi”.

Thời hạn nhất định chính là thời hạn cho vay- là khoảng thời gian được tính từ khi khách hàng bắt đầu nhận vốn vay cho đến thời điểm trả hết nợ gốc và lãi vốn

vay đã được thỏa thuận trong hợp đồng .Dựa vào thời hạn, có thể chia cho vay doanh nghiệp thành cho vay ngắn hạn, trung và dài hạn.

 Cho vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay đến 12 tháng

 Cho vay trung hạn là các khoản vay có thời hạn từ trên 12 tháng đến 60 tháng.

 Cho vay dài hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay từ trên 60 tháng trở lên.

b. Nguyên tắc cho vay

Cho vay liên quan đến việc sử dụng vốn huy động của khách hàng nên phải tuân thủ theo những quy tắc nhất định. Vì vậy, khách hàng vay vốn của ngân hàng phải đảm bảo hai nguyên tắc (theo QĐ số 1627/2001/QĐ-NHNN):

Thứ nhất, phải sử dụng vốn đúng mục đích đã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng

Đảm bảo sử dụng vốn vay đúng mục đích do ngân hàng và khách hàng thỏa thuận và được ghi trong hợp đồng nhằm bảo đảm hiệu quả sử dụng vốn và khả năng thu hồi nợ. Do vậy, ngân hàng trước khi cho vay cần tìm hiểu rõ mục đích vay vốn, sau khi cho vay phải kiểm tra việc sử dụng vốn vay của khách hàng. Về phía khách hàng, việc sử dụng vốn vay đúng mục đích góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đảm bảo khả năng trả nợ đồng thời nâng cao uy tín của mình đối với ngân hàng.

Thứ hai, phải hoàn trả nợ gốc và lãi vốn vay đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng

Đây là nguyên tắc không thể thiếu trong hoạt động cho vay.Đại đa số nguồn vốn mà ngân hàng sử dụng để cho vay là vốn huy động từ khách hàng gửi tiền. Do đó, sau khi vay trong một thời gian nhất định khách hàng vay tiền phải hoàn trả lại cho ngân hàng để ngân hàng hoàn trả lại cho khách hàng gửi tiền. Hơn nữa, bản chất của quan hệ tín dụng là quan hệ chuyển nhượng tạm thời quyền sử dụng vốn vay nên sau một thời gian nhất định vốn vay phải được hoàn trả cả gốc lẫn lãi.

Trong thực tế, khi khách hàng đi vay vốn, các ngân hàng yêu cầu khách hàng

đảm bảo các yêu cầu như:

 Có năng lực hành vi dân sự

 Có mục đích vay vốn hợp pháp

 Có khả năng tài chính đảm bảo trả nợ trong thời gian cam kết

 Có phương án sản xuất kinh doanh khả thi

 Thực hiện quy định về đảm bảo tiền vay theo quy định của Chính phủ và

ngân hàng Nhà nước Việt Nam

c. Quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp

Tùy theo đặc điểm tổ chức và quản trị, mỗi ngân hàng đều tự thiết kế và xây dựng một quy trình cho vay riêng. Dưới đây là các bước của một quy trình cho vay căn bản.

Bước 1: Lập hồ sơ đề nghị cho vay:

Lập hồ sơ cho vay là khâu căn bản đầu tiên của quy trình, được thực hiện ngay sau khi cán bộ tín dụng tiếp xúc với khách hàng có nhu cầu vay vốn. Đây là khâu thu thập thông tin quan trọng làm cơ sở để thực hiện giai đoạn phân tích và ra quyết định cho vay.

Một bộ hồ sơ đề nghị được vay vốn cần thu thập từ khách hàng những thông

tin cơ bản sau:

 Thông tin về năng lực pháp lý và năng lực hành vi của khách hàng.

 Thông tin về khả năng sử dụng và hoàn trả vốn của khách hàng.

 Thông tin về đảm bảo tín dụng.

Bước 2: Phân tích tín dụng:

Phân tích tín dụng là phân tích khả năng hiện tại và tiềm tàng của khách hàng về việc sử dụng vốn và khả năng thu hồi vốn vay cả gốc và lãi. Phân tích tín dụng là tìm kiếm những tình huống có thể dẫn đến rủi ro, tiên liệu khả năng kiểm soát những rủi ro đó và dự kiến các biện pháp phòng ngừa, hạn chế thiệt hại nếu xảy ra.Mặt khác, phân tích tín dụng còn quan tâm đến việc kiểm tra tính chân thật của hồ sơ vay vốn mà khách hàng cung cấp.

Bước 3: Quyết định và ký kết hợp đồng

Quyết định tín dụng là quyết định chấp nhận hoặc từ chối đối với một hồ sơ vay vốn của khách hàng. Đây là khâu cực kì quan trọng vì nó ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả hoạt động tín dụng của ngân hàng. Đồng thời cũng là khâu khó xử lý và thường dễ phạm phải sai lầm nhất. Nhằm hạn chế sai lầm trong giai đoạn quyết định tín dụng, các ngân hàng thường chú ý hai vấn đề:

Thu thập và xử lý thông tin một cách đầy đủ và chính xác để làm cơ sở ra quyết định. Các thông tin cần thu thập và xử lý là những thông tin từ hồ sơ cho vay do giai đoạn trước chuyển sang hoặc thông tin cập nhật hóa có liên quan như thông tin cập nhật về tình hình thị trường, chính sách tín dụng của ngân hàng, nguồn vốn cho vay của ngân hàng…

Trao quyền quyết định cho một hội đồng tín dụng hoặc những người có

năng lực phân tích và quyết định tùy theo quy mô vốn lớn hay nhỏ.

Sau khi ra quyết định tín dụng, nếu chấp nhận cho vay, cán bộ tín dụng sẽ hướng dẫn khách hàng ký kết hợp đồng và làm tiếp các bước tiếp theo. Nếu từ chối cho vay, ngân hàng sẽ có văn bản trả lời và giải thích lý do cho khách hàng.

Bước 4: Giải ngân

Giải ngân là phát tiền vay cho khách hàng trên cơ sở mức tín dụng đã cam kết trong hợp đồng. Đây cũng là khâu quan trọng vì nó có thể góp phần phát hiện và chấn chỉnh kịp thời nếu có sai sót ở các giai đoạn trước. Ngoài ra, cách thức giải ngân còn góp phần kiểm tra và kiểm soát xem vốn vay có được sử dụng đúng mục đích đã cam kết không. Nguyên tắc giải ngân là luôn luôn gắn liền vận động tiền tệ với vận động hàng hóa hoặc dịch vụ đối ứng nhằm đảm bảo khả năng thu hồi nợ sau này.

Bước 5: Giám sát tín dụng

Giám sát tín dụng là khâu bảo đảm cho tiền vay được sử dụng đúng mục đích, kiểm soát rủi ro, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hồi nợ. Có các phương pháp sau:

- Giám sát hoạt động tài khoản của khách hàng tại ngân hàng.

- Phân tích các báo cáo tài chính của khách hàng theo định kỳ.

- Giám sát khách hàng thông qua việc trả lãi định kỳ.

- Viếng thăm và kiểm soát địa điểm hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc nơi cư trú của khách hàng đứng tên vay vốn.

- Kiểm tra các hình thức bảo đảm tiền vay.

- Giám sát hoạt động khách hàng thông qua mối quan hệ với khách hàng khác.

- Giám sát khách hàng thông qua những thông tin thu thập khác.

Bước 6: Thanh lý hợp đồng

Đây là khâu kết thúc của quy trình cho vay, gồm có các việc quan trọng cần xử lý:

 Thu nợ: Ngân hàng tiến hành thu nợ khách hàng theo đúng những điều khoản đã cam kết. Hai bên có thể thỏa thuận và lựa chọn một trong những hình thức thu nợ sau:

- Thu nợ gốc và lãi một lần khi đáo hạn.

- Thu nợ gốc một lần khi đáo hạn và thu lãi theo định kỳ

- Thu nợ gốc và lãi theo nhiều kì hạn.

Nếu đến hạn trả nợ mà khách hàng không có khả năng trả nợ thì ngân hàng sẽ có biện pháp xử lý thích hợp nhằm đảm bảo thu hồi nợ.

 Tái xét hợp đồng: là phân tích tín dụng trong điều kiện khoản tín dụng đã được cấp với mục đích đánh giá chất lượng tín dụng, phát hiện rủi ro để có thể xử lý kịp thời.

 Thanh lý hợp đồng: nếu hết thời hạn hợp đồng và khách hàng đã hoàn tất các nghĩa vụ thì ngân hàng và khách hàng làm thủ tục thanh lý hợp đồng, giải chấp tài sản nếu có và lưu hồ sơ vay vốn vào kho lưu trữ.

d. Các rủi ro chủ yếu khi thực hiện cho vay khách hàng doanh nghiệp

Trong quy trình tín dụng nói chung và quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp nói riêng chứa đựng rất nhiều rủi ro như rủi ro lãi suất, rủi ro tỷ giá và đặc biệt là rủi ro tín dụng. Rủi ro tín dụng phát sinh trong trường hợp ngân hàng không thu hồi được đầy đủ cả gốc, lãi của khoản vay hoặc là việc thanh toán nợ gốc, lãi không đúng kì hạn như khách hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng. Rủi ro tín dụng bắt nguồn từ những nguyên nhân sau:

Nguyên nhân khách quan:

+ Khách hàng không có phẩm chất tốt, có ý đồ gian lận.

+ Môi trường kinh doanh thay đổi ảnh hưởng đến tài chính và khả năng trả nợ của khách hàng.

+ Tài sản đảm bảo do ngân hàng nắm giữ bị giảm sút giá trị.

+ Các nguyên nhân khách quan khác về sự thay đổi điều kiện kinh doanh, bộ

máy quản lý, tình trạng gia đình của khách hàng vay, nguồn thu nhập, sự phát sinh bất ngờ của thiên tai, hỏa hoạn…

Nguyên nhân chủ quan:

+ Nhân viên tín dụng không thẩm định rõ tư cách khách hàng vay.

+ Quy trình tín dụng không đầy đủ, không chặt chẽ dẫn đến xét duyệt cho vay không đúng, để sơ hơ những yếu tố pháp lý trên hợp đồng gây bất lợi cho ngân hàng và dẫn đến các sai sót nghiệp vụ.

+ Phân tích tín dụng không chính xác do chất lượng thông tin đầu vào kém vì không kiểm tra độ tin cậy của thông tin và không thu thập đầy đủ thông tin hoặc do năng lực phân tích kém.

+ Cơ cấu khoản vay không tốt và quản lý các khoản vay kém.

+ Công tác giám sát khoản vay không thỏa đáng và phù hợp nên không phát hiện được các khoản nợ có vấn đề, có dấu hiệu xấu.

+ Thiếu sự can thiệp kịp thời khi các khoản vay có dấu hiệu có vấn đề.

+ Sự gian lận của nhân viên tín dụng thông đồng với khách hàng vay.

+ Ngân hàng và các nhân viên tín dụng không rút ra kinh nghiệm về những sai lầm đã mắc, không phân tích các nguyên nhân dẫn đến nợ xấu.

Việc phân tích các nguyên nhân dẫn đến rủi ro tín dụng có ý nghĩa quan trọng trong việc thiết lập các hoạt động kiểm soát trong quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp tại ngân hàng thuông mại.

1.2.2. Kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp tại NHTM

a. Sự cần thiết của việc KSNB quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp

Hoạt động cho vay là đặc biệt quan trọng đối với một ngân hàng, tuy nhiên nó cũng là hoạt động chứa đựng nhiều rủi ro nhất xuyên suốt từ lúc nhận hồ sơ cho đến khi cấp tín dụng và cả khi tiến hành thanh lý hợp đồng. Một sai sót trong nghiệp vụ cho vay có thể dẫn đến những thiệt hại đáng kể cho ngân hàng.

Rủi ro cho vay sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh của ngân hàng như ảnh hưởng tới kế hoạch sử dụng vốn của ngân hàng, gây khó khăn cho việc chi trả người gửi tiền, khả năng thanh toán, lợi nhuận và uy tín của ngân hàng bị giảm sút, thậm chí có thể dẫn tới phá sản ngân hàng. Do đó cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ của hệ thống KSNB trong hoạt động cho vay.

Việc kiểm soát hoạt động cho vay giúp ngân hàng nhận biết một cách kịp thời bất cứ sự sụt giảm chất lượng tín dụng hoặc rủi ro nào của khoản vay để có thể có hành động ngăn chặn để bảo vệ lợi ích của ngân hàng.

Kiểm soát cho vay thường xuyên và xuyên suốt còn giúp ngân hàng nắm bắt được những nhu cầu mới của khách hàng, từ đó có được cơ hội kinh doanh mới. Chẳng hạn thông qua việc kiểm soát cho thấy khách hàng đang mở rộng quy mô kinh doanh, số lượng nhân viên ngày càng nhiều.

Hơn thế nữa, kiểm soát hoạt động cho vay giúp NH quản lý kết cấu danh mục tín dụng đảm bảo có tuân thủ đúng chính sách tín dụng và các quy định pháp luật không? Từ đó hướng tới mục tiêu giảm thiểu rủi ro và tối đa hoá lợi nhuận của NH.

Có thể thấy quy trình cho vay chứa đựng nhiều rủi ro vì vậy mỗi ngân hàng cần phải xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát quy cho vay chặt chẽ nhằm thực hiện chức năng hạn chế, ngăn ngừa và phát hiện rủi ro trong quá trình thực hiện cho vay. Từ đó, giúp ngân hàng hoạt động thông suốt và hiệu quả hơn.

b. Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay khách hàng doanh nghiệp

Hoạt động kiểm soát này có thể chia làm 3 giai đoạn chính là:

Giai đoạn 1: Kiểm soát trước khi cho vay

Bao gồm công tác thẩm định tín dụng và kiểm soát hồ sơ, văn bản.

Công tác thẩm định tín dụng: đóng một vai trò quan trọng trong quy trình kiểm soát tín dụng của ngân hàng. Đây là bước tiền đề để đưa ra một quyết định cho vay đúng đắn, giảm thiểu rủi ro tín dụng ngay từ đầu. Hoạt động này bao gồm các công việc sau:

- Thẩm định tư cách pháp lý của khách hàng.

- Thẩm định về khả năng trả nợ của khách hàng thông qua việc phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp và phân tích sự khả thi của phương án SXKD. Cụ thể là:

- Đánh giá mức độ tin cậy của phương án SXKD và dự án đầu tư thông qua việc thẩm định dòng tiền, thẩm định chi phí sử dụng vốn, thẩm định các chỉ tiêu tài chính khác. Từ đó, ngân hàng có cơ sở đánh giá rủi ro tín dụng và quyết định cho vay.

- Kiểm soát hợp đồng, văn bản: Cán bộ tín dụng sau khi soạn thảo xong hợp đồng tín dụng chuyển cho Phụ trách bộ phận có liên quan kiểm soát lại nội dung hợp đồng, các văn bản và ký nháy vào phần cuối của từng trang tài liệu.

Giai đoạn 2: Kiểm soát trong khi cho vay

Việc kiểm tra các chứng từ giải ngân, hồ sơ giải ngân, kiểm tra xem các điều kiện rút vốn đã được khách hàng đáp ứng đầy đủ hay chưa, kiểm tra việc phát tiền vay. Nếu chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện rút vốn thì cán bộ tín dụng phải báo lại cho khách hàng để tìm giải pháp.

Giai đoạn 3: Kiểm soát sau khi cho vay

- Kiểm tra tình hình khách hàng, tình hình sử dụng vốn vay thông qua việc kiểm tra sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính định kỳ, các chứng từ, hoá đơn hạch toán (thu chi tiền mặt, chuyển khoản, chi khác…), chứng từ thanh quyết toán, thanh ký hợp đồng…; kiểm tra thực địa để đánh giá xem khách hàng có sử dụng vốn vay đúng mục đích hay không, dự án có được thực hiện đúng tiến độ hay không.

- Kiểm tra tình hình trả nợ và quan hệ giữa khách hàng và ngân hàng: theo dõi xem khách hàng có trả nợ đều đặn hay không, mức độ sử dụng vốn vay so với dự kiến. Đồng thời theo dõi, đánh giá sự hợp tác của khách hàng đối với ngân hàng thông qua việc có thường xuyên cung cấp thông tin về phương án vay vốn cho ngân hàng hay không.

- Kiểm tra tài sản đảm bảo: TSĐB là công cụ hạn chế rủi ro quan trọng đối với ngân hàng. Nó vừa tác động đến nghĩa vụ trả nợ, vừa có tác dụng phòng ngừa rủi ro, giảm nhẹ tổn thất cho ngân hàng khi khách hàng không trả được nợ. Ít nhất 1 năm 2 lần hoặc theo quy định củangân hàng, cán bộ tín dụng phải thực hiện kiểm kê, kiểm tra TSĐB, bao gồm cả việc định giá lại TSĐNB nếu thấy cần thiết.

1.2.3. Các yếu tố đánh giá chất lượng công tác kiểm soát hoạt động cho vay

Khả năng nhận biết, đánh giá, phòng ngừa và hạn chế rủi ro tín dụng

Đây là tiêu thức quan trọng nhất để đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát tín dụng. Một hoạt động kiểm soát tín dụng chỉ có chất lượng cao khi giúp ngân hàng nhận biết rủi ro tín dụng càng sớm càng tốt.

Để đánh giá rủi ro tín dụng đối với một khách hàng doanh nghiệp trước khi đưa ra quyết định cho vay, ngân hàng sẽ tiến hành thẩm định trước khi cho vay và sử dụng hệ thống định hạng tín nhiệm.

Thẩm định trước khi cho vay: Trên cơ sở hồ sơ vay vốn nhận được từ khách hàng (doanh nghiệp), ngân hàng sẽ tiền hành thẩm định khách hàng vay vốn