Đặc Điểm Hoạt Động Thu Chi Tại Học Viện Y Dược Học Cổ Truyền Việt Nam

2.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Học viện

Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng và quyết định sự thành công của tổ chức kế toán tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam. Hiện nay, mô hình tổ chức bộ máy kế toán Học viện đang áp dụng theo mô hình tập trung (trừ Bệnh viện Tuệ Tĩnh có bộ máy kế toán riêng hạch toán độc lập). Toàn bộ công tác kế toán các hoạt động của Học viện được tập trung tại phòng Tài chính Kế toán, phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện công tác kế toán của Học viện như: Lập dự toán kinh phí hàng năm, hướng dẫn lập, nhận, kiểm tra chứng từ, thanh quyết toán kinh phí, tiến hành ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính.

Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tài chính Kế toán

- Chức năng: phòng Tài chính Kế toán có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Học viện trong công tác thực hiện quản lý nhà nước trong lĩnh vực tài chính - kế toán.

- Nhiệm vụ

+ Tham mưu cho Ban Giám đốc quản lý tài chính đúng quy định của pháp luật;

+ Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung và dài hạn;

+ Xây dựng các quy định và định mức thu, chi phù hợp. Tham mưu cho Giám đốc về việc điều chỉnh dự toán;

+ Lập kế hoạch ngân sách hàng năm;

+ Huy động và khai thác các nguồn thu hợp pháp dựa trên quy định của Nhà

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 200 trang tài liệu này.

nước, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị;

+ Xây dựng hệ thống các định mức thu từ các nguồn khác nhau. Rà soát, bổ sung, cập nhật hệ thống các định mức thu phù hợp với thực tế;

+ Thực hiện phần hành kế toán về chế độ tài chính theo quy định: Tổ chức và điều hành bộ máy kế toán; Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về công tác tài chính - kế toán; Kiểm soát các hoạt động chi tiêu đúng chế độ;

+ Lập báo cáo tài chính, thống kê, phân tích cung cấp thông tin kế toán cho Hiệu trưởng để ra quyết định quản lý;

+ Lập báo cáo tài chính theo quý, năm, theo quy định và đột xuất khi có yêu cầu;

+ Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức và khai thác các nguồn thu căn cứ vào các văn bản luật, quy định, định mức hiện hành của Nhà nước, chức năng, nhiệm vụ theo điều lệ hoạt động của đơn vị và kế hoạch của đơn vị;

+ Hướng dẫn xây dựng dự toán chi. Kiểm soát chi tạm ứng căn cứ theo tiến độ

các hoạt động, dự toán chi tiết đã được duyệt, nguồn kinh phí;

+ Hướng dẫn thực hiện chế độ chứng từ kế toán căn cứ theo chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành;

+ Giám sát, kiểm tra, đôn đốc tận thu;

+ Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn kế toán: phản ánh các thông tin kinh tế cập nhật trên sổ kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài chính;

+ Kiểm soát các khoản thanh toán tạm ứng căn cứ quy định về thanh toán tạm ứng của đơn vị. Đôn đốc các cá nhân, đơn vị thanh toán các khoản tạm ứng đúng thời gian, đúng hoạt động. Tham mưu biện pháp xử lý thanh toán tạm ứng chậm và người chịu trách nhiệm đôn đốc thanh toán tạm ứng;

+ Kiểm kê tài sản định kǶ theo quy định của Nhà nước và đột xuất theo yêu cầu của đơn vị;

+ Thực hiện tự chủ tài chính, hướng dẫn, phối hợp các đơn vị trong đơn vị và các đơn vị liên quan theo dòi, thực hiện đúng các quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ, các chế độ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công chức; chế độ chính sách về học phí, học bổng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho học viên, sinh viên của đơn vị;

+ Tổng hợp, phân tích các thông tin kinh tế, các yếu tố tác động, đánh giá hiệu quả kinh tế cung cấp cho Giám đốc để ra quyết định quản lý;

+ Thực hiện luân chuyển tài liệu, chứng từ kế toán qua các khâu, người xử lý, giải quyết đúng thời gian theo quy định;

+ Thực hiện lưu giữ tài liệu, chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật.

+ Cập nhật văn bản Luật, các quy định và hướng dẫn về tài chính - kế toán;

+ Xây dựng quy chế làm việc; xây dựng, bổ sung quy chế về chế độ, quy trình làm việc của phòng Tài chính Kế toán để thực hiện cải cách hành chính trong lĩnh vực tài chính kế toán;

+ Cập nhật bổ sung kiến thức về lĩnh vực tài chínhv-vkế toán.

Phòng Tài chính Kế toán hiện nay có 11 người, trong đó 01 Trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng, 02 Phó trưởng phòng, 07 nhân viên kế toán, 01 kiêm nhiệm thủ quỹ. Phòng Tài chính Kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc Học

viện. Tổ chức bộ máy kế toán như đơn vị đang thực hiện hiện nay là tương đối gọn nhẹ và phù hợp về mặt số lượng kế toán, một bộ máy kế toán với sự tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị.

Để việc tổ chức có hiệu quả và đảm bảo thống nhất, chuyên môn hóa của đội ngǜ cán bộ kế toán của Học viện, đơn vị đã lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung (Sơ đồ 2.2):

TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

Kế toán thuế, tài sản

Kế toán XDCB

Kế toán tiền lương, bảo hiểm

Kế toán tiền mặt

Kế toán ngân hàng, kho bạc

KẾ TOÁN

THU CÁC DỊCH VỤ ĐÀO TẠO

Thủ quỹ

Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Học viện

Nguồn: Phòng Tài chính kế toán

Căn cứ vào khối lượng công việc kế toán, Trưởng phòng Tài chính Kế toán (Kế toán trưởng) phân công cho mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần hành kế toán cụ thể. Mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán.

* Trưởng phòng Tài chính Kế toán (Kế toán trưởng): Giúp Ban Giám đốc chỉ đạo, có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

- Phụ trách chung, công tác tổ chức nhân sự, đối nội, đối ngoại, đón tiếp các cơ quan chức năng chuyên môn và cán bộ các đơn vị trong và ngoài trường đến làm việc với phòng Tài chính Kế toán.

- Quản lý và giám sát công tác tài chính của Học viện, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác quản lý tài chính của nhà trường. Báo cáo về tổ chức, công tác chuyên môn với Ban Giám đốc.

- Tham mưu, xây dựng các phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính

hàng năm.

- Tham mưu, xây dựng, thay đổi, bổ sung hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ.

- Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế toán của phòng Kế toán - Tài chính.

- Tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán ở Phòng Kế toán Tài

chính theo đúng quy định hiện hành.

- Lập và trình duyệt các dự toán thu, chi tài chính hàng năm của Học viện.

- Duyệt các chứng từ thu, chi các nguồn kinh phí.

- Lập các báo cáo tài chính của Học viện.

* Phó trưởng phòng Tài chính Kế toán: Chỉ đạo, phân công công việc, hướng dẫn viên chức thực hiện các nhiệm vụ được giao. Kiểm tra, giám sát chất lượng, tiến độ công việc, việc thực hiện nhiệm vụ của viên chức thuộc lĩnh vực đảm trách. Đề xuất với trưởng phòng tổ chức thực hiện nội dung công việc đảm nhiệm. Phối hợp với các đơn vị triển khai thực hiện các công việc của Phòng theo lĩnh vực đảm trách. Tham dự các cuộc họp của trường, các hội đồng tư vấn...

Tổ chức các cuộc họp của phòng. Ký các văn bản của phòng thuộc lĩnh vực đảm trách. Kiểm tra, duyệt các văn bản thuộc lĩnh vực đảm trách trình lãnh đạo ký.

* Kế toán tổng hợp: Trực tiếp thực hiện việc hạch toán đối chiếu sổ, tiếp nhận và xử lý báo cáo của các đơn vị trực thuộc, định kǶ lập các BCTC phục vụ việc quyết toán kinh phí.

* Thủ quỹ: Có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ, thực hiện các nghiệp vụ thu - chi tiền, cập nhật số liệu trên sổ quỹ, định kǶ tiến hành kiểm quỹ và nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước.

* Kế toán tiền mặt: Theo dòi các khoản thu, chi, tồn của quỹ tiền mặt.

* Kế toán tiền lương, bảo hiểm: Thanh toán lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ nhân viên

* Kế toán tài sản, thuế: Theo dòi việc mua sắm, xuất dùng tài sản, trang thiết bị tại các bộ phận trong Học viện, thuế phải nộp cho Nhà nước.

* Kế toán ngân hàng, kho bạc: Theo dòi các khoản thanh toán phát sinh trong Học viện như thanh toán tạm ứng, thanh toán với cán bộ nhân viên, thanh toán với kho bạc, cơ quan thuế, cơ quan Bảo hiểm xã hội…

* Kế toán thu các dịch vụ đào tạo: Theo dòi các khoản thu của sinh viên các hệ đào tạo.

Tổ chức các phần hành và chế độ kế toán tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam

Các nhân viên kế toán tại Phòng Tài chính Kế toán vừa thực hiện nghiệp vụ kế toán tài chính vừa thực hiện một số công việc của kế toán quản trị: Thực hiện kế toán tài chính theo phần hành được giao, lập Báo cáo kế toán, báo cáo nội bộ liên quan khác và thực hiện công tác phân tích, kiểm soát, đánh giá, tham mưu về nội dung, lĩnh vực được phân công như: Nguồn kinh phí (Thu ngân sách nhà nước, thu sự nghiệp, chi phí, tiền lương, công nợ… Bên cạnh đó, Phòng Tài chính Kế toán tổ chức thành các bộ phận trên cơ sở nhóm các phần hành nghiệp vụ và yêu cầu phân tích quản trị liên quan để thực hiện công tác như: (1) Bộ phận kế toán tổng hợp & quản trị chung, (2) Bộ phận kế toán theo dòi nguồn thu ngân sách nhà nước, nguồn thu sự nghiệp, (3) Bộ phận kế toán TSCĐ và XDCB.

Các chính sách kế toán áp dụng tại Học viện như: chứng từ kế toán, sổ kế toán, tài khoản kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính phải tuân thủ theo Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính.

2.1.5. Đặc điểm hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam có ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ

Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam là đơn vị sự nghiệp, tự đảm bảo một phần chi thường xuyên, chịu sự lãnh đạo về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của Vụ Kế hoạch Tài chính - Bộ Y tế. Giám đốc Học viện là người chịu trách nhiệm

trước pháp luật về quyết định của mình trong toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Học viện và thực hiện công khai tài chính theo quy định.

Cơ chế quản lý tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 và Thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 09/08/2006 quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị SNCL và các văn bản pháp quy hiện hành. Từ hệ thống văn bản pháp quy, đơn vị xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với đơn vị mình.

2.1.5.1. Nguồn thu của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam

Nguồn kinh phí do NSNN cấp:

- Nguồn NSNN được Bộ Y tế phê duyệt giao dự toán hàng năm bao gồm: kinh phí đảm bảo hoạt động thường xuyên và kinh phí không thường xuyên.

- Nguồn vốn đầu tư XDCB, kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ HĐSN được cấp có thẩm quyền phê duyệt, vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Kinh phí khác (nếu có).

Nguồn thu từ dịch vụ đào tạo

- Thu học phí: Thực hiện theo Nghị định số 86/2015/NĐ-CP ngày 02/10/2015 của Chính phủ về việc quy định cơ chế thu, quản lý học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và chính sách miễn, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập từ năm học 2015-2016 đến năm học 2020-2021;

Nguồn thu sự nghiệp, thu khác:

- Thu tiền học lại, thi lại, phúc khảo, áp dụng đối với sinh viên, học viên phải học lại, thi lại các môn học theo quy định của Học viện.

- Thu tiền học phí đối với các học viên kéo dài thời gian bảo vệ luận văn

(bảo vệ quá hạn).

- Thu tiền làm bằng, lễ phục, và tổ chức lễ phát bằng.

- Thu tiền khám sức khỏe sinh viên đầu khóa, lệ phí làm thẻ thư viện.

Các nguồn thu hợp pháp khác: Bao gồm nguồn thu từ các hợp đồng liên kết đào tạo, thu từ các khoản lãi đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn và các nguồn thu hợp pháp khác.

- Thu từ các hợp đồng liên kết đào tạo, đào tạo theo địa chỉ: Thu theo hợp

đồng thỏa thuận và đề án được duyệt.

- Thu từ các lớp chuyển đổi ngắn hạn

+ Học phí chuyển đổi 3 tháng: 2.000.000 đồng/sinh viên/khóa học;

+ Học phí lớp định hướng bác sĩ y học cổ truyền 12 tháng: 14.500.000

đồng/sinh viên/khóa học;

- Thu từ khoản lãi đầu tư tài chính ngắn hạn: Hợp đồng tiền gửi có kǶ hạn ký kết với các ngân hàng thương mại.

- Thu tiền dịch vụ bảo vệ trông giữ phương tiện, tiền căng tin.

2.1.5.2. Nội dung chi của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam

Các khoản chi của Học viện bao gồm:

- Chi tiền lương, phụ cấp, thu nhập tăng thêm cho cán bộ, viên chức và người lao động

- Chi thanh toán hàng hóa, dịch vụ (Thanh toán dịch vụ công cộng, điện nước, nhiên liệu, vệ sinh môi trường, vật tư, văn phòng phẩm, tuyên truyền liên lạc, chi phí hội nghị, hội thảo, các buổi họp, công tác phí, thuê mướn giảng viên…)

- Chi phí nghiệp vụ chuyên môn (Chi công tác tuyển sinh, tổ chức thi tốt nghiệp, chi khác,…)

- Chi mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định

- Chi nguồn kinh phí từ các hoạt động dịch vụ (Chi cho các hoạt động đào tạo, liên kết với nước ngoài, đào tạo liên kết trong nước, lớp chuyển đổi ngắn hạn, đào tạo chuyên khoa định hướng, chi công tác quản lý, tổ chức các hoạt động dịch vụ).

- Chi phí cho các đơn vị trực thuộc.

2.1.5.3. Quản lý tài chính ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam

- Tất cả các khoản thu, chi phát sinh trong quá trình hoạt động của Học viện phải tuân thủ theo chế độ tài chính, kế toán hiện hành và Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện. Tất cả các khoản thu đều phải sử dụng mẫu hóa đơn, biên lai, phiếu thu do Học viện phát hành theo quy định hiện hành của Nhà nước. Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm thông báo công khai nội dung, mức thu trên cơ sở các quyết

định áp dụng nội dung, mức thu cụ thể của Giám đốc Học viện. Điều này tạo môi

trường thuận lợi cho kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi của Học viện.

- Tất cả các khoản thu, chi phải được quản lý thống nhất và phải được thể hiện trên hệ thống sổ kế toán theo quy định của pháp luật, phải tuân thủ quy trình, thủ tục và phải được quản lý chặt chẽ, đảm bảo thu đúng, chi đúng và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật thuế, pháp luật về phòng chống tham nhǜng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí. Nghiêm cấm đơn vị, cá nhân tự đặt ra các khoản thu, chi hoặc cố tình để ngoài sổ kế toán và ngoài sự quản lý của Học viện. Đây là căn cứ để nhận diện, đánh giá rủi ro trong kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi của đơn vị

- Tất cả các khoản chi thực hiện theo quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện, các nội dung và chi khác không nằm trong quy chế chi tiêu nội bộ thì thực hiện theo chế độ hiện hành của Nhà nước và Quyết định của Giám đốc Học viện. Đây là cơ sở để kiểm soát chi

- Các khoản chi phải có trong dự toán hoặc chủ trương của Học viện được Giám đốc phê duyệt hoặc được người ủy quyền phê duyệt, không cho phép chi NSNN đối với các trường hợp tự ý thực hiện khi chưa có chủ trương được Giám đốc, người có thẩm quyền phê duyệt. Đây là cơ sở cho hoạt động giám sát.

- Kết thúc nhiệm vụ, các khoản chi đã đủ điều kiện phải làm thủ tục chi, kết thúc năm ngân sách các khoản chi kế thúc năm ngân sách, các khoản chi phát sinh trước đó phải làm thủ tục thanh toán.

- Đảm bảo công khai, dân chủ theo quy định của pháp luật.

2.1.5.4. Quy trình quản lý hoạt động thu chi tài chính của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam

* Lập dự toán thu chi

Đơn vị được giao nhiệm vụ tổ chức các hoạt động, căn cứ vào nhiệm vụ được giao lập tờ trình đề xuất chủ trương và dự toán chi tiết trình Giám đốc phê duyệt (được thông qua Phòng Tài chính Kế toán thẩm định) để tổ chức thực hiện. Hồ sơ trình Giám đốc bao gồm:

- Dự toán chi tiết;

- Các văn bản có liên quan như: Tờ trình, kế hoạch được duyệt, các hồ sơ làm cơ sở lập dự toán;