Thực Trạng Quản Lý Thu Chi Tại Học Viện Y Dược Học Cổ Truyền Việt Nam

- Trình Giám đốc phê duyệt dự toán thu, chi;

Trên cơ sở hồ sơ do đơn vị trình, Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm thẩm tra, trình Giám đốc duyệt.

Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam được nhận ngân sách trực tiếp của Bộ Y tế nên hàng năm Học viện tiến hành lập Dự toán thu, chi NSNN gửi Bộ Y tế xem xét phê duyệt. Dự toán thu, chi ngân sách tại đơn vị được thực hiện theo phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ.

Dẫn chứng: Dự toán thu, chi NSNN năm 2017, 2018, 2019 (Phụ lục 2.1; Phụ lục 2.2; Phụ lục 2,3).

Đối với phần nội dung dự toán các khoản chi, căn cứ lập dự toán tại Học viện là các chỉ tiêu tuyển sinh, biên chế được Bộ Y tế giao; các chỉ tiêu chuyên môn về định mức vật tư tiêu hao, các chế độ chi tiêu hiện hành và số quyết toán của năm trước để xác định nhu cầu chi tiêu thực tế cho năm lập dự toán theo nhóm mục chi như chi quỹ tiền lương, tiền công, các khoản đóng góp theo lương, chi phụ cấp ngành, tiền điện, nước, xăng xe,... Những năm gần đây, NSNN giao chủ yếu phân bổ cho nhóm chi con người (thường chiếm 2/3 nguồn ngân sách cấp), số còn lại chi cho Nhóm 2 mà tập trung phần lớn là khoản chi thanh toán dịch vụ công cộng, sửa chữa thường xuyên TSCĐ và chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành. Trên tinh thần đó, bộ phận kế toán của đơn vị lập dự toán chi ngân sách hàng năm như sau:

Nhóm 01 - chi thanh toán cá nhân

Nguyên tắc lập và nội dung lập: Đối với nhóm chi này, việc lập dự toán thực hiện trên cơ sở hệ thống chỉ tiêu kế hoạch như chỉ tiêu tuyển sinh trong năm, chỉ tiêu quỹ tiền lương và chỉ tiêu lương bình quân. Trong đó, chỉ tiêu quỹ tiền lương là chỉ tiêu quy định lớn mà đơn vị được sử dụng, được trả lương và trả công cho một số lao động đã được duyệt trong chỉ tiêu kế hoạch. Thực tế tại Học viện, ngoài việc lập dự toán thu - chi NSNN hàng năm vì đây là nhóm chi quan trọng nhất nên để giải trình dự toán với cơ quan chức năng, thanh tra, kiểm tra, song song với dự toán thu, chi ngân sách hàng năm, bộ phận kế toán lập Bảng thuyết minh quỹ tiền lương và phụ cấp dự toán.

Nhóm chi thanh toán cá nhân bao gồm các khoản chi:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 200 trang tài liệu này.

- Tiền lương (Lương ngạch bậc theo quỹ lương): Căn cứ lập là chỉ tiêu biên chế. Tiền lương được tính theo quy định của Nhà nước và văn bản hướng dẫn lập dự toán ngân sách hàng năm.

- Tiền công (Đối với đối tượng lao động Học viện tự ký hợp đồng) được lập theo mức thanh toán thỏa thuận giữa người lao động với Giám đốc đơn vị được ghi trên hợp đồng theo các hình thức trả lương khác nhau được quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ.

- Phụ cấp (chức vụ, thêm giờ, ưu đãi nghề, thâm niên nhà giáo): Nội dung và mức thanh toán thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

- Các khoản đóng góp (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ): Tỷ lệ đóng góp hàng năm theo quy định.

Nhóm 02 chi về hàng hóa dịch vụ

Nhóm chi này bao gồm các khoản thanh toán về dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, chi phí thuê mướn, chi đoàn vào, chi sửa chữa thường xuyên TSCĐ và chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành.

Đối với các khoản chi về dịch vụ công cộng, mà chiếm tỷ trọng lớn nhất là khoản chi tiền điện, nước, kế toán lập dự toán số chi trên cơ sở ước tính gia tăng 10% ÷ 15% số liệu chi cho năm liền kề.

Nhóm 03 - chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ

Số liệu khảo sát tại Học viện ở nhóm chi này hầu như tiến tới 0, trong khi đó, số phát sinh trên sổ kế toán hàng năm tại đơn vị thực tế đều có mua sắm TSCĐ nhưng như trao đổi của các nhân viên phòng kế toán tại đơn vị, do ngại phiền hà về thủ tục mà thường đơn vị sẽ “tìm cách” biến hóa khoản chi đó thành mục chi trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng trong khoản chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành thuộc Nhóm chi 02 hoặc dùng Quỹ phát triển hoạt động của đơn vị để mua sắm ở Nhóm chi 04.

Nhóm 04 - chi khác

Nhóm chi này bao gồm chi cho các khoản bảo hiểm tài sản, phương tiện, chi kỷ niệm các ngày lễ, chi tiếp khách và chi lập các quỹ bao gồm Quỹ dự phòng ổn định thu nhập, Quỹ khen thưởng, Quỹ phát triển hoạt động.

Trong đó, Quỹ phát triển hoạt động đơn vị dùng để tái đầu tư trang thiết bị.

Do đó, số liệu chi giữa nhóm 03 và nhóm 04 có hiện tượng “giao thoa”.

Việc lập dự toán tốn nhiều công sức và thời gian của bộ phận kế toán. Tuy nhiên, dự toán thu chi ngân sách hàng năm còn nặng về tính chất hình thức theo kiểu “đính kèm” chứ chưa thực sự được cơ quan cấp trên “tôn trọng”.

* Chấp hành dự toán thu chi

Tùy theo tình hình biến động thực tế trong năm, sau khi tiếp nhận dự toán toán thu - chi của đơn vị gửi lên, cơ quan cấp trên mà cụ thể là Vụ Kế hoạch Tài chính - Bộ Y tế sẽ giao dự toán xuống cho đơn vị.

Trên cơ sở quyết định giao dự toán thu - chi hàng năm của Bộ Y tế, Học viện tổ chức thực hiện quản lý kinh phí và chi tiêu theo đúng Luật NSNN và các văn bản hướng dẫn thực hiện. Nhìn chung, tình hình chấp hành dự toán thu - chi tại đơn vị trong những năm qua được thực hiện khá tốt.

* Quyết toán thu chi

Cuối quý, năm đơn vị phải thực hiện đối chiếu số thu nộp vào NSNN theo chế độ, số chi ngân sách thuộc phạm vi quản lý, đảm bảo khớp đúng cả về tổng số và chi tiết theo Chương, Loại, Khoản, mục và tiểu mục của Mục lục NSNN trước khi lập, báo cáo quyết toán NSNN hàng quý, năm.

Quyết toán của đơn vị phải khớp với số thực chi theo kết quả kiểm soát chi tại KBNN nơi giao dịch; trường hợp chưa khớp, đúng, phòng Tài chính Kế toán phải làm rò nguyên nhân và chịu trách nhiệm xử lý thu hồi nộp NSNN đối với các khoản chi sai chế độ hoặc chưa có chứng từ chi theo đúng quy định.

2.1.5.5. Thực trạng quản lý thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam

1) Thực trạng quản lý thu

* Nguyên tắc mức thu:

- Các loại học phí, lệ phí thực hiện theo quy định về nội dung và mức thu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, trường hợp văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn khung mức thu thì áp dụng mức thu là mức cao nhất.

- Các nội dung và khoản thu thực hiện theo các thỏa thuận trong phạm vi pháp luật cho phép đối với đơn vị sự nghiệp có thu thực hiện trên cơ sở đảm bảo bù đắp chi phí, thực hiện chế độ khấu hao tài sản, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, tạo điều kiện thu nhập tăng thêm cho giảng viên, cán bộ, viên chức và có tích lǜy cho Học viện.

- Hàng năm, nếu nội dung và mức thu có sự thay đổi, Giám đốc sẽ ra quyết định và thông báo cho các đối tượng liên quan để thực hiện và giám sát quá trình thực hiện.

Việc chi ngân sách thực hiện trong phạm vi nội dung và dự toán đã được giám đốc phê duyệt

* Quy trình ban hành nội dung và mức thu:

- Bước 1: Các đơn vị có liên quan căn cứ chức năng nhiệm vụ được giao, lập phương án về nội dung, mức thu của các loại hình đào tạo và gửi phòng Tài chính Kế toán thẩm định.

- Bước 2: Phòng Tài chính Kế toán chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan thống nhất phương án về nội dung, mức thu trình Giám đốc xem xét, ký ban hành nội dung, mức thu.

- Bước 3: Căn cứ nội dung, mức thu do Giám đốc ký duyệt, đơn vị được giao nhiệm vụ tiếp nhận, quản lý thông báo cho cá nhân, đơn vị có liên quan biết và thực hiện.

- Bước 4: Đơn vị được giao nhiệm vụ tiếp nhận, quản lý, lập danh sách cụ thể cho từng loại đối tượng gắn với các mức thu cụ thể gửi Phòng Tài chính Kế toán để thực hiện thu theo thời hạn quy định phù hợp với từng loại đối tượng, trường hợp đặc biệt được giao nhiệm vụ trực tiếp thu thì thực hiện theo hướng dẫn của Phòng Tài chính Kế toán.

- Bước 5: Phòng Tài chính Kế toán phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức thu theo nội dung và mức thu quy định, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu.

- Bước 6: Hàng tháng và kết thúc năm tài chính, phòng Tài chính Kế toán chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan kiểm tra, đối chiếu số tiền phải thu, đã thu và số còn nợ (nếu có); sau khi kiểm tra, đối chiếu xong phải lập bảng tổng hợp thu để làm cơ sở theo dòi, quản lý và báo cáo Ban Giám đốc để có biện pháp xử lý đối với trường hợp còn nợ

2) Thực trạng quản lý chi

* Nguyên tắc chi:

- Các nội dung chi phải có trong dự toán đã được phê duyệt.

- Các khoản chi phải tuân thủ nội dung, định mức, mức chi hiện hành của Nhà nước và Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện, những khoản chi phát sinh chưa có trong quy chế chi tiêu nội bộ sẽ được chi theo quyết định và dự toán phê duyệt của Giám đốc.

* Quy trình quản lý chi:

- Bước 1: Lập dự toán chi phí

- Bước 2: Trình giám đốc phê duyệt

- Bước 3: Tổ chức thực hiện.

* Trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụ chi:

- Phòng Hành chính Quản trị, phòng Vật tư trang thiết bị chịu trách nhiệm quản lý về số lượng, chất lượng và hồ sơ pháp lý các khoản chi liên quan đến mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, đầu tư cải tạo, sửa chữa và các nội dung chi khác được giao.

- Phòng Quản lý Đào tạo, phòng Đào tạo sau đại học và các bộ môn liên quan chịu trách nhiệm về nội dung, khối lượng công việc và hồ sơ pháp lý liên quan đến xác định số tiền phải chi về đào tạo đại học, sau đại học và các loại hình đào tạo khác theo nhiệm vụ được phân công.

- Phòng Quản lý khoa học chịu trách nhiệm về hồ sơ pháp lý liên quan đến các đề tài, nhiệm vụ nghiên cứu khoa học.

- Các đơn vị khác có liên quan đến nội dung công việc được giao chịu trách nhiệm về tính chính xác và hồ sơ pháp lý các khoản chi có liên quan do đơn vị mình phụ trách.

- Phòng Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm thẩm tra về nội dung, định mức, mức chi, đơn giá, hóa đơn chứng từ có liên quan và tổng số tiền từng khoản chi theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

2.1.6. Kết quả hoạt động tài chính của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam

Tính từ năm học 2005-2006, khi bắt đầu tuyền sinh khóa đầu tiên hệ đại học đào tạo bác sỹ y học cổ truyền, hoạt động tài chính của đơn vị đã có những bước tăng trưởng vượt bậc. Trong khi nguồn ngân sách nhà nước cấp ngày càng eo hẹp, Học viện đã vận dụng các quy định của Nhà nước xin mở thêm mã ngành đào tạo

(bác sỹ đa khoa, dược sỹ đại học, tương lai sẽ mở mã ngành cử nhân điều dưỡng), quy mô đào tạo đại học và sau đại học (bác sỹ chuyên khoa I, bác sỹ chuyên khoa II, thạc sỹ, tiến sỹ) ngày một tăng đã tạo tiền đề cho Học viện tăng được nguồn thu qua từng năm. Một phần thu được bổ sung để chi thường xuyên, chi không thường xuyên phục vụ công tác chuyên môn, đầu tư cơ sở vật chất, nghiên cứu khoa học, một phần từ chênh lệch thu chi được trích lập vào quỹ ổn định thu nhập chi thu nhập tăng thêm đảm bảo đời sống cho cán bộ, giảng viên và người lao động toàn Học viện.

Kết quả hoạt động tài chính năm 2017, 2018, 2019 (Phụ lục 2.4).

2.2. Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam

2.2.1. Môi trường kiểm soát

2.2.1.1. Tính trung thực và các giá trị đạo đức

Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của đơn vị, vì vậy, tính trung thực và các giá trị đạo đức của nhân viên được nâng cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để liên kết và phát huy sức mạnh tập thể giúp đơn vị hoàn thành kế hoạch đạt được mục tiêu của mình. Học viện đã xây dựng được môi trường văn hóa của tổ chức nhằm nâng cao tinh thần tự giác, tính trung thực và cách ứng xử có đạo đức cho toàn thể cán bộ, viên chức, người lao động. Xu hướng tương lai các Đại học, Học viện đều phải tiến tới tự chủ tài chính nên đa dạng, mở rộng nguồn thu, siết chặt các khoản chi sao cho tiết kiệm, có hiệu quả là mục tiêu xuyên suốt mà toàn thể Học viện đang hướng tới. Thu nhập của từng người lao động ảnh hưởng bởi công tác kiểm soát chặt chẽ hoạt động thu chi của đơn vị nên ý thức ấy đã ăn sâu trong tâm trí từng người, tác động đến mọi người trên cương vị công tác của mình cố gắng xây dựng một môi trường kiểm soát hoạt động thu chi sao cho có hiệu quả nhất. Học viện đã xây dựng môi trường văn hóa của tổ chức nhằm nâng cao tinh thần tự giác, tính trung thực và ứng xử có đạo đức cho nhân viên, nhất là nhân viên công tác tại phòng Tài chính Kế toán. Lãnh đạo Học viện đã ban hành chính thức quy tắc ứng xử đối với cán bộ, viên chức, người lao động và thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn về kỹ năng giao tiếp, văn hóa ứng xử cho cán bộ, nhân viên. Bên cạnh việc quan tâm đến nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì lãnh đạo Học

viện cǜng rất quan tâm đến việc nâng cao tinh thần thái độ cho toàn thể cán bộ, viên chức, người lao động thông qua việc phát động các phong trào thi đua, nhất là phong trào thi đua tiết kiệm, chống lãng phí.

2.2.1.2. Năng lực nhân viên

Sự phát triển của một tổ chức luôn gắn liền với chất lượng của nguồn nhân lực, điều đó đồng nghĩa với việc người quản lý cần phải thể hiện rò cam kết yêu cầu về nâng cao chất lượng đội ngǜ nhân viên thì đội ngǜ này mới có đủ năng lực đáp ứng được các yêu cầu của công việc. Đối với KSNB hoạt động thu chi cǜng vậy, nếu đội ngǜ nhân lực có trình độ, năng lực không đảm bảo thì dù KSNB hoạt động thu chi có được thiết kế tốt, quy định chặt chẽ cǜng không thể vận hành có hiệu quả được. Trên cơ sở đa số các chức danh tại Học viện đều đã được cơ quan cấp trên quy định, Học viện đã tiến hành xây dựng chi tiết hơn cả về tiêu chuẩn kiến thức lẫn kỹ năng cho từng vị trí, nhiệm vụ nhất là những người liên quan đến hoạt động thu chi. Điều này giúp cho công tác tuyển dụng được thực hiện minh bạch và đảm bảo tính công bằng đồng thời người được tuyển dụng sẽ đáp ứng được yêu cầu của công việc, giảm được chi phí cho công tác đào tạo lại. Bên cạnh đó, dựa vào tiêu chuẩn cụ thể của từng chức danh sẽ giúp cho Học viện chủ động và thuận tiện hơn trong việc chuẩn hóa cán bộ.

Khi bố trí công việc, đa số cán bộ quản lý quan tâm đến việc bố trí nhân lực phù hợp với yêu cầu công việc thông qua việc đánh giá năng lực của nhân viên. Ngoài ra, Học viện cǜng đã đưa ra quy định chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí cụ thể bằng văn bản nhằm giúp mọi người biết được vị trí cǜng như chức năng, nhiệm vụ của mình phải làm gì và là cơ sở để đánh giá cán bộ hàng năm xét thi đua, khen thưởng.

Đi cùng với việc đưa ra các quy định và yêu cầu đối với các vị trí việc làm thì 100% lãnh đạo Học viện đã và đang tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, viên chức, người lao động Học viện đi học tập, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ dưới nhiều hình thức khác nhau.

2.2.1.3. Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo

Ban Giám đốc Học viện rất quan tâm đến việc thực hiện các chỉ tiêu được giao thông qua việc phối hợp với cán bộ quản lý các phòng, bộ môn, đơn vị trực thuộc trong cơ quan cùng nhau thảo luận mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện

tại đơn vị nhằm tìm ra giải pháp tối ưu nhất. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh những vấn đề không phù hợp thì có thể điều chỉnh kịp thời để đạt được mục tiêu.

Là một đơn vị SNCL tự đảm bảo một phần chi thường xuyên nên lãnh đạo Học viện, cán bộ quản lý các phòng, bộ môn, đơn vị trực thuộc rất quan tâm đến việc tuân thủ các quy định của pháp luật trong việc thực hiện các công tác chuyên môn cǜng như quản lý tài chính. Vì thế, cán bộ lãnh đạo các cấp của Học viện luôn có thái độ và hành động đúng đắn trong việc thực hiện các quy định của nhà nước.

2.2.1.4. Cơ cấu tổ chức

Học viện đã xây dựng sơ đồ về cơ cấu tổ chức; về cơ bản sơ đồ cơ cấu tổ chức đã được cập nhật kịp thời khi có sự thay đổi, quyền hạn và trách nhiệm được phân công, quy định đối với từng bộ phận bằng văn bản.

Tuy nhiên, việc phân định chức năng và quyền hạn tại Học viện vẫn còn tình trạng bị chồng chéo.

2.2.1.5. Chính sách nhân sự

Học viện đã xây dựng một hệ thống chính sách nhân sự khá minh bạch, tuân thủ Bộ luật Lao động và khích lệ được tinh thần làm việc của cán bộ, viên chức, người lao động. Đây là một nhân tố mang tính quyết định với việc cán bộ, viên chức, người lao động có gắn bó lâu dài với Học viện và luôn làm việc hăng hái, nhiệt tình cống hiến hết mình vì công việc tại Học viện hay không. Các chế độ đãi ngộ trong Học viện đối với người lao động được thực hiện công bằng, bình đẳng, công khai minh bạch nên khuyến khích được sự tự giác trong làm việc của người lao động. Khi tuyển dụng, Học viện rất quan tâm đến trình độ chuyên môn tay nghề cǜng như đạo đức của người dự tuyển, nhất là những người làm công tác tài chính kế toán thì đạo đức nghề nghiệp được ưu tiên hang đầu. Người cán bộ kế toán không chỉ yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ giỏi mà còn phải có đạo đức tốt, không vì cám dỗ của đồng tiền mà làm lu mờ phẩm chất đạo đức. Thông qua hoạt động tuyển dụng, người quản lý có thể sàng lọc và tuyển được những cá nhân phù hợp, nắm được năng lực của từng người, thông qua đó để phân công nhiệm vụ và quy hoạch, đào tạo được thuận tiện hơn.