Quy Trình Quản Lý Hoạt Động Thu Chi Tài Chính Của Các Đơn Vị Sự Nghiệp Công

nhiệm vụ chính trị được giao vừa đảm bảo nguyên tắc quản lý tài chính.

1.2.4.4. Quy trình quản lý hoạt động thu chi tài chính của các đơn vị sự nghiệp công lập

Quy trình quản lý hoạt động thu chi tài chính của các đơn vị SNCL bao gồm

các bước: lập dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán.

Lập dự toán thu chi

Chấp hành dự toán thu chi

Quyết toán thu chi ngân sách

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 200 trang tài liệu này.

Sơ đồ 1.3. Quy trình quản lý tài chính

Nguồn: Tổng hợp của tác giả

Lập dự toán thu - chi

Lập dự toán thu - chi ngân sách là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu, chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn.

Trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính, cơ sở để lập dự toán thu - chi ngân sách là dựa vào các đặc điểm: Chức năng, nhiệm vụ được giao; Nhiệm vụ của năm kế hoạch; Chế độ chi tiêu tài chính hiện hành, Quy chế chi tiêu nội bộ được phê duyệt; Kết quả hoạt động sự nghiệp, tình hình thu - chi tài chính của năm trước liền kề.

Chấp hành dự toán thu - chi

Chấp hành dự toán là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài chính, hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu - chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị thành hiện thực.

Trên cơ sở dự toán ngân sách được giao, các đơn vị SNCL tổ chức triển khai thực hiện, đưa ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu - chi được giao, đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả.

Quyết toán thu - chi ngân sách

Quyết toán thu - chi ngân sách là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính. Đây là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong kǶ và là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kǶ tiếp theo. Để có thể tiến hành quyết toán thu

- chi, các đơn vị phải hoàn tất hệ thống BCTC và báo cáo quyết toán ngân sách.

1.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi trong đơn vị sự nghiệp công lập

1.3.1. Môi trường kiểm soát

Là những yếu tố của một tổ chức, đơn vị ảnh hưởng đến hoạt động của KSNB hoạt động thu chi và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của KSNB hoạt động thu chi. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rò ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình,… Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của KSNB hoạt động thu chi. Hoạt động thu chi là hoạt động rất quan trọng nhằm đảm bảo cho đơn vị SNCL hoạt động bình thường, thường xuyên, có hiệu quả, hoàn thành được các nhiệm vụ mà Nhà nước đã giao vì vậy xây dựng môi trường kiểm soát tốt, có hiệu quả sẽ làm giảm đáng kể tình trạng thất thoát, tham ô, tham nhǜng, lãng phí, không hiệu quả trong hoạt động thu chi của đơn vị SNCL.

Môi trường kiểm soát phản ánh hình thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của tất cả các thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB, các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm:

* Tính trung thực và giá trị đạo đức

- Tính trung thực và tôn trọng giá trị đạo đức: Trung thực là đức tính quan trọng nhất cần phải có của người làm công tác tài chính kế toán, nhất là những người có phạm vi phần công việc của mình liên quan đến hoạt động thu chi. Xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của người lãnh đạo và đội ngǜ nhân viên, thể hiện qua tất cả các cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước trong mọi thời điểm. Điều này có thể bao gồm việc công bố tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài...

- Thái độ và cách điều hành của người quản lý, của toàn bộ tổ chức trong việc thiết lập các chính sách về kế toán, tài chính của đơn vị; ví dụ như: công khai tài sản, công khai các khoản thu chi, quy chế chi tiêu nội bộ... mang tính công bằng, khách quan, vô tư, không thiên vị...

- Ngoài ra, các tổ chức phải duy trì và chứng minh tính trung thực và giá trị đạo đức; họ phải cho công chúng nhìn thấy được nhiệm vụ và sứ mệnh của mình. Hoạt động của họ phải có đạo đức, kỷ luật, kinh tế và hiệu quả.

- Người quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ quy định, pháp luật. Đồng thời phải loại trừ hoặc giảm thiểu những áp lực khiến cho các nhân viên có thể có những hành vi thiếu trung thực.

* Năng lực nhân viên

- Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả cǜng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập KSNB hoạt động thu chi.

- Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng, thực hiện, duy trì của KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Tất cả mọi người trong một tổ chức liên quan đến kiểm soát nội bộ đều có trách nhiệm cụ thể của mình.

- Các cán bộ quản lý và nhân viên phải duy trì và thể hiện một mức độ kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro và giúp đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; và sự hiểu biết về kiểm soát nội bộ đủ để hoàn thành trách nhiệm của họ. Do đó, việc tuyển dụng những người có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao là rất cần thiết. Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức, đó là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc

* Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo

Thông qua quan điểm, phong cách và thái độ của của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cǜng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan.

* Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức và được thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng bộ phận, từng thành

viên trong bộ phận và mối quan hệ giữa họ với nhau. Cơ cấu tổ chức giúp cho mỗi thành viên hiểu được nhiệm vụ của mình và từng hoạt động cụ thể của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu chung

Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, dù cơ cấu tổ chức như thế nào thì nó cǜng nhằm giúp cho đơn vị thực hiện chiến lược và đạt được mục tiêu đề ra

Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được xây dựng sao cho có thể ngăn ngừa sự vi phạm các quy chế kiểm soát nội bộ và loại được những sai lầm và gian lận.

Cơ cấu tổ chức bao gồm:

- Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo. Mỗi cấp quản lý tự ý thức được quyền hạn của mình tới đâu.

- Hệ thống báo cáo phù hợp với đơn vị, thiết lập quy trình báo cáo kịp thời, kết quả thực hiện để đạt mục tiêu đề ra.

- Trong cơ cấu tổ chức cǜng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, được tổ chức độc lập đối với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.

* Chính sách nhân sự

Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Để kiểm soát được hữu hiệu thì khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết. Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật. Việc ra quyết định tuyển dụng nhân viên phải đảm bảo được về tư cách đạo đức cǜng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao.

Người lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể. Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cǜng cần được quan tâm.

1.3.2. Đánh giá rủi ro hoạt động thu chi

Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kǶ tổ chức, đơn vị nào cǜng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên

trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống KSNB hoạt động thu chi cần có phần xác định các rủi ro.

* Nhận diện rủi ro

Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro trong từng hoạt động và rủi ro toàn đơn vị. Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị. Một khi đơn vị nhân diện được rủi ro trong hoạt động của mình thì nguy cơ không đạt được mục tiêu sẽ giảm đi đáng kể.

Đối với khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó, bao gồm các chỉ tiêu được giao trong kế hoạch đơn vị.

Trong hoạt động thu chi của đơn vị SNCL, cần nhận diện rủi ro ở cả hoạt động thu và hoạt động chi:

- Hoạt động động thu:

+ Thu sai, thu không đúng chế độ quy định, để thất thoát nguồn thu;

+ Cơ sở pháp lý có sơ hở để cán bộ thu tham ô, tham nhǜng.

- Hoạt động chi;

+ Chi sai mục đích, lãng phí, chi không có hiệu quả;

+ Chi không đúng định mức theo quy định;

+ Kiểm soát chi không chặt chẽ, có hiện tượng tiêu cực trong hoạt động chi.

* Đánh giá rủi ro

Để kiểm soát được rủi ro, vấn đề quan trọng không chỉ là nhận ra các rủi ro tồn tại, mà còn là đánh giá tầm nghiêm trọng, tác hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro. Trên thực tế, không thể loại bỏ tất cả rủi ro mà chỉ giới hạn rủi ro xảy ra ở mức chấp nhận được. Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể và ít có khả năng xảy ra thì không cần quan tâm nhiều. Ngược lại, một rủi ro gây ảnh hưởng lớn và khả năng xảy ra cao thì đơn vị phải chú ý.

Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Để đánh giá rủi ro một cách có hệ thống, cần phải xây dựng các tiêu chí đánh giá, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, từ đó phân bổ nguồn lực để đối phó rủi ro.

Cần đánh giá rủi ro một cách chính xác trong hoạt động thu chi để phát triển các biện pháp đối phó. Cần đánh giá mức độ ảnh hưởng nếu rủi ro về hoạt động thu

chi xảy ra, biện pháp ngăn chặn đối phó nếu rủi ro ấy xảy ra. Rủi ro có thể rất nghiêm trọng nếu đơn vị không có giải pháp phòng ngừa và đối phó.

* Phát triển các biện pháp đối phó

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro:

- Phân tán rủi ro: chuyển một phần hay toàn bộ hậu quả do rủi ro gây ra từ tổ chức này sang tổ chức khác bằng cách trả một khoản phí.

- Chấp nhận rủi ro: trong trường hợp lợi ích mang lại lớn hơn thiệt hại do rủi ro gây ra từ công việc đó tác động.

- Tránh né rủi ro: không thực hiện các công việc có thể xảy ra rủi ro. Ưu điểm là tránh được tất cả các rủi ro nhưng lại mất đi một số cơ hội.

- Xử lý hạn chế rủi ro: giảm tác hại do rủi ro gây ra. Biện pháp này chỉ áp dụng đối với những rủi ro không thể tránh được.

Trong phần lớn các trường hợp rủi ro phải được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.

Phát triển các biện pháp đối phó với rủi ro trong hoạt động thu chi:

- Hoạt động thu:

+ Cần có cơ chế quản lý nguồn thu chặt chẽ không còn sơ hở để cán bộ làm công tác thu có muốn cǜng không thể tham ô, tham nhǜng tiêu cực được.

+ Công khai các khoản thu, định mức thu, hồ sơ chứng từ sử dụng để các cá nhân có liên quan biết và thực hiện.

+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nguồn thu.

- Hoạt động chi:

+ Quy định rò danh mục, định mức chi cụ thể, rò ràng trong Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

+ Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, người đề xuất không phải là người thực hiện mua sắm.

+ Quy định về hồ sơ, chứng từ rò ràng, hạn chế thông đồng gửi giá giữ người mua và người bán.

+ Công khai Quy chế chi tiêu nội bộ để toàn thể cán bộ, nhân viên trong đơn

vị đều được góp ý, nắm và thực hiện được.

Khi môi trường thay đổi (các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà nước, công nghệ, luật pháp …) dẫn đến rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cǜng cần thường xuyên xem xét lại và điều chỉnh theo từng thời kǶ.

1.3.3. Hệ thống thông tin và truyền thông

Để nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thì thông tin và truyền thông là

điều kiện không thể thiếu, rất cần thiết để thực hiện mục tiêu của KSNB.

* Thông tin

Điều kiện đầu tiên đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy là thông tin phải được ghi chép kịp thời, phân loại đúng các nghiệp vụ và sự kiện, được chuyển đi dưới những biểu mẫu và lộ trình bảo đảm nhân viên thực hiện chức năng trong KSNB. Do đó, KSNB đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phải lập các chứng từ đầy đủ. Khả năng ra quyết định của các nhà lãnh đạo bị ảnh hưởng bởi chất lượng của những thông tin như tính thích hợp, tính kịp thời, cập nhật, chính xác và có thể sử dụng được. Như vậy, không phải bất kǶ tin tức nào cǜng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:

- Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống.

- Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị.

- Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống, giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện.

- Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ.

Một hệ thống thông tin thích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động tài chính kế toán theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính, những vấn đề tuân thủ hỗ trợ cho việc điều hành và kiểm soát những hoạt động. Nó không chỉ bao gồm những dữ liệu bên trong mà còn xem xét các thông tin bên ngoài, những điều kiện và hoạt động cần thiết ra quyết định và báo cáo.

Hoạt động thu chi liên quan đến mọi mặt hoạt động của đơn vị nên cần thông

tin đến cán bộ, nhân viên toàn đon vị hiểu rò để thực hiện tốt hoạt động thu chi. Mỗi

cán bộ, nhân viên khi tiếp nhận thông tin chính xác sẽ giúp hoạt động thu chi của

đơn vị được lành mạnh và thuận lợi.

Đơn vị cần đưa Quy chế chi tiêu nội bộ lên trang web của mình (phần nội bộ)

để mọi cá nhân đều được biết và thực hiện theo đúng quy định của đơn vị.

* Truyền thông

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin. Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổ chức.

Các cá nhân nhận được thông báo rò ràng từ lãnh đạo về trách nhiệm của bản thân trong KSNB. Họ phải hiểu được vai trò của mình đối với hệ thống KSNB, đối với các thành viên khác trong tổ chức. Ngoài ra, cǜng cần có sự truyền thông hiệu quả từ bên ngoài tổ chức.

1.3.4. Hệ thống kiểm soát

Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng, là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của người quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Do đó, để cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa thông thường là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.

* Thủ tục phân quyền và xét duyệt

Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rò ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo. Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên thực hiện đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật.

* Phân chia trách nhiệm

Một cá nhân không thể nào khách quan để thấy được hết các sai phạm. Nếu các chức năng tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận. Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì cần phải phân công các chức năng công việc riêng biệt