Đánh Giá Thực Trạng Kiểm Soát Nội Bộ Hoạt Động Thu Chi Tại Học Viện Y

Sau khi tuyển dụng, Học viện đã có những chính sách, biện pháp để phát triển đội ngǜ nhân lực trung thực và có trình độ chuyên môn tốt thông qua nhiều hình thức khác nhau.

Bên cạnh đó, Học viện cǜng thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn, hội thảo, đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên. Cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo chuyên môn nâng cao (ngắn hạn và dài hạn) tại các Trường, Học viện, Trung tâm Đào tạo,… Thường xuyên phối hợp với các đơn vị liên quan mở các lớp tập huấn chuyên môn ngắn hạn.

Song song với công tác tuyển dụng, đào tạo về chuyên môn và nghiệp vụ, Học viện đã xây dựng quy chế khen thưởng và kỷ luật rò ràng và thông tin đến cán bộ, viên chức, người lao động trong đơn vị biết để thực hiện.

Tuy nhiên, vẫn còn một bộ phận cán bộ, nhân viên chưa nhận biết được hành động sai phạm so với quy định sẽ phải chịu các biện pháp như nhắc nhở, cảnh cáo, phạt, sa thải... tùy theo mức độ vi phạm. Ngoài ra, công tác quy hoạch cán bộ thay thế các vị trí quan trọng của đơn vị khi cần thiết còn hạn chế. Các nhân viên còn chưa thực sự sẵn sàng để thay thế các vị trí quan trọng khi cần thiết. Đa số nhân sự cán bộ quản lý đã gần đến tuổi hưu và với tình trạng nguồn nhân sự như hiện nay thì cần có các biện pháp phù hợp để tạo nguồn thay thế.

2.2.2. Đánh giá rủi ro

Đối với mục tiêu hàng năm, Học viện đã có xây dựng mục tiêu chung cho toàn đơn vị và mục tiêu về hoạt động, mục tiêu về tài chính, mục tiêu về chấp hành; đối với việc xây các mục tiêu riêng cụ thể đối với từng phòng, bộ môn, đơn vị trực thuộc. Tuy vậy, vẫn còn một số phòng, bộ môn, đơn vị trực thuộc vẫn cho rằng việc xây dựng các mục tiêu còn mang nặng tính hình thức.

Bên cạnh đó, Học viện chưa thường xuyên nhận dạng và phân tích nguy cơ rủi ro trong hoạt động của đơn vị và cǜng chưa xây dựng được cơ chế nhận dạng những vấn đề, những thay đổi có ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị. Điều này dẫn đến công tác đánh giá rủi ro của Học viện cǜng như việc đưa ra các biện pháp nhằm giảm thiểu tác hại của các rủi ro còn gặp nhiều khó khăn, bởi sau khi nhận dạng được các rủi ro đe dọa đến mục tiêu của đơn vị thì mới tiến hành

phân tích và đánh giá rủi ro. Từ đánh giá rủi ro, xác định được mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro để đưa ra các biện pháp, kế hoạch ứng phó phù hợp.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 200 trang tài liệu này.

Học viện chưa đánh giá rủi ro trong kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi một cách đúng mức theo mức độ nghiêm trọng của nó. Ví dụ: Phiếu thu chưa có chữ ký kịp thời của Kế toán trưởng và Thủ trưởng đon vị sẽ gây tình trạng tạm thời chiếm dụng tạm thời tiền của đơn vị (chưa nhập kịp thời vào Thủ quỹ). Không kiểm tra quỹ tiền mặt thường xuyên liên tục nên Thủ quỹ có thể tạm thời sử dụng tiền của đơn vị vào việc riêng. Các khoản chi mua sắm có giá trị dưới 100 triệu đồng chủ yếu bằng hình thức chào hàng cạnh tranh (sử dụng 3 báo giá của 3 đơn vị có khả năng cung cấp, chọn báo giá có giá thấp nhất) điều này gây tình trạng thông đồng của 3 đơn vị báo giá, Học viện phái mua hang có giá cao, chất lượng lại không tốt, cán bộ thực hiện mua sắm có cơ hội tham ô, tham nhǜng.

2.2.3. Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc chung làm cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Còn thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực hiện chính sách kiểm soát.

Học viện đã xây dựng chính sách kiểm soát với những nguyên tắc cần làm; những quy định để thực thi chính sách kiểm soát một cách cụ thể. Đồng thời, thường xuyên đánh giá tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát và đưa ra các giải pháp điều chỉnh đối với từng thời điểm. Tuy nhiên, công tác đánh giá hoạt động kiểm soát cǜng như các giải pháp điều chỉnh chưa thực sự hữu hiệu.

Học viện đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý tài chính: Hiện tại Học viện đang sử dụng phần mềm kế toán DAS 10.0 và phần mềm thu học phí riêng.

- Phần mềm kế toán DAS 10.0 giúp Học viện quản lý tài chính theo đúng quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Sau giai đoạn lập và luân chuyển chứng từ kế toán, kế toán viên định khoản vào chứng từ nhập vào phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào sẽ tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết có liên quan các báo cáo kế toán. Hàng quý nộp báo cáo lên cấp trên theo đúng thời gian quy định. Việc đối chiếu số liệu tra trên máy tính hoặc sau khi đã in ra giấy

- Phần mềm thu học phí có các tính năng xuyên suốt quá trình từ lúc sinh viên nhập học đến khi tốt nghiệp ra trường. Việc cập nhật thông tin sinh viên lúc mới nhập trường, các khoản phải nộp theo quy định hàng năm do phòng Công tác chính trị và quản lý sinh viên thực hiện. Phòng Tài chính Kế toán căn cứ vào dữ liệu đã được cập nhật sẽ tiến hành thu học phí, các khoản phải nộp theo quy định, xuất hóa đơn cho sinh viên. Việc áp dụng phần mềm giúp Học viện quản lý chặt chẽ và chính xác hơn về các khoản thu, đồng thời giúp lưu trữ và sao lưu dự phòng tốt. Bên cạnh đó, Học viện cǜng đã triển khai cài đặt phần mềm diệt virus cho toàn bộ hệ thống máy tính đảm bảo ngăn chặn sự xâm nhập của virus tự động.

Để hoạt động kiểm soát có hiệu quả thì một cá nhân không được tham gia thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ cǜng như kiêm nhiệm chức năng ở các khâu quan trọng. Hiện tại, việc phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt, thực hiện, ghi chép, bảo vệ tài sản của Học viện chưa đảm bảo, vẫn còn tình trạng còn phân công cán bộ kiêm nhiệm các chức năng trên;

Quy trình luân chuyển chứng từ tương đối khoa học, phù hợp với đặc thù của Học viện và quy định của công tác kế toán hiện hành. Hồ sơ được lưu trữ có đánh số thứ tự, vào sổ theo dòi, lưu trữ, ngăn nắp, dễ tìm. Học viện đã sử dụng phần mềm kế toán và hồ sơ chứng từ được đánh số theo quy định trước khi vào sổ sách, các phòng, bộ môn kiểm tra số liệu đối chiếu thực tế và ghi chép sổ sách, nhập vào phần mềm; Các chứng từ kế toán dược ghi chép trung thực, chính xác và được phê duyệt; tất cả dữ liệu được xử lý chính xác, các báo cáo kết xuất đầy đủ.

2.2.4. Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện, nền tảng cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam lĩnh vực thông tin và truyền thông của Học viện được đánh giá khá tốt, điều đó có được là do tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam các mục tiêu của đơn vị và các chỉ tiêu hàng năm được công bố rộng rãi thông qua Hội nghị cán bộ, viên chức, người lao động. Cùng với đó, các tập thể, cá nhân đạt thành tích xuất sắc trong công việc được Ban Giám đốc biểu dương hoặc trao thưởng trong Hội nghị tổng kết nhằm tạo động lực, khích lệ người lao động luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Học viện đã thiết kế website riêng và ngày càng được nâng cấp tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng dễ cập nhật, trong đó có trang nội bộ. Tất cả các quy định về thu, chi, quản lý tài chính đều được đăng tải công khai trên website giúp cán bộ, viên chức, người lao động tìm hiểu và thực hiện. Quy chế chi tiêu nội bộ được Học viện xây dựng và liên tục được cập nhật qua các vă bản quy phạm pháp luật về quản lý tài chính của các cơ quan quản lý Nhà nước (Phòng Tài chính Kế toán là đầu mối soạn thảo, được lấy ý kiến của từng phòng ban, bộ môn, đơn vị trực thuộc và Hội nghị cán bộ, viên chức, người lao động toàn Học viện, sau đó trình Ban Giám đốc Học viện ký thông qua để thực hiện)

Đối với các thông tin về tài chính, Học viện thực hiện tốt việc công khai theo Thông tư 61/2017/TT-BTC ngày 15/06/2017 và Thông tư số 90/2018/TT-BTC ngày 28/09/2018 sửa đổi, bổ sung một số điều Thông tư 61/2017/TT-BTC ngày 15/06/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn về công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.

Bên cạnh việc truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, lãnh đạo Học viện cǜng quan tâm đến việc thu nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới thông qua việc khuyến khích nhân viên cấp dưới báo cáo những điều không phù hợp cho cấp quản lý.

Tuy nhiên, bên cạnh việc thực hiện tốt công tác thông tin và truyền thông trong nội bộ đơn vị thì công tác thông tin và truyền thông đến nhân dân về lĩnh vực đào tạo của Học viện còn chưa đạt được kết quả như mong đợi.

2.2.5. Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát. Giám sát giúp cho người quản lý biết được KSNB có vận hành đúng như thiết kế không, KSNB cần phải thay đổi hay điều chỉnh gì để đáp ứng đúng yêu cầu, mục đích đặt ra.

Việc giám sát KSNB của Học viện được thực hiện thông qua việc kiểm tra quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức, của các phòng, bộ môn, đơn vị trực thuộc. Ban Giám đốc Học viện đã áp dụng nhiều hình thức kiểm tra như: Họp giao ban hàng tuần vào chiều thứ 5 để nghe báo cáo tiến độ thực hiện công việc, xét duyệt trực tiếp các vấn đề quan trọng, giám sát định kǶ (theo tuần, tháng, quý …). Ngoài ra, Học viện còn thực hiện công khai các hoạt động để toàn thể cán bộ, viên chức, người lao

động cùng với người dân tham gia vào công tác giám sát. Để mỗi viên chức, người lao động và mỗi người dân đều là một nhân tố tham gia vào quá trình giám sát.

Ban Thanh tra nhân dân được bầu qua Hội nghị cán bộ, viên chức, người lao động có nhiệm kǶ 2 năm là cơ quan thuộc Công đoàn Học viện. Ban Thanh tra nhân dân có nhiệm vụ và quyền hạn quy định tại Luật Thanh tra và Nghị định số 159/2016/NĐ-CP ngày 29 tháng 11 năm 2016 của Chính phủ. Ban Thanh tra nhân dân của Học viện có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

- Giám sát tập thể và cá nhân theo quy định, khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì kiến nghị người có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật và giám sát việc thực hiện kiến nghị đó;

- Xác minh những vụ việc do người đứng đầu đơn vị giao;

- Tham gia việc thanh tra, kiểm tra tại đơn vị theo đề nghị của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; cung cấp thông tin, tài liệu, cử người tham gia khi được yêu cầu;

- Kiến nghị với người đứng đầu đơn vị xử lý vi phạm theo thẩm quyền và khắc phục sơ hở, thiếu sót được phát hiện qua hoạt động giám sát, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cán bộ, viên chức, người lao động;

- Kiến nghị với Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở và người đứng đầu đơn vị các hình thức động viên, biểu dương, khen thưởng cán bộ, viên chức, người lao động phát hiện sai phạm và có thành tích trong công tác.

Ban Thanh tra nhân dân của Học viện hoạt động tương đối hiệu quả, giúp Học viện Giám sát tất cả các mặt hoạt động, nhất là hoạt động thu chi tài chính và sử dụng tài sản.

Tuy nhiên, công tác xây dựng bảng điểm giám sát của Học viện vẫn còn chưa thực sự nghiêm túc, mang nặng tính hình thức. Việc cập nhật và đưa ra các giải pháp giám sát phù hợp còn chậm trễ, chưa đáp ứng được yêu cầu.

Sau các đợt giám sát, Học viện thực hiện lập báo cáo, nêu ra các yếu kém của KSNB và đưa ra các biện pháp khắc phục. Công tác công khai tài chính và những thông tin trong đơn vị được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

Báo cáo công tác tự kiểm tra Tài chính - Kế toán các năm 2017; 2018; 2019

(Phụ lục 2.5; Phụ lục 2.6; Phụ lục 2.7)

2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam

2.3.1. Kết quả đạt được

* Về môi trường kiểm soát

- Học viện đã xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ và liên tục được cập nhật theo các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Quy chế chi tiêu nội bộ được công khai, lấy ý kiến dân chủ tại Hội nghị cán bộ, viên chức, người lao động hàng năm (Phụ lục 2.8).

- Học viện đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý sinh viên. Sử dụng các phần mềm quản lý sinh viên, quản lý tài chính. Bên cạnh đó, Học viện cǜng đã triển khai cài đặt phần mềm diệt virus đảm bảo ngăn chặn sự xâm nhập của virus tự động.

- Quy trình luân chuyển chứng từ tương đối khoa học, phù hợp với đặc thù của Học viện và quy định của công tác kế toán hiện hành. Hồ sơ được lưu trữ có đánh số thứ tự, vào sổ theo dòi, lưu trữ, ngăn nắp, dễ tìm.

- Học viện đã sử dụng phần mềm kế toán và hồ sơ chứng từ được đánh số theo quy định trước khi vào sổ sách, các phòng, bộ môn, đơn vị trực thuộc kiểm tra số liệu đối chiếu thực tế và ghi chép sổ sách, nhập vào phần mềm; Các chứng từ kế toán dược ghi chép trung thực, chính xác và được phê duyệt; tất cả dữ liệu được xử lý chính xác, các báo cáo kết xuất đầy đủ.

* Về đánh giá rủi ro

Học viện đã đánh giá được rủi ro hoạt động thu chi một cách tương đối đầy đủ. Các rủi ro hoạt động thu chi tương đối đa dạng. Ví dụ, rủi ro trong hoạt động thu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn thu của đơn vị, như thu thiếu, thu không kịp thời về quỹ, thất thu,... Rủi ro trong hoạt động chi, như chi sai mục đích, chi lãng phí, chi không đúng chế độ,…

* Về hoạt động kiểm soát

Học viện đã xây dựng hoạt động kiểm soát khá hoàn thiện, nhiều văn bản quy định tương đối chi tiết về thủ tục kiểm soát ở các nội dung: Kiểm soát dự toán ngân sách Nhà nước giao hàng năm; kiểm soát các khoản thu sự nghiệp và thu khác tại đơn vị; kiểm soát các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên; kiểm soát

các khoản chi cho con người và chi nghiệp vụ chuyên môn; kiểm soát chi nghiên cứu khoa học, chi xây dựng cơ bản; quản lý tài sản; quản lý quá trình mua sắm tài sản, vật tư trang thiết bị; kiểm soát các nghiệp vụ lập dự toán, thực hiện dự toán và quyết toán ngân sách.

* Về thông tin và truyền thông

Học viện thực hiện tốt công tác thông tin truyền thông trong nội bộ đơn vị. Trong mỗi lần tổ chức Hội nghị cán bộ, viên chức hàng năm, Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị đều được sửa đổi, bổ sung cập nhật những chính sách và chế độ mới, mọi người đều được dân chủ góp ý kiến thảo luận để đi đến thống nhất sửa đổi, bổ sung Quy chế chi tiêu nội bộ. Sau khi được sửa đổi, bổ sung, Quy chế chi tiêu nội bộ được đăng tải trên trang web của Học viện để mọi người cùng biết và thực hiện

* Về hoạt động giám sát

Học viện thực hiện công khai các hoạt động để toàn thể cán bộ, viên chức, người lao động cùng với người dân tham gia vào công tác giám sát. Để mỗi viên chức, người lao động và mỗi người dân đều là một nhân tố tham gia vào quá trình giám sát. Công tác công khai tài chính và những thông tin trong đơn vị được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

Ban Thanh tra nhân dân của Học viện hoạt động tương đối có hiệu quả. Các thành viên của Ban Thanh tra nhân dân đã được tập huấn về nghiệp vụ thanh tra kiểm soát. Học viện đã thực hiện công khai công tác tài chính nên tất cả mọi người trong Học viện đều nắm bắt được tổng và chi tiết các nguồn thu và khoản mục chi của đơn vị.

2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân

2.3.2.1. Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, KSNB hoạt động thu chi của Học viện

đang trong quá trình hoàn thiện nên vẫn có một số hạn chế như:

* Về môi trường kiểm soát

- Quy chế chi tiêu nội bộ: Mặc dù Học viện đã xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, song việc nghiên cứu, ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ thường tập trung vào việc nâng cao thu nhập cho giảng viên, cán bộ nhân viên, các vấn đề liên quan đến

phục vụ đào tạo và nâng cao cơ sở vật chất cho nhà trường chưa được chú trọng

đúng mức.

- Lãnh đạo đôi khi chỉ quan tâm nhiều đến công tác chuyên môn (công tác đào tạo), chưa dành thời gian nhiều để nghiên cứu về lĩnh vực tài chính nên sự am hiểu để chỉ đạo về công tác tài chính kế toán chưa cao, chưa đạt hiệu quả như mong đợi.

- Một số cán bộ, viên chức, người lao động xem công tác tài chính kế toán là của riêng Phòng Tài chính Kế toán nên nhận thức trong việc góp ý, hoàn thiện về công tác này còn hạn chế.

- Việc bố trí nhân sự làm công tác tài chính kế toán có liên quan đến hoạt động thu chi chưa thật sự hợp lý.

* Về đánh giá rủi ro

Học viện chưa đánh giá rủi ro hoạt động thu chi một cách đúng mức, vì vậy rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong hoạt động thu chi

- Hoạt động thu: Lãnh đạo dường như chỉ tập trung ký kịp thời vào các chứng từ chi, còn các chứng từ chi thường ký rất lâu sau khi kế toán thu lập phiếu và thủ quỹ thu tiền. Cùng với việc không kiểm kê quỹ một cách thường xuyên hoặc kiểm tra trên sổ sách, giấy tờ sẽ gây rủi ro vì thủ quỹ có thể lợi dụng dùng tiền của tập thể tạm thời chi tiêu vào việc riêng hoặc cho vay không có khả năng đòi nợ được, khi đó sẽ rất phức tạp trong việc xử lý tình huống.

- Hoạt động chi: Tuy đã đưa phần lớn việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho công tác chuyên môn vào đấu thầu công khai (đấu thầu qua mạng) để lựa chọn nhà thầu có uy tín, giá cả hợp lý cung cấp nhưng việc đấu thầu vẫn có kẽ hở, vẫn còn tồn tại tình trạng một số nhà thầu được lựa chọn có mối quan hệ, khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ chất lượng không đạt như mong đợi, hồ sơ giấy tờ thiếu, các mặt hàng nhập khẩu nhà thầu không phải đon vị nhập khẩu trực tiếp nên thủ tục hồ sơ giấy tờ phức tạp, lòng vòng. Việc mua sắm không qua đấu thầu chủ yếu sử dụng hình thức chào hàng cạnh tranh (3 đơn vị có khả năng cung cấp gửi báo giá, lựa chọn đơn vị có giá thấp nhất) điều này rủi ro cho đơn vị vì người được giao nhiệm vụ mua sắm lại là người đi lấy báo giá sẽ lấy 3 báo giá của người quen hoặc thông đồng với người quen có khả năng cung cấp xin thêm 02 báo giá cạnh tranh giá cao