Đánh Giá Thực Trạng Kiểm Soát Nội Bộ Hoạt Động Thu, Chi Tại Bệnh Viện

toán phối hợp cùng đơn vị có liên quan tìm ra nguyên nhân chênh lệch và có báo cáo với Ban Giám đốc.

Đối với các hoạt động giám sát bên ngoài, Bệnh viện thường xuyên đón tiếp các đoàn kiểm tra của Cục Quản lý Khám chữa bệnh (Bộ Y tế). Đánh giá chất lượng bệnh viện là công việc định kǶ hàng năm của Ngành Y tế, để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các hoạt động chuyên môn, cung cấp dịch vụ khám, chữa bệnh của bệnh viện; đánh giá thực trạng chất lượng hoạt động và cung cấp dịch vụ khám, chữa bệnh, làm cơ sở xây dựng kế hoạch cải tiến chất lượng bệnh viện; sơ bộ xếp loại chất lượng hoạt động và dịch vụ khám, chữa bệnh và cung cấp căn cứ xét thi đua, khen thưởng. Đây là hoạt động kiểm tra để nhìn nhận, tìm hiểu, đánh giá công tác cải tiến chất lượng bệnh viện, với tinh thần không chú trọng quá nhiều đến điểm số cao hay thấp, mà thực chất tìm ra những ưu điểm để phát huy và những hạn chế để cải tiến, khắc phục, nâng cao chất lượng bệnh viện, tăng sự hài lòng của người bệnh.

Các cán bộ của Đoàn kiểm tra cǜng đánh giá cao việc đặt hòm thư góp ý tại Bệnh viện. Hòm thư được đặt ở tất cả các tầng, mỗi tầng có từ 1 đến 2 hòm thư với hình thức bắt mắt, được đặt ở chỗ đông người qua lại, dễ nhìn. Ngoài ra với sự phát triển của công nghệ thông tin, người bệnh có thể phản ánh những vấn đề không hài lòng, đóng góp ý kiến cho sự phát triển của Bệnh viện thông qua trang facebook chính thức của Bệnh viện. Các phản ánh của người bệnh sẽ được Phòng Tổ chức Hành chính tổng hợp và báo cáo Ban Giám đốc trong giao ban hàng ngày.

2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại bệnh viện Tuệ Tĩnh

2.3.1. Những kết quả đạt được

2.3.1.1. Môi trường kiểm soát

- Tính trung thực và giá trị đạo đức:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 125 trang tài liệu này.

Bệnh viện đã xây dựng môi trường văn hóa của tổ chức nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức. Lãnh đạo các đơn vị đã ban hành chính thức quy tắc ứng xử đối với các cán bộ công chức, viên chức. Đặc biệt, các bộ phận tiếp xúc trực tiếp với người dân (các khoa, phòng trong bệnh viện) còn được tập huấn về kỹ năng giao tiếp. Bệnh viện có ban hành những quy định về đạo đức nghề nghiệp

thông qua việc xây dựng và ban hành Quy tắc giao tiếp và ứng xử có tính bắt buộc chung đối với toàn thể nhân viên trong tổ chức xây dựng các hướng dẫn về đạo đức.

- Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo

Lãnh đạo đơn vị rất quan tâm đến việc thực hiện các chỉ tiêu được giao thông qua việc phối hợp với cán bộ chủ chốt trong cơ quan cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị nhằm tìm ra giải pháp thực hiện tối ưu nhất. Đơn vị rất quan tâm đến việc tuân thủ các quy các quy định của nhà nước. Ban lãnh đạo thường xuyên tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên.

- Cơ cấu tổ chức

Bệnh viện có xây dựng sơ đồ về cơ cấu tổ chức, sơ đồ tổ chức được cập nhật kịp thời khi có thay đổi. Quyền hạn và trách nhiệm phân chia và quy định cho từng bộ phận bằng văn bản, có xây dựng quy trình làm việc hàng ngày của từng phòng ban, khoa phòng. Bệnh viện có cập nhật và vận dụng kịp thời khi có thay đổi các quy định chuyên môn.

- Năng lực nhân viên

Bệnh viện xây dựng chi tiết tiêu chuẩn cho từng nhiệm vụ dựa vào quy định hiện hành. Điều này giúp việc tuyển dụng được thực hiện công bằng, minh bạch và người được tuyển dụng sẽ đáp ứng được yêu cầu công việc, giảm được chi phí đào tạo lại. Bên cạnh đó, dựa vào tiêu chuẩn của từng chức danh sẽ giúp cho cơ quan chủ động và thuận lợi cho việc chuẩn hóa cán bộ, đặc biệt là các đối tượng thuộc diện quy hoạch. Khi bố trí công việc, phù hợp với yêu cầu công việc thông qua việc đánh giá năng lực của nhân viên. Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ bằng nhiều hình thức.

- Chính sách nhân sự

Nhờ có chính sách tuyển dụng tốt, nhà quản lý bước đầu sàn lọc và tuyển dụng được những nhân viên phù hợp, biết được năng lực họ, từ đó công việc phân công nhiệm vụ, quy hoạch đào tạo được dễ dàng, thuận tiện.

Song song với công tác đào tạo về chuyên môn và đạo đức, đơn vị có xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật rò ràng và nó được truyền đạt đến tất cả các cán bộ viên chức trong đơn vị biết để thực hiện.

2.3.1.2. Đánh giá rủi ro

Bệnh viện có xây dựng mục tiêu toàn đơn vị, xây dựng mục tiêu các khoa phòng để thực hiện, có mục tiêu về hoạt động, về tài chính, về tuân thủ.

Khi xây dựng mục tiêu, đơn vị đều quan tâm đến mục tiêu hoạt động để hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn được giao. Bên cạnh đó đơn vị cǜng nhận diện, đánh giá được đa phần các rủi ro trong hoạt động điều hành bệnh viện.

2.3.1.3. Hoạt động kiểm soát

Hiện tại Bệnh viện cǜng đã xây dựng các hoạt động kiểm soát khá hoàn chỉnh với nhiều văn bản quy định khá chi tiết về thủ tục kiểm soát ở các nội dung: Trong đó có kiểm soát các nguồn kinh phí, kiểm soát tiền lương và các khoản trích theo lương, kiểm soát các khoản thu, chi ngân sách Nhà nước, quản lý tài sản, kiểm soát quá trình mua sắm tài sản, mua sắm vật tư, kiểm soát các nghiệp vụ lập dự toán và quyết toán ngân sách.

2.3.1.4. Thông tin và truyền thông

Đơn vị thực hiện tốt công tác thông tin và truyền thông trong nội bộ đơn vị, đặc biệt công tác thông tin truyền thông đến người dân trong công tác phòng, chống dịch bệnh. Lãnh đạo đã xác định thông tin và truyền thông là một trong những giải pháp hữu hiệu để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

2.3.1.5. Giám sát

Đơn vị thường xuyên giám sát tiến độ thực hiện công việc, hoạt động, với nhiều hình thức giám sát khác nhau. Ngoài ra, đơn vị còn thực hiện việc công khai để người dân cùng tham gia giám sát. Hiện nay cơ quan đang thực hiện tốt việc công khai như: mức thu phí lệ phí, quy trình khám bệnh.

2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân

2.3.2.1. Những hạn chế

 Môi trường kiểm soát

Lãnh đạo đơn vị chưa quan tâm đến việc rà soát để xác định xem có tồn tại những áp lực và cơ hội để nhân viên trong đơn vị phải hành xử trái quy định

Tại cơ quan vẫn còn có cán bộ không đủ năng lực, chưa có đưa ra các biện pháp xử lý triệt để đối với những cán bộ không đủ năng lực.

Ban giám đốc chưa mạnh dạn xử lý một số trường hợp vi phạm như: chưa hoàn thành công việc, đi trễ về sớm, bỏ trực, vắng mặt trong giờ làm việc…

Cơ quan chưa thường xuyên kiểm tra, giám sát. Nhiều văn bản quản lý đã ban hành nhưng không phù hợp và chưa được điều chỉnh kịp thời.

Cơ cấu tổ chức phân định chức năng quyền hạn bị chồng chéo nhau

Nhân sự hiện nay đa số đã gần đến tuổi hưu và với tình trạng nguồn nhân sự như hiện nay có chỗ thừa có chỗ thiếu thì ở một số vị trí sẽ khó để đào tạo dự nguồn.

 Đánh giá rủi ro

Đơn vị có xây dựng kế hoạch, mục tiêu nhưng chỉ mang hình thức, khi xây dựng mục tiêu chưa quan tâm đúng mức đến mục tiêu tuân thủ. Đơn vị chưa thực hiện nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro do họ chưa biết đánh giá rủi ro đặc biệt là đánh giá rủi ro theo phương pháp định lượng.

Lãnh đạo đơn vị vẫn còn có quan điểm là nếu thực hiện không đạt chỉ tiêu thì sẽ đề nghị điều chỉnh, xây dựng các chỉ tiêu thấp hơn so với khả năng.

 Hoạt động kiểm soát

Lập dự toán ngân sách năm chưa được coi trọng đúng mức, còn mang tính hình thức và thiếu căn cứ khoa học. Dự toán ngân sách năm chưa thực sự là công cụ để giám sát việc chi tiêu tại đơn vị.

Việc lập kế hoạch kinh phí cho từng năm cụ thể còn bị động vì chưa đưa ra được một mức khoán cụ thể về vật tư y tế cho các khoa chuyên môn và gặp phải một số vướng mắc nhất định trong quá trình thực hiện cǜng như gây ra một số khó khăn khi kiểm soát những hoạt động này. Thời gian xây dựng dự toán vào đầu quý 3 của năm trước vì vậy bệnh viện chưa đánh giá được tình hình thực hiện của năm trước để làm căn cứ xây dựng dự toán cho năm sau như các khoản chi về nghiệp vụ chuyên môn, dịch vụ công cộng, các khoản tiết kiệm để trích lập các quỹ.

Bệnh viện mới chỉ đưa vào dự toán được nguồn thu viện phí còn các nguồn thu khác không xác định được.Thuyết minh dự toán còn sơ sài, chung chung chưa nêu rò các vướng mắc của năm trước khi thực hiện dự toán, cǜng như các kiến nghị và các biện pháp khắc phục.

Bộ phận kế toán đơn vị chưa tổ chức được hệ thống thông tin nội bộ định kǶ, kịp thời phục vụ cho công tác điều hành của lãnh đạo đơn vị. Việc phân loại, sắp

xếp chứng từ, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán chưa hợp lý, gây khó khăn cho việc tra cứu và chưa bảo đảm chắc chắn việc ngăn ngừa những hành động có thể làm mất mát, hư hỏng chứng từ kế toán.Chứng từ kế toán được lưu trữ đã hết hạn lưu trữ đến nay chưa làm các thủ tục hủy .Chính vì vậy việc quản lý bảo quản chứng từ gặp rất nhiều khó khăn.

Việc sử dụng phần mềm kế toán còn nhiều vấn đề trong bước lập trình mà đơn vị chưa kiểm soát được. Nên khi làm báo cáo quyết toán năm vẫn còn nhiều bảng biểu chưa phù hợp với đơn vị, chưa đúng theo quy định của Bộ Tài chính

Các thủ tục kiểm soát đối với từng chu trình nghiệp vụ được thiết lập khá chặt chẽ song do những điều kiện khách quan và chủ quan mà các thủ tục này chưa được thực hiện đầy đủ, nhiều khi mang tính hình thức.Trong mỗi chu trình kiểm soát có một số những vấn đề tồn tại:

* Quá trình thu viện phí này sẽ sảy ra một số vấn đề tồn tại như sau:

+ Việc áp giá dịch vụ y tế của Quốc hội quy định thì có một số danh mục kỹ thuật triển khai thực hiện nhưng chưa có mức thu do không có tên trong danh mục khung giá. Đơn vị sẽ phải xây dựng giá và trình cơ qua có thẩm quyền phê duyệt, thời gian xây dựng giá và được phê duyệt sẽ lâu gây khó khăn trong công tác thu viện phí cho đơn vị.

+ Việc sử dụng kinh phí KCB BHYT của bệnh viện sẽ xảy ra tình trạng vượt quỹ KCB và vượt trần cao do triển khai các dịch vụ y tế mới, các kỹ thuật có giá thành cao. Vì vậy mà bệnh viện phải làm văn bản trình Bộ Y tế và BHXH tỉnh thẩm định và thanh toán cho đơn vị đầy đủ các chi phí vượt trần và vượt quỹ. Và việc thanh toán này sẽ kéo dài do BHXH Việt Nam chấp thuận thanh toán khi cân đối quỹ KCB toàn quốc.

* Quá trình thu HĐSXDV này sẽ sảy ra một số vấn đề tồn tại như sau:

+ Các khoản thu liên doanh liên kết, XHH sẽ có lợi nhuận thấp do thu các kỹ thuật theo giá UBND quy định thì chỉ là giá thu 1 phần viện phí.

+ Các khoản thu từ hoạt động cung cấp các dịch vụ y tế tự nguyện theo yêu cầu chưa có văn bản cụ thể từ các cơ quan quản lý nhà nước, các văn bản đã ban hành thì còn chồng chéo chưa cụ thể.

- Qua những nội dung trên, thấy rằng quá trình mua sắm vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ của bệnh viện đã quản lý rất chặt chẽ những vẫn còn một số tồn tại như sau:

+ Việc lấy 3 bảng báo giá mà giá cả của hàng hóa cao hơn thực tế do nhà cung cấp ghi cao hơn giá thị trường và sự thông đồng về giá giữa người mua và người bán dẫn đến khó có thể kiểm soát trung thực của 3 bảng báo giá. Không kiểm soát vật tư còn tồn trong khoa phòng, không có định mức cụ thề về số lượng y cụ, vật tư tiêu hao cho loại kỹ thuật.

+ Kiểm tra vật tư nhập kho khi nhà cung cấp giao vật tư không đúng theo thỏa thuận đã ký trong hợp đồng, biên bản bàn giao và nghiệm thu không ghi rò có đảm bảo chất lượng hay không. Do có nhiều chủng loại nên chú trọng kiểm tra số lượng mà không ghi nhận hiện trạng của vật tư, có sự thông đồng giữa thủ kho, kế toán thanh toán, người mua hàng và người bán hàng.

- Xuất kho vật tư, công cụ dụng cụ này sẽ sảy ra một số vấn đề tồn tại như sau:

+Lập giấy đề nghị xuất kho vật tư, y dụng cụ không theo đúng thực tế sử dụng, vật tư, y dụng cụ vẫn còn tồn tại khoa, ghi sai tên vật tư do không kiểm tra đối chiếu kế hoạch dự toán sử dụng kiểm soát vật tư, y dụng cụ xuất kho phải được sử dụng thực tế theo nhu cầu và có định mức sử dụng vật tư cụ thể cho từng khoa phòng.

+ Quá trình sử dụng sau khi lãnh vật tư, dụng cụ người nhận không ký sổ xuất kho, không theo dòi vào sổ công cụ, dụng cụ cǜng như không không kiểm kê vào cuối mỗi kǶ, phòng kế toán cǜng không kiểm tra thực tế sử dụng. Do thủ kho khi xuất vật tư, dụng cụ quên cho người nhận ký sổ, không cận thận trong quản lý kho, hoặc là tiêu cực giữa người giao và người nhận.

- Trong chu trình mua sắm tài sản cố định, sẽ có một số rủi ro sẽ sảy ra như sau:

+ Việc cung cấp 3 báo giá tài sản giá không đúng thực tế, không lưu trữ báo giá vào chứng thư mời thầu, sự thông đồng giữa người bán và người mua, thiết bị nhiều chủng loại nhiều hãng sản xuất nên có giá khác nhau.

+ Lập hồ sơ đề nghị mua sắm thiết bị có sai sót các thông tin chi tiết thông số thiết bị, biên bản lựa chọn không ghi đủ thông tin, không diễn giải hết tính năng kỹ thuật của thiết bị. Hội đồng không đánh giá và kiểm tra kỹ các nội dung.

+ Thẩm định giá cả thiết bị chứng thư thẩm định chỉ ghi tên thiết bị nước sản xuất và giá cả nhưng không ghi các thông số kỹ thuật của thiết bị.

- Chu trình chuyển thanh toán thực tế có thể có một số rủi ro xảy ra như sau:

+ Việc thanh toán lương hàng tháng do hàng ngày không chấm công mà đến cuối tháng mới chấm công dẫn đến chấm công không đúng thực tế, nộp bảng chấm công chậm, lập bảng thanh toán lương còn bị sai sót.

+ Thanh toán thu nhập tăng thêm hàng tháng phòng tổ chức không ra quyết định kịp thời, không thực hiện đúng theo quy chế chi tiêu nội bộ, làm sai hệ số, làm nhầm các mức được hưởng.

+ Thanh toán tiền làm thêm giờ do không kiểm soát được số giờ làm thêm của các khoa phòng nên dẫn đến chấm công không đúng số giờ làm thực tế của các khoa phòng.

- Bộ phận kiểm toán nội bộ là bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của KSNB, KTNB là bộ phận trực tiếp thực hiện các hoạt động kiểm soát, chủ yếu là kiểm soát sau khi các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, được ghi sổ và lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên, vì lý do khách quan đơn vị chưa có bộ phận KTNB. Do vậy, chưa thực hiện được hình thức kiểm toán tính hiệu quả, tính kinh tế của các hoạt động tài chính cǜng như hiệu lực và hiệu quả của đơn vị hoặc một chức năng nào đó.

 Thông tin và truyền thông

Kênh truyền thông trao đổi giữa đơn vị với các tổ chức bên ngoài chưa được tốt. Việc liên kết thông tin giữa các cơ sở chưa được thực hiện dẫn đến việc cập nhật thông tin vẫn còn hạn chế. Chưa xây dựng kế hoạch phòng chống sự cố mất thông tin số liệu.

 Giám sát

Đơn vị chưa xây dựng được công cụ giám sát, chưa rà soát, cập nhật lại công cụ giám sát cho phù hợp với điều kiện thực tế vì thế công việc giám sát chưa đạt được hiệu quả cao.

2.3.2.2. Nguyên nhân

Một là, nhận thức, quan điểm của các nhà quản lý: Mặc dù các nhà quản lý của đơn vị đều biết tầm quan trọng của việc kiểm tra, kiểm soát nhưng chưa chú trọng và đầu tư đúng mức, chưa đặt hoạt động kiểm tra, kiểm soát vào đúng vị trí trọng yếu

nên vai trò, tiếng nói của bộ phận kiểm tra, kiểm soát trong hoạt động của các đơn vị nói chung và các bệnh viện nói riêng còn mờ nhạt, trình độ hiểu biết về KSNB của các nhà quản lý trong bệnh viện còn hạn chế, chưa được đào tạo, tập huấn bài bản dẫn đến các thủ tục kiểm soát còn đơn giản, thiếu và yếu, hệ thống văn bản quy định nội bộ chưa được rà soát và cập nhật thường xuyên, công tác đánh giá rủi ro cǜng chưa được tổ chức có hệ thống. Các nhà quản lý cǜng chưa quan tâm đến việc xây dựng nền móng cho giá trị đạo đức nghề nghiệp cǜng như văn hóa đơn vị thông qua việc ban hành dưới dạng văn bản các quy định về quy tắc ứng xử, chuẩn mực đạo đức cho từng bộ phận, đơn vị.

Hai là, Cơ sở pháp lý về tổ chức hoạt động của KSNB chưa được hình thành đồng bộ. Việc KSNB còn nhiều hạn chế, chưa hình thành đầy đủ hoặc đã hình thành nhưng còn mang tính hình thức, chấp hành chế độ, chính sách là chủ yếu chứ chưa thực sự quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả. Hệ thống văn bản quy trình, quy chế, quy định nội bộ của bệnh viện trong đó bao gồm cả hệ thống phân cấp, phân quyền chính là hệ thống các chốt chặn kiểm soát được thiệt lập để ngăn ngừa các rủi ro, sai phạm có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp, tuy nhiên hệ thống này chưa được ban hành đầy đủ cho mọi lĩnh vực, hoạt động, việc rà soát, cập nhật các quy định nội bộ còn bị động, chậm trễ dẫn đến nhiều quy định nội bộ chưa phù hợp với các văn bản liên quan của Nhà nước và với thực trạng hoạt động của đơn vị, các thủ tục kiểm soát thiếu đồng bộ nhưng chưa được xem xét và điều chỉnh kịp thời..., làm hạn chế tính hiệu lực của KSNB.

Ba là về yếu tố con người: Nhiều cán bộ nghiệp vụ còn thiếu kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và ý thức, trách nhiệm nên đôi khi không tuân thủ các quy định, quy trình, thủ tục kiểm soát, trong quá trình tác nghiệp không thu thập đầy đủ thông tin, không phân tích, đánh giá và nhận diện rủi ro. Nhiều cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát còn hạn chế về năng lực chuyên môn, kinh nghiệm, hoạt động thụ động. Bệnh viện vẫn chưa xây dựng được chiến lược về nguồn nhân lực một cách bài bản và đồng bộ, việc tuyển chọn và đào tạo cán bộ chưa có sự đổi mới. Chính sách người lao động ở một số đơn vị chưa thực sự khuyến khích được người lao động và thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, chưa có chiến lược bồi dưỡng và đào tạo cán bộ đáp ứng được yêu cầu công việc.