Các Yếu Tố Cấu Thành Nên Kiểm Soát Nội Bộ

toán số 88/2015/QH13 thì “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [24, tr.18].

Từ các khái niệm trên cho thấy, khái niệm về KSNB của các tổ chức và cá nhân đều có đặc điểm chung là: KSNB là một quá trình, được thiết kế và vận hành bởi các nhà quản lý và các nhân viên nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của đơn vị, tổ chức.

Qua nghiên cứu các khái niệm nói trên về KSNB, quan điểm của tác giả luận văn này đồng thuận cao với khái niệm về KSNB của INTOSAI, có thể khái quát về KSNB như sau:

KSNB là một quy trình: mọi tổ chức, đơn vị muốn đạt được các mục tiêu đã đề ra thì tổ chức, đơn vị đó phải kiểm soát được các hoạt động của mình trong các khâu, đồng thời các hoạt động kiểm soát phải được có mặt và diễn ra liên tục ở mọi bộ phận trong đơn vị;

KSNB không chỉ có chức năng quản lý về kế toán mà còn đảm nhiệm nhiều chức năng khác nữa trong đơn vị, như: tổ chức nhân sự, kế hoạch phát triển của đơn vị,...

- Để đảm bảo phát triển bền vững, các đơn vị phải thiết kế và thực hiện các chính sách, thủ tục, nội quy, quy chế và luật pháp; bảo vệ tài sản, thực hiện được sứ mệnh, mục tiêu và kết quả của các hoạt động hoặc chương trình của đơn vị, đảm bảo mục tiêu về tính chính trực và giá trị đạo đức;

- KSNB trong đơn vị gắn liền với quản trị rủi ro, là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.

- KSNB đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý mà không đảm bảo tuyệt đối việc thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý vì KSNB luôn luôn có những hạn chế vốn có, như: Xu hướng tiết kiệm chi phí cho hoạt động kiểm soát; Phần lớn các quy chế kiểm soát được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là cho các nghiệp vụ không thường xuyên; Do bản thân con người luôn tồn tại những

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 200 trang tài liệu này.

hạn chế cố hữu, như thiếu tập trung, hạn chế về năng lực... dẫn đến mắc sai phạm trong quá trình kiểm soát (tự kiểm soát hay kiểm soát con người, bộ phận khác); Khả năng KSNB không phát hiện được sự thông đồng giữa những người có liên quan trong đơn vị khi họ tham ô, trục lợi cho lợi ích cá nhân của từng người hay một nhóm người; Khả năng người thực hiện kiểm soát lạm dụng đặc quyền của mình để tham ô, trục lợi cho lợi ích cá nhân của họ và do thay đổi cơ chế, yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu, điều này dẫn đến phát sinh hoặc bỏ lọt sai phạm.

Như vậy, KSNB là khâu quan trọng trong quản lý mọi quy trình hoạt động của đơn vị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc xây dựng và duy trì KSNB trong đơn vị để đạt được các mục tiêu của đơn vị.

1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Mục tiêu của KSNB bao gồm ba mục tiêu: mục tiêu kết quả hoạt động; mục tiêu thông tin và mục tiêu tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành [14, tr.4].

Thứ nhất. mục tiêu hiệu quả hoạt động bao gồm hiệu quả và hiệu suất hoạt động:

- Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác nhau.

- Hạn chế các rủi ro.

- Đảm bảo sự phối hợp của toàn bộ các bộ phận để đạt được mục tiêu của đơn

vị với hiệu năng và sự nhất quán.

- Tránh các chi phí không đáng có do việc đặt lợi ích khác (của nhân viên, khách hành,...) lên trên lợi ích của đơn vị.

Thứ hai, mục tiêu thông tin phải đảm bảo độ tin cậy và chất lượng của thông tin: Trong một đơn vị để ra được các quyết định quản lý, nhà quản lý cần rất nhiều thông tin, tuy nhiên thông tin về kế toán tài chính vẫn là thông tin quan trọng nhất. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động. Để đạt được mục tiêu đó, các thông tin phải thỏa mãn các yêu cầu: Sự chấp thuận/phê duyệt (các quyết định được đưa ra bởi các cấp có thẩm quyền, để đưa ra quyết định cần phải cân nhắc đầy đủ các yếu tố: Tính có thực (các thông tin kế toán phải trung thực, phản ánh đúng thực tế tại đơn vị, không ghi chép các

nghiệp vụ giả tạo, không liên quan đến đơn vị); Tính đầy đủ (các nghiệp vụ đều phải được ghi chép đầy đủ, không bỏ sót); Đánh giá đúng đắn (các nghiệp vụ được hạch toán theo đúng giá trị và phù hợp với nguyên tắc kế toán, cách nhìn nhận thông tin phải trung thực và khách quan, dù đối tượng phản ánh hay người truyền đạt thông tin là ai); Hạch toán đúng (thể hiện ở tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải theo đúng quy định hiện hành).

Thứ ba, mục tiêu tuân thủ là đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và quy định KSNB phải được thiết kế sao cho các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị được tuân thủ đúng, do vậy đòi hỏi nó phải đạt được các yêu cầu sau: Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị; Ngăn chặn và phát hiện kịp thời, xử lý các sai sót gian lận trong mọi hoạt động của đơn vị; Đảm bảo ghi chép đầy đủ chính xác, lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán trung thực, khách quan. Bên cạnh việc duy trì, kiểm tra việc tuân thủ chính sách, KSNB còn phải ngăn chặn, phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm, gian lận trong quá trình hoạt động của đơn vị, từ đó nâng cao ý thức tuân thủ các chính sách đó.

Như vậy, mục tiêu của KSNB là rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Tuy bốn mục tiêu nằm trong một thể thống nhất, song đôi khi cǜng có những mâu thuẫn với nhau, như mâu thuẫn giữa hiệu quả hoạt động của đơn vị với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp các thông tin đầy đủ và tin cậy của hệ thống kế toán. Các mâu thuẫn cần được giải quyết trong sự thống nhất với mục tiêu chung của đơn vị. Các mục tiêu có thể có thứ tự ưu tiên khác nhau, vì thế khi thiết kế KSNB, nhà quản lý cần phải biết kết hợp hài hòa các mục tiêu để tạo nên một quy trình KSNB hữu hiệu nhất.

1.1.3. Lợi ích của kiểm soát nội bộ

KSNB thực chất là sự tích hợp các hoạt động, biện pháp, cơ chế kiểm soát bên trong đơn vị để giảm thiểu và ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra cho đơn vị. Hệ thống này thường được lồng ghép vào trong hệ thống quản lý và quản trị đơn vị. Như vậy, KSNB có liên quan mật thiết với hệ thống quản lý và quản trị đơn vị, nó có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của các nhà quản lý [14, tr.5].

KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho đơn vị các lợi ích, như:

* Về mặt hoạt động

- Tăng hiệu quả hoạt động: KSNB hữu hiệu đòi hỏi phải tích hợp và chuẩn hóa các quy trình hoạt động của đơn vị nên nó giúp đơn vị giảm thời gian hao phí, tăng khối lượng công việc được xử lý trong một khoảng thời gian và giảm thời gian chết không hiệu quả.

- Gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh: KSNB hữu hiệu sẽ giúp các nhà quản lý hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có, giúp đơn vị có thể giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu.

- Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư.

* Về mặt quản lý

- Quản trị nguồn nhân lực của đơn vị tốt hơn:

+ Đảm bảo đơn vị hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra;

+ Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng;

+ Ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhǜng, lợi dụng sử dụng nguồn lực của đơn vị.

- KSNB là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định: nhờ việc được cung cấp thông tin kịp thời và phong phú về tất cả các mảng hoạt động của đơn vị cǜng như việc kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn; giúp việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinh doanh tốt hơn, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

- Gia tăng hiệu quả quản lý ở tất cả các cấp quản lý: KSNB đòi hỏi ở mọi khâu hoạt động, mọi cấp quản lý đều hình thành các chốt chặn kiểm soát để thực hiện việc kiểm tra, giám sát và cung cấp các thông tin hữu ích giúp người quản lý hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn.

- Tạo ra cơ chế vận hành trơn tru, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản

lý, điều hành.

* Về mặt tổ chức

KSNB yêu cầu mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của đơn vị cǜng như các qiu định của luật pháp. Lợi ích về mặt tổ chức được thể

hiện qua quan điểm, đạo đức và động lực mỗi cá nhân cǜng như sự phối hợp, hợp tác giữa các nhân viên trong đơn vị. Điều này tạo nên nét văn hóa chung của toàn đơn vị là tất cả đều cùng hướng tới mục tiêu chung của đơn vị, hướng tới phong cách làm việc chuyên nghiệp, kỷ luật, hợp tác và chịu trách nhiệm.

Với những lợi ích như trên, việc thiết kế và vận hành KSNB thích hợp trong mỗi đơn vị nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra là một nhu cầu tất yếu của mọi đơn vị trong quá trình phát triển và hội nhập.

1.1.4. Các yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ

Tùy thuộc vào đặc điểm, quy mô và nhu cầu của từng đơn vị mà KSNB được thiết kế và thực hiện theo cách phù hợp. Tuy nhiên, mô hình KSNB được cho là phù hợp và hiệu quả hiện nay trong đơn vị sự nghiệp công là KSNB theo quan điểm của INTOSAI 2013. Theo đó, KSNB trong các tổ chức bao gồm năm thành phần chính, đó là: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông và Hoạt động giám sát [14, tr.6].

1.1.4.1. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nề nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

- Tính trung thực và các giá trị đạo đức: Sự trung thực và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngǜ nhân viên, xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước. Ví dụ, như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích. Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức.

- Năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, cǜng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập KSNB, lãnh đạo và nhân viên duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng, thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách

nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mạng chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong KSNB bởi trách nhiệm của họ. Lãnh đạo và nhân viên cǜng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức. Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc.

- Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cǜng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó tận tâm xây dựng KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Ví dụ như việc xây dựng KSNB trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB. Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thực sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn.

- Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho nó có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp. Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm, sai phạm. Cơ cấu tổ chức bao gồm:

+ Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo.

+ Hệ thống báo cáo phù hợp.

Trong cơ cấu tổ chức cǜng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.

- Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên. Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của nhân

viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm được về tư cách đạo đức cǜng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao. Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể. Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cǜng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm.

1.1.4.2. Đánh giá rủi ro

KSNB phục vụ để đạt được mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu. Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực để đối phó rủi ro.

Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp.

- Nhận dạng rủi ro: Bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và rủi ro từng hoạt động. Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị, liên quan đến khu vực công các cơ quan nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu được giao phó.

- Đánh giá rủi ro: Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro.

Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro.

- Phát triển các biện pháp đối phó

Có 4 biện pháp đối phó với rủi ro:

+ Phân tích rủi ro;

+ Chấp nhận rủi ro;

+ Tránh né rủi ro;

+ Xử lý hạn chế rủi ro.

Trong phần lớn trường hợp các rủi ro phải được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị của Nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng và đánh giá được rủi ro thì sự chuẩn bị tốt hơn.

Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ nhà nước, công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cǜng nên thường xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kǶ.

1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kǶ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.

- Phân quyền và xét duyệt: Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rò ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể. Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật.

- Phân chia trách nhiệm: Một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có người nào được giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn. Một người không thể khách quan thấy được hết các sai phạm và cǜng tạo môi trường dễ xảy ra gian lận. Các chức năng bất kiêm nhiệm mà một tổ chức cần phải phân định cho từng người riêng biệt, là:

+ Quyền được phê chuẩn và ra quyết định.