Đơn Vị Sự Nghiệp Công Lập Và Sự Hình Thành Kiểm Soát Nội Bộ Trong Đơn Vị

+ Ghi chép: gồm lập chứng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối chiếu, lập báo cáo thực hiện.

+ Bảo vệ tài sản: trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận séc khách hàng trả,...

Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận. Để ngăn chặn các sai phạm trên hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức năng trên riêng biệt cho từng người. Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giưa một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của KSNB.

Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm vụ không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm. Khi đó, nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như luân chuyển nhân viên. Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài.

- Chứng từ và sổ sách ghi chép: Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp nhất giúp bảo đảm sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra. Các mẫu chứng từ cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép nhằm giảm thiểu các sai sót, ghi trùng lặp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của người có liên quan đến nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.

- Bảo vệ tài sản: Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị,... mà còn là thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản, gồm:

+ Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng;

+ Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin;

+ Giới hạn việc tiếp cận với tài sản;

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 200 trang tài liệu này.

+ Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký khắc sẵn (nếu có).

- Kiểm tra, đối chiếu: Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. Ví dụ, phải kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho,... Sổ sách phải được đối chiếu với các chứng từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót.

1.1.4.4. Thông tin và truyền thông

- Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Như vậy, không phải bất kǶ tin tức nào cǜng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:

+ Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống.

+ Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản lý.

+ Tính đầy đủ và tính hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện.

+ Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ.

Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Ngoài ra, các phân hệ thông tin khác, như lưu trữ, tra cứu cǜng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt động về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị.

Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: từ internet, từ số liệu của các cơ

quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập,…

- Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm: truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài,…

1.1.4.5. Giám sát

Hoạt động giám sát được nhằm đảm bảo sự hiện diện và vận hành của KSNB là hữu hiệu và thống nhất với các nguyên tắc thiết lập. Hoạt động giám sát trong đơn vị gồm những nội dung như sau:

* Thiết kế và thực hiện hoạt động giám sát trong đơn vị

- Đơn vị cần thực hiện hoạt động giám sát trong KSNB một cách thường xuyên và được lặp đi lặp lại trong các hoạt động hàng ngày, tập trung chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động kiểm soát, nhằm phát hiện kịp thời các khiếm khuyết của KSNB và báo cáo lên lãnh đạo bộ phận, Ban giám đốc

hay Hội đồng quản trị, đồng thời cần giám sát định kǶ về các yếu tố dẫn đến thay

đổi rủi ro thông qua kết quả của hoạt động giám sát thường xuyên.

- Đơn vị áp dụng các phương pháp giám sát và đánh giá KSNB để đánh giá về mặt thiết kế và đo lường hiệu quả hoạt động của KSNB, trong đó việc đánh giá về mặt thiết kế của KSNB nên tính đến tất cả các mục tiêu liên quan đến giảm thiểu rủi ro của đơn vị và các thủ tục kiểm soát được thiết kế để đạt được các mục tiêu đó. Nguyên tắc dung để thiết lập hoạt động giám sát bao gồm:

+ Lựa chọn, thiết lập và thực hiện hoạt động đánh giá để đảm bảo tất cả các yếu tố cấu thành của KSNB đều đầy đủ và hữu hiệu: Các hoạt động đánh giá thường xuyên và riêng lẻ được nhà quản lý xem xét nhằm thu thập thông tin nhiều mặt liên quan đến KSNB, cách thức cán bộ công nhân viên trong đơn vị thực hiện cǜng như mức độ hiệu quả của KSNB.

+ Đánh giá và truyền tải thông tin về các hạn chế của KSNB một cách kịp thời để tiến hành các biện pháp chỉnh lý, sửa đổi nếu cần thiết: Sau khi phân tích cụ thể các khiếm khuyết của KSNB trong đơn vị, những thông tin đó cần được nhanh chóng chuyển đến bộ phận thích hợp để đối tượng hoàn thiện. Ví dụ như bộ phận chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hạn chế của KSNB trong đơn vị có thể là Hội đồng quản trị, các nhà quản lý cấp cao hoặc một bộ phận cụ thể có trách nhiệm liên quan đến KSNB. Đơn vị cần thiết lập một hệ thống giám sát theo hai hướng: Kiểm soát theo chiều dọc và kiểm soát theo chiều ngang, cụ thể như sau:

+ Thiết lập hệ thống giám sát KSNB theo chiều dọc theo cơ cấu tổ chức từ trên xuống các bộ phận và cá nhân, theo sự phân công phân nhiệm cho từng cá nhân trong đơn vị. Việc kiểm soát theo chiều dọc được xác lập qua cơ chế kiểm soát trong cơ cấu tổ chức và phân công phân nhiệm, thể hiện ở quy chế bộ phận và quy chế cá nhân.

+ Thiết lập KSNB theo chiều ngang là việc xây dựng các cơ chế, thủ tục kiểm soát thông qua các quy trình nghiệp vụ chủ yếu của đơn vị, dựa trên việc xác định các chức năng cơ bản trong từng quy trình (quy trình bán hàng, quy trình mua hàng…), xác định mục tiêu và rủi ro của từng quy trình để đưa ra các cơ chế kiểm soát áp dụng phù hợp với quy trình đó.

Kết hợp hai hệ thống giám sát KSNB nói trên thì đơn vị sẽ có được mạng lưới kiểm tra, giám sát chặt chẽ đối với mọi thành viên và mọi hoạt động của đơn vị. Mạng lưới kiểm soát này sẽ đảm bảo kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, đảm bảo sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Mặt khác, các đơn vị cần tổ chức bộ phận chuyên trách thực hiện kiểm tra, giám sát như Ban kiểm soát, kiểm toán nội bộ… thực hiện giám sát thường xuyên và định kǶ để kịp thời ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa sai phạm, phòng ngừa rủi ro trong mọi hoạt động kinh doanh và tài chính của đơn vị.

* Giám sát việc thực hiện các biện pháp ứng phó với rủi ro đã được đơn vị xây dựng và lựa chọn hướng đến quản trị rủi ro trong đơn vị

Đơn vị cần giám sát việc thực hiện các biện pháp ứng phó với rủi ro đã được đơn vị xây dựng và lựa chọn, bao gồm các nội dung sau:

- Đơn vị cần tổ chức giám sát việc thực hiện các biện pháp ứng phó với rủi ro thông qua việc xây dựng hệ thống báo cáo thường xuyên nhằm đảm bảo mọi thiếu sót trong việc thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro phải được thông tin kịp thời đến cấp quản lý có trách nhiệm.

- Đơn vị cần thường xuyên tổ chức kiểm tra và đánh giá việc tuân thủ chính sách và thủ tục quản lý rủi ro để xem xét tính phù hợp và hiệu quả của các chính sách và thủ tục quản lý rủi ro.

- Đơn vị cần thực hiện giám sát và đánh giá hệu quả của các chính sách và thủ tục kiểm soát rủi ro một cách thường xuyên, liên tục, đo lường hiệu quả của các thủ tục kiểm soát rủi ro và sai lệch của việc quản lý rủi ro so với chính sách và biện pháp quản lý rủi ro mà đơn vị đã xây dựng.

- Đơn vị phải xác định việc kiểm soát, theo dòi rủi ro, cải tiến việc kiểm soát và trao đổi thông tin về rủi ro là trách nhiệm của tất cả cán bộ công nhân viên trong đơn vị theo trách nhiệm của từng người. Ngoài việc tự đánh giá, các đơn vị cần phải quan tâm đúng mức đến việc tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hang, của nhà cung cấp,… để có sự điều chỉnh kịp thời về các hoạt động trong đơn vị để nâng cao hiệu quả của công tác giám sát.

- Đơn vị cần lập hồ sơ quá trình quản lý rủi ro để cung cấp nền tảng cho việc cải tiến các chính sách và thủ tục kiểm soát rủi ro trong đơn vị.

* Cải tiến kiểm soát nội bộ hướng đến quản trị rủi ro

Các đơn vị cần dựa trên kết quả giám sát và đánh giá KSNB theo hướng quản trị rủi ro để cải tiến KSNB, bao gồm các nội dung sau:

- Đơn vị cần đưa ra các quyết định về cách thức cải tiến khuôn khổ, chính sách, kế hoạch quản lý rủi ro cho phù hợp, trong đó có văn hóa quản lý rủi ro của đơn vị để cải tiến KSNB theo hướng quản trị rủi ro của đơn vị.

- Quyết định cải tiến KSNB cần tính đến bối cảnh rủi ro rộng hơn và bao gồm việc xem xét khả năng chịu đựng rủi ro của các bên liên quan và phải phù hợp với các yêu cầu pháp lý, quản lý và yêu cầu khác, bao gồm cả thay đổi về tiêu chí rủi ro… để có kế hoạch và biện pháp kiểm soát rủi ro phù hợp.

1.2. Đơn vị sự nghiệp công lập và sự hình thành kiểm soát nội bộ trong đơn vị sự nghiệp công lập

1.2.1. Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp công lập

* Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập

Theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ đơn vị sự nghiệp công lập: Đơn vị sự nghiệp công lập (SNCL) là những đơn vị do các cơ quan có thẩm quyển của nhà nước thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, hoạt động thực hiện cung cấp các dịch vụ xã hội công cộng và các dịch vụ nhằm duy trì sự hoạt động bình thường của ngành kinh tế quốc dân [8, tr.1].

Theo Nghị định 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012 của Chính phủ: “Đơn vị sự nghiệp y tế công lập là tổ chức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập và quản lý theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán để thực hiện nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công hoặc phục vụ quản lý nhà nước trong các lĩnh vực chuyên môn y tế như: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh; điều dưỡng và phục hồi chức năng; giám định y khoa, pháp y, pháp y tâm thần; y dược cổ truyền; kiểm nghiệm dược, mỹ phẩm, trang thiết bị y tế; an toàn vệ sinh thực phẩm; dân số - kế hoạch hóa gia đình; sức khỏe sinh sản; truyền thông giáo dục sức khỏe” [10, tr.1-2].

* Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập

Tùy thuộc quan điểm, cách tiếp cận hoặc do các yêu cầu của quản lý nhà nước và các tiêu chí khác nhau mà có thể phân loại các đơn vị SNCL theo các cách khác nhau.

Theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ về quy

định cơ chế tự chủ đơn vị sự nghiệp công, bao gồm [8, tr.7-13]:

- Đơn vị SNCL tự đảm bảo toàn bộ chi thường xuyên và chi đầu tư

- Đơn vị SNCL tự đảm bảo toàn bộ chi thường xuyên

- Đơn vị SNCL tự đảm bảo một phần chi thường xuyên, phần còn lại được NSNN cấp (Gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi hoạt động).

- Đơn vị sự nghiệp có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách nhà nước đảm bảo toàn bộ kinh phí thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do NSNN đảm bảo toàn bộ chi phí thường xuyên).

Theo chủ thể quản lý thì đơn vị SNCL bao gồm [8, tr.1-2]:

- Đơn vị SNCL do Trung ương quản lý gồm các Viện Hàn lâm, Viện Nghiên cứu, Trung tâm Nghiên cứu khoa học công nghệ, Đài Truyền hình Việt Nam, các bệnh viện, trường đại học do Trung ương quản lý,…

- Đơn vị SNCL do địa phương quản lý gồm các Viện, Trung tâm Nghiên cứu khoa học công nghệ, Đài Truyền hình tỉnh, thành phố, các bệnh viện, trường đại học, cao đẳng do địa phương quản lý,…

Theo lĩnh vực hoạt động thì đơn vị SNCL được chia thành [8, tr.1-2]:

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo gồm: Các cơ sở giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân như các trường mầm non, tiểu học, trường trung học chuyên nghiệp, trường cao đẳng, đại học, học viện,…

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực khoa học và công nghệ gồm: Các đơn vị thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng, Trung tâm Tin học, Viện Chiến lược và chính sách khoa học, Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ,…

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực văn hóa thông tin nghệ thuật gồm: Các đoàn nghệ thuật, nhà văn hóa thông tin, bảo tàng, triển lãm, thư viện công cộng, đài phát thanh, truyền hình,…

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao gồm: Trung tâm huấn luyện thể dục, thể thao, các câu lạc bộ thể dục thể thao,…

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực y tế gồm: Các cơ sở khám chữa bệnh như các bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế thuộc các Bộ, ngành và địa phương, trường đào tạo y dược, các cơ sở điều dưỡng phục hồi chức năng, các trung tâm truyền thông giáo dục sức khỏe,…

Theo Nghị định 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012 của Chính phủ thì các

đơn vị SNCL trong lĩnh vực y tế chia thành 4 nhóm [10, tr.2]:

- Nhóm 1: Đơn vị có nguồn thu tự đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên và kinh phí đầu tư phát triển;

- Nhóm 2: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt

động thường xuyên;

- Nhóm 3: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp đảm bảo một phần kinh phí

thường xuyên;

- Nhóm 4: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp hoặc không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng nhiệm vụ được giao do NSNN bảo đảm toàn bộ.

Theo phân cấp quản lý ngân sách, các đơn vị SNCL được phân loại như sau

[27, tr.2]:

- Đơn vị dự toán cấp I: Là đơn vị trực tiếp nhận kinh phí NSNN cấp hàng năm từ cơ quan tài chính, phân bổ ngân sách cho các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc;

- Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I có nhiệm vụ quản lý kinh phí ở cấp trung gian, là cầu nối giữa đơn vị dự toán cấp I và cấp III trong một hệ thống;

- Đơn vị dự toán cấp III: là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (đơn vị sử dụng

NSNN), được đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II giao dự toán ngân sách;

- Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp II được nhận kinh phí để thực hiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết toán theo quy định (đơn vị sử dụng NSNN).

1.2.2. Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập

* Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập

Hoạt động của các đơn vị SNCL không nhằm mục đích lợi nhuận trực tiếp mà nhằm cung cấp những sản phẩm mang lại lợi ích chung, lâu dài và bền vững cho xã

hội. Hoạt động của các đơn vị SNCL luôn gắn liền và bị chi phối bởi các chương trình phát triển kinh tế xã hội của quốc gia. Đơn vị SNCL có quyền chủ động tự quyết, tự chịu trách nhiệm, sử dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động, sắp xếp bộ máy tổ chức và lao động hợp lý góp phần tăng thu nhập, phúc lợi cho người lao động.

“Đơn vị SNCL là một bộ phận trong hệ thống các đơn vị của bộ máy quản lý Nhà nước nên luôn chịu sự chi phối của Nhà nước thông qua các công cụ quản lý, đặc biệt là quản lý tài chính. Các đơn vị này phải chịu sự điều tiết theo một cơ chế tài chính nhất định và cơ chế tài chính này có thể không giống nhau với các đơn vị SNCL thuộc các ngành, các lĩnh vực khác nhau dẫn đến các thông tin cần thiết từ kế toán phục vụ cho quản lý tài chính cǜng sẽ khác nhau, đòi hỏi công tác kế toán phải được xây dựng phù hợp, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin thích hợp cho quản lý” [9, tr.10]

Đặc điểm hoạt động của

đơn vị sự nghiệp công lập

Thực hiện nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước giao

Tự lập dự toán chu chi, chi tiêu phải theo đúng quy định của Nhà nước

Các khoản chi được trang trải một phần hoặc hoàn toàn bằng kinh phí nhà nước cấp phát

Mục đích hoạt động không vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng

Sản phẩm mang lại lợi ích chung có tính bền vững, lâu dài cho xã hội

Hoạt động gắn liền và bị chi phối bởi chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước

Do chi phí bằng nguồn kinh phí do NSNN cấp nên đơn vị SNCL phải tự lập dự toán thu chi, việc chi phải theo đúng định mức tiêu chuẩn của nhà nước, theo luật quy định (Sơ đồ 1.1).

Sơ đồ 1.1. Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập

Nguồn: Tổng hợp của tác giả