Hoàn Thiện Chế Độ Thăng Tiến, Điều Động Nhân Viên

Kế hoạch định nhân lực bộ phận

Hoạch định nhân lực

Yêu cầu nhân lực cần tuyển

Thẩm định

3 2

Kế hoạch tuyển dụng

Trả hồ sơ

4Phỏng

vấn lần 2

Xác định nguồn cung cấp

Trả hồ sơ

Nhận và thẩm tra hồ sơ

Thông báo tuyển dụng

Trả hồ sơ

Thẩm tra đ/giá lựa chọn

9’

Phỏng vấn lần 3

Trả hồ sơ

Thủ tục tiếp nhận

Bàn giao huấn luyện

Trả hồ sơ

Phỏng

vấn lần 1

Trả hồ sơ

Kiểm tra tay nghề

Đánh giá sau huấn luyện đào tạo

Chấm dứt hơp đồng huấn luyện đào tạo

Bàn giao thử việc

Chấm dứt hợp đồng thử việc

15	Đánh giá sau thử việc

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 142 trang tài liệu này.

Quyết định tuyển dụng

Hình 3.1: Quy trình tuyển dụng đề xuất

Theo quy trình tuyển dụng đề xuất, các bước công việc phải thực hiện bao gồm:

- Bước 1: Kế hoạch nhân lực bộ phận

15 ngày trước năm/quý mới, các bộ phận, phòng ban trong công ty có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm/quý tới. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận cung cấp, ban nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu sử dụng nhân lực, lập bản phân tích công việc, bản tiêu chuẩn công việc, sau đó lập số lượng cần tuyển, thời gian cần sử dụng.

- Bước 2: Phiếu yêu cầu tuyển dụng

Phòng ban khi có yêu cầu tuyển dụng sẽ đến phòng nhân sự nhận mẫu đơn, điền vào phiếu yêu cầu tuyển dụng; hồ sơ tuyển dụng sau đó gửi về ban nhân sự.

- Bước 3: Thẩm định

Giám đốc ban nhân sự xem xét phiếu yêu cầu tuyển dụng, kiểm tra định biên, tiêu chuẩn, phản hồi thông tin cho bộ phận sử dụng nhân lực nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình ban tổng giám đốc duyệt. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả phiếu yêu cầu tuyển dụng.

- Bước 4: Kế hoạch tuyển dụng

Phòng nhân sự trình ban Tổng giám đốc ký duyệt phiếu yêu cầu tuyển dụng. Khi ban Tổng giám đốc đã ký duyệt, phiếu yêu cầu tuyển dụng được chuyển về bộ

phận tuyển dụng – phòng nhân sự sẽ lên kế hoạch tuyển dụng, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch.

- Bước 5,6: Xác định nguồn cung cấp & Thông báo tuyển dụng

Thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao động, xác định nguồn cung cấp. Công ty nên ưu tiên, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên. Khi có nhu cầu tuyển dụng, ban nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên E-Mail nội bộ của công ty, các nguồn cung ứng lao động bên ngoài và trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài...).

Bước 7: Nhận và thẩm định hồ sơ

Bộ phận tuyển dụng - ban nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ, phân loại, thông tin cho các ứng cử viên bổ túc hồ sơ, chuyển trả hồ sơ không đạt yêu cầu, lọc hồ sơ và lập danh sách mời phỏng vấn lần 1, tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như:

Về mặt hình thức

 Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.

 Các giấy tờ cần thiết phải được sắp xếp gọn gàng theo thứ tự như sau:

o Đơn xin việc

o Sơ yếu lí lịch (có chứng thực của địa phương)

 Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên. Giấy khám sức khỏe

 Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có)

 Bản sao chứng minh nhân dân, tấm hình 3*4

Về mặt nội dung

 Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.

 Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.

Các tiêu chuẩn khác

 Việc xét tuyển sẽ được ưu tiên đối với hồ sơ các ứng viên nội bộ.

 Hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng trước sẽ được ưu tiên xem xét lại.

 Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo thứ tự: Kinh nghiệm chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc, không có kinh nghiệm nhưng có tố chất, năng lực có thể phát triển được.

- Bước 8&8’: Kiểm tra-sơ vấn

Các ứng viên đều làm bài kiểm tra/sơ vấn, khi ứng viên đã hoàn thành bài kiểm tra, ban nhân sự sẽ thông báo cho phòng ban liên quan đến nhận hồ sơ, đề thi và bài kiểm tra của ứng viên, (nếu bài kiểm tra của ứng viên được thực hiện trên máy vi tính thì bộ phận tuyển dụng sẽ gửi E-mail trực tiếp đến người có trách nhiệm chấm bài). Chấm điểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra, điểm, kết quả đánh giá cho bộ phận tuyển dụng, nếu đạt, ban nhân sự phối hợp cùng trưởng bộ phận sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chuyên môn còn nếu không đạt sẽ thông báo loại.

- Bước 9&9’: Phỏng vấn chuyên môn

 Nếu tuyển các chức danh nhân viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Bộ phận Tuyển dụng, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ tham dự.

 Nếu tuyển các chức danh Trưởng phòng, Giám đốc khối tham gia phỏng vấn gồm: Ban Tổng giám đốc, Giám đốc ban nhân sự, Chuyên viên cao cấp hoặc người được Tổng giám đốc đề cử tham gia phỏng vấn.

Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải đưa ra kết quả đánh giá riêng và sau đó trao đổi thống nhất, nếu không thống nhất được ý kiến, Ban Tổng giám đốc là người quyết định cuối cùng.

- Bước 10: Thẩm tra đánh giá lựa chọn

Thẩm tra lý lịch và quá trình làm việc, thông tin kết quả sau cùng và hẹn người trúng tuyển, thông tin ngày giờ tiếp nhận ứng cử viên, gởi trả hồ sơ ứng cử viên không đạt sau thẩm tra.

- Bước 11: Thủ tục tiếp nhận

Dựa vào kết quả phỏng vấn ban nhân sự sẽ mời các ứng viên đạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn chuyên môn nhận việc bằng điện thoại. Ban nhân sự phối hợp cùng các trưởng các phòng ban hướng dẫn nhân viên mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội qui, chính sách,…của công ty qua buổi đào tạo hội nhập.

- Bước 12: Bàn giao huấn luyện đào tạo

Bộ phận quản lý trực tiếp có trách nhiệm gởi nhân viên mới về phòng đào tạo để nhân viên mới học nghiệp vụ chuyên môn, kết thúc thời gian huấn luyện nhân viên được đánh giá lại.

- Bước 13: Đánh giá sau huấn luyện/đào tạo

Tổ chức đánh giá, tổ chức thi, tổng hợp kết quả và báo cáo sau giai đoạn huấn luyện và đào tạo, lập thủ tục chấm dứt hợp đồng huấn luyện đối với ứng cử viên không đạt, lập thủ tục ứng cử viên đạt sang giai đoạn thử việc.

- Bước 14: Bàn giao thử việc

Ban nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho trưởng phòng ban hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 2 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hoàn thành công việc của nhân viên mới, trưởng bộ phận/người quản lý trực tiếp xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi về ban nhân sự.

- Bước 15: Đánh giá sau thử việc

Trưởng bộ phận sử dụng nhân lực đánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt hợp đồng thử việc đối với ứng cử viên không đạt, thủ tục các ứng cử viên đạt sang chính thức.

- Bước 16: Quyết định tuyển dụng

Nhân viên mới sau khi đã qua thời gian thử việc và được trưởng phòng ban đánh giá đạt yêu cầu, ban nhân sự sẽ ra quyết định nhận việc chính thức, nhân viên được ký kết hợp đồng lao động và hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy chế của công ty.

b. Hoàn thiện việc bố trí sử dụng nhân viên

Giai đoạn thử việc, không những giúp cho công ty lựa chọn được những lao động có chất lượng mà còn giúp cho việc bố trí phân công lao động phù hợp với khả năng, năng lực sở trường, làm tiền đề cho người lao động có môi trường phù hợp để phát huy khả năng của mình, nâng cao hiệu quả công việc, năng xuất lao động, là cơ sở cho việc nâng cao tiền lương. Việc bố trí đúng người vào đúng sở trường sẽ giúp công ty nâng cao kết quả kinh doanh.

Khâu sắp xếp, bố trí công việc cũng rất quan trọng, tuy nhiên với thực tế tại Công ty, việc bố trí, phân công công việc chưa đúng với chuyên môn ( giá trị trung bình tiêu chí “cho phép sử dụng tốt các năng lực cá nhân” được đánh giá 2,87). Có đến 35,23% cán bộ công nhân viên (trong tổng số 204 người được hỏi về bố trí, phân công công việc đúng chuyên môn) được điều động vào các vị trí hoàn toàn mới so với chuyên môn của họ, việc sắp xếp chỉ dựa vào qua kinh nghiệm hay thâm niên của một số người công tác từ các đơn vị thành viên của Tổng công ty chuyển sang. Trong khi đó những người trẻ có năng lực chuyên môn, rất năng động, họ dám nghĩ, biết làm và dám chịu trách nhiệm, nhưng công việc họ đảm nhận lại không như mong muốn, lâu ngày tạo ra sự nhàm chán và không tìm thấy sự thách thức cũng như niềm đam mê trong công việc, kết quả họ bỏ việc ra đi tìm môi trường mới. Đây cũng là một trong những nguyên do mà người trẻ tài giỏi đến rồi đi.

Do vậy, công ty nên có các biện pháp điều chỉnh lại để có một cơ cấu nhân sự hợp lý hơn, cụ thể là:

 Cần tập trung cơ cấu lại lao động của các bộ phận. Cơ sở của việc cơ cấu lại là kết quả của việc đánh giá lại chất lượng lao động trong toàn công ty, căn cứ vào bảng mô tả công việc đã xây dựng. Cách xử lý cho từng trường hợp có thể là: cho đào tạo lại (tại chỗ hoặc đào tạo ngắn hạn), bố trí công việc khác phù hợp với năng lực và phẩm chất của người lao động, hình thức cho thôi cũng không loại trừ nếu không thể áp dụng các hình thức đã đưa ra(nhân viên không hòan thành chỉ tiêu kinh doanh liên tục trong 02 năm liền). Tuy nhiên, khi áp dụng hình thức này công ty nên hổ trợ thỏa đáng cho người lao động kinh phí để chuyển đổi việc làm, nhằm giảm bớt một phần khó khăn cho người lao động và gia đình họ.

 Việc bố trí lại lao động phải nhất thiết trên cơ sở yêu cầu công việc, đồng thời tính đến yếu tố định hướng phát triển của Công ty. Việc bố trí lại lao động cũng giúp cho công ty bố trí lao động phù hợp với sở trường, qua đó năng xuất lao động được nâng cao, hiệu quả kinh doanh cải thiện, đồng thời người lao động cũng có điều kiện phát huy năng lực và thu nhập cao.

Để xây dựng hệ thống giờ làm việc phù hợp phải dựa trên các yếu tố sau:

 Xác định cường độ công việc trong ngày và trong kỳ của từng bộ phận.

 Mối quan hệ giữa các bộ phận khi thực hiện công việc

 Nhu cầu tay nghề trong các công đoạn thực hiện công trình.

 Phân công lao động phải theo đúng ngành mà họ đã học.

 Thực hiện nghiêm túc các quy định về giờ làm việc, thời gian làm việc.

 Lịch làm việc của nhân viên phải khoa học, có tính đến công việc gia đình của nhân viên, từ nơi ở đến phòng ban, đồng thời phù hợp với nhu cầu lao động của công ty.

3.2.1.4 Hoàn thiện chế độ thăng tiến, điều động nhân viên

Hiện nay nhân lực trong ngành hàng hải rất ít người tài, đức nên các công ty trong ngành có hiện tượng chèo kéo nhân viên giỏi của nhau, nếu công ty không có chính sách đề bạt kịp thời sẽ khiến một bộ phận nhân viên nhảy việc tìm đến các công ty khác với các vị trí công việc cao hơn, với mức lương tốt hơn. Như vậy công ty không những mất một số nhân viên giỏi mà còn bị mất đi các bí quyết kinh doanh khi họ rời khỏi công ty. Để hạn chế việc này thiết nghĩ công ty cần làm những việc sau:

Xây dựng tiêu chuẩn các chức danh nghề nghiệp:

Xây dựng tiêu chuẩn các chức danh nghề nghiệp trong Công ty liên doanh phát triển tiếp vận số 1 nhằm khuyến khích đào tạo cho người tài kèm theo việc trả lương xứng đáng như các chức danh: Trưởng phòng ban, Giám đốc khối, Chuyên viên, Quản lý...khi đề bạt những người này thì họ phải có thời gian cống hiến cho công ty, nổ lực vượt trội, có kết quả lao động suất sắc, các điểm nổi bật.

Xây dựng sơ đồ thuyên chuyển nhân viên:

Xây dựng đội ngũ kế cận nhằm đề bạt khi có nhu cầu, hiện nay Công ty chưa xây dựng được hồ sơ thuyên chuyển cho từng vị trí, đối với những nhân viên giỏi cần phải có công tác quy hoạch ngay nhằm có lộ trình đào tạo họ để khi được đề bạt nhân viên có thể bắt tay làm công việc ngay mà không bị bỡ ngỡ.

Cần thực hiện thêm các chế độ:

o Làm giàu công việc: Là giao thêm công việc để nhân viên có trách nhiệm nhiều hơn, chủ động hơn, kiểm soát công việc của mình nhiều hơn và nhận được nhiều thông tin phản hồi hơn.

o Mở rộng công việc: Là giao thêm cho nhân viên một công việc có mức độ phức tạp tương tự với công việc đang làm, điều này có thể phát huy khả năng của nhân viên, có thể kiêm chức và kiêm nghề.

o Luân chuyển công việc: Việc luân chuyển nhân viên sẽ giúp cho công ty có được đội ngủ nhân viên năng động, tránh được các rủi ro bằng phương pháp kiểm