Chi Tiết Nhiệm Vụ, Công Việc Cần Hoàn Thành Trong Tháng:

CHƯƠNG 5

TRIỂN KHAI ĐÁNH GIÁ

VÀ SỬ DỤNG KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Mục tiêu chương

Nội dung của Chương 5 tập trung vào việc triển khai đánh giá và sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp. Nội dung này được thể hiện thông qua hai phần: Triển khai đánh giá và sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc. Phần 5.1 bàn về các nội dung chính của triển khai đánh giá thực hiện công việc, bao gồm truyền thông, đào tạo về đánh giá thực hiện công việc, tiến hành đánh giá thực hiện công việc và phản hồi đánh giá thực hiện công việc. Đồng thời nội dung này cũng nghiên cứu nhận diện được các sai lầm thường gặp trong đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp. Việc sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong các hoạt động quản trị nhân lực của tổ chức/doanh nghiệp ví dụ như trong đãi ngộ nhân lực, trong đào tạo và phát triển nhân lực, trong bố trí và sử dụng nhân lực… được trình bày tại phần 5.2.

Qua chương này, người đọc nắm bắt được những kiến thức cơ bản về các nội dung triển khai đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp bao gồm hoạt động truyền thông đánh giá thực hiện công việc; đào tạo đánh giá thực hiện công việc và tiến hành đánh giá thực hiện công việc. Người đọc cũng được trang bị và rèn luyện các kỹ năng xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông đánh giá thực hiện công việc, kế hoạch đào tạo đánh giá thực hiện công việc; kỹ năng tiến hành phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc…

Tình huống dẫn nhập

SAI LẦM TRONG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN MINH ĐỨC

Anh Hùng là Giám đốc nhân sự của tập đoàn Minh Đức - chuyên cung cấp giải pháp phần mềm tổng thể với doanh nghiệp. Với hơn 15 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhân lực của các công ty và tập đoàn lớn trong cùng lĩnh vực, anh được đánh giá là nhân sự chủ chốt của Minh Đức và được đưa vào quy hoạch lên vị trí cao hơn trong tập đoàn. Quá trình làm việc của anh Hùng cũng được Ban Giám đốc đánh giá cao. Với kinh nghiệm của mình, anh đã xây dựng được hệ thống đánh giá thành tích của người lao động trong doanh nghiệp để làm rõ những đóng góp của họ vào thành tích chung của tập đoàn. Hệ thống đánh giá được xây dựng với 3 phương pháp gồm: nhật ký công việc, đánh giá 360 độ và đánh giá theo thang điểm với từng phòng, ban trong tập đoàn. Phương pháp đánh giá này đã được áp dụng tốt trong quá trình phát triển của tập đoàn. Ngoài ra, anh Hùng cũng được nhân viên hết lòng ủng hộ vì anh luôn luôn công tâm trong quá trình đánh giá.

Một năm trước, bộ phận nhân sự tuyển dụng thêm trưởng nhóm tuyển dụng - anh An. Các nhân viên của bộ phận nhân sự nhận thấy rằng mặc dù kết quả công việc của anh An không tốt, chưa đạt được những kết quả như kế hoạch đặt ra nhưng anh Hùng đã đánh giá anh An ở mức xuất sắc trong cả 2 kỳ đánh giá vừa qua. Một phần nguyên nhân mà các nhân viên của bộ phận nhân sự nhận thấy là do anh An có những tính cách rất “hợp gu” với anh Hùng. Kết quả đánh giá này không nhận được sự nhất trí của nhân viên vì họ cảm thấy không công bằng, điều này dẫn tới hệ quả là kết quả làm việc của nhân viên của phòng nhân sự sụt giảm đáng kể và thiếu hiệu quả trong công việc. Thậm chí, một vài nhân viên có thành tích tốt trong những giai đoạn trước đó cũng trở nên thiếu trách nhiệm với công việc. Hệ thống đánh giá 360 độ trước kia thu được phản

hồi rất trung thực của nhân viên thì tới nay, một số nhân viên cũng không muốn cung cấp thông tin trung thực, chính xác khi được yêu cầu đánh giá và không còn hy vọng hệ thống đánh giá này sẽ là công cụ để nhận định được chính xác đóng góp của nhân viên trong doanh nghiệp.

Câu hỏi: Anh/chị hãy phân tích các ưu điểm và hạn chế trong đánh giá thực hiện công việc tại tập đoàn Minh Đức. Theo anh/chị, anh Hùng đã mắc phải những lỗi nào khi tiến hành đánh giá thực hiện công việc?

5.1. Triển khai đánh giá thực hiện công việc

Hoạt động triển khai đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp là hoạt động gồm các nhiệm vụ cơ bản sau đây: truyền thông đánh giá thực hiện công việc; đào tạo đánh giá thực hiện công việc; tiến hành đánh giá thực hiện công việc và phản hồi đánh giá thực hiện công việc.

5.1.1. Truyền thông đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc có rất nhiều vai trò khác nhau mà một trong những vai trò quan trọng nhất chính là đo lường mức độ hoàn thành công việc của người lao động và định hướng cho họ thực hiện theo đúng yêu cầu của tổ chức/doanh nghiệp. Hoạt động truyền thông đánh giá thực hiện công việc sẽ giúp cho đánh giá thực hiện công việc đạt được vai trò này.

- Mục đích của truyền thông đánh giá thực hiện công việc

Mục đích chính của truyền thông trong đánh giá thực hiện công việc là giúp cho người lao động trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ và các nội dung của chương trình đánh giá (Mai Thanh Lan & Nguyễn Thị Minh Nhàn, 2016), cụ thể:

+ Khi tiến hành đánh giá, tổ chức/doanh nghiệp cần xác định các thông điệp rõ ràng liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động khi họ tham gia vào các chương trình đánh giá thực hiện công việc

và bằng các cách thức khác nhau để truyền tải những thông điệp đó đến từng nhân viên. Thông qua hoạt động truyền thông trong đánh giá thực hiện công việc, nhân viên sẽ hiểu rõ được về lợi ích mà chương trình đánh giá thực hiện công việc mang lại cho họ và để có cái nhìn tích cực về công tác đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp. Từ đó các đối tượng tham gia vào quá trình đánh giá thực hiện công việc sẽ có sự hợp tác với tổ chức/doanh nghiệp.

+ Với các thông điệp mà truyền thông đánh giá trong đánh giá thực hiện công việc truyền tải tới đội ngũ người lao động sẽ giúp họ nắm bắt và hiểu rõ hơn về nội dung chương trình đánh giá thực hiện công việc, mong muốn và yêu cầu công việc của tổ chức/doanh nghiệp để từ đó có thể thực thi các nhiệm vụ theo đúng yêu cầu của tổ chức/doanh nghiệp.

- Nội dung của truyền thông đánh giá thực hiện công việc

Tổ chức/doanh nghiệp cần xây dựng được kế hoạch truyền thông đánh giá để đảm bảo rằng các thông tin liên quan đến hệ thống đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp được truyền tải một cách đầy đủ, nhanh chóng và sâu rộng tới tất cả các đối tượng tham gia vào quá trình đánh giá thực hiện công việc. Nội dung của một chương trình truyền thông đánh giá tốt cần đảm bảo giúp các đối tượng nhận thông tin trả lời được những câu hỏi cơ bản sau đây:

+ Đánh giá thực hiện công việc là gì?

+ Mức độ phù hợp của hệ thống đánh giá thực hiện công việc với chiến lược hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp?

+ Hệ thống đánh giá thực hiện công việc mang lại những lợi ích gì?

+ Hệ thống đánh giá thực hiện công việc được triển khai như thế nào?

+ Trách nhiệm của đối tượng được truyền thông trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc là gì?

+ …

- Thời gian và phương thức truyền thông đánh giá thực hiện công việc

Trong quá trình đánh giá thực hiện công việc tại tổ chức/doanh nghiệp, hoạt động truyền thông đánh giá được tiến hành triển khai liên tục. Sau khi tổ chức/doanh nghiệp xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc cần thiết tiến hành truyền thông về hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

Đầu kỳ các nhà quản trị giao và thống nhất với các trưởng bộ phận và cá nhân người lao động về các tiêu chuẩn đánh giá, phạm vi sẽ tiến hành đánh giá kết quả thực hiện công việc.

Trước khi tiến hành triển khai đánh giá thực hiện công việc, người lao động cần được thông báo lại về các vấn đề liên quan đến nội dung, phạm vi đánh giá; các lĩnh vực cần đánh giá và sẽ được đánh giá như thế nào; ý nghĩa quan trọng của kết quả đánh giá thực hiện công việc không chỉ với bản thân người lao động, với từng bộ phận mà còn với cả tổ chức/doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thành đánh giá thực hiện công việc, kết quả đánh giá thực hiện công việc cũng được thông báo và truyền tải tới các cá nhân/bộ phận kèm theo các quyết định liên quan.

Ví dụ, tại công ty Y, cán bộ quản lý trực tiếp sẽ giao nhiệm vụ/công việc trên phần mềm, email, bằng văn bản hoặc trực tiếp. Nội dung giao nhiệm vụ/công việc gồm: tên nhiệm vụ/công việc; mục tiêu, chỉ tiêu cần đạt được (theo các tiêu chí định lượng, định tính) để đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu; thời hạn hoàn thành; trọng số từng nhiệm vụ/công việc (theo 4 mức căn cứ vào hai yếu tố là mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp của từng nhiệm vụ/công việc). Người lao động sẽ cập nhật tất cả các nhiệm vụ/công việc lên phần mềm (với các nhiệm vụ/công việc theo bản mô tả công việc, các nhiệm vụ/công việc đã được giao theo kế hoạch, các nhiệm vụ/công việc do quản lý trực tiếp giao qua e-mail, văn bản hoặc trực tiếp).

Tên nhiệm vụ	Trọng số	Thời gian thực hiện	Mục tiêu kết quả cần đạt được	Mô tả kết quả thực hiện
1.				- Về khối lượng công việc - Về chất lượng công việc - Về các yêu cầu khác	- Về khối lượng công việc - Về chất lượng công việc - Về các yêu cầu khác
2.
3.
4.
5.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 126 trang tài liệu này.

Hộp 5.1. Mẫu phiếu giao và nhận kết quả thực hiện nhiệm vụ hàng tháng

1. Thông tin chung

Họ và tên: Phòng/ban:

Vị trí công việc:

Kỳ đánh giá:

Ngày

Người quản lý trực tiếp

Người nhận nhiệm vụ

2. Chi tiết nhiệm vụ, công việc cần hoàn thành trong tháng:

Khi tổ chức/doanh nghiệp có những thay đổi, điều chỉnh, cập nhật hệ thống đánh giá thực hiện công việc thì việc truyền thông đánh giá thực hiện công việc cũng cần được tiến hành. Hệ thống truyền thông đánh giá trong tổ chức/doanh nghiệp thường bao gồm: tờ tin nội bộ, forum, mail group, các buổi họp, hội thảo, truyền thông trong phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc…

Ví dụ dưới đây (hộp 5.2) là một sản phẩm truyền thông đánh giá thực hiện công việc của một công ty khi công ty này truyền tải thông tin về một số thay đổi trong quy chế đánh giá thực hiện công việc thông qua hình thức là thông báo bằng văn bản.

Hộp 5.2. Ví dụ truyền thông đánh giá thực hiện công việc qua thông báo văn bản

NỘI DUNG SỬA ĐỔI BỔ SUNG QUY CHẾ ĐÁNH GIÁ

(Kèm theo Quyết định số….)

TT	Nội dung	Quy định cũ	Quy định mới	Lý do
1	Điều 4: Phương thức	3 phương thức: văn bản, hệ	1 phương thức: phần mềm	- Đẩy mạnh ứng dụng công
	giao nhiệm vụ và đánh	thống e-mail, phần mềm	của công ty	nghệ thông tin để quản lý toàn
	giá kết quả thực hiện	giao việc		bộ quá trình giao và đánh giá
	nhiệm vụ			kết quả thực hiện nhiệm
				vụ/công việc của quản lý trực
				tiếp và cán bộ công nhân viên
				- Quản lý và lưu hồ sơ toàn
				trình giao việc, nhận, thực hiện
				và đánh giá kết quả thực hiện
				nhiệm vụ/công việc của từng
				quản lý trực tiếp và cán bộ
				công nhân viên

Điều 6: Điều chỉnh tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện các nhiệm vụ/công việc khó đánh giá theo các chỉ tiêu định lượng	Đánh giá theo 5 tiêu chí: (i) khối lượng công việc; (ii) chất lượng công việc; (iii) kỹ năng, kiến thức chuyên môn thể hiện khi thực thi công việc; (iv) tính chủ động, sáng tạo trong công việc; (v) kỹ năng giao tiếp, tương tác và phối hợp với đồng nghiệp và các bộ phận	Đánh giá theo 2 tiêu chí: (i) khối lượng (sản phẩm và thời hạn hoàn thành); (ii) chất lượng sản phẩm hoàn thành	Tập trung đánh giá đúng bản chất kết quả thực hiện nhiệm vụ là khối lượng và chất lượng sản phẩm. Các yếu tố sáng tạo, giao tiếp, phối hợp, kỹ năng, kiến thức, quản lý trực tiếp sẽ nhận xét, trao đổi, phản hồi cho cán bộ công nhân viên để nâng cao hiệu quả công việc
3	Điều 7: Tăng cường	Không có	Quản lý trực tiếp thường	Đẩy mạnh việc hướng dẫn,
	tương tác hai chiều		xuyên (hàng tuần, tháng,	kèm cặp, phát triển năng lực
	giữa quản lý trực tiếp		quý), kịp thời (khi cán bộ	cán bộ công nhân viên thông
	và cán bộ công nhân		công nhân viên hoàn thành	qua trao đổi, tương tác hai
	viên		nhiệm vụ hoặc có nguy cơ	chiều giữa quản lý trực tiếp và
			không hoàn thành) phản	cán bộ công nhân viên
			hồi và trao đổi với cán bộ
			công nhân viên về kết quả
			thực hiện nhiệm vụ, những
			thái độ, hành vi cần điều
			chỉnh, những năng lực (kỹ
			năng, chuyên môn, nghiệp
			vụ) cần bổ sung, hoàn
			thiện để nâng cao hiệu quả
			thực hiện các nhiệm
			vụ/công việc khác