Phản Hồi Đánh Giá Thực Hiện Công Việc

2	Thái độ làm việc (có tinh thần làm việc tích cực)	6
	3	Tính chuyên cần (không nghỉ việc riêng quá 2 ngày trong tháng, không đi muộn về sớm, luôn chăm chỉ làm việc..)	8
	4	Tính kỷ luật (hiểu rõ và nghiêm túc chấp hành nội qui, qui định, sự phân công của cấp trên)	6
	5	Sự hợp tác (sẵn sàng chia sẻ thông tin, hỗ trợ đồng nghiệp, tham gia tích cực giải quyết các vấn đề chung)	6
	6	Kỹ năng giao tiếp (biết cách truyền đạt suy nghĩ, ý tưởng của mình một cách hiệu quả)	6
	III	TIÊU CHÍ KHÁC (đánh giá cả 2 nội dung)	20
	1	Nhận thêm nhiệm vụ	10
	2	Sáng kiến, cải tiến công việc	10
	TỔNG ĐIỂM TỐI ĐA: 100
Ý kiến của nhân viên được đánh giá: ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Hải Phòng, ngày…tháng…năm… NHẬN XÉT CỦA TRƯỞNG PHÒNG NHÂN VIÊN ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ (Ký, ghi rõ họ tên)

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 126 trang tài liệu này.

Người đánh giá sẽ phải tiến hành đánh giá theo quy trình đánh giá thực hiện công việc đã được tổ chức/doanh nghiệp quy định. Trong quá trình đánh giá, người đánh giá phải thực hiện việc so sánh kết quả thực hiện công việc thực tế của cá nhân người lao động hay bộ phận với tiêu chuẩn mẫu, căn cứ vào mức độ đáp ứng các tiêu chuẩn mẫu để cho điểm hoặc xếp hạng hoặc có những nhận xét về ưu, nhược điểm của cá nhân/bộ phận người lao động trong kỳ đánh giá.

Hộp 5.5. Ví dụ cách thức triển khai đánh giá thực hiện công việc tại một công ty (Trích từ Quy chế đánh giá thực hiện công việc)

- Bước 1: Cán bộ công nhân viên tự đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ/công việc và so sánh với mục tiêu, chỉ tiêu được giao (ngay khi hoàn thành từng nhiệm vụ/công việc) hoặc kết quả thực hiện (với những nhiệm vụ/công việc chưa hoàn thành).

- Bước 2: Quản lý trực tiếp đánh giá kết quả thực hiện từng nhiệm vụ của cán bộ, công nhân viên sau khi cán bộ, công nhân viên đã thực hiện tự đánh giá. Với những nhiệm vụ/công việc có kết quả đánh giá ở mức không hoàn thành, quản lý trực tiếp trao đổi và thống nhất kết quả đánh giá cuối cùng với cán bộ, công nhân viên. Quản lý trực tiếp xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ/công việc cán bộ công nhân viên thuộc quyền quản lý.

- Bước 3: Thủ trưởng các đơn vị xem xét và phê duyệt kết quả đánh giá cán bộ, công nhân viên của đơn vị thuộc quản lý.

5.1.4. Phản hồi đánh giá thực hiện công việc

5.1.4.1. Khái niệm

Phản hồi đánh giá thực hiện công việc được hiểu là việc cung cấp các thông tin về những hoạt động đã/đang diễn ra của người lao động ở trong tổ chức/doanh nghiệp. Nhà quản trị có thể đưa ra các thông tin phản hồi về kết quả thực hiện công việc của người lao động, giúp họ nhận thức rõ được những điểm cần phát huy và những nội dung cần được cải tiến khi triển khai công việc để có thể đạt được những thành tích tốt

hơn. Ngược lại, người lao động cũng có thể cung cấp các thông tin phản hồi cho nhà quản trị về những thuận lợi, khó khăn, những điểm bất cập, những vấn đề cần rút kinh nghiệm,… mà họ nhận thấy hoặc gặp phải trong tiến trình thực hiện công việc.

Nhà quản trị có thể đưa ra các thông tin phản hồi ngay lập tức trong quá trình thực hiện công việc của người lao động hoặc là phản hồi định kỳ theo chu kỳ đánh giá thực hiện công việc. Việc đưa ra các thông tin phản hồi thường xuyên, liên tục và kịp thời của nhà quản trị với đội ngũ người lao động là cần thiết để cải thiện năng suất lao động của từng cá nhân cũng như hướng đến sự thành công của tập thể. Phản hồi đánh giá thực hiện công việc với sự phân tích để giúp người lao động hiểu rõ vấn đề, đồng thời đưa ra các hướng cải tiến cụ thể sẽ giúp nhân viên nhanh chóng cải thiện được chất lượng và hiệu quả công việc. Việc cung cấp thông tin phản hồi của người lao động đối với nhà quản trị giúp cho tổ chức/doanh nghiệp có những điều chỉnh kịp thời, thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, giúp nhà quản trị điều chỉnh phương pháp, cách thức quản lý, quy trình làm việc,…

Việc đưa thông tin phản hồi đánh giá thực hiện công việc có thể được tiến hành thông qua các hình thức khác nhau như trong cuộc họp, cuộc gặp mặt trực tiếp giữa các đối tượng liên quan hay bằng văn bản… trong hoặc sau kỳ đánh giá. Trong đó, hình thức gặp mặt trao đổi hai chiều trực tiếp giữa nhà quản trị và người lao động ngay sau mỗi kỳ đánh giá (gọi là phỏng vấn đánh giá) là hình thức phổ biến, được nhiều tổ chức/doanh nghiệp của các quốc gia phát triển áp dụng và mang lại những lợi ích nhất định. Phần tiếp sau đây sẽ tập trung trình bày về nội dung phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc trong khâu phản hồi đánh giá.

5.1.4.2. Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc

Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc được hiểu một cách đơn giản là cuộc trao đổi hai chiều giữa nhà quản trị và người được đánh giá xoay quanh công tác triển khai đánh giá thực hiện công việc và kết quả đánh giá thực hiện công việc, nhằm nghiên cứu, phát hiện, làm rõ nguyên nhân và điều chỉnh các sai sót trong quá trình thực hiện công việc của người lao động hoặc duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của họ, đồng thời xác lập được các mục tiêu mới trong chu kỳ đánh giá tiếp theo.

Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc thường được thực hiện vào cuối mỗi chu kỳ đánh giá và tập trung vào giải quyết một số nội dung cơ bản như là: mức độ hoàn thành các mục tiêu công việc, mức độ hoàn thành các mục tiêu cá nhân; ý thức, thái độ và kỹ năng trong công việc; mục tiêu công việc và mục tiêu cá nhân trong kỳ đánh giá tiếp theo, quan điểm của nhân viên và đưa ra những phương hướng, biện pháp nhằm giúp nhân viên phát triển hơn trong tương lai…

Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc được sử dụng rất phổ biến trong đánh giá thành tích tại các nước phát triển. Đây là dịp để các nhà quản trị và nhân viên trao đổi với nhau về các vấn đề trong quá trình thực hiện công việc. Tuy nhiên, tại Việt Nam còn rất ít các tổ chức/doanh nghiệp chú trọng đến việc triển khai phỏng vấn trong đánh giá thực hiện công việc, hoặc nếu có thì phỏng vấn thường mang tính hình thức.

Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc thường được triển khai theo hai bước: chuẩn bị phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn.

Bước 1 - Chuẩn bị phỏng vấn

Chuẩn bị phỏng vấn giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với hiệu quả của buổi phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc. Để thực hiện thành công phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc, người lãnh đạo trực tiếp cần chuẩn bị rất kỹ cho cuộc nói chuyện với nhân viên. Người đánh giá có thể sử dụng linh hoạt các cách tiếp cận khác nhau và linh hoạt trong tiếp cận với các tình huống cụ thể để thực hiện một quá trình trao đổi hiệu quả.

Khi chuẩn bị cho phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc cần phải chú ý đến các nội dung chủ yếu sau đây:

- Chuẩn bị cho người phỏng vấn

Chuẩn bị các tình huống, lập kế hoạch phỏng vấn (trình tự các vấn đề sẽ đề cập, dự đoán các vấn đề nảy sinh, chuẩn bị phòng phỏng vấn…). Để chuẩn bị phỏng vấn tốt, cần thu thập dữ liệu thông tin cần thiết về nhân viên như: khối lượng và chất lượng thực hiện công việc; mức độ tuân thủ kỷ luật lao động.... Nghiên cứu bản mô tả công việc của nhân viên cùng với các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc đã được đề ra, phân tích kỹ lưỡng xem nhân viên đã đạt được chỉ tiêu nào, chưa đạt

được chỉ tiêu nào, mức độ cụ thể ra sao; xem xét lại hồ sơ nhân viên về các nhận xét, đánh giá thực hiện công việc của nhân viên lần gần nhất. Nhà quản trị nên ghi chép lại các nội dung cần phải trao đổi với nhân viên trong buổi phỏng vấn đánh giá (Xem hộp 5.6).

Hộp 5.6. Mẫu tổng hợp chuẩn bị phỏng vấn đánh giá

Họ tên nhân viên: Chức vụ:

Lãnh đạo trực tiếp:

Ngày phỏng vấn đánh giá:

- Mô tả công việc/các nhiệm vụ chính

……………………………………………………………………………

………………………….............................................................................

- Liệt kê các kết quả hoàn thành công việc theo mong đợi và kết quả hoàn thành công việc trên thực tế

……………………………………………………………………………

- Liệt kê các khía cạnh/nội dung công việc mà nhân viên cần phát triển để có thể thực hiện thêm được các nhiệm vụ bổ sung

……………………………………………………………………………

- Các nội dung cần phát triển trong kỳ đánh giá tiếp theo (ví dụ: kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý dự án, xây dựng ngân quỹ…)

……………………………………………………………………………

- Mục tiêu của kỳ tiếp theo (Theo mục tiêu SMART)

……………………………………………………………………………

Ngoài ra, việc chuẩn bị các câu hỏi trong phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc cũng rất quan trọng. Các câu hỏi phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc thường tập trung vào việc xem xét ý thức, thái độ, kỹ năng thực hiện công việc của người lao động; mức độ hoàn thành các mục tiêu công việc và mục tiêu cá nhân; định hướng công việc và mục tiêu cho kỳ đánh giá tiếp… Phần dưới đây đề xuất một số câu hỏi phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc phổ biến. Tùy vào từng vị trí công việc, mức độ hoàn thành công việc của mỗi cá nhân mà người phỏng vấn xây dựng và chuẩn bị bộ câu hỏi phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc cho phù hợp.

Ví dụ một số câu hỏi phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc:

 Anh (chị) cảm thấy như thế nào về kết quả đánh giá thực hiện công việc của mình trong kỳ?

 Những thành công và hạn chế của anh (chị) trong khi thực hiện công việc? Nguyên nhân cụ thể?

 Anh (chị) có gặp các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện công việc tại công ty không? Anh (chị) giải quyết tình huống đó như thế nào?

 Anh (chị) gặp khó khăn gì trong quá trình thực hiện công việc? Đề xuất cách giải quyết?

 Anh (chị) đã hoàn thành tốt công việc X song chưa thực hiện tốt công việc Y, tại sao? Có biện pháp/kế hoạch gì khắc phục chưa? Cần hỗ trợ gì từ công ty?

 Với kết quả thực hiện công việc của anh (chị) thể hiện kỹ năng A là rất tốt, còn kỹ năng B thì sao?

 Anh (chị) đã thực sự hiểu hết các tiêu chuẩn đánh giá cũng như quy trình đánh giá thực hiện công việc không?

 Theo anh (chị) hệ thống tiêu chuẩn đánh giá đối với vị trí này đã hợp lý chưa? Anh (chị) có đề xuất, kiến nghị gì không?

 Công việc hiện nay có phù hợp với trình độ, khả năng, nguyện vọng của anh (chị) không?

 Theo anh (chị) chính sách đãi ngộ có tương xứng với kết quả đánh giá thực hiện công việc không?

 Anh (chị) có mong muốn được đào tạo để nâng cao kỹ năng, chuyên môn đồng thời khắc phục các hạn chế của mình không? Nội dung cụ thể?

 Anh (chị) có nguyện vọng, mong muốn gì trong tương lai?

 …

- Chuẩn bị cho người được phỏng vấn

Tổ chức/doanh nghiệp nên có sự thông báo cho người lao động biết trước ít nhất một tuần về thời gian phỏng vấn, cũng như những quyền lợi của họ có thể liên quan đến kết quả phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc, để nhân viên chuẩn bị trước các câu hỏi hay các vấn đề cần thảo luận với lãnh đạo. Các câu hỏi hay vấn đề cần thảo luận với nhà quản trị của người được phỏng vấn thông thường xoay quanh các vấn đề về công việc hiện tại, về mục tiêu phấn đấu cho kỳ đánh giá tiếp theo và cho tương lai. Có thể kể ra một số câu hỏi, vấn đề cần thảo luận như sau:

 Nhiệm vụ chính hiện nay là gì? Những thay đổi nào có trong kỳ thực hiện công việc vừa qua?

 Các đặc thù của công việc, các công việc nào đòi hỏi phải có nỗ lực nhiều nhất?

 Công việc nào thích thú nhất? Kém thích thú nhất? Tại sao?

 Các khó khăn cơ bản gặp phải? Các phương thức và giải pháp đã áp dụng?

 Các mục tiêu đặt ra là gì?

 Kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra?

 Nguyên nhân thành công và hạn chế?

 Điểm mạnh và điểm yếu của bản thân?

 Các kiến nghị và đề xuất cần thiết.

 Các công việc hiện nay có phù hợp với mục tiêu, nguyện vọng, sở trường của bản thân?

 Các năng lực, kiến thức và kỹ năng của bản thân đang được sử dụng như thế nào?

 Các công việc gì người thực hiện công việc có thể làm tốt?

 Lộ trình công danh của bản thân?

 Nhu cầu học tập và đào tạo?

 …

Để chuẩn bị cho các mục tiêu phấn đấu của kỳ đánh giá tiếp theo, tổ chức/doanh nghiệp có thể hướng dẫn người lao động hoàn thiện việc đăng ký mục tiêu cá nhân.

Ví dụ về biểu mẫu đăng ký mục tiêu cá nhân được thể hiện trong hộp 5.7.