5.1.2. Đào tạo về đánh giá thực hiện công việc
- Mục đích của đào tạo về đánh giá thực hiện công việc
Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản như: phù hợp với chiến lược và mục tiêu của tổ chức, phù hợp với những quy định của pháp luật, được người lao động đánh giá là công bằng, có đóng góp hữu hiệu như một công cụ quản lý, dễ dàng quản lý… Đa số các hệ thống đánh giá thực hiện công việc sẽ được cải thiện khi người tham gia đánh giá thực hiện công việc được đào tạo, huấn luyện về các kỹ năng đánh giá, bởi vì tiến hành đánh giá thực hiện công việc là một phần quan trọng trong toàn bộ hệ thống đánh giá thực hiện công việc. Việc đào tạo về đánh giá thực hiện công việc sẽ giúp hạn chế tối đa các sai lầm có thể gặp phải khi triển khai đánh giá thực hiện công việc và tạo được sự đồng bộ về kết quả trong đánh giá thực hiện công việc.
Đào tạo trong đánh giá thực hiện công việc được tiến hành nhằm mục đích đảm bảo cho công tác đánh giá thực hiện công việc được diễn ra một cách thuận lợi theo như kế hoạch đã xây dựng và đạt được kết quả cao. Thông qua nội dung đào tạo trong đánh giá thực hiện công việc, cả người đánh giá và người được đánh giá sẽ nắm bắt được các mục tiêu, yêu cầu, cũng như các cách thức triển khai chương trình đánh giá thực hiện công việc. Hơn thế nữa, đào tạo trong đánh giá thực hiện công việc sẽ giúp cho người đánh giá có được những kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ liên quan đến đánh giá thực hiện công việc của mình. Rõ ràng rằng để đảm bảo thu thập thông tin một cách tin cậy và chính xác về đội ngũ người lao động và quá trình thực hiện công việc cũng như kết quả thực hiện công việc của họ thì người đánh giá cần phải được đào tạo kỹ năng triển khai đánh giá một cách nghiêm túc. Đây là nội dung quan trọng, có ý nghĩa quyết định và đảm bảo cho sự thành công của công tác đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp.
- Đối tượng đào tạo và người thực hiện đào tạo về đánh giá thực hiện công việc
Căn cứ theo tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá thực hiện công việc đã được lựa chọn, nhà quản lý phụ trách công tác đánh giá thực hiện công việc hoặc các chuyên gia đánh giá thực hiện công việc được tổ chức/doanh nghiệp mời sẽ huấn luyện các kiến thức, kỹ năng đánh giá thực hiện công việc cho những người tham gia vào hoạt động đánh giá thực hiện công việc. Những người đánh giá cần được đào tạo để hiểu sâu về hệ thống đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp, mục đích của đánh giá thực hiện công việc, hiểu rõ các cách thức đánh giá thực hiện công việc và sự nhất quán trong đánh giá thực hiện công việc.
Trước hết, tổ chức/doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo cho hai đối tượng:
+ Các cán bộ chuyên trách dự án được đào tạo bài bản và chuyên sâu nhằm cập nhật các kiến thức, kỹ năng và thông tin phục vụ cho triển khai dự án. Nếu tổ chức/doanh nghiệp không có được đội ngũ nòng cốt có kiến thức và kỹ năng tốt về đánh giá thực hiện công việc thì tổ chức/ doanh nghiệp đó sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong hoạt động triển khai.
+ Đào tạo nhân lực chuyên sâu cho phép tổ chức/doanh nghiệp hạn chế được các sai lệch và xung đột trong quá trình triển khai. Ngay cả với trường hợp tổ chức/doanh nghiệp sử dụng tư vấn bên ngoài thì vẫn cần đào tạo nhân lực của tổ chức/ doanh nghiệp làm đối ứng vì chuyên gia tư vấn không thể làm thay cho tổ chức/doanh nghiệp.
Để đào tạo đánh giá thực hiện công việc, tổ chức/doanh nghiệp có thể cung cấp các văn bản hướng dẫn đánh giá thực hiện công việc cho những người đánh giá nghiên cứu kỹ. Bảng 5.1 dưới đây là ví dụ về tài liệu hướng dẫn cách chấm điểm các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc theo thang điểm từ 1 đến 5 cho hai vị trí công việc khác nhau của một công ty.
Bảng 5.1. Ví dụ hướng dẫn chấm điểm tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc tại công ty A
Tiêu chuẩn | Hướng dẫn chấm điểm (1 - 5 điểm) | |
I. | Nhân viên hành chính nhân sự | |
1 | Mức độ hoàn thành công việc được giao | 5 điểm: >100 % khối lượng công việc được giao 4 điểm: 90 ÷ 100% khối lượng công việc được giao 3 điểm: 80 ÷ 90% khối lượng công việc được giao 2 điểm: 70 ÷ 80% khối lượng công việc được giao 1 điểm: <70% khối lượng công việc được giao |
2 | Ngày công | 5 điểm: hoàn thành đúng 22/30 ngày công 4 điểm: nghỉ 2 ngày công 3 điểm: nghỉ 3 ngày công 2 điểm: nghỉ 4 ngày công 1 điểm: nghỉ > 4 ngày công |
3 | Báo cáo | 5 điểm: nộp báo cáo đúng hạn, được cấp trên đánh giá cao 4 điểm: nộp báo cáo đúng hạn 3 điểm: nộp báo cáo đúng hạn và bị sửa 1 lần 2 điểm: nộp báo cáo muộn và sửa 1 lần 1 điểm: nộp báo cáo muộn và sửa >1 lần |
4 | Quản lý hồ sơ, giấy tờ nhân viên | 5 điểm: quản lý giấy tờ ngăn nắp, đảm bảo giấy tờ nguyên vẹn, không bị mất 4 điểm: đảm bảo giấy tờ nguyên vẹn, không bị mất 3 điểm: quản lý giấy tờ chưa ngăn nắp, còn bục nát 2 điểm: bị mất giấy tờ, hồ sơ của nhân viên 1 lần 1 điểm: bị mất giấy tờ, hồ sơ của nhân viên > 1 lần |
II. | Nhân viên kinh doanh | |
1 | Doanh số | 5 điểm: > 100% khối lượng công việc được giao 4 điểm: 90 ÷ 100% khối lượng công việc được giao 3 điểm: 80 ÷ 90% khối lượng công việc được giao 2 điểm: 70 ÷ 80% khối lượng công việc được giao 1 điểm < 70% khối lượng công việc được giao |
Có thể bạn quan tâm!
-
Ví Dụ Về Biểu Mẫu Đánh Giá Thực Hiện Công Việc Theo Phương Pháp Xếp Hạng Luân Phiên -
Những Ưu Điểm Và Hạn Chế Của Hệ Thống Đánh Giá 3600 Tại Johnson & Johnson Là Gì? -
Chi Tiết Nhiệm Vụ, Công Việc Cần Hoàn Thành Trong Tháng: -
Phản Hồi Đánh Giá Thực Hiện Công Việc -
Ví Dụ Về Các Công Việc Cần Làm Khi Triển Khai Đánh Giá Thực Hiện Công Việc -
Các Sai Lầm Thường Gặp Trong Đánh Giá Thực Hiện Công Việc
Xem toàn bộ 126 trang tài liệu này.
Tiêu chuẩn | Hướng dẫn chấm điểm (1 - 5 điểm) | |
2 | Ngày công | 5 điểm: hoàn thành đúng 22/30 ngày công 4 điểm: nghỉ 2 ngày công 3 điểm: nghỉ 3 ngày công 2 điểm: nghỉ 4 ngày công 1 điểm: nghỉ > 4 ngày công |
5 điểm: có thêm 5 khách hàng | ||
Số lượng | 4 điểm: có thêm 4 khách hàng | |
3 | khách hàng | 3 điểm: có thêm 3 khách hàng |
mới | 2 điểm: có thêm 2 khách hàng | |
1 điểm: có thêm 1 khách hàng | ||
5 điểm: chấp hành đúng mọi nội quy công ty | ||
4 điểm: 1 lần đi muộn về sớm | ||
3 điểm: 2 lần đi muộn về sớm hoặc 1 lần vi phạm | ||
4 | Kỷ luật lao động | kỷ luật 2 điểm: > 2 lần đi muộn về sớm và 1 lần vi phạm |
kỷ luật | ||
1 điểm: > 2 lần đi muộn về sớm và > 1 lần vi phạm | ||
kỷ luật |
Ngoài ra, có thể tổ chức lớp tập huấn đánh giá thực hiện công việc hoặc hội thảo cho những người tham gia đánh giá để thảo luận về mục đích, nội dung, phương pháp đánh giá hoặc rèn luyện kỹ năng thực hành đánh giá.
- Nội dung đào tạo về đánh giá thực hiện công việc
Các nội dung chính của chương trình đào tạo về đánh giá thực hiện công việc thường bao gồm:
+ Các lý do của việc triển khai thực hiện chương trình đánh giá thực hiện công việc. Việc đánh giá sẽ đạt hiệu quả cao khi nó mang lại lợi ích cho người được đánh giá và việc đánh giá sẽ dễ dàng thất bại khi nó trở thành một công cụ mang đến các hình phạt đối với nhân viên. Chìa khóa của sự thành công trong đánh giá thực hiện công việc không chỉ
nằm ở chỗ sử dụng phương pháp nào mà còn ở chỗ người đánh giá và người được đánh giá hiểu rõ vai trò của việc đánh giá;
+ Thông tin liên quan đến hệ thống tài liệu, các bảng biểu, mẫu phiếu đánh giá;
+ Cách thức để nhận biết và sắp xếp thứ tự các hoạt động của công việc
+ Cách thức quan sát, ghi chép, đo lường kết quả thực hiện công việc
+ Cách thức làm giảm tối đa các lỗi có thể mắc phải khi tiến hành đánh giá thực hiện công việc
+ Cách thức tiến hành nội dung phỏng vấn đánh giá
+ ……
Ví dụ bảng 5.2 dưới đây là một tài liệu được cung cấp trong một lớp đào tạo đánh giá thực hiện công việc của một công ty nhằm hướng dẫn xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc:
Bảng 5.2. Xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc
Mô tả | Hướng dẫn xác định | |
4 | Mức độ quan trọng CAO và khẩn cấp CAO | + Mức độ quan trọng được xác định dựa trên giá trị đóng góp của nhiệm vụ, công việc vào việc hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn/hoàn thành các trách nhiệm, nhiệm vụ lớn của đơn vị và công ty. + Mức độ khẩn cấp được xác định dựa trên yêu cầu về thời hạn hoàn thành nhiệm vụ, công việc trong kỳ đánh giá. + Các nhiệm vụ, công việc có mức độ quan trọng cao cần được lập kế hoạch thực hiện chi tiết từ đầu kỳ đánh giá. |
3 | Mức độ quan trọng CAO nhưng mức độ khẩn cấp KHÔNG CAO | |
2 | Mức độ quan trọng KHÔNG CAO nhưng mức độ khẩn cấp CAO | |
1 | Mức độ quan trọng và khẩn cấp KHÔNG CAO |
5.1.3. Tiến hành đánh giá thực hiện công việc
Theo quy trình đánh giá thực hiện công việc đã được xác lập trong quy chế đánh giá thực hiện công việc, tổ chức/doanh nghiệp tiến hành đánh giá thực hiện công việc. Việc đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân/bộ phận thực hiện công việc sẽ được tiến hành dựa trên các tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá thực hiện công việc mà tổ chức/doanh nghiệp đã xác định và lựa chọn. Các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện công việc của các bộ phận và cá nhân cần được kịp thời phát hiện và có các biện pháp điều chỉnh cho hợp lý.
Các thông tin về tình hình thực hiện công việc của người được đánh giá được thu thập. Đến thời điểm đánh giá thực hiện công việc, những người đánh giá sẽ phải tiến hành đánh giá thực hiện công việc dựa trên các thông tin đã thu thập được theo mẫu đánh giá đã được tổ chức/doanh nghiệp quy định.
Những mẫu đánh giá này có thể được thiết kế dưới dạng là phiếu đánh giá hoặc dưới dạng bản tường thuật mẫu, thang điểm đánh giá hành vi…
Cách lựa chọn thiết kế mẫu đánh giá tùy thuộc vào phương pháp đánh giá thực hiện công việc được lựa chọn và tùy thuộc vào mỗi tổ chức/doanh nghiệp. Dưới đây là ví dụ hai mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc của hai công ty.
Hộp 5.3. Mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc công ty DAEWOO BUS
ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 작업 평가 | Mã/ 코드 | H0611 | |||||||||||||||||||||||||
Ngày HL/ 효력일 | |||||||||||||||||||||||||||
Giai đoạn đánh giá từ: 평가 기간 (부터): | đến: (까지) | Ngày ĐG/ 평가일 | |||||||||||||||||||||||||
Họ và Tên/ 성명: | Bộ phận/부서: | ||||||||||||||||||||||||||
Mã công nhân viên/ 직원코드: | Tổ/ 팀: | ||||||||||||||||||||||||||
Năm sinh/ 생년월일: | Ngày vào công ty/입사날: | ||||||||||||||||||||||||||
Người đánh giá /평가자: | |||||||||||||||||||||||||||
Mã công nhân viên/ 직원코드: | |||||||||||||||||||||||||||
Chức vụ/ 직위: | |||||||||||||||||||||||||||
Đánh giá - Xếp loại/ 평가 결과: | |||||||||||||||||||||||||||
Phương thức cho điểm/ 평가 방법: | 0~4 | Kém/ 가 | 5~6 | Trung bình/ 양 | 7~8 | Khá/ 미 | 9-10 | Xuất sắc/ 수 | |||||||||||||||||||
호 | Tiêu chí đánh giá/ 평가 기준 | Điểm 점수 | 호 | Tiêu chí đánh giá/ 평가 기준 | Điểm 점수 | ||||||||||||||||||||||
1 | Kiến thức chuyên môn/ 전문성 | 6 | Làm việc theo nhóm (tính phối hợp)/ 팀워크 | ||||||||||||||||||||||||
2 | Kỹ năng sử dụng công nghệ, máy móc/ 기술성 | 7 | Mức độ chuyên cần/ 근태. 성실성 | ||||||||||||||||||||||||
3 | Khả năng học hỏi, thích ứng/ 적응력 | 8 | Sự sáng tạo, chủ động, trách nhiệm/ 책임감 및 창의력 | ||||||||||||||||||||||||
4 | Ý thức chấp hành nội quy công ty/ 회사 내규 준수 의식 | 9 | Phục tùng mệnh lệnh cấp trên/ 상사의 지시 따라 진행 | ||||||||||||||||||||||||
5 | Khả năng hoàn thành công việc được giao/ 업무 달성 능력 | 10 | Khả năng quản lý, sắp xếp thiết bị được giao/ 설비 관리능력 | ||||||||||||||||||||||||
Ghi chú/ 비고: | 96-100 điểm: Xuất sắc 96-100 점: 수 | 86 ~ 95 điểm: Giỏi 86 ~ 95 점: 우 | 70 ~ 85 điểm: Khá 70 ~ 85 점: 미 | 50 ~ 69 điểm: Trung bình 50 ~ 69 점: 양 | 0 ~ 49 điểm: Kém 0 ~ 49 점: 가 | ||||||||||||||||||||||
Tổng điểm/ 총: | Xếp loại/ 종류 | ||||||||||||||||||||||||||
Kết luận của người đánh giá/결론: | |||||||||||||||||||||||||||
Xác nhận & Kết luận của Quản lý- Manager 관리자의 평가 및 결론: | Xác nhận & Kết luận của Tổng quản lý- G. Manager 총관리자의 평가 및 결론: | ||||||||||||||||||||||||||
Xác nhận & Kết luận của Giám đốc / Director 이사님의 평가 및 결론: | |||||||||||||||||||||||||||
Người đánh giá 과장 | Tổng quản lý 부장 | Giám đốc 이사 | Tổng giám đốc 법인장 | ||||||||||||||||||||||||
STT | ĐỐI VỚI CÔNG VIỆC | Điểm | Cá nhân đánh giá | Phụ trách đánh giá | Ghi chú | ||
I | KẾT QUẢ CÔNG VIỆC (đánh giá 1 trong 4 nội dung) | 40 | |||||
1 | Hoàn thành công việc với chất lượng cao, kịp tiến độ | 40 | |||||
2 | Hoàn thành công việc đạt yêu cầu | 30 | |||||
3 | Hoàn thành công việc không đạt theo yêu cầu 1-2 lần trong tháng | 20 | |||||
4 | Hoàn thành công việc không đạt yêu cầu từ 3 lần trở lên trong tháng | 16 | |||||
II | Ý THỨC LÀM VIỆC (đánh giá cả 6 nội dung) | 40 | |||||
1 | Trách nhiệm với công việc (nhận thức được trách nhiệm của bản thân, cố gắng hết mình trước các công việc được giao) | 8 |