Các Quy Định Về Thủ Tục Ủy Quyền Trong Tố Tụng Dân Sự

quyền tới Tòa án, mà giấy ủy quyền đó chưa được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chưa được công chứng, chứng thực thì Tòa án yêu cầu đương sự phải làm lại cho đúng quy định pháp luật. Khi đương sự thực hiện việc ủy quyền đúng quy định của pháp luật thì Tòa án mới giải quyết vụ án”. Nếu văn bản ủy quyền được lập tại Tòa án, mặc dù không có công chứng, chứng thực nhưng có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc cán bộ Tòa án được Chánh án phân công thì vẫn được chấp nhận, theo hướng dẫn tại Nghị quyết 05/2006/NQ-HĐTP.

Hai hình thức văn bản ủy quyền chủ yếu trong tố tụng dân sự là giấy ủy quyền và hợp đông ủy quyền. Tính hợp pháp của giấy ủy quyền là chữ ký, con dấu của người ủy quyền, được công chứng hoặc chứng thực. Trường hợp chứng thực thì UBND chỉ chứng thực chữ ký của của người ủy quyền, chứ không chứng thực nội dung giấy ủy quyền. Đặc điểm của giấy ủy quyền là tính chủ động, nội dung linh hoạt, bố cục tùy nghi và chỉ cần có chữ ký, đóng dấu của bên ủy quyền. Đa số trong hầu hết các trường hợp, việc ủy quyền dưới hình thức giấy ủy quyền không ghi mức thù lao, hiệu lực của giấy ủy quyền chỉ phát sinh khi bên nhận ủy quyền chấp thuận nội dung đó và cũng chỉ thực hiện nghĩa vụ trong phạm vi ủy quyền, ngoài phạm vi đó họ không chịu trách nhiệm. Nhược điểm của hình thức ủy quyền này là thể hiện ý chí đơn phương, trong giấy ủy quyền khó mô tả được hết những công việc phải thực hiện, dẫn đến có trường hợp đã thực hiện một vài công đoạn họ lại tiếp tục không thực hiện vì một lý do nào đó, gây chậm trễ, thiệt hại cho các bên và cho cả cơ quan tiến hành tố tụng. Ngoài ra, việc từ chối nhận ủy quyền của bên đại diện theo ủy quyền hoặc việc từ bỏ ủy quyền của bên ủy quyền trong trường hợp này rất dễ dãi, các bên không cần phải đến phòng Công chứng hoặc UBND để làm thủ tục chấm dứt, mà chỉ cần có văn bản thể hiện từ chối/ từ bỏ việc đại diện theo ủy quyền là đủ; một nhược điểm lớn nữa của hình thức ủy quyền bằng giấy ủy quyền là không có cơ chế bồi thường cụ thể khi có tranh chấp.

So với hình thức giấy ủy quyền, việc đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự dưới hình thức hợp đồng ủy quyền thể hiện tính chặt chẽ hơn. Ưu điểm nổi bật của hình thức này là cơ sở pháp lý vững chắc, có điều khoản và chế tài cụ thể, quyền và nghĩa vụ của các bên được thể hiện rõ trong hợp đồng ủy quyền. Điều 581 BLDS 2005 quy đinh: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, có nhận thù lao, nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định”. Cũng theo quy định của BLDS 2005, bên ủy quyền có thể đơn phương chấm dứt việc thực hiện hợp đồng ủy quyền, nếu lý do chính đáng (trừ hợp đồng ủy quyền có công chứng) và chỉ thanh toán thù lao tương ứng với công việc đã thực hiện, cộng với các khoản thiệt hại phải bồi thường nếu có. Đối với hợp đồng ủy quyền không có thù lao thì chỉ cần báo trước trong một thời gian thích hợp.

Trong thực tiễn giải quyết vụ việc dân sự mà có đương sự là cơ quan, tổ chức, có trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó không lập giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền mà thông qua giấy giới thiệu với nội dung ủy quyền cho cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức mình tham gia tố tụng với tư cách người đại diện theo ủy quyền của cơ quan, tổ chức. Vậy có nên coi đây là văn bản ủy quyền tham gia tố tụng không? Có quan điểm cho rằng không chấp nhận đây là văn bản ủy quyền tham gia tố tụng, bởi lẽ những nội dung trên giấy giới thiệu không thể hiện nội dung ủy quyền, phạm vi ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức, nó chỉ có ý nghĩa xác đinh người được giới thiệu là người của cơ quan, tổ chức. Mặt khác cũng không có căn cứ xác định chữ ký trong giấy giới thiệu là chữ ký của người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức [4, tr.37].

2.4. Các quy định về thủ tục ủy quyền trong tố tụng dân sự

Điều kiện của một giao dịch ủy quyền nói chung là: Nội dung và mục

đích không được vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; đối tượng của giao dịch ủy quyền phải có thật, hay nói một cách cụ thể hơn là muốn công chứng một hợp đồng ủy quyền phải chứng minh hai yếu tố cơ bản sau:

- Nhân thân người ủy quyền, người được ủy quyền;

- Đối tượng ủy quyền: Nếu là công việc phải thực hiện thì phải mô tả; nếu là thực hiện các quyền và nghĩa vụ thì người ủy quyền phải chứng minh mình có các quyền và nghĩa vụ ấy, người được ủy quyền phải chứng minh mình có khả năng thực hiện đối tượng ủy quyền.

Khi tham gia tố tụng, đương sự có các quyền và nghĩa vụ tố tụng dân sự quy định tại các Điều 58, 59, 60, 61 BLTTDS được sửa đổi, bổ sung năm 2011. Đương sự có thể ủy quyền cho người khác nhân danh và vì quyền lợi của mình thực hiện một phần hoặc toàn bộ quyền, nghĩa vụ pháp lý tố tụng dân sự này theo văn bản ủy quyền. Vấn đề đặt ra là: Khi nào thì đương sự có thể lập văn bản ủy quyền cho người khác thay mặt mình thực hiện các quyền đó? Việc đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự có thể được thực hiện trước khi cá nhân, cơ quan, tổ chức được công nhận là đương sự hay không, hay nói cách khác, việc đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự có thể được thực hiện trước khi Tòa án thụ lý vụ việc hay không? Pháp luật hiện hành chưa quy có quy định cụ thể khi nào thì đương sự có thể làm văn bản ủy quyền cho người khác tham gia tố tụng, còn trong thực tiễn thì mỗi nơi làm mỗi kiểu. Các phòng Công chứng yêu cầu phải xuất trình các loại giấy tờ chứng minh người ủy quyền là đương sự trong vụ án (giấy triệu tập, thông báo của Tòa án về việc thụ lý vụ án v.v...) thì mới công chứng văn bản ủy quyền; còn tại các UBND xã, phường thì đơn giản hơn, có trường hợp các bên chỉ cần xuất trình sổ hộ khẩu và CMND là có thể được chứng thực việc ủy quyền, bởi vì người chứng thực cho rằng họ chỉ chứng thực chữ ký chứ không chứng thực nội dung ủy quyền.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 110 trang tài liệu này.

Theo quy định tại Điều 48 Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 về công chứng, chứng thực (các quy định về chứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định 75/2000/NĐ-CP được thay thế bởi Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký) thì thủ tục công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền có thể được tóm tắt như sau:

Người yêu cầu công chứng, chứng thực ghi Phiếu yêu cầu công chứng, chứng thực theo mẫu quy định, xuất trình giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ cần thiết để thực hiện việc công chứng, chứng thực. Cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ mà người yêu cầu xuất trình, nếu thấy hợp lệ và đầy đủ thì thụ lý, ghi vào sổ và trong trường hợp yêu cầu công chứng, chứng thực không thể thực hiện được ngay trong ngày, thì ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu. Người thực hiện công chứng, chứng thực xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu, nếu xét thấy nội dung văn bản ủy quyền đã được soạn thảo sẵn không trái pháp luật, đạo đức xã hội, thì thực hiện công chứng, chứng thực. Trong trường hợp nội dung văn bản ủy quyền trái pháp luật, đạo đức xã hội hoặc được soạn thảo không đạt yêu cầu, thì phải được sửa đổi, bổ sung; nếu người yêu cầu công chứng, chứng thực không đồng ý với việc sửa đổi, bổ sung đó, thì không công chứng, chứng thực. Trong trường hợp chấp nhận việc sửa đổi, bổ sung thì trước khi ký, người yêu cầu công chứng, chứng thực phải tự đọc lại văn bản ủy quyền hoặc người thực hiện công chứng, chứng thực đọc cho họ nghe. Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong văn bản ủy quyền thì ký tắt vào từng trang của văn bản, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện công chứng, chứng thực chứng nhận hoặc chứng thực và ký tắt vào từng trang của văn bản, trừ trang cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu.

Người yêu cầu công chứng, chứng thực có thể đề nghị người thực hiện

công chứng, chứng thực soạn thảo văn bản ủy quyền tham gia tố tụng dân sự. Người yêu cầu công chứng, chứng thực tuyên bố nội dung của việc ủy quyền trước người thực hiện công chứng, chứng thực. Người thực hiện công chứng, chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu công chứng, chứng thực đã tuyên bố; nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội, thì soạn thảo văn bản.

Trong trường hợp bên uỷ quyền và bên đại diện theo uỷ quyền không thể cùng đến một cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực, thì bên ủy quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn của họ công chứng, chứng thực hợp đồng ủy quyền; bên được uỷ quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nơi họ thường trú hoặc tạm trú có thời hạn công chứng, chứng thực tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng, chứng thực hợp đồng uỷ quyền. Việc ủy quyền không thuộc trường hợp quy định này thì không phải lập thành hợp đồng ủy quyền mà có thể được lập thành giấy ủy quyền và chỉ cần người ủy quyền ký vào giấy ủy quyền.

Như vậy, việc ký vào văn bản ủy quyền có khác nhau giữa hợp đồng ủy quyền và giấy ủy quyền: Đối với hợp đồng ủy quyền thì cần có chữ ký của người ủy quyền và của cả người được ủy quyền, còn đối với giấy ủy quyền thì chỉ cần một bên ủy quyền ký là đủ. Trong thực tiễn lợi dụng quy định này, các bên thường chỉ làm văn bản ủy quyền tham gia tố tụng dân sự dưới hình thức giấy ủy quyền, còn thù lao và các quyền, nghĩa vụ khác của bên ủy quyền và bên được ủy quyền được ẩn giấu trong văn bản khác dưới dạng một hợp đồng hoặc một thỏa thuận dịch vụ giữa các bên.

Cũng theo quy định của Nghị định 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực và Nghị định 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì các loại giấy tờ cần có khi làm thủ tục ủy quyền bao gồm:

+ Chứng minh nhân dân, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên ủy quyền và bên được ủy quyền (bản chính và bản sao); trường hợp hai vợ chồng là bên uỷ quyền không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

+ Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau: Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao); Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao); Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Nếu là ủy quyền lại thì phải cung cấp thêm văn bản ủy quyền trước đây có thể hiện việc cho phép ủy quyền lại. Điều 583 BLDS 2005 quy điṇ h: “Bên được uỷ quyền chỉ được uỷ quyền lại cho người thứ ba, nếu được bên uỷ quyền đồng ý hoặc pháp luật có quy định. Hình thức hợp đồng uỷ quyền lại cũng phải phù hợp với hình thức hợp đồng uỷ quyền ban đầu. Việc uỷ quyền lại không được vượt quá phạm vi uỷ quyền ban đầu”.

2.5. Các quy định về thời hạn ủy quyền trong tố tụng dân sự

Theo quy định tại Điều 582 BLDS 2005 thì thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực một năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền. Như đã đề cập, trong tố tụng dân sự thông thường các bên không ghi nội dung công việc, thời hạn ủy quyền cụ thể, chi tiết trong văn bản ủy quyền, mà ghi chung chung. Ví dụ trong văn bản ủy quyền, ở mục thời hạn ủy quyền thì ghi: “Việc ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày bắt đầu cho đến khi công việc ủy quyền được thực hiện xong hoặc chấm dứt theo quy định tại Điều 589 Bộ luật dân sự”, còn ở mục nội dung ủy quyền thì ghi: “Ủy

quyền tham gia tố tụng tại Tòa án có thẩm quyền trong vụ án thụ lý số........ cho đến khi có quyết định, bản án của Tòa án cấp sơ thẩm (hoặc cho đến khi có quyết định, bản án có hiệu lực của Tòa án)”.

Tuy nhiên, vẫn có nhiều quan điểm khác nhau về thời điểm bắt đầu của việc ủy quyền nói trên: Là thời điểm được công chứng, chứng thực hay kể từ thời điểm bên đại diện theo ủy quyền chấp nhận nội dung ủy quyền và ký vào văn bản ủy quyền, hay kể từ thời điểm Tòa án thụ lý vụ án vì kể từ thời điểm Tòa án thụ lý vụ án thì quyền và nghĩa vụ tố tụng của đương sự (là người ủy quyền) mới bắt đầu phát sinh. Mặt khác, dù BLTTDS có quy định thời hạn tối đa từ khi Tòa án thụ lý vụ án cho đến khi mở phiên tòa là tám tháng (kể cả thời gian gia hạn trong trường hợp vụ án có tính chất phức tạp), nhưng số lượng án quá hạn vẫn rất lớn, đương sự vẫn phải cứ mong chờ vào cách làm việc đúng thời hạn của Tòa án. Do vậy việc đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự khó xác định được chính xác thời hạn cụ thể.

Thực tế cũng có trường hợp đại diện theo ủy quyền trong tố tụng theo từng giai đoạn tố tụng hoặc công việc cụ thể: Ủy quyền tham gia hòa giải; ủy quyền tham gia phiên tòa; ủy quyền cung cấp, thu thập chứng cứ tại các cơ quan có thẩm quyền; ủy quyền tham gia tố tụng cho đến khi có quyết định, bản án của Tòa án cấp sơ thẩm; ủy quyền kháng cáo và tham gia tố tụng tại giai đoạn phúc thẩm v.v...; trong các vụ án tranh chấp đất đai có thể ủy quyền ngay từ giai đoạn hòa giải tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phường nếu văn bản ủy quyền được chấp nhận.

2.6. Các quy định về chấm dứt đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự

Điều 77 BLTTDS quy định “Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự chấm dứt việc đại diện theo quy định của Bộ luật dân sự”. Theo đó, việc chấm dứt đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự thực hiện theo quy định tại Điều 589 BLDS 2005, bao gồm các trường hợp sau:

+ Văn bản ủy quyền hết hạn;

+ Công việc được ủy quyền đã hoàn thành;

+ Bên ủy quyền, bên được ủy quyền đơn phương chấm dứt thực hiện văn bản ủy quyền theo quy định tại Điều 588 BLDS 2005;

+ Bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền chết hoặc chấm dứt tồn tại, bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.

Đối với việc chấm dứt ủy quyền theo ý chí của một bên (đơn phương chấm dứt việc ủy quyền) thì BLDS 2005 quy định khá cụ thể tại Điều 588, theo đó:

Đối với bên ủy quyền: Trong trường hợp ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao cho bên được ủy quyền tương ứng với công việc mà bên được ủy quyền đã thực hiện và bồi thường thiệt hại; Nếu ủy quyền không có thù lao thì bên ủy quyền có thể chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý; Bên ủy quyền phải thông báo bằng văn bản cho người thứ ba biết về việc bên ủy quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng, nếu không báo thì hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp người thứ ba biết hoặc phải biết về việc hợp đồng ủy quyền đã bị chấm dứt.

Đối với bên nhận ủy quyền: Trong trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên ủy quyền một thời gian hợp lý; Nếu ủy quyền có thù lao thì bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào và phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền.

Điều 78 BLTTDS quy điṇ h trong trường hợp chấm dứt đại diện theo ủy quyền thì đương sự hoặc người thừa kế của đương sự trực tiếp tham gia tố tụng hoặc ủy quyền cho người khác đại diện tham gia tố tụng theo thủ tục do BLTTDS quy định.