Thiết Kế Nghiên Cứu Và Quy Trình Nghiên Cứu

KSNB để phát triển các kỹ năng giải quyết các vấn đề có tính liêm chính trong tổ chức.

Các chính sách về nguồn nhân lực và hoạt động nguồn nhân lực

Các chính sách và thực tiễn về nhân sự bao gồm tuyển dụng, chính sách nhân sự, định hướng, đào tạo và giáo dục, đánh giá và tư vấn, động viên và khen thưởng, các hoạt động khắc phục hậu quả.

Một khía cạnh khá quan trọng của KSNB là nhân sự. Nhân viên có thẩm quyền, đáng tin cậy là cần thiết để kiểm soát hiệu quả. Do đó, các phương pháp mà người được tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, tưởng thưởng và thăng tiến là một phần quan trọng của môi trường kiểm soát. Các quyết định tuyển dụng và nhân sự nên bao gồm đảm bảo rằng các cá nhân có sự toàn vẹn và có trình độ học vấn cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc của họ quản lý và nhân viên có hiểu biết về KSNB và sẵn sàng chịu trách nhiệm là yếu tố sống còn để KSNB đạt được hiệu quả.

Quản lý nguồn nhân lực cũng có vai trò thiết yếu trong việc thúc đẩy môi trường đạo đức bằng cách phát triển tính chuyên nghiệp và thực thi minh bạch trong công việc hàng ngày của nhân viên trong tổ chức, điều này trở nên rõ ràng trong quá trình tuyển dụng, thẩm định và xúc tiến hoạt động, cần dựa trên thành tích, bảo đảm sự cởi mở của các quy trình tuyển chọn, thực hiện quản lý dựa trên sự minh bạch công bằng.

Năng lực nhân viên

Năng lực nhân viên thể hiện ở trình độ hiểu biết, kỹ năng làm việc để đảm bảo cho công việc được thực hiện trôi chảy, có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm và hữu hiệu, thể hiện sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của mình trong việc xây dựng hệ thống KSNB. Đào tạo là để nâng cao trình độ cho các nhân viên trong tổ chức, đó là hướng dẫn về mục tiêu KSNB và là phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc.

Lãnh đạo và nhân viên cần có những kỹ năng cần thiết để đánh giá, phân tích những rủi ro nảy sinh trong thực hiện công việc. Đồng thời, mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống KSNB, vì đó là trách nhiệm của họ và họ phải luôn duy trì trình độ để đảm bảo việc xây dựng thực hiện, duy trì của KSNB.

2.2.4.2. Đánh giá rủi ro

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 154 trang tài liệu này.

KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Phân tích đánh giá rủi ro này để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu mà thôi, việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, không chỉ vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro mà còn liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro.

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng, phân tích rủi ro phù hợp để đạt được mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý thích hợp. KSNB nhằm mục đích thực hiện mục tiêu của tổ chức cho nên việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng ảnh hưởng đến mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. Việc phân tích

đánh giá rủi ro nhằm hạn chế những rủi ro chủ yếu vì thế việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó không chỉ làm ảnh hưởng của rủi ro mà còn ảnh hưởng đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro. Việc đánh giá rủi ro bao gồm:

Nhận dạng rủi ro

Nhận dạng rủi ro bao gồm rủi ro từ bên ngoài và bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và từng hoạt động, rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của tổ chức. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan Nhà nước cần phải quản trị rủi ro làm ảnh hưởng đến các mục tiêu được giao, bao gồm các chỉ tiêu được giao trong bất kỳ kế hoạch nào của một tổ chức.

Đánh giá rủi ro

Ước lượng tầm quan trọng của rủi ro có thể có và đánh giá khả năng xảy ra rủi ro. Để đánh giá rủi ro điều quan trọng là không chỉ xác định về một loại rủi ro nhất định, mà còn để đánh giá tầm quan trọng của nó và đánh giá khả năng xảy ra sự kiện rủi ro. Phương pháp phân tích rủi ro có thể thay đổi, phần lớn là do nhiều rủi ro rất khó xác định số lượng, trong khi một số khác thì có thể chẩn đoán, đánh giá rủi ro là một nghệ thuật hơn là khoa học. Tuy nhiên, việc sử dụng các tiêu chí đánh giá rủi ro có hệ thống sẽ làm giảm tính chủ quan của quá trình bằng cách cung cấp một khuôn khổ cho các phán đoán được thực hiện một cách nhất quán.

Một trong những mục đích chính của đánh giá rủi ro là thông tin cho quản lý về các rủi ro mà hành động cần được thực hiện. Vì vậy, thường cần phải phát triển một số khuôn khổ để phân loại tất cả các rủi ro như cao, trung bình hoặc thấp. Nói chung, tốt hơn là giảm thiểu các loại, vì quá sàng lọc có thể dẫn tới việc phân chia không đúng với bản chất thực tế của các loại rủi ro.

Phát triển các giải pháp

KSNB chỉ có thể đảm bảo hợp lý rằng các mục tiêu của tổ chức đang đạt được. Đánh giá rủi ro như là một bộ phận của KSNB, đóng một vai trò quan trọng trong việc lựa chọn các hoạt động kiểm soát thích hợp để thực hiện, đây là một quá trình xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức và xác định các phản ứng thích hợp, mục tiêu phải được xác định trước khi ban quản lý có thể xác định những rủi ro đối với tổ chức của mình và thực hiện các hành động cần thiết để quản lý những rủi ro, điều này có nghĩa là có được một quy trình đang được tiến hành để đánh giá và giải quyết tác động của rủi ro một các hiệu quả về chi phí và có nhân viên kỹ năng thích hợp để xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn. Đối với một tổ chức, việc duy trì KSNB nhằm xử lý hạn chế phần lớn các rủi ro có thể xảy ra. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý bởi vì cần xem xét trên mối liên hệ giữa chi phí và lợi ích nhưng nếu như chúng ta nhận dạng được cũng như đánh giá được rủi ro thì chắc chắn rằng chúng ta sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn. Các hoạt động

KSNB là một phản ứng đối với rủi ro, do chúng được thiết kế để chứa đựng sự không chắc chắn của kết quả đã được xác định.

Điều quan trọng là phải nhớ rằng không thể loại bỏ mọi rủi ro và KSNB chỉ có thể đảm bảo hợp lý rằng các mục tiêu của tổ chức đạt được. Tuy nhiên các đơn vị xác định và quản lý rủi ro một cách tích cực có nhiều khả năng sẽ được chuẩn bị tốt hơn để phản ứng lại các biến cố hay các rủi ro xảy ra.

2.2.4.3. Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách, những thủ tục nhằm hạn chế rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt được hiệu quả cao đòi hỏi hoạt động kiểm soát phải phù hợp, dể hiểu, nhất quán giữa các thời kỳ, có hiệu quả, đáng tin cậy và có liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát.

Các hoạt động này bao gồm:

- Ủy quyền và phê duyệt

- Giám sát nhân viên

- Phân chia nhiệm vụ

- Kiểm tra, đối chiếu

- Đánh giá hiệu quả hoạt động

Để hoạt động kiểm soát có hiệu quả các hoạt động kiểm soát này cần phải:

- Thích hợp (có nghĩa là kiểm soát đúng ở đúng nơi và tương xứng với rủi ro liên quan).

- Có chức năng nhất quán theo kế hoạch trong suốt thời gian (nghĩa là phải tuân thủ cẩn thận bởi tất cả các nhân viên tham gia và không được bỏ qua khi nhân sự chủ chốt không còn hoặc khối lượng công việc nặng nề).

- Có tính hiệu quả về chi phí (nghĩa là chi phí thực hiện kiểm soát không được vượt quá lợi ích thu được).

- Toàn diện, hợp lý và trực tiếp liên quan đến các mục tiêu kiểm soát.

Ủy quyền và phê duyệt

Việc ủy quyền và thực hiện các công việc và sự kiện chỉ được thực hiện bởi những hoạt động trong phạm vi quyền hạn của mình. Ủy quyền là phương tiện chủ yếu để đảm bảo rằng các công việc và sự kiện hợp lệ được thực hiện như dự định của ban quản lý, các thủ tục ủy quyền, cần được ghi lại và thông báo rõ ràng cho quản lý và nhân viên, nên bao gồm các điều kiện và điều kiện cụ thể theo đó phải có giấy phép. Phù hợp với các điều khoản của một ủy quyền có nghĩa là nhân viên hành động theo các chỉ thị và trong các giới hạn được thiết lập bởi quản lý hoặc pháp luật.

Giám sát nhân viên

Đối với nhân viên, khi giao việc phải thông báo rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm giao cho mỗi nhân viên. Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên phải đảm bảo nguyên tắc là có các hệ thống công việc trong phạm vi và thời gian cần thiết. Khi giao việc cần dựa theo những tiêu chuẩn cần thiết để đảm bảo công

việc được thực hiện theo đúng định hướng, đúng mục tiêu đã xác định. Nhân viên được hướng dẫn cần thiết để giảm thiểu sai sót đồng thời làm cho lãnh đạo trực tiếp hiểu được, đạt được kết quả như mong muốn.

Người giám sát cung cấp cho nhân viên những hướng dẫn cần thiết và huấn luyện họ để đảm bảo rằng sự sai sót, lãng phí và hành động sai trái được giảm thiểu và làm cho các nhà lãnh đạo trực tiếp hiểu được và đạt được kết quả.

Phân chia nhiệm vụ

Để giảm nguy cơ lỗi, lãng phí hoặc các hành động sai trái và nguy cơ không phát hiện ra các vấn đề, các nhiệm vụ và trách nhiệm cần được phân công một cách có hệ thống cho một số cá nhân để đảm bảo rằng các kiểm tra và cân bằng hiệu quả. Nhiệm vụ chính bao gồm ủy quyền và ghi chép các giao dịch, xử lý và rà soát hoặc kiểm soát các giao dịch, sự thông đồng có thể làm giảm hoặc hủy hoại hiệu quả của hoạt động KSNB.

Trong một số đơn vị có quy mô nhỏ lẻ, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia nhiệm vụ, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và bù đắp những biện pháp kiểm soát khác như sự luân chuyển nhân viên. Vì sự luân chuyển nhân viên để đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong một thời gian dài. Cũng như, việc khuyến khích và yêu cầu những ngày nghỉ hàng năm cũng giúp giảm rủi ro bằng cách đem lại luân chuyển tạm thời.

Kiểm tra, đối chiếu

Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. Ví dụ như khi hàng hóa bán ra được kiểm tra phù hợp với số lượng mua vào, số lượng trên hóa đơn sẽ được kiểm tra, đối chiếu với hàng hóa nhận về, số lượng trong kho đối chiếu với thẻ xuất kho.

Sổ sách được đối chiếu với các chứng từ thích hợp một cách thường xuyên và định kỳ, có khoa học. Các nghiệp vụ phát sinh phải được kiểm tra trước, trong và sau khi xử lý.

Đánh giá hiệu quả hoạt động

Đánh giá hiệu quả hoạt động được đánh giá dựa trên một bộ các tiêu chuẩn một cách thường xuyên và định kỳ để đánh giá hiệu quả và hiệu suất. Nếu các cuộc đánh giá hiệu quả, hiệu suất để xác định rằng những thành tựu thực tế không đáp ứng các mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã được thiết lập, cần phải xem xét các quy trình và hoạt động được thiết lập để đạt được các mục tiêu để xác định cần cải tiến.

2.2.4.4. Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là đảm bảo các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.

Thông tin và truyền thông là cần thiết để thực hiện tất cả các mục tiêu KSNB, một trong những mục tiêu của KSNB là thực hiện nghĩa vụ trách nhiệm giải trình.

Điều này có thể đạt được bằng cách phát triển và duy trì thông tin tài chính và phi tài chính đáng tin cậy, có liên quan và truyền đạt thông tin này bằng cách công bố báo cáo kịp thời. Thông tin là cơ sở để truyền thông, phải đáp ứng được mong đợi của tập thể và cá nhân, cho phép họ thực hiện trách nhiệm của mình một cách hiệu quả, truyền thông hiệu quả nên diễn ra theo mọi hướng, đi xuống, theo chiều ngang hay đi lên trong suốt tất cả các thành phần và toàn bộ cấu trúc. Cần có thông tin ở tất cả các cấp của một tổ chức để có thể KSNB hiệu quả và đạt được các mục tiêu tổ chức. Do đó cần phải xác định, nắm bắt và thông tin thích hợp, đáng tin cậy và có liên quan dưới dạng và khung thời gian để mọi người thực hiện KSNB và các nhiệm vụ khác. Điều kiện tiên quyết để có thông tin đáng tin cậy và có liên quan là ghi chép kịp thời và phân loại đúng các giao dịch và sự kiện.

Thông tin

Điều kiện đầu tiên đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy là thông tin phải được ghi chép kịp thời, phân loại đúng đắn các nghiệp vụ và sự kiện, được chuyển đi dưới những biểu mẫu và lộ trình bảo đảm nhân viên thực hiện chức năng trong KSNB. Khả năng ra quyết định của các nhà lãnh đạo bị ảnh hưởng bởi các chất lượng của những thông tin như tính thích hợp, tính kịp thời, cập nhật, chính xác và có thể sử dụng được.

Một hệ thống thông tin thích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động, tài chính, những vấn đề tuân thủ hỗ trợ cho việc điều hành và kiểm soát những hoạt động đó. Nó không chỉ bao gồm những dữ liệu bên trong mà còn xem xét các thông tin bên ngoài, những điều kiện và hoạt động cần thiết ra quyết định và báo cáo.

Truyền thông

Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Truyền thông cần nâng cao nhận thức về tầm quan trọng và sự liên quan của việc KSNB có hiệu quả, truyền đạt sự chấp nhận rủi ro của tổ chức và làm cho nhân viên nhận thức được vai trò và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện và hỗ trợ các bộ phận KSNB.

Các cá nhân nhận được thông báo rõ ràng từ nhà lãnh đạo cấp cao về trách nhiệm của bản thân họ trong KSNB. Họ phải hiểu được vai trò của bản thân đối với hệ thống KSNB, đối với các thành viên khác trong tổ chức. Ngoài ra, cũng cần có sự truyền thông hiệu quả từ bên ngoài tổ chức.

2.2.4.5. Giám sát

Việc giám sát nội bộ được thực hiện thường xuyên, được xây dựng trong các hoạt động điều hành bình thường, thường xuyên của một thực tế, nó bao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên và các hoạt động khác. Các hoạt động giám sát đang thực hiện bao gồm các bộ phận KSNB và bao gồm hành động chống lại các hệ

thống KSNB không hiệu quả, phi đạo đức, phi kinh tế, kém hiệu quả và không hiệu quả.

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB. Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không. Giám sát thường xuyên tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường…. hay định kỳ các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện. Hệ thống KSNB cần được giám sát để đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống qua thời gian. Việc giám sát được thực hiện thường xuyên, định kỳ hoặc kết hợp cả hai.

Giám sát thường xuyên

Giám sát thường xuyên KSNB được thiết lập cho những hoạt động thông thường và lặp lại của tổ chức. Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính chất định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viên trong công việc hàng ngày. Giám sát thường xuyên được thực hiện trên tất cả các yếu tố của KSNB và liên quan đến việc ngăn chặn và phát hiện tất cả những hiện tượng vi phạm luật lệ, không tiết kiệm, không hiệu quả, hữu hiệu của hệ thống. Việc KSNB đang diễn ra trong quá trình hoạt động thường xuyên, lặp lại một tổ chức, nó được thực hiện liên tục và trên cơ sở thời gian thực, phản ứng tự động với các điều kiện thay đổi và được ăn sâu trong hoạt động của thực thể.

Giám sát định kỳ

Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên. Giám sát định kỳ bao phủ toàn bộ sự đánh giá sự hữu hiệu hệ thống KSNB và đảm bảo KSNB đạt kết quả như mong muốn dựa trên các phương pháp và thủ tục.

Những yếu kém của hệ thống KSNB phải được thông báo cho lãnh đạo cấp cao, giám sát này bao gồm cả việc xem xét các phát hiện kiểm toán và các kiến nghị của kiểm toán viên để chúng thực hiện được trong thực tế một cách hữu hiệu.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Trong chương 2 tác giả đã trình bày khái quát lý thuyết về kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ trong đơn vị công và các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị công bao gồm 05 yếu tố là: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Để tăng cường công tác kiểm soát nguồn thu tại cơ quan BHXH và tổ chức xây dựng các chuẩn mực kiểm soát thì cơ quan BHXH nên xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ theo các yếu tố sau: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

Trong chương tiếp theo, tác giả sẽ trình bày phương pháp nghiên cứu gồm xây dựng thiết kế nghiên cứu và quy trình nghiên cứu, thu thập và xử lý dữ liệu nghiên cứu.

CHƯƠNG 3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1. Thiết kế nghiên cứu và quy trình nghiên cứu

3.1.1. Thiết kế nghiên cứu

Nghiên cứu được thực hiện qua hai bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức là:

Nghiên cứu sơ bộ (nghiên cứu khám phá)

Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện thông qua phương pháp định tính với các nội dung sau:

- Nghiên cứu tổng hợp lý thuyết từ các nghiên cứu trước nhằm xây dựng mô hình nghiên cứu lý thuyết.

- Tìm hiểu đánh giá các dữ liệu thứ cấp và sơ cấp về thực trạng tổ chức hệ thống KSNB hiện nay dưới hình thức tham khảo các văn bản quy định nội bộ tại các đơn vị, quan sát thực tiễn hoạt động tại các đơn vị và điều tra thông qua bảng câu hỏi khảo sát. Đối tượng được chọn khảo sát là cán bộ lãnh đạo, chuyên viên phụ trách nghiệp vụ chuyên trách đang làm việc tại Bảo hiểm xã hội trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

- Kết quả nghiên cứu này là thang đo, mô hình nghiên cứu đã được hiệu chỉnh và bảng câu hỏi chuẩn bị cho nghiên cứu chính thức.

Nghiên cứu chính thức

Ở bước nghiên cứu chính thức thì tất cả các biến sẽ được phân tích theo phương pháp định lượng thông qua các kỹ thuật bao gồm: tập hợp dữ liệu khảo sát bằng cách chọn mẫu và gửi bảng khảo sát trực tiếp đến các cán bộ làm công tác quản lý thu BHXH tỉnh Bình Dương. Sau đó, kiểm tra lại mô hình đo lường, mô hình lý thuyết cũng như các giả thuyết trong mô hình thông qua các phân tích định lượng với sự hỗ trợ của phần mềm SPSS 20.0 và EXCEL như: kiểm định thang đo, phân tích nhân tố khám phá EFA, xây dựng phương trình hồi quy và kiểm định.

3.1.2. Quy trình nghiên cứu