Tiêu Chí Đánh Giá Chất Lượng Công Tác Xử Lý Tài Liệu

của việc chia sẻ, trao đổi dữ liệu sẽ là điều kiện đảm bảo cho chất lượng, tiến độ XLTL đạt hiệu quả cao.

- Tổ chức công việc theo hướng chuyên môn hóa, để phát huy tối đa khả năng, kinh nghiệm của cán bộ thư viện đặc biệt đối với cán bộ XLTL ngoài trình độ chuyên môn, hiểu biết xã hội thì kinh nghiệm là yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng khâu công tác này.

1.1.3.2 Trình độ nhân lực

Chất lượng của công tác XLTL phụ thuộc rất lớn vào kiến thức, trình độ, kỹ năng nghiệp vụ, kinh nghiệm của cán bộ xử lý, đòi hỏi cán bộ xử lý phải nắm chắc kiến thức về XLTL, về công cụ hỗ trợ công tác này, có kỹ năng, kinh nghiệm trong xử lý nghiệp vụ đồng thời có những hiểu biết chung về các ngành khoa học.

Kiến thức về XLTL nói chung, về các công cụ, phương tiện hỗ trợ nói riêng phải được cán bộ xử lý trau dồi liên tục, không chỉ trong ghế nhà trường mà còn trong suốt quá trình làm việc. Trước hết, nền tảng kiến thứcc phải vững vàng mới có thể xử lý tốt nội dung tài liệu như: phân loại, tóm tắt, định chủ đề.

Kiến thức chuyên môn phải được cập nhật trong quá trình làm việc để phù hợp với tình hình phát triển và tiêu chí của ngành, không chỉ trong nước mà còn trên phạm vi khu vực và thế giới. Cụ thể là sự thay đổi các chuẩn biên mục: chuẩn mô tả thư mục, chuẩn khổ mẫu hay sự cập nhật của các Bảng phân loại, Bộ từ khóa, Bảng đề mục chủ đề…, quy định về cách viết tắt, quy tắc chính tả,…; kiến thức về các ngành khoa học mới hoặc các chuyên ngành đào tạo mới của cơ quan làm việc, cũng như cách lựa chọn các công cụ hỗ trợ phù hợp sẽ là cơ sở để nâng cao chất lượng công tác XLTL.

Cán bộ XLTL đạt tiêu chuẩn phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đạo đức nghề nghiệp;

- Kỹ năng sử dụng các tài liệu tra cứu;

- Kinh nghiệm làm việc với tài liệu khoa học;

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 156 trang tài liệu này.

- Kiến thức về các lĩnh vực khoa học liên quan đến nội dung tài liệu cần xử lý;

- Kiến thức về hệ thống tìm tin;

- Kiến thức về ngôn ngữ: văn bản, văn phong và thuật ngữ khoa học, đặc biệt luôn cập nhật thuật ngữ chuyên dụng; các ngoại ngữ liên quan

- Khả năng phân tích, tổng hợp, khái quát hóa, tư duy logic và sáng tạo;

- Phương pháp luận xử lý thông tin [39, tr.4]

1.1.3.3 Công cụ hỗ trợ

Công cụ hỗ trợ gồm: Các chuẩn trong XLTL, các bộ tiêu chuẩn, quy định, tài liệu tra cứu (bách khoa thư, từ điển,…) trong đó các chuẩn trong XLTL là yếu tố quan trọng nhất.

Để đảm bảo chất lượng và hiệu quả phục vụ người dùng tin cao nhất, một trong các điều kiện thiết yếu là phải chuẩn hóa các khâu hoạt động của thư viện. Chuẩn hoá hoạt động XLTL đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp cho NDT những thông tin chính xác về nguồn tin của mỗi cơ quan TT - TV dưới những dạng thức dễ hiểu và dễ tiếp cận trong đó việc xây dựng và áp dụng các chuẩn trong XLTL là điều kiện tiên quyết đảm bảo tính khoa học, thống nhất và chất lượng của hoạt động XLTL. Việc chuẩn hóa còn giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát thư mục và hỗ trợ việc trao đổi, chia sẻ nguồn thông tin thư mục giữa các thư viện, cơ quan thông tin trong và ngoài nước.

Để chuẩn hóa hoạt động TT - TV, việc áp dụng các chuẩn XLTL đóng vai trò quyết định. Các chuẩn gồm: Chuẩn trong mô tả tài liệu, chuẩn khổ mẫu, chuẩn trong phân loại tài liệu, định chủ đề,... Việc lựa chọn, sử dụng các chuẩn để áp dụng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công tác XLTL. Việc lựa chọn cần căn cứ vào độ phổ biến của chuẩn áp dụng cũng như sự phù hợp với đặc điểm cụ thể của đơn vị áp dụng: Ví dụ một cơ quan chuyên ngành khi sử dụng phương tiện kiểm soát từ khóa đa ngành sẽ chỉ thỏa mãn độ rộng mà không thỏa mãn độ sâu,…

Đối với việc lựa chọn Khung phân loại lại phải xét ở góc độ khác, bởi theo Anie Bethery và Jean Piaget - các nhà phân loại học đã nhận xét: “Hầu như không thể tạo ra một Khung phân loại bách khoa thỏa mãn đầy đủ yêu cầu của các nhà chuyên môn và người dùng, dù là DDC, UDC hay LCC” (theo leaf-vn.org). Chính vì vậy, khi lựa chọn KPL, cơ quan TT - TV phải xét đến đặc điểm tổ chức hoạt động của mình: ví dụ, để tổ chức kho mở thì KHPL đồng nhất bằng số sẽ thuận lợi

hơn KHPL kết hợp cả chữ và số. Ngoài ra, cũng phải xét đến hệ thống thư viện cùng ngành cũng như khuyến cáo, chính sách thư viện trong nước để lựa chọn Khung phân loại cho phù hợp, thuận lợi cho việc chia sẻ, trao đổi dữ liệu. Đây cũng chính là tiêu chí để lựa chọn các chuẩn trong mô tả tài liệu.

Đối với công tác làm tóm tắt hay định chủ đề nên tham chiếu các tiêu chuẩn, quy định trong nước như các Tiêu chuẩn Việt Nam hay các Bảng đề mục chủ đề, Bộ Từ khóa,…

1.1.3.4 Công nghệ thông tin

Bao gồm phần cứng, phần mềm, các thiết bị ngoại vi hỗ trợ quá trình XLTL rút ngắn thời gian, tiết kiệm công sức, đem lại chất lượng, hiệu quả cao hơn trong công việc.

Ngoài các trang thiết bị máy móc, mạng Internet thì phần mềm nghiệp vụ là yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp theo hướng thay đổi toàn diện hoạt động TT - TV nói chung và hoạt động XLTL nói riêng của mỗi đơn vị.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động XLTL cần đáp ứng các yêu cầu về trình bày kết quả XLTL theo Khổ mẫu biên mục MARC21, thay vì trình bày trên các phiếu mô tả như trước đây.

Mạng Internet cùng với việc áp dụng phần mềm, mô tả tài liệu theo các chuẩn chung sẽ là điều kiện để các cơ quan TT - TV có thể chia sẻ, trao đổi dữ liệu nhờ đó tiết kiệm thời gian, công sức đồng thời giúp cán bộ xử lý có điều kiện để giao lưu, học hỏi, nâng cao trình độ. Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ tra cứu trực tuyến như Từ điển, Bách khoa thư trực tuyến sẽ giúp cán bộ xử lý tra cứu nhanh chóng, dễ dàng.

Ngoài các yếu tố trên, thì nguồn lực thông tin hay người dùng tin cũng là những yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng công tác XLTL.

1.1.4 Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý tài liệu

1.1.4.1 Đối với công tác mô tả thư mục

Các bản mô tả thư mục đạt chất lượng tốt, thực hiện được đầy đủ chức năng của mình, phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tính chính xác: Thông tin được chuyển tải vào bản mô tả thư mục phải chính xác, khách quan dựa trên thông tin xuất hiện trên tài liệu.

- Tính đầy đủ: Đảm bảo trình bày đầy đủ các đặc tính cơ bản của tài liệu gốc từ nhiều phương diện: hình thức, khái quát nội dung công dụng của tài liệu gốc.

- Tính thống nhất: Đảm bảo sự nhất quán khi diễn đạt một điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên người, các tác phẩm dựa theo các quy tắc mô tả áp dụng. Nhờ kiểm soát tính thống nhất mà biên mục vượt ra ngoài khuôn khổ của quá trình tạo lập một loạt biểu ghi phản ánh các tư liệu rời rạc, không liên hệ với nhau.

- Yêu cầu về trình bày dữ liệu: Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác XLTL đòi hỏi các kết quả của quá trình này phải được trình bày chặt chẽ theo tiểu chuẩn của khổ mẫu MARC nhằm đảm bảo các tiểu chuẩn về trình bày dữ liệu đầu ra và các tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu.

1.1.4.2 Đối với công tác phân loại tài liệu, định từ khóa và định chủ đề

Để phân loại tài liệu và định từ khóa, định chủ đề (sau đây gọi là định chỉ mục) đạt chất lượng tốt, đảm bảo tính khoa học thì cần phải đảm bảo các tính chất sau:

- Tính chính xác: đó là mức độ tương ứng giữa lượng khái niệm của đặc trưng tài liệu với lượng khái niệm đặc trưng được chọn để mô tả. Trong trường hợp mức độ chính xác cao nhất không được đảm bảo, nên mở rộng khái niệm ở mức cao hơn gần nhất. Mức độ chính xác của việc định chỉ mục được xác định bởi:

+ Nhiệm vụ của hệ thống cụ thể, phục vụ cho diện người dùng nào, đề tài gì được ưu tiên (Những vấn đề thuộc nhiệm vụ của hệ thống được ưu tiên ở độ chính xác cao, những vấn đề ngoại vi liên quan sử dụng mức độ chính xác hạn chế).

+ Khả năng của các phương tiện được sử dụng trong hệ thống (Khả năng ngữ nghĩa của các phương tiện ngôn ngữ tư liệu, khả năng của phần mềm, các quy định và quy trình định chỉ mục).

+ Trình độ của người định chỉ mục.

- Tính khách quan: Nhằm mục đích quản trị nguồn tin, các đặc trưng nội dung thông tin trong tài liệu gốc phải được trình bày theo đúng với tư tưởng của nó, không được biến đổi theo ý kiến chủ quan của người phân tích, không có bất kỳ sắc thái đánh giá nào đối với tài liệu gốc.

- Tính đơn nghĩa: Mỗi chỉ mục phải đảm bảo tính đơn nghĩa, mỗi nội dung khoa học ứng với một tập hợp chỉ mục và chỉ một mà thôi. Kết quả xử lý cùng một tài liệu bới nhiều người khác nhau phải giống nhau.

- Tính đầy đủ: Được hiểu là sự bao hàm đầy đủ các đặc trưng quan trọng nhất của tài liệu, với độ sâu tương ứng với quy định chung của hệ thống.

Để đánh giá chất lượng của công tác phân loại tài liệu, định từ khóa và định chủ đề người ta sử dụng hai hệ số đánh giá cơ bản sau:

- Hệ số chính xác thông qua mô tả:

Kcxmt = Ncxmt/Ncmmt x 100%, trong đó: Kcxmt - Hệ số chính xác

Ncxmt - Số lượng chỉ mục mô tả chính xác Ncmmt - Tổng số chỉ mục trong kết quả

- Hệ số đầy đủ thông qua mô tả:

Kđđmt = Nđtmt /Mđtmt x 100%, trong đó: Kđđmt - Hệ số đầy đủ thông qua mô tả Nđtmt - Số lượng đặc trưng được mô tả Mđtmt - Tổng số các đặc trưng nội dung

Ngoài ra, ta còn có thể đánh giá hiệu quả công tác này thông qua tìm tin.

- Hệ số chính xác thông qua tìm tin Kcxtt = Ncxtt/ Nr x 100%

Kcxtt - Hệ số chính xác thông qua tìm tin

Ncxtt - Số lượng các biểu ghi tìm ra đáp ứng yêu cầu tìm Nr - Tổng số các biểu ghi tìm ra

- Hệ số đầy đủ thông qua tìm tin

Kđđtt = Ŋcx/Ncx x100% trong đó Kđđtt - Hệ số đầy đủ thông qua tìm tin

Ŋcx - Số lượng các biểu ghi tìm ra đáp ứng yêu cầu tin

Ncx - Tổng số các biểu ghi đáp ứng yêu cầu tin trong CSDL. [39, tr.11]

1.1.4.3 Đối với bài tóm tắt

Để đánh giá về chất lượng của một bài tóm tắt hay nói cách khác đi để hiệu đính một bài tóm tắt, chúng ta phải dựa vào các tiêu chí cơ bản để đánh giá. Một bài tóm tắt đạt chất lượng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Về mặt nội dung

Thông tin được chuyển tải phải đầy đủ :Thông tin cơ bản trong tài liệu gốc phải được chuyển tải đầy đủ sang bài tóm tắt. Đây là yêu cầu về mặt định lượng của bài tóm tắt.

Thông tin được chuyển tải phải chính xác: Thông tin của bài tóm tắt phải đúng như nội dung tài liệu gốc. Có nghĩa là giá trị khoa học và ý tưởng của tác giả trong tài liệu gốc phải được đảm bảo nguyên vẹn trong thông tin bài tóm tắt. Đây là yêu cầu về mặt định tính của bài tóm tắt.

Thông tin được chuyển tải phải khách quan: Đảm bảo trong bài tóm tắt không có bất cứ ý kiến bình luận hoặc đánh giá nào của người xử lý đối với nội dung tài liệu gốc. Có nghĩa là người tóm tắt chỉ trình bày một cách khách quan nội dung tài liệu gốc mà không được có ý kiến đánh giá chủ quan của mình trong bài tóm tắt.

Về mặt hình thức

Văn phong khoa học phải trong sáng, đơn giản, dễ hiểu. Câu văn ngắn gọn, hạn chế sử dụng các câu phức hợp, đa nghĩa, ưu tiên sử dụng loại cú pháp đặc thù: dùng câu thiếu chủ ngữ, nếu chủ ngữ là chủ thể thực hiện công việc, không xuống dòng, không dùng câu nghi vấn, cảm thán trong bài tóm tắt. Chọn mẫu số chung cho các thông tin có chung một đoạn từ ngữ.

Các thuật ngữ khoa học sử dụng trong bài tóm tắt phải thông dụng, phù hợp với sự phát triển của các ngành khoa học hiện đại.

Về chính tả cần có sự quy định thống nhất cho từng hệ thống tìm tin, lý tưởng là có thể thống nhất trong toàn ngành thông tin thư viện về dấu thanh, chữ I hay Y…Có thể thống nhất cách viết theo một quyển từ điển Tiếng Việt mới nhất hoặc người xử lý lựa chọn.

Những thuật ngữ dịch hoặc phiên âm từ tiếng nước ngoài được sử dụng trong bài tóm tắt nên viết theo tiêu chuẩn Việt Nam hoặc các từ điển chuyên ngành hoặc theo quy định của bộ từ khoá mà cơ quan thông tin thư viện quy ước sử dụng cho hệ thống xử lý, lưu trữ và khai thác thông tin của mình.

Cấu trúc phải đảm bảo tính logic chặt chẽ, cân bằng trong mức độ chọn lọc thông tin và ngắn gọn đảm bảo thông tin của tài liệu gốc phải được trình bày bằng số lượng ký tự ít nhất có thể.

Làm tóm tắt là công việc rất quan trọng trong công tác XLTL. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, các CSDL thư mục ngày nay càng trở nên phổ biến trong các thư viện và cơ quan thông tin. Cho đến nay hầu hết các thư viện và cơ quan thông tin ở Việt Nam đều xây dựng các CSDL thư mục, trong đó một yếu tố không thể thiếu là các bản tóm tắt.

1.2 Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng

1.2.1 Một vài nét về Học viện Ngân hàng

Học viện Ngân hàng (nguyên là Trường Cao cấp nghiệp vụ Ngân hàng, được thành lập ngày 13/09/1961 theo Quyết định số 3072/VG của Thủ tướng Chính phủ) là tổ chức đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà nước về lĩnh vực ngân hàng. Học viện Ngân hàng được thành lập ngày 09/02/1998, theo Quyết định số 30/1998/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm Đào tạo và Nghiên cứu khoa học Ngân hàng.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mô hình tổ chức, cơ cấu của Học viện Ngân hàng hiện nay theo Quyết định số 433/QĐ-NHNN ngày 16/03/2012 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. Trong đó quy định chức năng của Học viện Ngân hàng là: đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực về lĩnh vực kinh tế, tài chính - ngân hàng ở bậc trung cấp, cao đẳng, đại học, sau đại học và các ngành nghề khác khi

được cấp có thẩm quyền cho phép; tổ chức nghiên cứu khoa học và tư vấn về lĩnh vực kinh tế, tài chính - ngân hàng nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.

Cơ cấu tổ chức của Học viện Ngân hàng:

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Học viện Ngân hàng

Trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển, đặc biệt trong giai đoạn từ khi thành lập Học viện đến nay, Học viện Ngân hàng đã phát triển không ngừng. Từ một trường đại học chuyên đào tạo lĩnh vực tài chính - ngân hàng, Học viện Ngân hàng đã mở rộng đào tạo đa ngành. Trình độ và tính chuyên nghiệp của đội ngũ giảng viên ngày càng được nâng cao. Sinh viên tốt nghiệp Học viện Ngân hàng đã đáp ứng được nhu cầu nguồn nhân lực cho nền kinh tế và góp phần khẳng định vị thế của Học viện Ngân hàng trên thị trường lao động. Hiện nay, bên cạnh hoạt động đào tạo trong nước, Học viện Ngân hàng phát triển mạnh các hoạt động hợp tác đào tạo quốc tế thông qua các chương trình trao đổi giảng viên, sinh viên, liên kết đào