Quỹ Tiền Mặt Tại Bp Thu Ngân Lễ Tân

- Giải quyết phàn nàn của khách liên quan đến trả buồng và thanh toán, thu đổi ngoại tệ, … trong trường hợp nhân viên thu ngân lễ tân không biết giải quyết phàn nàn của khách như thế nào hoặc việc giải quyết phàn nàn này nằm ngoài quyền hạn của nhân viên thu ngân lễ tân

- Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo nhân viên dưới quyền quản lý của mình thực hiện đúng các quy định của khách sạn và các văn bản pháp luật hiện hành liên quan đến công việc thu ngân lễ tân, thu đổi ngoại tệ, …

- Cập nhật, điều chỉnh quy trình nghiệp vụ thu ngân, bảng mô tả công việc của thu ngân lễ tân theo định kỳ sao cho ngày càng phù hợp hơn nữa với tiêu chuẩn của khách sạn.

- Giám sát các giao dịch tiền mặt, đối chiếu tiền mặt, thanh toán tài khoản , các khoản phải thu và nhiệm vụ kế toán khác theo chính sách khách sạn

- Giám sát việc cung cấp các phiếu mua hàng, giảm giá, và các chương trình khuyến mại khác được cung cấp tại bộ phận lễ tân

- Thực hiện các công việc khác do cấp trên giao phó

1.4.2.2. Nhân viên thu ngân lễ tân

Hình 21: Nhân viên thu ngân lễ tân

Nhiệm vụ chính của nhân viên thu ngân lễ tân bao gồm:

- Thực hiện việc chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách

- Phục vụ khách trả buồng và thanh toán theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn

Hình 22: Nhận tiền bằng tiền mặt thanh toán từ khách

- Thực hiện thu đổi ngoại tệ cho khách đang lưu trú

- Theo dõi và cập nhật các chi phí của khách vào sổ cái kế toán, vào đúng tài khoản của khách trong hệ thống PMS

- Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng quỹ tiền mặt giao dịch (Cash float) tại bộ phận thu ngân để thực hiện các giao dịch với khách trong ca làm việc.

Hình 23: Quỹ tiền mặt tại BP thu ngân lễ tân – Cash floats

- Bảo quản, kiểm kê, phân loại và nộp tiền mà bộ phận thu ngân lễ tân thu được trong ngày (qua thẻ tín dụng, tiền mặt, séc du lịch, …) cho bộ phận tài chính - kế toán của khách sạn theo định kỳ. Tùy theo quy định của từng khách sạn mà thời điểm nộp tiền này khách nhau, nhưng phổ biến nhất là trước 12h00 (cuối ca 1) hoặc trước 17h00 mỗi ngày (trước khi hết giờ làm việc hành chính của bộ phận tài chính – kế toán của khách sạn)

Hình 24: Mẫu báo cáo thu chi tiền mặt hàng ngày tại BP thu ngân lễ tân

- Kết hợp và hỗ trợ bộ phận tài chính - kế toán, phòng kinh doanh (Sales & marketing) của khách sạn thu hồi các khoản nợ trả chậm của các công ty hoặc đại lý du lịch, ….

- Cân đối tài khoản của khách khi hết ca làm việc (nếu phát hiện số tiền khách tạm ký nợ vượt quá giới hạn nợ quy định của khách sạn, phải báo khách thanh toán ngay)

- Cập nhật các khoản tiền tạm ứng (tiền vay) của khách vào tài khoản của khách (guest folio).

Hình 25: Mẫu phiếu tạm ứng tiền mặt

- Quản lý hóa đơn bộ phận/hóa đơn lẻ, hóa đơn GTGT mà các điểm cung cấp dịch vụ của khách sạn chuyển về thu ngân lễ tân để làm chứng từ gốc khi khách trả buồng và thanh toán

- Thu tiền hộ các bộ phận khác (Các bộ phận này hoạch toán độc lập, báo cáo trực tiếp doanh thu cho lãnh đạo khách sạn hoặc bộ phận tài chính – kế toán của khách sạn, không qua thu ngân lễ tân. Họ chỉ chuyển hóa đơn mà khách đã ký nợ nhờ thu ngân lễ tân thu hộ)

- Lưu các dữ liệu về khách đã thanh toán vào hệ thống (guest history record) và lưu hồ sơ thanh toán của khách đúng vị trí, thời gian quy định

- Làm báo cáo doanh thu của từng ca.

- Cân đối tài khoản của khách khi hết ca làm việc (nếu phát hiện số tiền khách nợ vượt quá giới hạn nợ quy định của khách sạn, phải báo khách thanh toán ngay)

- Liên hệ với bộ phận tài chính – kế toán của khách sạn để ký nhận cuốn hóa đơn GTGT đã được ký và đóng dấu sẵn một số sê ri nhất định;

- Ứng tiền mặt từ bổ sung vào quỹ tiền mặt (cash float) tại quầy thu ngân lễ tân khi cần thiết

- Cập nhật thường xuyên Danh sách đen tại bộ phận thu ngân lễ tân (Danh sách tên khách tốn không thanh toán (skipper/walkout), khách sử dụng thẻ tín dụng giả hoặc thẻ nằm trong danh sách những thẻ tín dụng bị đánh cắp, danh sách khách đã lưu trú tại khách sạn nhưng quậy phá hoặc ăn trộm tài sản của khách khác hoặc của khách sạn, khách có tên trong lệnh truy nã của công an,

Tại những khách sạn vừa và nhỏ, nhân viên thu ngân lễ tân ca 3 thường kiêm nhiệm luôn công việc của nhân viên kiểm toán đêm (còn gọi là nhân viên kiểm toán cuối ngày, nhân viên thực hiện quy trình đóng ngày). Trong trường hợp này, nhân viên thu ngân ca 3 thực hiện quá trình rà soát, nhờ đó các hoạt động tài chính liên quan tới tài khoản của khách được cập nhật và cân đối. Theo truyền thống, việc kiểm toán cuối ngày được thực hiện trong ca đêm, vì đó là quãng thời gian có ít giao dịch nhất và công việc cũng như

tinh thần làm việc của nhân viên ít bị phân tán nhất. Dù khách sạn sử dụng hệ thống thủ công hay vi tính hóa, chức năng của kiểm toán cuối ngày là:

- Kiểm tra, đối chiếu mọi giao dịch kế toán và nhập các chi phí về buồng, các chi phí khác, thuế và/hoặc phí dịch vụ nếu có

- Phát hiện và điều chỉnh các lỗi trong tính toán, ghi hóa đơn, cập nhật chi phí từ các ca trước

- Chuẩn bị và đưa ra các tài khoản của khách ở trong và ngoài khách sạn đã đến và vượt qua hạn mức tín dụng của họ. Nhân viên thu ngân lễ tân phải hiểu rõ các hạn mức tín dụng này là gì, dù đó là giới hạn thanh toán của thẻ tín dụng hay hạn mức thanh toán của tài khoản công ty. Nếu thấy đạt đến hoặc vượt quá các giới hạn này, nhân viên thu ngân lễ tân (thực hiện công việc kiểm toán cuối ngày) phải lập một báo cáo gọi là “Báo cáo số dư nợ cao” và chuẩn bị hóa đơn để khách thanh toán và lập báo cáo để chuyển thông tin đến Giám đốc bộ phận lễ tân/Trưởng bộ phận lễ tân xử lý.

- Nhập tiền thuê buồng: Các chi phí này bao gồm các loại thuế hoặc phí dịch vụ và các mức giá trọn gói đặc biệt khác, ví dụ như giá khuyến mãi dịp lễ 30.4 tại Việt Nam, giá buồng cuối tuần, giá buồng cho dịp giáng sinh, hay suất giá buồng kiểu Mỹ sửa đổi. Nếu dùng hệ thống thủ công, thu ngân lễ tân sẽ phải nhập riêng lẻ các khoản chi phí này vào từng tài khoản. Còn hệ thống được vi tính hóa sẽ tự động thực hiện việc này theo yêu cầu của thu ngân lễ tân

- Ráp lại các chi phí và các khoản thanh toán: Thu ngân lễ tân phải đối chiếu tất cả các chi phí trong tài khoản của khách bằng cách so sánh các chi phí đã được nhập vào hệ thống với chứng từ liên quan. Việc này còn được gọi là khớp lại hóa đơn/chứng từ

- Đối chiếu các hoạt động tài chính của các bộ phận: Toàn bộ công việc của thu ngân lễ tân (cả bộ phận lễ tân và nhà hàng) đầu được kiểm toán. Tất cả các khoản tổng cộng phải được kiểm tra để chắc chắn rằng các số liệu được nhập vào hệ thống là chính xác so với hóa đơn chi tiết kèm theo. Tuy nhiên, công việc này không áp dụng đối với những bộ phận, những điểm

cung cấp dịch vụ của khách sạn hoạt động và quyết toán độc lập, trực tiếp với bộ phận tài chính – kế toán của khách sạn.

- Tiến hành quyết toán kiểm tra: Quyết toán kiểm tra giúp cho nhân viên thu ngân ca 3 chú ý vào các tài khoản được báo cáo là có các khoản chi phí nhập sai. Điều quan trọng là nhân viên thu ngân phải so sánh doanh số của từng bộ phận, với số chuyển khoản thực tế công các hóa đơn thanh toán của mỗi bộ phận

- Đối chiếu các khoản nợ: Sổ ghi nợ là một sổ cái quản lý các tài khoản nợ được giữ ở bộ phận lễ tân. Đây là việc đăng ký các tài khoản của các khách lưu trú trong khách sạn (Những người được quyền ký nợ cho các hàng hóa và dịch vụ sử dụng trong khách sạn). Các chi phí trong sổ ghi nợ phải được kiểm tra và đối chiếu bởi nhân viên thu ngân ca 3, giống như cách áp dụng cho các chi phí trong tài khoản của khách thuê buồng

- Chuẩn bị báo cáo kiểm toán cuối ngày: Đây là một báo cáo tổng hợp tất cả các giao dịch tài chính trong ngày. Báo cáo này có cấu trúc cụ thể cho từng khách sạn và dựa trên loại thông tin mà khách sạn yêu cầu. Việc đọc báo cáo kiểm toán cuốn ngày cho phép ban giám đốc khách sạn có cơ hội linh hoạt hơn để đáp ứng các mục tiêu tài chính và hỗ trợ việc quản lý lợi nhuận của khách sạn. Nhân viên thu ngân lễ tân ca 3 (kiêm nhân viên kiểm toán đêm) cũng phải soạn và phân phát một số loại báo cáo và các thông tin thống kê dùng cho hoạt động nghiệp vụ và quản lý

- Lưu dữ liệu vào máy tính: Cuối cùng và cũng rất quan trọng là ngay sau khi sử dụng hệ thống máy tính, thu ngân lễ tân phải lưu giữ dự trữ toàn bộ dữ liệu về hoạt động kinh doanh trong ngày đề phòng trường hợp hệ thống máy vi tính bị trục trặc

1.5. Tiêu chuẩn tuyển dụng

1.5.1. Trưởng bộ phận thu ngân lễ tân

Nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho các bộ phận trong mỗi khách sạn rất khác nhau, tùy thuộc vào một số yếu tố như:

- Cấp hạng và quy mô hoạt động của khách sạn

- Đặc thù riêng, nhu cầu tuyển dụng của từng khách sạn

- Cơ cấu tổ chức của khách sạn

- Tính mùa vụ trong du lịch

- Chi phí nhân công, tuyển dụng, đào tạo lại

- Nguồn nhân lịch du lịch đã được đào tạo tại địa phương

- Nguồn nhân lực hiện có của khách sạn

- …

Từ các yêu tố trên, các khách sạn đưa ra nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho mỗi bộ phận của khách sạn. Các ứng viên này phải đạt được những tiêu chuẩn tuyển dụng cụ thể mà khách sạn đưa ra trước kỳ phỏng vấn về kiến thức và kỹ năng nghề. Trước sự chứng kiến của các thành viên hội đồng tuyển dụng của khách sạn, từng ứng cử viên trả lời các câu hỏi trực tiếp về kiến thức, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng mềm, … hoặc thực hiện một số kỹ năng nghề cụ thể theo yêu cầu tại cơ sở của khách sạn.

Các khách sạn thường đánh giá các ứng viên theo những tiêu chuẩn mà khách sạn mong muốn, dựa trên một số tiêu chí như: bằng cấp, chứng chỉ đã đạt được; kiến thức và kỹ năng nghề liên quan đã được đào tạo; kinh nghiệm thực tế (nếu có sẽ là một yếu tố thuận lợi); sức khỏe; ngoại hình; ngoại ngữ và ngoại giao.

Khách sạn từ 3 đến 5 sao thường đặt ra tiêu chuẩn tuyển dụng đối với trưởng bộ phận thu ngân lễ tân như:

- Đã được đào tạo và tốt nghiệp chuyên ngành kế toán hoặc kế toán chuyên ngành du lịch, khách sạn càng tốt (Có thể ở trình độ đại học, cao đẳng hoặc trung cấp kế toán, tùy theo nhu cầu của nhà tuyển dụng)

- Có hhả năng quản lý, điều hành, giám sát tốt bộ phận thu ngân lễ tân của một khách sạn cấp hạng 3 sao trở lên một cách độc lập hoặc theo nhóm ; Có tinh thần trách nhiệm cao, chịu khó và chịu được áp lực công việc

- Giao tiếp thông thạo bằng Tiếng Anh với người nước ngoài là một điều kiện bắt buộc; Ưu tiên những ứng cử viên có thể giao tiếp thêm bằng một ngoại ngữ khác

- Ưu tiên những ứng cử viên có kinh nghiệm làm việc ở vị trí trưởng bộ phận thu ngân lễ tân hoặc tương đương tại các khách sạn, khu du lịch từ 3 sao trở lên

- Thành thạo vi tính văn phòng

- Giới tính: Nam/Nữ; Tuổi: từ 25 đến 35 tuổi

- Ngoại hình : Ưa nhìn

Ví dụ : Thông báo tuyển dụng trưởng bộ phận thu ngân lễ tân của một khách sạn 4 sao có nội dung như :

THÔNG TIN CÔNG TY

Tên công ty: Khách Sạn Best Western Pearl River Website Công ty: www.pearlriverhotel.vn

Số lượng nhân viên: 100-499 Tên liên hệ: Phòng Nhân Sự

Khách Sạn Best Western Pearl River Hải Phòng – một khách sạn 4 sao - nằm cách thủ đô Hà Nội 100km về phía đông, chỉ khoảng 2 giờ xe chạy từ trung tâm thủ đô hoặc sân bay quốc tế Nội Bài.

Khách Sạn Best Western Pearl River chào đón quý khách đến với hệ thống cơ sở vật chất sang trọng, hài hòa giữa một không gian yên tĩnh và thanh bình với cửa sổ các phòng nhìn ra khu vực bể bơi ngoài trời của khách sạn và cảnh quan tuyệt vời rất Việt Nam xung quanh.

Khách Sạn Best Western Pearl River có tổng số 101 phòng ngủ. Hệ thống của khách sạn bao gồm nhà hàng Jade phục vụ các món ăn phương Tây cũng như các món ăn Việt Nam và Châu Á. Mùa hè cũng là thời gian dành cho tiệc nướng ngoài trời tại khu vực bể bơi vào cuối tuần. Hệ thống Nhà hàng của khách sạn còn bao gồm một quầy bar ở sảnh, Piano Bar và quầy bar ở bể bơi.

VỊ TRÍ TUYỂN DỤNG: Trưởng bộ phận thu ngân lễ tân

MÔ TẢ CHI TIẾT CÔNG VIỆC

- Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của bộ phận thu ngân lễ tân như lên kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận;

- Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả làm việc của từng nhân viên thu ngân trong bộ phận theo định kỳ như ngày, tháng, quí, năm

- Quản lý, giám sát các giao dịch giữa khách sạn với khách thông qua bộ phận thu ngân lễ tân. Các giao dịch tài chính đó có thể là giao dịch bằngtiền mặt, séc du lịch, thẻ tín dụng, phiếu thanh toán hoặc bằng tài khoản công ty

- Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và yêu cầu nhân viên thu ngân duy trì khu vực quầy thu ngân lễ tân sạch