Mục Tiêu, Nhiệm Vụ Đổi Mới Công Tác Tổ Chức, Khai Thác Sử Dụng Tài Liệu

trọng của chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt; hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ có nhiều tiến bộ, hồ sơ, tài liệu được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ được chú trọng; công tác bảo vệ, bảo quản và tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từng bước được phát huy.

Hai là, trình độ và chất lượng của những người trực tiếp làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh được nâng lên một bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch, chức danh nghề nghiệp; hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được đẩy mạnh nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan.

Ba là, cơ sở vật chất và các trang thiết bị, kho tàng cho hoạt động lưu trữ bước đầu được quan tâm, đầu tư phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Bốn là, đẩy mạnh việc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ góp phần tin học hóa các quy trình, nghiệp vụ về lưu trữ, tạo cơ sở dữ liệu tập trung, quản lý văn bản, tài liệu chặt chẽ, khoa học và đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức và người dân.

Năm là, đẩy mạnh công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị nhằm tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu; đồng thời, góp phần nâng cao hiệu quả việc thu nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Trong thời gian tới Trung tâm Lưu trữ lịch sử sẽ tập trung triển khai một số giải pháp cụ thể nhằm đổi mới, nâng cao chất lượng thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu phát triển của địa phương, các nội dung này sẽ được trình bày tại Chương 3.

Chương 3

MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 85 trang tài liệu này.

3.1. Mục tiêu, nhiệm vụ đổi mới công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong những năm tới

3.1.1. Mục tiêu thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong những năm tới

Thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ với mục tiêu hàng đầu là phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Cao Bằng góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và phát triển của tỉnh Cao Bằng hiện nay và trong những năm tới. Có thể nói tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Chính vì vậy, công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất chiến lược của cơ quan lưu trữ, với mục tiêu cao nhất và cũng là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ đó là sẵn sàng đưa tài liệu lưu trữ để phục vụ nhanh chóng, kịp thời các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp và người dân.

Chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ đơn thuần là cách tổ chức thực hiện công tác lưu trữ mà còn là tổng hợp từ cách thức thực hiện đến con người thực hiện, công cụ và phương tiện thực hiện. Chính vì vậy mà khi đạt được kết quả về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cũng chính là đạt được mục tiêu về hoàn thiện chính sách đối với cán bộ công chức thực hiện chính sách này.

Trong những năm tới, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng tiếp tục tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, đề án số hóa tài liệu lưu trữ, đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống trên địa bàn và tiến hành thu nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào kho lưu trữ lịch sử để khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất; đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong tra tìm tài liệu lưu trữ. Để làm được điều đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cần chủ động hơn nữa trong việc tham mưu xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn có trọng tâm, trọng điểm, đồng thời chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện chính sách này, đa dạng hóa các hình thức phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ.

3.1.2. Nhiệm vụ tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ những năm tiếp theo tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng

Việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng giúp cho tỉnh bảo vệ và phát huy được những tài liệu có giá trị. Hiện nay, việc thực hiện chính sách này đã dần đi vào nề nếp, góp phần phát triển nền kinh tế, văn hóa, xã hội trên địa bàn tỉnh.

Trong những năm tiếp theo, Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng cần thực hiện một số nhiệm vụ để nâng cao chất lượng thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể:

- Xây dựng các kế hoạch cụ thể có lộ trình và đảm bảo tính khả thi, triển khai, thực hiện sâu sát chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng bám sát thực tiễn, phù hợp với điều kiện hiện có của tỉnh.

- Tham mưu cho UBND tỉnh và Sở Nội vụ tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối cán bộ công chức thực hiện chính sách

tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao chất lượng thực hiện chính sách ngày một tốt hơn.

- Thực hiện tốt hơn công tác tuyên truyền, phổ biến chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đến các đơn vị trong toàn tỉnh, đặc biệt là phát huy tính chủ động của các cán bộ trực tiếp phụ trách công tác này.

- Hoàn thiện cơ sở vật chất và thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sao cho hiệu quả nhất. Với cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện tại của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng mới chỉ đáp ứng được cơ bản công tác lưu trữ tài liệu của tỉnh. Để công tác lưu trữ đạt hiệu quả cũng như việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được hiệu quả thì trong những năm tới cần kiến nghị đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất để đáp ứng nhu cầu lưu trữ như mở rộng thêm kho lưu trữ, phòng trưng bày, thực hiện hình thức triển lãm tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, các trang thiết bị phục vụ công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, ứng dụng tin học phục vụ khai thác và cung cấp tài liệu lưu trữ số, phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu từ xa…Giúp cho công tác này ngày càng hiện đại và chuyên nghiệp.

3.2. Một số giải pháp cơ bản nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

3.2.1. Giải pháp nâng cao nhận thức về tài liệu lưu trữ và việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Mục đích cuối cùng của quản lý tài liệu lưu trữ là để sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Muốn làm được điều này, vấn đề đầu tiên cần phải làm đó là nhận thức đúng và đầy đủ về tài liệu lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ và việc cần thiết phải thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nhận thức đầy đủ về tài liệu lưu trữ, tình hình tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở

tỉnh Cao Bằng, các địa phương trong cả nước và trên thế giới từ đó đề ra các chủ trương, chính sách đúng, phù hợp với tình hình và bối cảnh chung của nước ta và của tỉnh nhà nhằm thực hiện chính sách ngày một tốt hơn trong từng giai đoạn cụ thể.

- Chính quyền địa phương với hệ thống các cơ quan công quyền đóng vai trò quyết định trong cụ thể hóa và tổ chức thực hiện các chính sách của Đảng và Nhà Nước về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên thực tiễn địa bàn địa phương. Vì vậy, nếu nhận thức của cán bộ các cơ quan trong tỉnh, nhất là người đứng đầu các cấp trong hệ thống chính trị của tỉnh Cao Bằng đúng và đầy đủ, có trách nhiệm thì chính sách đó sẽ được chuyển tải thành các quy phạm, kế hoạch cụ thể để điều chỉnh, thực hiện kịp thời các nội dung yêu cầu của thực tiễn địa phương đang đặt ra đối với với hoạt động này. Mặt khác, việc tổ chức thực hiện, bố trí các nguồn lực, nguồn nhân lực sẽ được ưu tiên bố trí đúng mức triển khai thực hiện trong toàn hệ thống đồng bộ và hiệu quả hơn.

- Quản lý tài liệu lưu trữ khoa học là hoạt động liên quan không chỉ đối với tổ chức lưu trữ, tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ mà còn liên quan đến người trực tiếp độc giả - người hưởng thụ chính sách, đầu ra của hoạt động lưu trữ. Người dân, tổ chức và doanh nghiệp nếu nhận thức đầy đủ vai trò, vị trí, giá trị của tài liệu lưu trữ, quyền lợi và trách nhiệm của mình đối với tài liệu lưu trữ thì việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ gặp thuận lợi, các tổ chức liên quan sẽ có trách nhiệm rõ ràng hơn đối với việc quản lý và thực hiện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ, độc giả sẽ biết đến tài liệu lưu trữ và khai thác sử dụng nhiều hơn...

Từ thực tiễn thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, những hạn chế và nguyên nhân như đã nêu ở chương 3 của luận văn, theo tác giả luận văn giải pháp đầu tiên tỉnh Cao Bằng cần làm hiện nay là phải nâng cao nhận thức cho cán bộ lãnh đạo quản lý các cấp trong tỉnh có nhiệm

vụ trực tiếp và gián tiếp tới việc thực hiện chính sách, đội ngũ cán bộ lưu trữ và người dân (độc giả/tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ) để họ hiểu đúng và hiểu đầy đủ về vai trò, vị trí, giá trị của tài liệu lưu trữ, trách nhiệm của các cấp, các ngành, của cá nhân trong việc quản lý, bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Để nâng cao nhận thức, việc cần thiết phải làm trước mắt là tăng cường hội nghị, hội thảo về tài liệu lưu trữ nhằm tổng kết đánh giá hoạt động thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại tỉnh Cao Bằng. Đa dạng hóa các hình thức tuyên truyền giới thiệu, công bố, triển lãm tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, kết hợp với bảo tàng và thư viện trong tỉnh… để giới thiệu tới các cơ quan, tổ chức và người dân được biết và hiểu về tài liệu và giá trị của tài liệu lưu trữ hiện có ở tỉnh Cao Bằng. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến chính sách và pháp luật về tài liệu lưu trữ để nâng cao nhận thức của cán bộ các cấp đối với tài liệu lưu trữ, về vai trò vị trí giá trị của tài liệu lưu trữ, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong quản lý tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Nhận thức đúng và đầy đủ về tài liệu lưu trữ và thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ đưa ra được những quy định, kế hoạch đúng và phù hợp, từ đó tổ chức và thực hiện chính sách sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn.

Bên canh đó, cán bộ công chức tại các cơ quan, đơn vị và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cần nâng cao ý thức hơn nữa tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước, ngoài việc phải ký cam kết với người thủ trưởng cơ quan về bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản, đảm bảo bí mật nhà nước đối với tài liệu lưu trữ bằng giấy thì cần thực hiện nghiêm túc các yêu cầu như: Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông; Không chuyển mục đích sử

dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn; Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu; Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu và phục hồi.

3.2.2. Giải pháp tiếp tục hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, các quy định về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

- Xây dựng, ban hành các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, kịp thời phúc đáp các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; cụ thể hóa hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành nhằm giảm tải tình trạng tài liệu tồn đọng, ách tắc trong công tác phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ. Đối với các cơ quan, tổ chức trong tỉnh Cao Bằng cần căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác lưu trữ của cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của cơ quan, tổ chức về tài liệu lưu trữ có giá trị hình thành từ hoạt động của đơn vị mình. Sở Nội vụ ban hành văn bản hướng dẫn về thực hiện chính sách; Trung tâm lưu trữ tỉnh xây dựng quy trình, quy định, nội quy về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Các văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần có những nội dung cụ thể về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, cụ thể là việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng. Cần phải ban hành Quy chế về quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh mới, đặc biệt là qua mạng đối với tài liệu số hóa, tài liệu lưu trữ điện tử.

3.2.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức, nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc xây dựng và kiện toàn tổ chức bộ máy cán bộ công chức phụ trách công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần phải được sắp xếp cho phù hợp với vị trí việc làm. Ngoài ra, do tính chất đặc thù công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ công chức làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần phải được bố trí ổn định và phân công nhiệm vụ cho cán bộ thực hiện công tác này phải hết sức cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để phát huy được năng lực của bản thân; để họ yên tâm công tác, gắn bó với nghề. Có chính sách khuyến khích động viên tinh thần và vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc của họ; thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ công chức làm công tác này có điều kiện làm việc và hưởng chế độ tốt nhất. Cụ thể như chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của ngành lưu trữ... để khuyến khích lôi kéo và giữ chân được người có năng lực làm việc lâu dài.

Ngoài trình độ về chuyên môn nghiệp vụ, cán bộ công chức cần phải có trình độ nghiệp vụ về tin học đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn; Hằng năm nên tổ chức cho đội ngũ này đi tiếp cận thực tế tại các cơ quan, tổ chức đã thực hiện tốt công tác này hoặc tham quan các kho lưu trữ lớn trong cả nước. Tiếp tục phát hiện, lựa chọn những cán bộ công chức trẻ có trình độ năng lực, tâm huyết với ngành nghề để đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu nhằm xây dựng đội ngũ thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày một tinh thông, chuyên nghiệp. Đối với cán bộ công chức chưa có trình độ phù hợp với vị trí việc làm cần có kế hoạch cụ thể cho đi đào tạo, tập huấn.

Sở Nội vụ tăng cường mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ công chức làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để nâng cao trình độ năng lực chuyên môn và tin học, đủ điều kiện năng lực thực hiện tốt nhiệm vụ được giao từ đó tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện chính sách hiệu