Nghi Thức Tổ Chức Và Tiếp Xúc Chiêu Đãi

Trong ngoại giao thì ghế ngồi được quy định theo ngôi thứ, vai vế rất

rõ ràng. Có thể theo.

phân biệt loại ghế

giữa người quan trọng nhất với đoàn đi

Khoảng cách giữa bàn với ghế, các ghế với nhau phải phù hợp ,

khoảng 6070cm, không xếp ghế đối diện với chân bàn

Người được tôn trọng, ưu tiên bao giờ cũng được người khác kéo ghế, đỡ ghế mời ngồi

Khi kéo ghế hoặc nhấc hẳn lên

không kéo cả

bốn chân, kéo ghế

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 149 trang tài liệu này.

hơi ngả về

phía mình

Kéo ghế vừa tầm với khách có thể ngồi thoải mái

Cung cách ngồi

Nên ngồi theo kiểu hình chữ S: ngồi ngay ngắn, đầu hơi ngả về phía trước, hai đầu gối khép lại, bàn chân thu vào trong ghế, hai tay đặt lên hai đầu gối hoặc đặt lên đùi, hoặc mặt bàn.

Vị trí và khoảng cách ngồi theo nghi thức ngoại giao

Vị trí ngồi

Khách ngồi bên phải chủ, các thành viên trong đoàn ngồi ở phía trưởng đoàn, càng ngồi gần trưởng đoàn chức vụ càng lớn.

Kê bàn hình tròn, vuông, hoặc hình chữ nhật thì chủ và khách ngồi đối diện nhau, khách được bố trí ở vị trí thuận tiện, hướng về nơi có khung cảnh đẹp.

Nếu kê bàn hình chữ T, E thì chủ ngồi bên trái, khách bên phải

3. Nghi thức tổ chức và tiếp xúc chiêu đãi

3.1 Tổ chức tiếp xúc và tham dự tiếp xúc

Tiếp xúc là những hoạt động, mà ở đó các hình thức như gặp gỡ, thăm viếng, trao đổi, giao, lưu, đàm phán ...để giải quyết một vấn đề nào đó, hoặc tạo ra mối quan hệ giữa các chủ thể trở nên tốt đẹp hơn.

Hoạt động này có thể là chính thức hoặc không chính thức

* Một số hoạt động trước tiếp xúc

Tìm hiểu thông tin về đối phương

Chuẩn bị cho cuộc tiếp xúc chính thức: chuẩn bị về nội dung, thành

phần đoàn khách, số

lượng đại biểu tham gia, ngôn ngữ

giao tiếp, chương

tình làm việc, kinh phí, đưa đón tiễn, người liên lạc

Tìm hiểu thông tin về đối phương

* Chuẩn bị

cho cuộc tiếp xúc chính thức: chuẩn bị

về nội dung,

thành phần đoàn khách, số

lượng đại biểu tham gia, ngôn ngữ

giao tiếp,

chương tình làm việc, kinh phí, đưa đón tiễn, người liên lạc

* Quy trình tổ chức tiếp xúc chính thức

Chuẩn bị phòng tiếp xúc: đường đi thuận tiện, không quá rộng, không quá hẹp, yên tĩnh an toàn, màu sắc hài hòa trang nhã, mặt bàn trải khăn đồng màu, phủ kín xuống sàn, cách 23m đặt một lãng hoa, trước mặt hai trưởng đoàn lẵng to đẹp.

Tổ chức đón khách: phương tiện và đón khách

Tổ chức tiếp xúc: mở đầu, trao đổi, tiễn khách

Sau tiếp xúc, cần liên lạc trao đổi lại.

3.2 Các loại tiệc thông dụng hiện nay Tiệc ngồi:

Là loại tiệc sang trọng, thường tổ chức vào các bữa chính.

Phải đặt thực đơn trước, trong thực đơn có 3 món: món khai vị, món chính, món tráng miệng

Tiệc đứng

Cũng là một loại tiệc sang trọng, nhưng các thực khách chủ yếu đứng, đồ ăn chủ yếu là các đồ nguội sắp sẵn.

Trung tâm bữa tiệc có trang trí đẹp mắt, phù hợp với chủ đề của buổi

tiệc

tay

Cách xử sự khi dự tiệc đứng

Đến giờ khai tiệc, chủ tiệc đứng hai bên mời khách

Mỗi thực khách đến chào chủ tiệc và nhận một ly rượu khai vị trên

Sau khi khách vào phòng, chủ tiệc phát biểu ngắn và nâng cốc

Các thực khách lấy thực ăn: lưu ý không lấy quá nhiều, không đứng

chắn lối tại bàn bầy thức ăn, cần giao lưu với các thực khách khác.

Đến giờ khai tiệc, chủ tiệc đứng hai bên mời khách

Mỗi thực khách đến chào chủ tiệc và nhận một ly rượu khai vị trên

tay

Sau khi khách vào phòng, chủ tiệc phát biểu ngắn và nâng cốc

Các thực khách lấy thực ăn: lưu ý không lấy quá nhiều, không đứng chắn lối tại bàn bầy thức ăn, cần giao lưu với các thực khách khác.

Tiệc buffet

Là loại tiệc kết hợp cả tiệc đứng và tiệc ngồi Thức khách tự chọn thức ăn và ngồi vào bàn ăn.

Là loại tiệc sang trọng, thường tổ chức các bữa chính, đồ ăn phong phú có đủ các món khai vị, món chính, món tráng miệng

Là loại tiệc sang trọng, nhưng nhẹ nhàng, đơn giản, thường tổ chức không vào các bữa chính.

Về hình thức giống như tiệc đứng

Một số đồ ăn khô bày ở bàn, chủ yếu là đồ uống có người phục vụ.

Đây là tiệc lịch sử nhưng đơn giản, nhẹ nhàng, không tổ chức vào các bữa chính, thường dành cho phụ nữ.

Đồ ăn chủ yếu là bánh ngọt, hoa quả, một số đồ uống.

Tiệc rượu

Thường tổ chức vào các sư kiện như: ký kết hợp đồng, họp báo, hoặc sự kiện nổi trội so với ngày thường.

Loại tiệc mọi người chỉ sử không có đồ ăn gì khác.

dụng rượu sâm panh hoặc rượu vang,

Cách dùng dao dĩa và một số món ăn, đồ uống

Theo kiểu chữ chi của Mỹ:

+ Dùng dĩa tay trái để giữ thức ăn, dùng dao tay phải để cắt thức ăn ra từng miếng.

+ Đặt dao xuống, chuyển dĩa sang tay phải xiên thức ăn. Ăn theo kiểu Châu Âu:

+ Cầm dĩa bằng tay trái, dao tay phải. Sau đó dùng dĩa xiên thức ăn đưa lên miệng.

+ Nếu không dùng dao nữa thì đặt dao nằm chéo bên phải đĩa thức ăn, cầm dĩa bằng tay phải đề lấy thức ăn.

Trong khi ăn, nếu dừng lại: đặt dao và dĩa cạnh nhau bên tay phải đĩa thưc ăn, mũi nhọn dĩa quay xuống dưới (kiểu Mỹ).Gác đầu dao và dĩa lên mép đĩa thức ăn (kiểu Châu Âu)

Nếu như muốn gọi thêm đồ ăn: đặt dao và dĩa bên phải lòng đĩa thức ăn, mũi nhọn dĩa hướng lên trên, dao dắt vào răng dĩa

Nếu ăn xong: đặt dao và dĩa cùng với nhau bên tay phải của đĩa thức ăn. Hoặc gác đầu dao lên dĩa nằm gọn trong lòng đĩa, mũi nhọn của dĩa ngửa lên trên. Rượu vang đỏ dùng khi ăn thịt, rượu vang trắng khi ăn đồ tanh

3.3 Trang phục nam, nữ

Trong quá trình giao tiếp, trang phục mà người giao tiếp sử dụng cũng

có sự ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của quá trình giao tiếp. Một bộ

trang đẹp được mọi người đánh giá và ghi nhận phù hợp với đặc điểm của chủ nhân sử dụng nó, phù hợp với địa điểm, tính chất của cuộc giao tiếp. Với

mỗi giới khác nhau yêu cầu về nhau:

trang phục cũng có những sự

đòi hỏi khác

Trang phục nữ

Do thói quen và sở thích trong việc lựa chọn, mua sắm trang phục là đa dạng, cầu kỳ hơn nam giới, vì thế trước khi mua sắm cho mình bộ trang phục cần suy nghĩ xem nó có thể kết hợp với bộ trang phục nào của mình trước đó.

Trước khi đi gặp đối tác hay tham gia một hoạt động nào đó, chị em nên tham khảo lời khuyên của người có kinh nghiệm về việc phục sức. Nếu bản thân còn nghi ngại nên ăn vận giản dị, phổ thông nhưng gọn gàng, sạch sẽ, lịch sự.

Nếu đi xa nên chọn loại quần áo mà vải không bị nhăn, màu sắc trang phục và phụ kiện kèm theo nên phù hợp với nhau về kiểu dáng, màu sắc và chất liệu.

Khi chị em dùng trang sức cũng nên lưu ý sử dụng những món đồ phù hợp, tránh biến mình thành ma nơ canh để trưng bày các đồ trang sức.

Phụ nữ nên trang điểm hàng ngày trước khi ra khỏi nhà, nhất là khi

tham gia vào các hoạt động mới lạ, đông người. Nhưng nhớ là trang điểm chứ không phải hóa trang. Phụ nữ cũng nên dùng một chút nước hoa, nhưng cũng cần tìm mùi nước hoa phù hợp với mình. Khi dùng son cũng nên lưu ý: buổi sáng dùng son màu nhẹ, giúp khuôn mặt bạn có vẻ nhẹ nhàng, thư thái; buổi trưa dùng màu hồng tạo cho bạn vẻ đẹp tự nhiên, buổi tối nên chọn màu sẫm để tạo cho bạn sự quyến rũ.

Trang phục nam

Trang phục nam giới thường không cầu kỳ, diêm dúa, mà có phần cứng cáp, chững chạc hơn trang phục nữ giới. Lịch sử, mà phổ thông hiện nay đối

với nam giới là quần âu, sơ

mi, giày hoặc dép quai hậu. Bộ

comle hoặc

vecstong thường ghi nhận là lịch sự và trong các nghi thức ngoại giao.

Trong môi trường cổ điển nên mặc comle hoặc véc tông màu đen, sám, xanh đen, ghi sẫm. Trong các môi trường khác có thể mặc các màu tươi sáng hơn.

Trong các dịp quan trọng, hay môi trường nghiêm túc nên mặc áo sơ trắng cổ cứng lót bên trong, thắt cavat cùng màu với màu áo và đi đôi giày đen. Không thích hợp trong trương hợp mặc áo phông, áo len lót bên trong hay không đeo cavat. Tối kỵ đi dép, cho dù là dép quai hậu khi mặc comle.

Comle hoặc vec tong có thể giống nhau ở kiểu cách may, nhưng khác nhau trong cách sử dụng, cụ thể là:

Đối với comle, áo và quần cùng màu, cùng chất liệu vải, khi đi, đứng phải cài nút áo, khi ngồi phải cởi nút áo.

Đối với vectong áo và quần khác nhau về màu, chất liệu, khi đi đứng, ngồi không cài nút áo.

Comle hay vec tong khi may cần chú ý đến cổ và ngực. Ve áo phải cân,

ngực, vai, nách, lưng phải phẳng, cứng không được nhăn nhúm. Cổ comle

thấp hơn cổ áo sơ mi lót bên trong một phân, cổ tay comle ngắn hơn cổ tay sơ mi một phân. Quần không nên bó sát đùi, gấu quần dài chạm mũi giầy và trùm kín gót giầy là vừa đẹp.

Cavat nên dùng cùng màu với áo sơ mi hoặc áo comle, hoặc có màu sắc phư họp với màu áo sơ mi, nên thắt cân đối không nhăn nhúm, chiều dài cavat chấm hoặc he hết dây lưng là vừa.

Giấy và tất cũng nên lựa chọn có màu phù hợp với comle hoặc vecton.

Nam giới cũng nên dùng dầu thơm hay nước hoa để sát trùng trước khi cạo râu, dùng xà phòng hoặc kem để cạo mặt, dùng dưỡng tóc, gôm, keo chải tóc. Lưu ý đừng tạo nên một thứ màu hỗn tạp trên người mình.

CHƯƠNG 6: KỸ NĂNG GIAO TIẾP ỨNG XỬ

Mã chương: MH08 – 06

Giới thiệu: Trong chương này, người học sẽ được trang bị những kiến thức và kỹ năng về giao tiếp như việc khắc phục một số bất lợi của lần đầu gặp gỡ như thế nào? Khi mở đầu một cuộc trò chuyện, diễn biến và kết thúc một

câu chuyện ra sao? Một số công văn, thư tín.

Mục tiêu:

kỹ năng khi sử

dụng điện thoại và danh thiếp,

Trình bày được những đặc điểm tâm lý của con người trong giao tiếp và các

yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp cũng như phục;

các phương pháp khắc

Vận dụng được các đặc điểm tâm lý của con người trong giao tiếp, tìm ra các giải pháp khắc phục một số yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc giao tiếp đạt hiệu quả;

Rèn luyện được khả năng tự tin trong giao tiếp, tư duy sáng tạo, tính cưc cho người học.

Nội dung chính:

1. Lần đầu gặp gỡ

1.1 Khái niệm

Ấn tượng ban đầu là khi gặp nhau đồng thời người ta vừa nhận xét và đánh giá, vừa có thiện cảm hay ác cảm ngay từ phút đầu tiên không chờ phải nghiên cứu, khảo sát hay thí nghiệm..

Ấn tượng ban đầu là yếu tố

rất quan trọng trong giao tiếp. Sự

nhận

biết, đánh giá và lựa chọn lẫn nhau trong quá trình giao tiếp phần lớn chịu sự chi phối của ấn tượng ban đầu ( Cảm giác đầu tiên ).

Cấu trúc tâm lý của ấn tượng ban đầu bao gồm:

Thành phần cảm tính ( chiếm ưu thế ) gồm những dấu hiệu bề ngoài như: trang phục, dung mạo, cử chỉ, điệu bộ, giọng nói..

Thành phần lý tính ( logic ) gồm những dấu hiệu về phẩm chất cá

nhân

( tính cách, khí chất, năng lực).

Thành phần cảm xúc: gồm những dấu hiệu biểu hiện tình cảm ( yêu, ghét ) tuỳ theo mức hấp dẫn thẩm mỹ bên ngoài. Bản chấtcủa ấn tượng ban đầu chính là thông qua các kênh cảm giác mà cá nhân có được các cảm giác và sự tri giác ban đầu về người tiếp xúc với họ. Sự tri giác ban đầu tạo ra ấn tượng ban đầu về người đối thoại. Vì vậy khi tiếp xúc với ai đó, ta nên cố gắng gây được thiện cảm ban đầu về đối tượng, chính nó là cái chìa khoá của thành công trong các giai đoạn giao tiếp tiếp theo.

Trước khi giao tiếp, cá nhân thường có sự tưởng tượng về đối tượng mà họ sẽ gặp. Sự tưởng tượng này chịu sự chi phối của các hiệu ứng:

Hiệu ứng “hào quang”: cảm nhận và đánh giá đối tượng giao tiếp theo hình ảnh khuôn mẫu có tính lý tưởng hoá, theo các nghề nghiệp và các kiểu người khác nhau. Cảm nhận này thường hay xuất hiện khi ta tiếp xúc với những người làm việc trong những nghành nghề hay cơ quan, tổ chức có tiếng tăm mà tên tuổi và thành tích của họ đã được khẳng định trong xã hội.

Hiệu ứng “đồng nhất”: cảm nhận và đánh giá đối tượng theo cách đồng

nhất người đó với bản thân, theo kiểu “từ bụng ta suy ra bụng người”. Hoặc đồng nhất họ với đám đông trong từng loại nghề nghiệp và kiểu người.

Hiệu ứng “khác giới”: cho rằng đối tượng là người “ ngoại đạo” với lĩnh vực, chính kiến hay sự quan tâm của mình, từ đó chuẩn bị tâm thế giao tiếp mang tính hình thức, lịch sự hay chinh phục.

Hiệu ứng “khoảng cách xã hội”: ngầm so sánh vị thế, vai trò xã hội, tên tuổi của đối tượng với bản thân để chuẩn bị tư thế giao tiếp tự cho là thích hợp.

Hiệu ứng “địa lý”: những ấn tượng hoặc hiểu biết của bản thân ta về một xứ sở hay vùng đất nào đó, về con người, tập quán, văn hoá của họ và ta gán hình ảnh của họ với những ấn tượng và sự hiểu biết mang tính chủ quan đó . Các hiệu ứng này thực hiện theo cơ chế “ yêu nên tốt, ghét nên xấu”. Do hiệu

ứng này mà

ấn tượng ban đầu trong giao tiếp có thể

trở

nên tích cực hay

ngược lại và từ đó có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của hoạt động.

1.2. Phương pháp khắc phục một số gặp gỡ

biểu hiện bất lợi trong lần đầu

Tạo thế chủ động, tự tin trong lần đầu gặp gỡ:

Xác định rõ mục đích cuộc gặp gỡ:nhằm giải quyết vấn đề gì, mục đích cuối cùng là gì? Nếu gặp khó khăn thì giải quyết thế nào

Bình tĩnh trước danh tiếng đối phương: con người dù thế không ai hoàn hảo

nào cũng

Những động tác cần thiết làm tăng lòng can đảm: hít thở sâu, không

để đối phương thấy bàn tay mình, cố gằng nhìn vào mặt hoặc mắt đối

phương, dùng ánh mắt “kêu” gọi sự nhận

đồng cảm, Nếu không được hãy thú

Tạo cho tâm hồn sự thanh thản, tự tin

2. Kỹ năng trò chuyện

2.1 Mở đầu câu chuyện

Mở đầu câu chuyện một cách tự nhiên

“Mở đầu tốt là thành công một nửa”, “đầu xuôi, đuôi lọt”; “vạn sự khởi đầu nan”