Tổ Chức Và Quản Lý Quá Trình Sản Xuất Kinh Doanh.

trả công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước nhưng chưa đến kỳ nộp, áp dụng hình thức tín dụng thương mại (Mua chịu đối với người cung cấp), bởi khi sử dụng các khoản vốn này giúp Công ty không phải bỏ ra chi phí, Công ty càng có nhiều điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.

Thực tế đã cho thấy số vốn bị chiếm dụng của Công ty hiện nay là quá lớn, buộc Công ty phải đi vay ngắn hạn để có vốn sản xuất. Như vậy nếu Công ty nhanh chóng thu hồi được các khoản phải thu thì sẽ có vốn để bổ sung cho nhu cầu VLĐ, từ đó giảm được các khoản vay Ngân hàng, giảm được chi phí vay không đáng có. Để làm được điều này theo tôi Công ty nên áp dụng các biện pháp như: Chiết khấu, giảm giá ở một mức độ hợp lý đối với khách hàng quen thuộc và thanh toán trước thời hạn, đồng thời có biện pháp đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng, tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng quá nhiều như năm vừa qua.

Công ty cũng có thể vay của cán bộ công nhân viên, đây là một nguồn vốn rất hữu ích vì tiềm năng của nó nhiều khi là rất lớn. Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của Công ty, thu nhập của cán bộ công nhân viên cũng tăng theo, họ có điều kiện bỏ ra những khoản tiền tích luỹ, đầu tư. Công ty nên khai thác tập trung nguồn vốn này sẽ giúp cho Công ty có thêm vốn đầu tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh mà không phải thông qua các thủ tục phức tạp, những đòi hỏi khắt khe của Ngân hàng khi muốn vay vốn. Hơn nữa, về phía cán bộ công nhân viên trong Công ty, việc cho Công ty vay vốn trước hết là họ sẽ được hưởng lãi suất thích đáng, đồng thời tăng thêm sự gắn bó của mình với Công ty, thúc đẩy họ hoạt động tích cực hơn bởi vì trong đó có cả số vốn mà họ đã đầu tư vào Công ty.

Khi đã huy động tối đa nội lực từ bên trong mà vẫn chưa đủ vốn cho hoạt động kinh doanh, lúc này Công ty có thể huy động thêm vốn từ nguồn bên ngoài bằng cách vay Ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. Trong những năm vừa qua số vốn vay Ngân hàng của Công ty chiếm tỷ trọng tương đối cao, khi sử dụng nguồn vốn này Công ty phải trả một khoản lãi suất nhất định do đó tất cả

các khoản vốn mà Công ty huy động được cần phải đưa vào sử dụng ngay, sử dụng có hiệu quả nếu không tình hình tài chính của Công ty sẽ không gặp phải không ít khó khăn. Đồng thời trong thời gian tới Công ty cần xây dựng được những dự án kinh doanh mới có hiệu quả và thuyết phục để có thể xin cơ quan quản lý cấp trên cấp thêm vốn cho sản xuất kinh doanh.

Tuy nhiên để có thể khai thác tốt nguồn vốn này đòi hỏi Công ty phải hoạt động có hiệu quả và tình hình tài chính của Công ty phải ổn định, rõ ràng nhờ đó mới có thể nâng cao uy tín của Công ty đối với cán bộ công nhân viên, Ngân hàng, tổ chức tín dụng, cơ quan quản lý cấp trên, tạo niềm tin của họ và hoạt động kinh doanh của Công ty. Song song với kế hoạch tổ chức huy động vốn, Công ty cần chủ động lập kế hoạch về phân phối và sử dụng số vốn đã tạo lập được sao cho có hiệu quả nhất.

3.2.1.2. Về chiến lược sử dụng vốn của Công ty.

Khi đưa các nguồn vốn huy động được vào sử dụng, Công ty cần căn cứ vào kế hoạch huy động và sử dụng vốn vào sản xuất kinh doanh đã lập, làm cơ sở điều trị cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Nếu trong trường hợp có phát sinh thêm nhu cầu VLĐ, Công ty cần chủ động đáp ứng kịp thời nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra một cách liên tục, không gián đoạn. Ngược lại, nếu thừa VLĐ Công ty phải có biện pháp xử lý linh hoạt như đầu tư mở rộng sản xuất, cho các đơn vị khác vay... làm cho đồng vốn luôn vận động và không ngừng sinh sôi nảy nở .

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 97 trang tài liệu này.

Kế hoạch huy động và sử dụng vốn kinh doanh là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng như đối với các kế hoạch khác, do đó việc lập các kế hoạch này nhất thiết phải dựa vào sự phân tích tính toán và các chỉ tiêu kinh tế tài chính của các kỳ trước làm cơ sở, kế hoạch phải được lập sát, đúng, toàn diện và đồng bộ làm cơ sở tin cậy cho việc tổ chức và sử dụng VLĐ mang lại hiệu quả cao nhất cho Công ty. Sau khi xây dựng kế hoạch huy động vốn, việc lựa chọn nguồn vốn nào phải dựa trên nguyên tắc hiệu quả kinh tế, nhưng tốt hơn là nên huy động nguồn vốn Công ty tự bổ sung từ các quỹ, nếu

vẫn thiếu mới vay Ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. Khi vay vốn cần tránh để tình trạng vốn vay chiếm tỷ lệ lớn hơn tài sản lưu động. Nếu Công ty có nguồn vốn tự bổ sung lớn thì sẽ có sức hút mạnh đối với các nhà cho vay, các chủ nợ vì như vậy Công ty sẽ có khả năng trả các khoản nợ hơn. Công ty sẽ mạnh dạn trong việc ra quyết định đầu tư, khẳng định tiềm năng của mình. Tuy nhiên cần phải biết bảo quản, mở rộng vốn đi vay bằng cách khi bỏ ra một lượng vốn đầu tư phải làm sao cho vòng luân chuyển vốn lại thấp nhất. Ngoài ra Công ty nên tận dụng bộ phận tiền chưa sử dụng trong qũy để kinh doanh như vậy sẽ làm giảm bớt gánh nặng về lãi suất vay, từ đó có điều kiện để nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ.

3.2.2. Tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh.

Điều hành và quản lý tốt quá trình sản xuất kinh doanh là một công tác quan trọng nhằm đạt được hiệu quả kinh tế cao. Tổ chức tốt quá trình sản xuất kinh doanh tức là đảm bảo cho quá trình này được tiến hành thông suốt, đều đặn, nhịp nhàng giữa các khâu sản xuất, kinh doanh, dự trữ, tiêu thụ sản phẩm; Đảm bảo sự phối hợp ăn khớp, chặt chẽ giữa từng khâu cũng như các bộ phận trong Công ty nhằm tạo ra các sản phẩm dịch vụ có chất lượng tốt nhất.

Muốn đạt được điều đó, công tác điều hành quản lý kinh doanh, hạn chế tối đa thời gian ngừng hoạt động của máy móc, đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, hạn chế tối đa các sản phẩm sai quy cách, dự trữ hàng tồn kho hợp lý, tránh lãng phí các yếu tố sản xuất, làm chậm tốc độ luân chuyển vốn.

Để đạt được mục tiêu trên, Công ty cần phải quản lý tốt từng yếu tố sản xuất. Một trong các yếu tố có ý nghĩa quan trọng đó là: Việc quản lý tài sản lưu động, vốn lưu động.

Hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng VLĐ nói riêng phụ thuộc vào việc sử dụng tiết kiệm và tăng cường tốc độ luân chuyển VLĐ. Do vậy Công ty cần phải tăng cường biện pháp quản lý VLĐ (TSLĐ) bằng cách:

- Xác định đúng nhu cầu vốn cần thiết cho từng thời kỳ sản xuất kinh doanh từ đó đưa ra kế hoạch tổ chức huy động VLĐ đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Đây là việc làm hết sức quan trọng bởi nếu không xác định chính xác nhu cầu VLĐ (TSLĐ) sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hoặc thừa vốn gây những tác động không tốt tới hiệu quả sử dụng VLĐ. Nếu xác định nhu cầu VLĐ quá thấp dẫn tới thiếu VLĐ, Công ty sẽ gặp nhiều khó khăn, khả năng thanh toán giảm, sản xuất kinh doanh bị ngừng trệ, thiệt hại do ngừng sản xuất, không thực hiện đúng được các hợp đồng đã ký với khách hàng, uy tín Công ty sẽ bị giảm sút. Ngược lại nếu xác định nhu cầu VLĐ quá cao sẽ dẫn đến tình trạng thừa VLĐ, gây lãng phí, ứ đọng vật tư hàng hoá, giảm tốc độ luân chuyển vốn và phát sinh các chi phí không cần thiết làm tăng giá thành của sản phẩm, dịch vụ, ảnh hưởng tới sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường. Vì vậy cần phải làm tốt công tác này để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi mang lại hiệu quả sử dụng VLĐ là tốt nhất. Tuy nhiên nhu cầu VLĐ lại là một đại lượng không cố định, chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố như: Quy mô sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ; sự biến động của giá cả vật tư, hàng hoá mà Công ty sử dụng trong sản xuất; chính sách, chế độ về lao động và tiền lương đối với người lao động; trình độ tổ chức, quản lý sử dụng VLĐ trong quá trình dự trữ sản xuất cũng như sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy muốn xác định VLĐ được chính xác, nâng cao được hiệu quả sử dụng VLĐ Công ty cần tìm các biện pháp phù hợp tác động đến các nhân tố ảnh hưởng trên theo hướng có lợi mang lại hiệu quả cao nhất.

- Tổ chức tốt quá trình thu mua, dự trữ nguyên vật liệu. Tìm các biện pháp hạ giá thu mua tới mức tối thiểu, hạn chế ứ đọng vật tư hàng hoá tránh tình trạng vật tư hàng hoá bị kém hoặc mất phẩm chất.

- Quản lý chặt chẽ việc sử dụng, tiêu dùng vật tư theo định mức, tránh lãng phí nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.

- Đưa ra các biện pháp thay đổi phương thức thanh toán, khuyến khích khách hàng... Để các khoản phải thu không bị chậm hơn so với thời gian quy định, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quá lâu.

- Tổ chức hợp lý quá trình lao động, tăng cường kỷ luật, nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả lao động, tiết kiệm chi phí sản xuất bằng các hình thức khuyến khích tinh thần lao động tiết kiệm sáng tạo như khen thưởng.

- Để nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh một trong các biện pháp quan trọng là Công ty cần phải đa dạng hoá các sản phẩm của mình, như ngành in không chỉ dừng lại ở in lịch, in sách báo, in sổ vay vốn... phục vụ cho ngành ngân hàng mà nên mở rộng hơn nữa thị trường, tìm kiếm các khách hàng ngoài ngành có nhu cầu in ấn, chế bản...mở rộng hoạt động kinh doanh quảng cáo tăng doanh thu. Bên cạnh đó Công ty còn cần tìm những nhà cung ứng nguyên vật liệu ổn định, tin cậy, giá cả hợp lý, mở rộng hơn nữa hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.

- Xây dựng quan hệ bạn hàng đối với khách hàng, nhằm củng cố uy tín trên thương trường. Trong các giao dịch kinh tế tài chính đối với khách hàng phải tổ chức tốt quá trình thanh toán, tránh và giảm các khoản nợ đến hạn mà chưa đòi được. Đồng thời cũng không để tình trạng công nợ dây dưa không có khả năng thanh toán.

3.2.3. Tổ chức tốt công tác tiêu thụ, thanh toán tiền hàng và thu hồi công nợ.

Thực tế năm 2004 vừa qua, công tác thanh toán tiền hàng và thu hồi công nợ của Công ty còn gặp rất nhiều khó khăn và đã bộc lộ một số hạn chế. Do hoạt động mua bán kinh doanh hàng hoá của Công ty diễn ra hết sức đơn điệu, hoạt động in ấn chỉ diễn ra khi có đơn đặt hàng của khách hàng mà chưa có tiền đặt cọc, nhiều khi sản phẩm in đã hoàn thành nhưng khách hàng chưa muốn đến nhận, Công ty phải xếp vào kho gây ra tình trạng ứ đọng vốn. Khi khách hàng đến lấy hàng đúng thời gian thì lại chậm trễ trong khâu thanh toán. Chính vì vậy đã làm cho hàng tồn kho và số vốn mà Công ty bị khách hàng chiếm dụng chiếm một tỷ lệ đáng kể. Kỳ thu tiền bình quân kéo dài ảnh hưởng tới khả năng thanh toán của Công ty.

Để phát huy vai trò tự chủ về tài chính, đảm bảo tăng nhanh vòng quay của VLĐ, Công ty cần phải có các biện pháp hữu hiệu nhằm hạn chế tình trạng vốn bị chiếm dụng quá nhiều làm giảm thấp hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung, hiệu quả sử dụng VLĐ của Công ty nói riêng. Theo tôi để giải quyết vấn đề này trong thời gian tới Công ty có thể áp dụng một trong các biện pháp sau:

- Trong công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm, Công ty phải quy định rõ thời hạn thanh toán và hình thức thanh toán tiền hàng trên hoá đơn, chứng từ và các bên phải có trách nhiệm tuân thủ một cách đầy đủ, nghiêm túc các điều khoản đã quy định, đồng thời Công ty cũng nên đề ra các hình thức bồi thường nếu một trong các bên vi phạm điều khoản trên.

- Tăng cường các biện pháp khách hàng thanh toán tiền hàng như sử dụng chiết khấu bán hàng, giảm giá, chiết khấu cho những khách hàng quen thuộc, mua và đặt hàng với số lượng lớn, thanh toán sớm thời hạn. Nếu thực hiện được điều này chắc chắn công tac thu hồi tiền hàng của Công ty sẽ nhanh chóng hơn, hạn chế được tình trạng thanh toán chậm, dây dưa khó đòi. Tuy nhiên để làm được điều này, Công ty cũng phải nghiên cứu kỹ để đề ra một tỷ lệ chiết khấu hợp lý nhất vẫn phải đảm bảo phát huy được hiệu quả. Theo tôi để định ra một tỷ lệ chiết khấu này, Công ty cần phải dựa vào lãi suất ngân hàng về vốn vay, vì thực tế cho thấy trong thời gian vốn bị khách hàng chiếm dụng quá nhiều như năm 2003 - 2004 đã buộc Công ty phải đi vay vốn Ngân hàng cho sản xuất kinh doanh và tất nhiên Công ty phải trả một khoản lãi nhất định, hơn nữa khi vay vốn ngân hàng lại đòi hỏi các thủ tục phức tạp. Để tránh tình trạng này và chủ động trong việc sử dụng vốn, Công ty có thể đưa ra một tỷ lệ chiết khấu thấp hơn và thậm chí tương đương với lãi suất Ngân hàng trong trường hợp cần thiết để có thể thu hồi tiền hàng ngay vì chắc chắn điều này còn có lợi hơn là đợi khách hàng thanh toán toàn bộ tiền hàng sau một thời gian nhất định, những khoảng thời gian đó Công ty lại phải đi vay để có vốn sản xuất.

- Đối với các khoản phải trả cho người bán, Công ty phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi giao tiền. Vì nguyên vật liệu của Công ty bị hạn chế về nguồn cung ứng, giá cả không ổn định, vì thế Công ty phải trả tiền trước cho nhà cung

ứng để mua nguyên vật liệu. Song thực tế cho thấy, khi đã nhận được tiền rồi người bán có thể giao cho Công ty những mặt hàng không đảm bảo các yêu cầu về số lượng, chất lượng về chủng loại. Công ty cần phải lựa chọn phía đối tác có uy tín cao, tránh hiện tượng giao tiền nhưng không nhận được hàng, vốn bị chiếm dụng ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của Công ty.

- Trong thời gian tới để tăng doanh thu và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty, một mặt Công ty nên đẩy mạnh hoạt động kinh doanh hiện có, mặt khác Công ty có thể nghiên cứu nhu cầu thị trường để tiến hành kinh doanh các mặt hàng mới phải xây dựng nhiều dự án đầu tư mới. Mạnh dạn khai thác, đầu tư, kinh doanh mặt hàng mới, mở rộng thị trường. Chú trọng hơn nữa hoạt động kinh doanh xuất khẩu, thu ngoại tệ, mở rộng liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước để củng cố thêm vốn, giải quyết nhanh chóng lượng hàng tồn kho để thu hồi VLĐ. Xây dựng bộ máy maketting theo dõi, nắm bắt nhanh nhu cầu về sản phẩm dịch vụ của khách hàng. Phân loại khách hàng vào khu vực thị trường, tìm những sản phẩm có khả năng tiêu thụ lớn, tiến hành lập dự kiến về giá cả, mạng lưới tiêu thụ, tăng cường công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm.

3.2.4. Tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán và phân tích kinh tế.

Phân tích tình hình tài chính là quá trình xem xét, kiểm tra, đối chiếu các số liệu kế toán, báo cáo tài chính, tổng kết kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán... và so sánh số liệu về tài chính hiện hành với quá khứ. Thông qua việc phân tích tình hình tài chính, người sử dụng thông tin có thể đánh giá tiềm năng, hiệu quả kinh doanh cũng như rủi ro trong tương lai, triển vọng của doanh nghiệp, khả năng thanh toán... Nhờ đó, tìm ra các giải pháp đúng đắn để kịp thời xử lý các vấn đề về tài chính nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được thuận lợi đúng theo kế hoạch đã đề ra , nhằm giải quyết các mối quan tâm của nhiều người như: Ban Giám đốc Công ty, các nhà đầu tư, các chủ nợ, các nhân viên ngân hàng, các nhà Bảo hiểm... Mỗi nhóm người này có những nhu cầu thông tin khác nhau và do vậy mỗi nhóm có xu hướng tập trung vào những

khía cạnh riêng trong bức tranh tài chính doanh nghiệp, nhưng thường liên quan tới nhau:

- Đối với các nhà doanh nghiệp và các nhà quản trị, mối quan tâm hàng đầu của họ là lợi nhuận và khả năng trả nợ. Ngoài ra các nhà quản trị còn quan tâm tới các mục tiêu khác như: Tạo công ăn việc làm cho nhân viên, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí ...Tuy nhiên, một doanh nghiệp có thể thực hiện các mục tiêu này nếu đáp ứng được hai thử thách sống còn là kinh doanh có lãi và thanh toán công nợ.

- Đối với các chủ Ngân hàng và các nhà cho vay: Mối quan tâm của họ hướng chủ yếu vào khả năng trả nợ của doanh nghiệp. Vì vậy họ đặc biệt quan tâm tới số lượng tiền và các tài sản khác có thể chuyển đổi thành tiền nhanh. Từ đó so sánh với số nợ ngắn hạn để biết được khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp. Đồng thời họ cũng quan tâm tới số vốn chủ sở hữu vì số vốn này chính là khoản bảo hiểm cho họ trong trường hợp doanh nghiệp gặp rủi ro.

- Đối với các nhà cung cấp vật tư, hàng hoá: Họ phải quyết định xem có cho phép khách hàng mua chịu hay không. Để đưa ra được quyết định họ cần phải biết được khả năng thanh toán của khách hàng hiện tại và trong thời gian tới.

- Đối với các nhà đầu tư mối quan tâm của họ hướng vào các yếu tố như: Các rủi ro, thời gian hoàn vốn, mức sinh lời, khả năng thanh toán... Vì vậy họ cần những thông tin về tài chính, tình hình hoạt động, kết quả kinh doanh và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp. Những điều đó bảo đảm sự an toàn và tính hiệu quả cho các nhà đầu tư.

- Bên cạnh những nhóm người đó còn có những nhóm người khác cũng quan tâm tới các thông tin tài chính của doanh nghiệp như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, các nhà phân tích tài chính...

- Công ty cũng cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, kiểm toán nội bộ tình hình tài chính của các đơn vị trực thuộc nhằm lành mạnh hoá công tác tài chính doanh nghiệp .