Quy Trình Thực Hiện Đơn Hàng Trong Bán Lẻ Điện Tử

- Vật tư: Là bộ phận cơ bản trong toàn bộ tư liệu sản xuất của xã hội, bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng và thiết bị máy móc.

- Nguyên, nhiên liệu gián tiếp (MRO) là nguyên, nhiên liệu sử dụng gián tiếp trong quá trình sản xuất. Hàng hóa MRO bao gồm vật tư tiêu hao, thiết bị công nghiệp và vật tư bảo trì nhà máy (như gioăng, chất bôi trơn), đồ đạc, v.v. được sử dụng trong quá trình sản xuất và không thấy trong các sản phẩm cuối cùng.

Các mặt hàng MRO có thể bao gồm: găng tay, thiết bị an toàn, máy vi tính, thiết bị công nghiệp (van, máy nén, máy bơm), vật tư tiêu hao (vệ sinh, phòng thí nghiệm và vật tư văn phòng), vật tư bảo trì nhà máy (chất bôi trơn, miếng đệm, dụng cụ sửa chữa), đồ văn phòng. Đồ văn phòng gồm nội thất và đồ đạc là những vật dụng di động được sử dụng để trang bị cho một văn phòng, như tủ sách, ghế, bàn văn phòng, tủ hồ sơ và bàn làm việc cá nhân…

- Sản phẩm dở dang: Là sản phẩm còn đang trong quá trình sản xuất gia công, chế biến, đang nằm trên các giai đoạn của quy trình công nghệ hoặc đã hoàn thành một vài quy trình chế biến nhưng vẫn còn phải gia công chế biến tiếp mới trở thành sản phẩm hoàn chỉnh.

- Thành phẩm: Là sản phẩm đã hoàn chỉnh, những sản phẩm đã kết thúc quá trình chế biến do các bộ phận sản xuất của doanh nghiệp sản xuất hoặc thuê ngoài gia công xong đã được kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật và nhập kho, sẵn sàng phân phối cho tiêu dùng.

Ngoài việc phân loại hàng hóa theo quá trình sản xuất, hàng hóa còn được phân theo quá trình phân phối, phân chia theo thời điểm dự trữ, mức dự trữ…

- Theo quá trình phân phối: có hàng hóa đang trong quá trình chuyển tới kho, chuyển tới nhà phân phối, hoặc các hàng hóa đang trên đường vận chuyển tới khách hàng. Hàng hóa trên đường vận chuyển là hàng đang trong quá trình vận chuyển hoặc đang trong quá

trình phân phối - đã rời khỏi nhà máy nhưng chưa đến tay khách hàng, người tiêu dùng.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 170 trang tài liệu này.

- Theo thời điểm dự trữ hàng hóa: gồm hàng hóa dự trữ đầu kì, dự trữ cuối kì và dự trữ theo mùa vụ. Dự trữ đầu kỳ là lượng hàng hóa còn ở trong kho tính đến đầu kỳ kế hoạch. Dự trữ cuối kì là lượng hàng hóa được duy trì ở mức cần thiết để bảo đảm hoạt động bán hàng liên tục khi bắt đầu thời kỳ kế hoạch tiếp theo mà chưa nhập được hàng hóa về. Dự trữ theo thời/mùa vụ là dự trữ những hàng hóa mà việc sản xuất, vận chuyển, phân phối, bán hàng và tiêu dùng có tính thời vụ. Nếu hàng hóa là sản phẩm nông, lâm, hải sản, hàng công nghiệp sử dụng theo mùa (theo thời tiết nóng, lạnh, mùa khô, mùa mưa) hoặc theo các sự kiện lớn (lễ hội, tết, lễ kỉ niệm...) thì doanh nghiệp cần dự trữ hàng hóa theo thời vụ. Hình thức dự trữ này bắt đầu từ khi kết thúc thời vụ trước hoặc bắt đầu vào thời kỳ thu hoạch.

- Theo giới hạn của dự trữ: có dự trữ tối đa, tối thiểu, bình quân. Dự trữ tối đa là mức dự trữ cao nhất cho một loại hàng hóa hoặc tính cho các loại hàng hóa của một doanh nghiệp. Dự trữ tối thiểu còn gọi là dự trữ bảo hiểm là mức dự trữ thấp nhất cho một loại hàng hóa hoặc tính cho các loại hàng hóa của một doanh nghiệp. Dự trữ bình quân là trung bình cộng của dự trữ đầu kì và dự trữ cuối kì.

5.1.3. Kiểm kê hàng hóa dự trữ

Kiểm kê hàng hóa dự trữ là một nhiệm vụ quan trọng của hầu hết các doanh nghiệp sản xuất, thương mại và cũng rất cần thiết đối với nhà bán lẻ. Nhờ kiểm kê mà nhà bán lẻ biết được tình trạng của hàng hóa: mới hay tồn kho/cửa hàng lâu ngày, có bị giảm sút về chất lượng, hư hỏng không, có vượt quá hoặc quá ít về số lượng không. Có nhiều cách kiểm kê hàng hóa dự trữ. Kiểm kê định kỳ là kiểm kê số lượng mặt hàng tại một khoảng thời gian định kỳ như kiểm kê hàng tuần (ví dụ ngày thứ hai hàng tuần), hoặc theo tháng/quý (ngày cuối cùng của tháng…). Khi cần thiết, nhà bán lẻ có thể kiểm kê liên tục hơn, thậm chí kiểm kê theo

ngày, ví dụ trước khi bắt đầu bán hàng hàng ngày hoặc sau khi kết thúc ngày bán hàng.

Để quản lý kiểm kê hàng hóa dự trữ hiệu quả, ngoài tiến hành theo kế hoạch cần lưu ý đến việc bố trí hợp lý và sắp xếp khoa học kho hàng/cửa hàng để việc tiến hành được nhanh chóng, chính xác.

Kiểm kê hàng hóa dự trữ bằng các phần mềm quản trị dự trữ (IMS) sử dụng thiết bị quét laser để đọc mã sản phẩm chung (UPC) hoặc mã bar.

Phần mềm quản trị dự trữ hàng hóa tại kho hàng hoặc cửa hàng trợ giúp doanh nghiệp, nhà bán lẻ trong kiểm soát chủng loại hàng hóa, số lượng hàng hóa tại kho/cửa hàng, cũng như giá trị của hàng hóa, nhằm thực hiện đúng các mục tiêu của quản trị dự trữ. Phần mềm quản lý dự trữ hàng hóa cung cấp cơ sở dữ liệu trung tâm và điểm tham chiếu cho tất cả hàng tồn tại kho hoặc cửa hàng, cùng với khả năng phân tích dữ liệu, tạo báo cáo, dự báo nhu cầu trong tương lai.

Phần mềm quản lý hàng hóa dự trữ được sử dụng để theo dõi mức dự trữ hàng hóa, quy trình bán hàng, đơn đặt hàng và giao hàng. Nó cũng có thể được sử dụng để tạo tài liệu liên quan đến sản xuất. Các doanh nghiệp, người bán lẻ sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa dự trữ để tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hàng hóa. Phần mềm quản lý hàng hóa dự trữ cung cấp một cách cải tiến để tổ chức thông tin tình trạng hàng hóa so với quản lý trên sổ sách. Một số phần mềm quản lý kho hàng phổ biến trên thế giới như Netsuite của Oracle cung cấp, Vend của Vend cung cấp, Zoho Inventory của Zoho. Tại Việt Nam, cũng có nhiều doanh nghiệp cung cấp các phần mềm quản lý hàng hóa dự trữ như phần mềm quản lý hàng tồn kho của Bravo, phần mềm quản lý bán hàng của Sapo có tính năng quản lý kho hàng…

Để kiểm kê hàng hóa, các doanh nghiệp, nhà bán lẻ sử dụng mã vạch tuyến tính (hay mã vạch 1D) hoặc mã phản ứng nhanh - QR (mã vạch 2D).

Mã vạch là phương pháp lưu trữ và truyền tải thông tin bằng một loại ký hiệu gọi là ký mã vạch. Ký mã vạch hay gọi tắt là mã vạch, là một ký hiệu tổ hợp các khoảng trắng và vạch thẳng để biểu diễn các mẫu tự, ký hiệu và các con số. Sự thay đổi trong độ rộng của vạch và khoảng trắng biểu diễn thông tin số hay chữ số dưới dạng mà máy có thể đọc được.

Mã vạch tuyến tính hay mã vạch một chiều (1D). Mã vạch này là các đường thẳng song song với nhau và có độ rộng chênh lệch với nhau, tiêu biểu và được sử dụng rộng rãi nhất mã vạch tuyến tính là loại EAN- UCC.

Mã vạch 1D gồm nhiều loại, tùy theo dung lượng thông tin, dạng thức thông tin được mã hóa cũng như mục đích sử dụng. Các dạng thông dụng gồm UPC, EAN, Code 39, Codabar và Code 128. Ngoài ra, trong một số loại mã vạch người ta còn phát triển nhiều phiên bản khác nhau, có mục đích sử dụng khác nhau, thí dụ UPC có các loại là UPC-A, UPC-B, UPC-C, UPC-D và UPC-E; EAN có các loại EAN-8, EAN-13, EAN-14,

Code 128 gồm Code 128 Auto, Code 128-A, Code 128-B, Code 128-C. Trong mã vạch UPC-A, mỗi số được biểu diễn theo chuỗi 7 bit, được mã hóa thành một dãy các vạch và khoảng trắng có độ rộng khác nhau. Các vạch bảo vệ được hiển thị với màu xanh lục, chia tách 2 nhóm 6 số (xem hình 5.1).

Hình 5.1. Mã vạch một chiều

Mã vạch hai chiều hay còn gọi là mã ma trận. Nhưng ưu điểm của nó so với mã vạch tuyến tính là lưu trữ nhiều thông tin hơn. Mã ma trận điển hình là QR.

Hình 5.2. Mã phản ứng nhanh - QR

5.2. Quy trình thực hiện đơn hàng trong bán lẻ điện tử

5.2.1. Xử lý đơn hàng điện tử

Xử lý đơn hàng là một tập hợp các hoạt động diễn ra sau hoặc trong khi người mua đặt hàng. Đặt hàng trong bán lẻ điện tử là việc người mua sử dụng các phương tiện điện tử như máy tính, điện thoại di động thông minh để đặt mua hàng hóa. Việc đặt hàng có thể qua sử dụng email, đặt tại website bán lẻ, qua số điện thoại… Các công việc chủ yếu trong xử lý đơn đặt hàng điện tử bao gồm: Nhập đơn hàng, kiểm tra việc thanh toán, và xuất hóa đơn bán hàng.

5.2.1.1. Nhập đơn hàng

Nhập đơn hàng là các hoạt động ghi lại đơn đặt hàng của khách hàng vào hệ thống xử lý đơn hàng của doanh nghiệp. Nhập đơn hàng có thể thực hiện thủ công hoặc tự động. Với đơn hàng nhập thủ công, nhân viên phụ trách phải ghi lại các thông tin về người mua trên hóa đơn bán hàng hoặc hệ thống sổ sách bán hàng. Ngày nay, nhập đơn hàng được thực hiện trên máy với các hệ thống xử lý đơn hàng tự động hoặc trợ giúp nhân viên xử lý đơn hàng. Có nhiều phần mềm bán hàng có chức năng xử lý đơn hàng như StockStat, Sales Automation, Active ERP... StockStat là một hệ thống xử lý nhập đơn hàng được thiết kế bởi Routeler Solutions, LLC cho các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại. Thông thường, người bán thường kết hợp giữa sử dụng thông tin đặt hàng của khách hàng trên hệ thống với các phương

tiện khác (như gọi điện thoại, gửi tin nhắn, trả lời email…) để xác nhận đơn đặt hàng trong quá trình xử lý đơn hàng.

5.2.1.2. Kiểm tra đơn hàng

Trong xử lý đơn hàng, kiểm tra đơn hàng là khâu rất cần thiết ngay sau khi nhập đơn hàng. Kiểm tra đơn hàng bao gồm kiểm tra thông tin khách hàng, hàng hóa đặt mua, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức giao nhận khách hàng lựa chọn, thời gian giao hàng… và những lợi ích gì khác (quà tặng, khuyến mại…) trước khi tính số tiền khách hàng phải trả cho người bán. Nếu khách hàng phải thanh toán những chi phí phát sinh (chi phí bốc dỡ), hoặc thuế, người bán cũng cần tính toán và thông báo cho khách hàng. Nếu khách hàng trả trước, người bán kiểm tra xem việc thanh toán của người mua đã hoàn tất chưa, người bán đã nhận được tiền chưa (đã chuyển tiền vào tài khoản chưa). Trường hợp thanh toán trả ngay (khi giao hàng) hoặc trả sau thì việc thu ngân sẽ thực hiện như thế nào để đảm bảo giao dịch mua bán được thanh toán, giảm thiểu rủi ro cho các bên.

5.2.1.3. Khởi tạo hóa đơn điện tử

Công việc tiếp theo là khởi tạo hóa đơn để gửi cho khách hàng dưới hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn in ra và gửi kèm theo hàng hóa vận chuyển.

Hóa đơn bán hàng là tài liệu được phát hành bởi một doanh nghiệp hoặc người bán cho khách hàng sau khi khách hàng đặt hàng và người bán xử lý đơn hàng hoàn tất. Hóa đơn bán hàng là tài liệu do người bán tạo ra được cấp cho người mua trong đó có thông tin khách hàng, liệt kê các mặt hàng được bán, số tiền thanh toán hoặc số tiền còn lại phải thanh toán.

Theo luật pháp Việt Nam, nội dung hóa đơn bán lẻ thường bao gồm hai phần: phần bắt buộc và phần không bắt buộc. Phần bắt buộc bao gồm:

1 - Tên loại hóa đơn: Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN

HÀNG... Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.

2 - Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm. Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

3 - Tên liên hóa đơn: Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 02 liên trở lên và tối đa không quá 09 liên, trong đó: Liên 1: Lưu; Liên 2: Giao cho người mua. Các liên từ thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó có 1 liên được lưu tại cơ quan thuế.

4 - Số thứ tự hóa đơn: Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 07 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

5 - Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán 6 - Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

7 - Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ: Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của doanh nghiệp mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.

8 - Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

9 - Tên tổ chức nhận in hóa đơn: Trên hóa đơn phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn.

Những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn là: các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo logo, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo. Tuy nhiên, các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

Đối với hóa đơn điện tử, bắt buộc phải có chữ ký số/chữ ký điện tử của người bán. Nội dung hóa đơn điện tử được quy định theo pháp luật Việt Nam bao gồm:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

đ) Tổng số tiền thanh toán;

e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;